Учёт усушки и естественной убыли товаров в 1С:Бухгалтерии

Усушку в 1С проводят в два шага: сначала инвентаризацией фиксируют фактическую недостачу, затем документом Списание товаров относят её на счёт 94. В 1С:Бухгалтерии 3.0 оба документа лежат в разделе Склад → Инвентаризация. Само по себе уменьшение массы товара программа не считает — норму усушки бухгалтер рассчитывает вручную и делит недостачу на две части: в пределах норм и сверх них.

Естественная убыль — это потеря массы товара при нормальных условиях хранения и транспортировки: усушка, утруска, выветривание, утечка. Потери в пределах утверждённых норм относят на расходы и уменьшают базу по налогу на прибыль. Всё, что сверх нормы, списывают либо на виновных, либо в прочие расходы без уменьшения налоговой базы. Ниже — как провести усушку от инвентаризации до проводок, с примером и числами.

Что считается естественной убылью и чем она отличается от порчи

Естественная убыль возникает из-за физических свойств товара, а не из-за нарушений. Мука теряет влагу, мясо и колбаса усыхают, бензин и спирт испаряются, сыпучие товары распыляются при фасовке. Нормировать можно только такие потери.

Не относятся к естественной убыли:

• 📦 бой, лом, брак, порча при хранении с нарушением условий;
• 🚚 потери при транспортировке в повреждённой таре;
• 🧾 технологические потери производства — у них свои нормативы;
• ❌ недостача из-за хищения или пересортицы.

Норма естественной убыли применяется только к фактической недостаче, выявленной инвентаризацией. Списать усушку «расчётным путём», не проводя инвентаризацию, нельзя — налоговая снимет такой расход.

Как определить норму усушки

В типовой 1С:Бухгалтерии 3.0 нет справочника с готовыми нормами естественной убыли и автоматического расчёта усушки. Норму бухгалтер берёт из отраслевого норматива и считает сам.

Нормы утверждаются приказами профильных министерств отдельно по группам товаров, климатическим зонам и условиям хранения. Процент зависит от срока хранения: чем дольше товар лежит на складе, тем выше допустимая убыль. Для одного и того же продукта в холодильной камере и на обычном складе нормы разные.

Общая формула:

Естественная убыль (в натуре) = Масса товара × Норма (%) ÷ 100
Естественная убыль (в деньгах) = Убыль в натуре × Учётная цена единицы

Расчёт нормы удобно оформить отдельной бухгалтерской справкой: вид товара, ссылка на норматив, масса, процент, сумма. Она станет обоснованием суммы, которую вы спишете на затраты, если проверяющий спросит основание.

Как усыхают разные товары

Механизм потери у товаров разный, и это влияет на процент нормы:

• 🥩 мясо, колбасы, сыры — усыхают, теряя влагу; норма зависит от срока и температуры хранения;
• 🌾 мука, крупа, сахар — распыляются и усыхают; добавляется убыль при фасовке;
• ⛽ бензин, спирт, растворители — испаряются; потери считают от объёма с поправкой на температуру;
• 🧊 замороженная продукция — усушка в камере отличается от нормы для обычного холодильника.

Для 1С вид товара роли не играет — любая недостача проходит одинаково через инвентаризацию, счёт 94 и ручное разнесение. Разница только в проценте нормы, который вы подставляете в расчёт. Поэтому единственное, что важно настроить заранее, — корректные учётные цены в карточках номенклатуры: по ним считается сумма недостачи.

Инвентаризация: фиксируем фактическую недостачу

Основание для списания усушки — документ Инвентаризация товаров (Склад → Инвентаризация → Инвентаризация товаров).

Порядок работы с документом:

1. Нажмите Создать, укажите склад и, при учёте по организациям, организацию.
2. На вкладке Товары нажмите Заполнить → Заполнить по остаткам на складе — 1С подтянет учётное количество.
3. В колонку Количество фактическое внесите данные пересчёта.
4. Программа посчитает колонку Отклонение: отрицательное значение — недостача.
5. Проведите документ и распечатайте ИНВ-3, ИНВ-19 и приказ по итогам — печатные формы доступны по кнопке Печать.

Документ Инвентаризация товаров сам проводок не делает — он только фиксирует расхождение. Движения по счетам сформирует следующий документ.

Списание товаров: проводки по счёту 94

Из проведённой инвентаризации создайте документ Списание товаров: кнопка Создать на основании → Списание товаров. Он перенесёт позиции с недостачей и при проведении сформирует проводку:

• Дт 94 Кт 41 — стоимость недостающего товара по учётной цене.

Счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — транзитный. На нём недостача «висит» ровно до того момента, пока вы не решите, куда её отнести. Разбивку на норму и сверхнорму документ Списание товаров не делает — это ручная операция.

Дальше сумму со счёта 94 закрывают операцией, введённой вручную (Операции → Операции, введённые вручную):

• в пределах норм естественной убыли — на счёт затрат;
• сверх норм — на виновное лицо или в прочие расходы.

Для торговой организации затраты — это счёт 44 «Расходы на продажу». Для производства или общехозяйственных нужд — 20, 25, 26 в зависимости от того, где хранился товар.

