Вложения в карточке контрагента, товара или договора: загрузка, хранение, ошибки

Чтобы прикрепить файл к справочнику в 1С, откройте карточку элемента (контрагента, номенклатуры, договора) и нажмите в командной панели кнопку со скрепкой — «Присоединенные файлы». В открывшемся списке выберите Создать → Файл с диска или просто перетащите файл мышью из проводника.

Типичная ситуация: менеджер приносит скан подписанного договора, бухгалтер хочет хранить его прямо в карточке контрагента, а не в сетевой папке «Договоры_новые_2». Механизм для этого есть во всех типовых конфигурациях на БСП: Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11, КА и ERP. Порядок действий одинаков, потому что работа с файлами — общая подсистема, а не особенность конкретной конфигурации.

Что проверить в базе до первой загрузки файлов

Чаще всего кнопка со скрепкой уже на месте и работает «из коробки». Но перед массовой загрузкой сканов стоит потратить пять минут на настройки — потом переделывать дороже.

Откройте Администрирование → Общие настройки и найдите группу, связанную с файлами (в разных релизах она называется «Работа с файлами» или «Файлы»). Там задаются:

• 📁 место хранения — в самой информационной базе или в томах на диске;
• 📏 максимальный размер одного загружаемого файла;
• 🚫 запрещённые расширения — список типов, которые программа не даст загрузить (по умолчанию туда входят исполняемые файлы);
• 🕓 хранение версий — сохранять ли старые редакции файла при изменении.

Отдельно проверьте права. Пользователь с урезанным профилем может видеть кнопку, но не иметь права добавлять файлы. Права на присоединённые файлы, как правило, следуют правам на сам элемент справочника: если пользователь может менять карточку контрагента, он может и прикреплять к ней файлы.

Как прикрепить файл к элементу справочника: пошагово

Загрузка с диска

1. Откройте нужный справочник, например Справочники → Контрагенты, и дважды щёлкните по элементу.
2. В командной панели карточки нажмите кнопку со скрепкой. Если её не видно, раскройте меню Ещё — кнопка могла уйти туда при узком окне.
3. В списке присоединённых файлов нажмите Создать и выберите вариант загрузки файла с компьютера.
4. Укажите файл в окне проводника. Можно выделить сразу несколько.
5. Файл появится в списке. Закройте список — запись сохраняется сразу, отдельно записывать карточку не нужно.

Если элемент справочника новый и ещё ни разу не записан, сначала нажмите «Записать». Файл привязывается к ссылке на элемент, а у незаписанного элемента ссылки нет. Программа в этом случае предложит записать объект сама.

Перетаскивание мышью

Откройте список присоединённых файлов и перетащите в него документ из проводника. Это самый быстрый способ, когда нужно разложить по карточкам десяток сканов. В тонком клиенте под Windows перетаскивание работает без настроек.

Создание по шаблону и со сканера

• 📄 По шаблону — создаёт новый файл на основе образца (например, пустой бланк Word), который хранится в базе. Удобно для типовых анкет контрагента.
• 🖨 Со сканера — 1С сама вызывает сканер и сохраняет результат как вложение. Нужна компонента сканирования: при первом запуске программа предложит её установить. Формат результата (PNG, JPG, PDF) и разрешение задаются в настройках сканирования там же.

Сохранение печатной формы как вложения

Счёт, акт или анкету можно не скачивать вручную. В форме предварительного просмотра печати нажмите Сохранить и выберите вариант присоединения к объекту. Документ ляжет во вложения в выбранном формате (PDF, XLSX, DOCX). Так удобно хранить в карточке договора подписанную копию допсоглашения.

Какие форматы можно прикрепить и как с ними работать

Платформа не ограничивает тип вложения: в базе хранится двоичный файл, а открывается он программой, которая установлена на компьютере пользователя.

Редактирование вложения

Чтобы поправить прикреплённый файл, выделите его и выберите команду редактирования. Файл копируется в рабочий каталог пользователя на компьютере, а в базе помечается как занятый — другой сотрудник в это время не сможет его править.

После правки нажмите команду завершения редактирования. Изменённый файл загрузится обратно. При включённом хранении версий старая редакция останется в истории файла.

Электронная подпись и шифрование

Если в базе настроена подсистема электронной подписи, вложение можно подписать или зашифровать прямо из списка файлов. Подписанный файл получает отметку, а при изменении подпись перестаёт быть действительной. Это удобно для договоров с контрагентами, которые ходят не через ЭДО.

Где хранятся вложения: в базе или в томах на диске

Это главный выбор при настройке, и от него зависит размер базы через год работы.

Как настроить тома хранения

1. В настройках работы с файлами переключите хранение на тома.
2. Откройте список томов и создайте новый том.
3. Укажите полный путь к папке — отдельно для Windows и, если есть, для Linux-сервера.
4. Задайте максимальный размер тома. Когда он заполнится, 1С начнёт писать в следующий том по порядку заполнения.

