Задаток и аванс в 1С: отражение, зачёт и возврат

Задаток в 1С проводят теми же документами, что и обычную предоплату: деньги ложатся на счета авансов — 60.02 у плательщика и 62.02 у получателя. Отдельного документа «Задаток» в программе нет, и это сбивает с толку: бухгалтер ищет специальный режим, а его не существует. Разница с авансом не в проводках, а в договоре и в последствиях при срыве сделки.

Ниже — как перечислить задаток поставщику, принять от покупателя, зачесть при реализации, вернуть контрагенту и настроить зачёт так, чтобы суммы не зависали. Пути приведены для 1С:Бухгалтерии 3.0; где порядок в УТ 11 и КА отличается, отмечено отдельно.

Чем задаток отличается от аванса в учёте

Юридически задаток — это обеспечение обязательства (ст. 380 ГК РФ), а не просто предоплата. Если сделку срывает тот, кто дал задаток, сумма остаётся у получателя. Если виноват получивший — он возвращает двойной размер (ст. 381 ГК РФ). Аванс в обоих случаях просто возвращается.

Для бухгалтерии до момента срыва договора задаток и аванс учитываются одинаково — как предоплата на счетах авансов:

• 💰 у того, кто дал задаток, — на счёте 60.02 «Расчёты по авансам выданным»;
• 📥 у того, кто получил, — на счёте 62.02 «Расчёты по авансам полученным».

Дополнительно обеспечительную функцию задатка можно отразить за балансом: выданное обеспечение — на счёте 009, полученное — на 008. Это не обязательно, но помогает видеть «живые» обеспечения отдельно от обычной предоплаты. Проводку по забалансу делают документом Операции → Операции, введённые вручную — с одной стороны счёта (забаланс), без корреспонденции.

Есть и третье отличие, о котором вспоминают реже: форма. Аванс почти всегда безналичный, а задаток часто передают наличными — например, при аренде помещения или покупке автомобиля у физлица. На проводки форма расчёта не влияет, меняется только исходный документ: вместо банковской выписки деньги проводят через кассу.

Перечисление задатка поставщику

Деньги уходят через банк, поэтому исходный документ — Банк и касса → Банковские выписки → Списание. Вид операции — Оплата поставщику.

Заполните ключевые поля:

1. Получатель — контрагент-поставщик.
2. Договор — тот, по которому вносите задаток.
3. Счёт расчётов — 60.01, счёт авансов — 60.02.
4. Статья расходов ДДС — «Оплата поставщикам».

При проведении программа сформирует проводку по авансу. НДС к вычету с выданного задатка принимается, только если поставщик выставил авансовый счёт-фактуру, а в договоре предусмотрена предоплата — тогда в документе Счёт-фактура полученный на аванс появится вычет по счёту 76.ВА.

В УТ 11 и КА списание денег оформляется документом Списание безналичных денежных средств в разделе Казначейство; вид операции тот же — оплата поставщику, зачёт аванса настраивается в заказе поставщику.

Получение задатка от покупателя

Приход денег фиксирует документ Банк и касса → Банковские выписки → Поступление, вид операции — Оплата от покупателя. Счёт расчётов 62.01, счёт авансов 62.02.

Дальше важный шаг, про который часто забывают: на полученный задаток нужно начислить НДС , если он засчитывается в счёт будущей поставки. По ст. 167 НК РФ налоговая база возникает на наиболее раннюю дату — в день получения предоплаты. Минфин приравнивает зачётный задаток к авансу.

Счёт-фактуру на аванс в 1С:Бухгалтерии удобно создавать пакетно: Банк и касса → Счета-фактуры на аванс. Укажите период, нажмите «Заполнить» — программа подберёт незакрытые авансы и сформирует документы с проводкой по 76.АВ.

Проверить сумму НДС с полученного задатка можно здесь:

Наличный задаток. Если деньги принимают в кассу, вместо банковской выписки оформляют Банк и касса → Кассовые документы → Поступление наличных (ПКО) с видом операции «Оплата от покупателя». Счета те же — 62.01/62.02, проводка Дт 50.01 Кт 62.02. Счёт-фактуру на аванс выписывают так же. При выдаче наличного задатка поставщику используют Выдачу наличных (РКО) и счёт 60.02.

Задаток на УСН. У упрощенцев без НДС авансовый счёт-фактура не нужен, а полученный задаток попадает в доходы на дату поступления денег — по кассовому методу (ст. 346.17 НК РФ). Если сделка сорвалась и задаток вернули, доход этого периода уменьшают на возвращённую сумму. Выданный задаток в расходы не включают до момента поставки.

Зачёт задатка при реализации товаров и услуг

Когда сделка состоялась, задаток превращается в оплату. В 1С:Бухгалтерии зачёт делает сам документ реализации (Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД)) — при проведении он закрывает ранее полученный аванс.

