Заполнение справочника номенклатуры: от карточки товара до загрузки из Excel

Справочник Номенклатура открывается в 1С:Бухгалтерии 3.0 через раздел Справочники → Товары и услуги → Номенклатура, в 1С:Управлении торговлей 11 — через раздел НСИ и администрирование, список Номенклатура. Чтобы завести новую позицию, нажмите Создать, заполните карточку и запишите. Минимум для корректного учёта — наименование, вид номенклатуры, единица измерения, ставка НДС и номенклатурная группа.

Заводить позиции можно поштучно через карточку или пачкой — загрузкой из Excel. Поштучно удобно, когда товаров единицы; при переносе прайса на сотни строк быстрее загрузить таблицу и сопоставить колонки. Ниже — оба пути, обязательные реквизиты и то, что чаще всего заполняют неправильно.

С чего начать: продумайте структуру и группы

Прежде чем забивать позиции, решите, как они будут лежать в справочнике. Плоский список из тысячи строк искать неудобно, поэтому номенклатуру раскладывают по группам — это папки внутри справочника.

Группу создают кнопкой Создать группу (или Ctrl+F9). Вложенность не ограничена, но три-четыре уровня — разумный предел: глубже теряется наглядность.

Типичные варианты деления:

• 📁 по виду товара (материалы, товары, готовая продукция, услуги);
• 📁 по назначению (сырьё для производства, торговые товары, тара);
• 📁 по поставщику или бренду — для торговли;
• 📁 по складам хранения, если ассортимент сильно разный.

Определитесь со структурой до массового ввода. Перетащить потом тысячу позиций в новые группы можно, но это лишняя работа и риск запутаться.

Создание новой позиции: заполняем карточку

Встаньте на нужную группу, нажмите Создать — откроется карточка номенклатуры. Порядок заполнения:

1. Наименование — короткое рабочее имя, по которому вы будете искать товар в документах. Пишите так, как удобно подбирать: сначала суть, потом детали. Например, Кабель ВВГ 3х2.5 лучше, чем ВВГ медный силовой 3 на 2,5 ГОСТ.
2. Полное наименование — то, что попадёт в печатные формы (накладные, счета, УПД). Здесь уже нужна полная корректная формулировка.
3. Входит в группу — папка, в которой лежит позиция. Подставляется автоматически, если вы встали на группу перед созданием.
4. Вид номенклатуры — ключевой реквизит, разберём его отдельно ниже.
5. Единица измерения — базовая единица хранения и учёта (шт, кг, м, л). Для одной позиции она фиксируется один раз и дальше не меняется.
6. % НДС — ставка по умолчанию, которая подставится в документы продажи и поступления.
7. Номенклатурная группа — укрупнённая группа для учёта доходов и расходов на счетах 90 и 20. Это не то же самое, что папка справочника.

Запишите карточку кнопкой Записать и закрыть. Позиция готова к использованию в документах.

Какие реквизиты заполнять обязательно

Формально 1С даёт записать карточку с одним наименованием. Но без нескольких полей документы будут проводиться с ошибками или давать неверные суммы. Вот обязательный минимум и зачем он нужен.

Вид номенклатуры определяет, товар это или услуга. У услуги нет склада и остатков — она сразу относится на затраты или выручку. У товара ведётся количественный и складской учёт. Для товаров с прослеживаемостью или маркировкой у вида задаётся соответствующий признак — без него документы не дадут указать коды.

Счета учёта подставляются из регистра сведений Счета учёта номенклатуры. Открыть его можно из карточки по ссылке со счетами или отдельным списком в разделе Справочники. Там удобно задать счета сразу для целой группы или вида, чтобы не прописывать в каждой карточке. По умолчанию для товаров это 41.01, для материалов — 10, для продукции — 43.

Артикул, код ТН ВЭД, страна происхождения — не обязательны для проводок, но нужны для конкретных задач: артикул — для подбора и обмена с сайтом, ТН ВЭД — для прослеживаемости и деклараций, страна и номер ГТД — для импортных товаров.

Характеристики и серии: когда одной карточки мало

Иногда один товар существует в нескольких вариантах, и заводить под каждый отдельную карточку неудобно. Для этого есть характеристики и серии.

Характеристики — это варианты одной позиции: цвет, размер, фасовка. Футболка одного артикула в размерах S–XL и трёх цветах — это одна номенклатура и двенадцать характеристик, а не двенадцать карточек. Остатки и цены при этом ведутся в разрезе характеристик.

Серии — это партии с общим признаком: номер партии, срок годности, сертификат. Серии нужны там, где важно отслеживать партионность: продукты, лекарства, стройматериалы, маркируемые товары.

Чтобы эти механизмы заработали, их включают в настройках функциональности:

• в 1С:Бухгалтерии — раздел Главное → Функциональность, закладка Запасы, флажки Характеристики номенклатуры и Серии номенклатуры;
• в 1С:Управлении торговлей — раздел НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов, блок, отвечающий за склад и запасы.

После включения признак использования характеристик или серий задаётся у вида номенклатуры, а не у каждой карточки. Там же выбирается, будут характеристики общими для всего вида или индивидуальными для каждой позиции.

Загрузка номенклатуры из Excel и другая автоматизация

Забивать сотни позиций руками — долго. Когда есть готовый прайс или выгрузка от поставщика, номенклатуру загружают пачкой.