Для клиент-серверной базы путь указывайте сетевой, в формате \\fileserver\1c_files\buh, а не буквой диска вроде Z:\files. Файлы в том пишет сервер 1С, а у его службы нет подключённых дисков пользователя.

Уже загруженные файлы при смене режима сами не переезжают. Для переноса между базой и томами в типовых конфигурациях есть штатная обработка; она находится рядом со списком томов. Запускайте её вне рабочего времени: при большом объёме перенос идёт долго и нагружает сервер.

Резервную копию папки томов делайте в то же время, что и копию базы . Если восстановить базу на вчера, а тома на прошлую неделю, часть записей будет ссылаться на файлы, которых нет.

Размер файлов и скорость работы базы

Вложения сами по себе не тормозят открытие карточки — список файлов загружается, только когда вы его открываете. Проблемы начинаются с объёмом.

Что реально влияет на производительность:

• 📈 рост базы. Тысяча сканов по 3 МБ — это уже 3 ГБ сверху. Выгрузка .dt и обновление конфигурации на такой базе заметно дольше;
• 🖼 тяжёлые сканы. Цветной скан A4 в 600 dpi весит в разы больше, чем чёрно-белый в 200–300 dpi, а для договора второго хватает с запасом;
• 🔁 версии. Если правят один и тот же Excel по десять раз в день, каждая версия хранится целиком;
• 🌐 медленный канал. При работе через интернет файл в 30 МБ передаётся и на загрузке, и на каждом открытии.

Практичные настройки для небольшой фирмы:

1. Хранить файлы в томах, если база файловая и объём вложений больше 1–2 ГБ.
2. Ограничить размер одного файла 20–50 МБ.
3. Сканировать документы в оттенках серого, 200–300 dpi, в PDF.
4. Не хранить версии для сканов — они не редактируются.

Как добавить вложения в свой справочник

Для собственного справочника, которого нет в типовой конфигурации, кнопка со скрепкой сама не появится. Делать это лучше в расширении конфигурации, чтобы не снимать типовую с поддержки.

Через подсистему «Работа с файлами» БСП

Общий принцип такой:

1. Создать справочник для хранения файлов вашего объекта. По соглашению БСП его называют по имени владельца с окончанием ПрисоединенныеФайлы, например ОбъектыРемонтаПрисоединенныеФайлы. Структуру проще всего скопировать с типового справочника, например КонтрагентыПрисоединенныеФайлы.
2. Включить ваш справочник-владелец в определяемый тип ВладелецПрисоединенныхФайлов, а новый справочник файлов — в определяемые типы присоединённых файлов.
3. Вывести на форму элемента команду открытия присоединённых файлов.

Точный перечень определяемых типов и процедур зависит от версии БСП — сверьтесь с документацией к библиотеке той версии, на которой собрана ваша конфигурация.

Без БСП: реквизит с хранилищем значения

Для небольшой самописной базы проще добавить в справочник реквизит типа ХранилищеЗначения и реквизит для имени файла. Загрузка с клиента выглядит так:

&НаКлиенте
Процедура ЗагрузитьФайл(Команда)
	Оповещение = Новый ОписаниеОповещения("ЗагрузитьФайлЗавершение", ЭтотОбъект);
	НачатьПомещениеФайла(Оповещение, , , Истина, УникальныйИдентификатор);
КонецПроцедуры

&НаКлиенте
Процедура ЗагрузитьФайлЗавершение(Результат, Адрес, ВыбранноеИмяФайла, ДополнительныеПараметры) Экспорт
	Если Не Результат Тогда
		Возврат;
	КонецЕсли;
	СохранитьФайлВОбъекте(Адрес, ВыбранноеИмяФайла);
	Модифицированность = Истина;
КонецПроцедуры

&НаСервере
Процедура СохранитьФайлВОбъекте(Адрес, ИмяФайла)
	ДвоичныеДанные = ПолучитьИзВременногоХранилища(Адрес);
	Объект.ФайлДанные = Новый ХранилищеЗначения(ДвоичныеДанные, Новый СжатиеДанных(9));
	Объект.ФайлИмя = ИмяФайла;
	УдалитьИзВременногоХранилища(Адрес);
КонецПроцедуры

Здесь ФайлДанные и ФайлИмя — реквизиты справочника. Файл запишется при сохранении элемента. Минус подхода: один реквизит — один файл, и вложение всегда хранится в базе.

Почему не прикрепляется файл: ошибки и что делать

Если не помогло

Попробуйте прикрепить тот же файл в другом элементе справочника и под другим пользователем. Если под администратором работает, а под сотрудником нет — дело в правах. Если не работает ни у кого и ни в одном элементе — проверьте настройки хранения и журнал регистрации (Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации), отбор по уровню «Ошибка» за время попытки.

Частые вопросы