Что происходит в проводках:

• аванс переносится с 62.02 на 62.01 — долг покупателя уменьшается на сумму задатка;
• ранее начисленный НДС с аванса принимается к вычету: Дт 68.02 Кт 76.АВ.

Разберём на числах. Покупатель внёс задаток 120 000 ₽, в том числе НДС 20 000 ₽. При получении: Дт 51 Кт 62.02 — 120 000 ₽ и Дт 76.АВ Кт 68.02 — 20 000 ₽. Через месяц отгрузили товар на те же 120 000 ₽ (НДС 20 000 ₽): начислили выручку и НДС с реализации, затем зачли аванс Дт 62.02 Кт 62.01 — 120 000 ₽ и приняли к вычету авансовый НДС Дт 68.02 Кт 76.АВ — 20 000 ₽. В бюджет по этой сделке уходит 20 000 ₽ один раз: налог с аванса и налог с отгрузки не задваиваются, потому что авансовый НДС вернулся вычетом.

Чтобы зачёт прошёл автоматически, реализация должна быть по тому же договору, что и поступление задатка. Если договоры разные, программа аванс не увидит — суммы повиснут. В этом случае делают ручной зачёт документом Корректировка долга (вид операции «Зачёт авансов»).

В УТ 11 и КА зачёт аванса контролируется через Реализацию товаров и услуг и настройку заказа; проверить закрытие помогает отчёт по расчётам с клиентами в разделе Продажи.

Возврат задатка контрагенту

Возврат оформляют по той же логике, что и приход, но в обратную сторону.

Возврат задатка покупателю (сделка не состоялась не по его вине) — документ Списание с видом операции Возврат покупателю. Счёт расчётов — 62.02. При проведении ранее начисленный НДС с аванса принимается к вычету.

Возврат задатка поставщику вам — документ Поступление с видом Возврат от поставщика, счёт 60.02.

Отдельный случай — двойной возврат задатка (сделку сорвал тот, кто его получил). Первую половину проводят как возврат аванса (Дт 62.02 Кт 51). Вторая половина — это уже не возврат предоплаты, а санкция по договору: её относят на прочие расходы документом Операция, введённая вручную, проводкой Дт 91.02 Кт 76 с последующей выплатой Дт 76 Кт 51. НДС на сумму санкции не начисляют — это не реализация.

Настройка договоров и способа зачёта авансов

Как программа ведёт себя с задатком, задаёт карточка договора контрагента (Справочники → Договоры или вкладка «Договоры» в карточке контрагента). Ключевой реквизит — способ зачёта авансов:

Если выбрано «По документу», в реализации на вкладке «Расчёты» вручную указывают документ поступления задатка. Этот режим удобен, когда с одним контрагентом несколько сделок и важно, чтобы конкретный задаток закрыл конкретную отгрузку, а не первую попавшуюся.

Аналитика по авансам держится на двух субконто — «Контрагенты» и «Договоры». Задаток всегда «виден» в разрезе договора, поэтому единый договор на разнородные поставки — частый источник путаницы: разные задатки смешиваются в одном сальдо. Если сделки по сути независимы, заводите на каждую отдельный договор — тогда и зачёт, и сверка проходят чисто.

В УТ 11 и КА зачёт авансов регулируется не договором, а порядком оплаты в заказе (клиента или поставщику): там указывают этапы и признак предоплаты.

Контроль взаиморасчётов и отчётность по задаткам

Чтобы задаток не завис на счёте авансов после закрытой сделки, сверяйтесь по оборотно-сальдовой ведомости.

Откройте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту:

• по счёту 62.02 — остаток покажет полученные, но ещё не зачтённые задатки и авансы;
• по счёту 60.02 — выданные и не закрытые;
• включите субконто «Контрагенты» и «Договоры», чтобы видеть, по кому и по какому договору висит сумма.

Развёрнутое сальдо по контрагенту (одновременно и долг, и аванс) — сигнал, что зачёт не прошёл: скорее всего, реализация сделана по другому договору. Такое сальдо нельзя «схлопывать» вручную проводками по счёту — его закрывают либо правильной реализацией, либо документом Корректировка долга с видом «Зачёт авансов», иначе рассыпется аналитика по НДС с авансов.

Отдельно стоит проверять счёт 76.АВ: его сальдо должно соответствовать остатку незачтённых полученных авансов на 62.02. Если на 62.02 задатков уже нет, а на 76.АВ висит НДС — значит, при зачёте или возврате вычет не отразился, и налог переплачен. Для сверки удобно построить ОСВ по обоим счетам за один период и сравнить обороты.

Второй инструмент — Покупки/Продажи → Акт сверки взаиморасчётов. Он показывает задаток и его зачёт глазами обеих сторон и годится для подписи с контрагентом. Для контроля авансового НДС используют отчёт по счёту 76.АВ и Книгу покупок/продаж.

Частые вопросы