Загрузка из табличного документа. В списке номенклатуры многих релизов есть кнопка Загрузить — она открывает мастер загрузки из файла xls/xlsx. Схема работы:

1. Подготовьте файл: одна строка — один товар, колонки с наименованием, единицей, ставкой НДС, артикулом.
2. Нажмите Загрузить, укажите файл.
3. Сопоставьте колонки Excel с реквизитами 1С (перетащите или выберите соответствие).
4. Запустите загрузку и проверьте результат — программа покажет, что создано, а что совпало с существующими позициями.

Если кнопки Загрузить в списке нет, используйте универсальную обработку загрузки данных из табличного документа — её подключают из раздела с дополнительными обработками.

Групповое изменение реквизитов. Когда у пачки позиций нужно одинаково поменять ставку НДС , номенклатурную группу или счёт учёта, не правьте каждую карточку. Выделите позиции, откройте обработку группового изменения реквизитов (вызывается из команд списка или через Все функции → Стандартные → Групповое изменение реквизитов), выберите реквизит и новое значение.

Создание из документа. Если товара ещё нет в справочнике, его можно завести прямо из строки документа поступления: начните вводить наименование и выберите создание нового элемента. Это удобно для единичных позиций, но карточка создаётся «на лету» — потом проверьте, что все обязательные реквизиты заполнены.

Подбор кодов из классификаторов. Код ТН ВЭД, единицы измерения из ОКЕИ подбираются из встроенных классификаторов, а не вводятся вручную — так меньше ошибок.

Типичные ошибки при заполнении номенклатуры

Эти промахи встречаются чаще всего и всплывают не сразу, а при закрытии периода или сверке.

• 🔴 Дубли одной позиции. Один товар заведён дважды разными сотрудниками с чуть разным наименованием. Остатки и обороты размазываются по двум карточкам. Лечится поиском и удалением дублей (разберём ниже), а предотвращается — правилом именования и проверкой перед созданием.
• 🔴 Неверный вид номенклатуры. Услугу завели как товар или наоборот. Итог — неправильные счета и попытка «оприходовать» то, у чего нет остатка.
• 🔴 Пустая номенклатурная группа. Вся выручка попадает в одну группу, и отчёт по доходам не показывает разбивку по направлениям.
• 🔴 Неверная единица измерения. Завели товар в штуках, а приходит он в коробках — дальше постоянные пересчёты и ошибки в количестве.
• 🔴 Не заданы счета учёта. При проведении документа выходит ошибка о незаполненных счетах. Решается настройкой регистра счетов учёта для группы или вида.
• 🔴 Наименование под печать, а не под поиск. Длинное «гостовское» имя в рабочем наименовании — его неудобно искать в документах. Для печати есть полное наименование.

Обмен номенклатурой с другими базами и сервисами

Номенклатура почти никогда не живёт в одной базе. Она участвует в обменах, и здесь важно согласование.

Обмен между базами 1С (например, Управление торговлей ↔ Бухгалтерия). При синхронизации позиции сопоставляются по внутреннему идентификатору. Если в обеих базах товар завели вручную и независимо, при обмене образуется дубль. Поэтому при настройке обмена сначала выполняют сопоставление уже существующей номенклатуры, а новые позиции заводят в одной базе — ведущей.

Электронный документооборот (ЭДО). Поставщик присылает накладную со своими наименованиями и кодами. Чтобы товар лёг на вашу карточку, его сопоставляют один раз — дальше 1С запоминает соответствие и подставляет вашу позицию автоматически. Для сопоставления помогают артикул и штрихкод.

Маркировка и прослеживаемость. Для маркируемых товаров в карточке важны штрихкод (GTIN в составе EAN-13), код ТН ВЭД и признак маркируемой продукции у вида номенклатуры. Для прослеживаемых — код ТН ВЭД и единица по ОКЕИ. Без этих данных документы не дадут указать коды маркировки или РНПТ.

Сайт и маркетплейсы. Выгрузка каталога идёт по артикулу и штрихкоду — это ключи сопоставления. Если артикулы не заполнены или не уникальны, товары на площадке будут путаться.

Как чистить справочник: архив и удаление лишнего

Со временем справочник обрастает устаревшими и ошибочными позициями. Держать их в рабочем списке — значит мешать подбору и плодить ошибки. Наводить порядок нужно аккуратно: удалить то, на что ссылаются документы, 1С не даст, и это правильно.

Пометка на удаление. Ненужную позицию помечают на удаление (Del или команда пометки в списке). Пометка ничего не стирает — она лишь помечает элемент как кандидата на удаление и прячет его из подбора.

Удаление помеченных объектов. Собственно удаление выполняет обработка Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов. Она проверяет ссылки: если на номенклатуру ссылается хоть один документ, удалить не даст и покажет, где используется.

Поиск и удаление дублей. Если обнаружились две карточки одного товара, их объединяют обработкой поиска и удаления дублей. Она находит похожие позиции, оставляет одну главную и заменяет во всех документах ссылки на дубли ссылкой на главную. Только после замены ссылок дубль можно удалить без потери данных.

Архивные группы. Позиции, которые больше не продаются, но нужны для истории, не удаляют, а переносят в отдельную группу-архив. Так они не мешают подбору, но остаются доступны в старых документах и отчётах.