В операции, введённой вручную, добавьте две проводки по счёту 94: одну на норму (в дебет счёта затрат), вторую на сверхнорму (в дебет 73.02 или 91.02). Сумму берите из своего расчёта, а не делите «на глаз». Если недостача укладывается в норму целиком, достаточно одной проводки Дт 44 Кт 94 — счёт 94 закроется полностью.

Пример расчёта и проводок

Остаток варёной колбасы на складе — 500 кг по учётной цене 300 ₽/кг. Норма усушки за срок хранения — 0,5 %. Инвентаризация показала недостачу 3 кг.

Считаем:

• норма в натуре: 500 × 0,5 ÷ 100 = 2,5 кг;
• сверх нормы: 3 − 2,5 = 0,5 кг;
• недостача всего: 3 × 300 = 900 ₽;
• в пределах норм: 2,5 × 300 = 750 ₽;
• сверх норм: 0,5 × 300 = 150 ₽.

Проводки: Дт 94 Кт 41 — 900 ₽; затем операцией Дт 44.01 Кт 94 — 750 ₽ (норма) и Дт 91.02 Кт 94 — 150 ₽ (сверхнорма, виновные не установлены).

Налог на прибыль и НДС по усушке

В налоговом учёте потери от недостачи и порчи в пределах норм естественной убыли относятся к материальным расходам — это прямо предусмотрено подпунктом 2 пункта 7 статьи 254 НК РФ. В примере выше в расходы попадут 750 ₽.

Сверхнормативные 150 ₽ в налоговых расходах не учитываются, если виновное лицо не установлено и нет документа уполномоченного органа об отсутствии виновных. Отсюда — постоянная разница и постоянное налоговое обязательство, которое 1С рассчитает при закрытии месяца, если в учётной политике включён учёт по ПБУ 18/02.

НДС по естественной убыли в пределах норм восстанавливать не нужно — товар использован в облагаемой деятельности, недостача в рамках норм её не прерывает. По сверхнормативной порче вопрос спорный: Минфин иногда настаивает на восстановлении, но суды встают на сторону налогоплательщика. Решение принимайте с учётом готовности спорить.

Как проверить результат в отчётах

После списания сверьте движения по счёту 94 — он должен закрыться в ноль, если вся недостача разнесена.

Отчёты открываются в разделе Отчеты → Стандартные отчеты. Если на счёте 94 остался остаток — часть недостачи не разнесена, вернитесь к операции по закрытию.

Отдельно проверьте, что суммы в операции разнесены не только по бухгалтерскому, но и по налоговому учёту. Быстрее всего это видно в отчёте Анализ субконто по счёту 94 с настройкой на показ граф БУ и НУ: по норме суммы совпадают, по сверхнорме графа НУ пустая. Расхождение именно здесь чаще всего и даёт ошибку в декларации по налогу на прибыль.

Какими документами подтвердить списание

Проводка в 1С — это ещё не обоснование расхода. Чтобы инспекция приняла усушку в налоговых расходах, у вас на руках должен быть полный комплект первички. Распечатать её можно из тех же документов учёта.

Что собрать по итогам инвентаризации:

• 📋 приказ руководителя о проведении инвентаризации и состав комиссии;
• 📊 инвентаризационную опись ИНВ-3 — фактические остатки;
• 📑 сличительную ведомость ИНВ-19 — расхождения с учётом;
• 🧮 бухгалтерскую справку-расчёт нормы усушки со ссылкой на отраслевой норматив;
• ✍️ решение руководителя, как списать недостачу : что в пределах норм, что сверх.

Приказ руководителя с решением по недостаче — ключевой документ. Именно он фиксирует, что потери в пределах норм относятся на затраты, а сверхнорму взыскивают с виновного или списывают в прочие расходы. Без него разнесение со счёта 94 повисает без основания.

Для скоропортящихся и весовых товаров инвентаризацию с расчётом усушки есть смысл проводить регулярно, не раз в год: чем ближе дата пересчёта к движению товара, тем точнее учётный остаток и тем меньше риск, что в недостачу попадёт непроведённая реализация.

Типичные ошибки при списании усушки

🔸 Списывают всю недостачу на затраты. Самая частая и дорогая ошибка. На счёт 44 относится только часть в пределах норм. Сверхнормативные потери уменьшают прибыль лишь при документальном подтверждении отсутствия виновных.

🔸 Применяют норму без инвентаризации. Норма естественной убыли — это предел списания фактической недостачи, а не повод списать товар «по расчёту». Нет инвентаризации — нет основания.

🔸 Используют норму для товара, по которому её нет. Если приказ не устанавливает норму для данного вида товара, естественной убыли по нему быть не может — вся недостача сверхнормативная.

🔸 Путают естественную убыль с технологическими потерями и боем. У каждого вида потерь свой норматив и свой порядок списания; смешивать их нельзя.

🔸 Забывают про налоговую разницу. Сумму сверх норм заносят в БУ, но не разделяют с НУ — при закрытии месяца программа не формирует постоянную разницу, и декларация расходится с учётом.

Частые вопросы