Один список на несколько видов документов: как устроен журнал в 1С 8.3

Журнал документов в 1С — это объект конфигурации, который показывает в одном списке документы нескольких разных видов. Например, приходные и расходные кассовые ордера в одной таблице, по дате, с общими колонками «Номер», «Сумма», «Контрагент». Сам журнал данных не создаёт: он только собирает уже записанные документы и даёт с ними работать.

Путаница обычно возникает, когда документ «пропал» из привычного списка, колонки не те, а список открывается по полминуты. Почти всё это решается настройками самого журнала, без программиста: отбором, сбросом настроек списка, правильным периодом.

Что такое журнал документов в 1С и чем он отличается от списка документа

У каждого вида документа в 1С есть свой список: открыли «Приходные кассовые ордера» — видите только их. Журнал объединяет несколько видов. Это отдельная ветка метаданных Журналы документов в дереве конфигурации, рядом с ветками Документы и Справочники.

Разница на практике:

Один документ может входить в несколько журналов сразу. Журнал при этом ничего не дублирует: удалили документ — он исчезает из всех журналов.

💡 В типовых конфигурациях журналы часто прячутся за обычными пунктами меню. Если в одном списке видны документы с разными названиями в колонке «Вид документа» (или «Тип»), скорее всего, перед вами журнал.

Полный перечень журналов базы виден через Все функции → Журналы документов. Если команды «Все функции» нет в главном меню, включите её: Сервис и настройки → Настройки → Параметры → Отображать команду «Все функции». В БП 3.0 то же самое даёт флажок Функции для технического специалиста в разделе Администрирование → Обслуживание.

Как устроен журнал: регистрируемые документы, графы и формы

Журнал описывают три вещи. Их видно в конфигураторе, если открыть свойства журнала двойным щелчком.

🗂️ Регистрируемые документы. Список видов, которые попадают в журнал. Документ не из этого списка в журнале не появится никогда, как ни настраивай отборы.

📊 Графы. Общие колонки журнала. Каждая графа ссылается на реквизиты разных документов. Графа «Сумма» может брать СуммаДокумента у приходного ордера и такой же реквизит у расходного. Если у документа подходящего реквизита нет, графа для него остаётся пустой.

🧾 Стандартные поля. Есть у любого журнала без настройки: Дата, Номер, Ссылка, Проведен, ПометкаУдаления, Тип (вид документа).

🪟 Формы. Форма списка — то, что открывает пользователь. Форма выбора — то, что появляется, когда в поле нужно подставить документ одного из нескольких видов, например «документ-основание». Если своей формы выбора нет, платформа строит её автоматически.

Хранит журнал собственную таблицу записей. Платформа обновляет её, когда документ записывается. Поэтому графы заполняются значениями шапки документа на момент записи. Табличные части в журнал не попадают: нельзя сделать графу «Номенклатура», если товары лежат в строках табличной части.

Отборы и фильтры в журнале документов

Фильтр — главный инструмент работы с большим журналом. Без него вы листаете все документы за годы.

Период

Кнопка Установить период (значок календаря или пункт в меню Еще) ограничивает список датами. Это самый дешёвый отбор: дата документа индексирована всегда, и список открывается быстро даже на базе в десятки гигабайт.

Быстрые отборы на форме

Во многих типовых журналах над таблицей стоят поля «Организация», «Контрагент», «Вид операции». Заполнили поле — список сразу сократился. Эти поля — настройка конкретной формы, их набор в разных журналах разный.

Отбор через настройку списка

Для условий, которых нет на форме:

1. Откройте меню Еще и выберите настройку списка.
2. Перейдите на вкладку Отбор.
3. Перетащите поле слева в правую часть или добавьте его кнопкой.
4. Выберите условие: «Равно», «В списке», «Содержит», «Заполнено» и другие.
5. Нажмите Завершить редактирование.

Отбор можно собрать из нескольких условий и групп «И» / «ИЛИ». Например: «Проведен = Нет» И «Дата больше 01.01» — так находятся забытые черновики.

Поиск, сортировка и группировка записей

Быстрый поиск

Строка поиска в правом верхнем углу ищет текст по видимым колонкам. Набрали «0042» — остались строки, где номер или другая колонка содержит эти символы. Ctrl+F ставит курсор в строку поиска.

Если включён полнотекстовый поиск, строка ищет ещё и по содержимому документов. Включают его в разделе Администрирование (настройки поиска и индексации). Без построенного индекса поиск идёт только по колонкам.

Расширенный поиск

Alt+F открывает поиск по конкретной колонке: что искать, в какой колонке, как сравнивать (по началу строки, по точному совпадению, по любой части). Удобно, когда нужен номер, а не все совпадения в комментариях.

Сортировка

Щелчок по заголовку колонки сортирует по ней, второй щелчок меняет направление. По умолчанию журнал сортируется по дате. Стрелка в заголовке показывает текущий порядок.

Группировка

Группировка собирает строки в раскрывающиеся папки, например по виду документа или по контрагенту. Задаётся на вкладке Группировка в настройке списка.

💡 Подсветить строки (например, красным все непроведённые) можно на вкладке Условное оформление в той же настройке. Это быстрее, чем держать отдельный отбор.

Проведение, отмена проведения и пометка удаления из журнала

Состояние документа видно по значку в первой колонке:

• ✅ значок с зелёной галочкой — документ проведён;
• 📄 обычный значок без галочки — записан, но не проведён;
• ❌ перечёркнутый значок — помечен на удаление.

Проводить можно прямо из журнала, не открывая документы:

1. Выделите строки: Shift + стрелки для диапазона, Ctrl + щелчок для выборочных.
2. Нажмите Провести на панели или в меню Еще.
3. Для отмены — Отмена проведения там же.

Платформа проведёт документы по одному. Если какой-то не проведётся (не хватает остатков, не заполнен реквизит), остальные пройдут, а ошибка появится в окне сообщений.

Порядок проведения задним числом важен. Если провести старый документ после более поздних, остатки и себестоимость в поздних документах не пересчитаются сами. Для пересчёта за период используйте обработку группового перепроведения своей конфигурации.

Пометка удаления

Клавиша Del или команда Пометить на удаление ставит пометку. Повтор снимает её. Проведённый документ при пометке теряет проведение: его движения уходят из регистров.

Физически документы удаляет отдельная обработка: в БП 3.0 и ЗУП 3.1 — Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов. Обработка проверяет ссылки: документ, на который ссылается другой объект, не удалится.

Как сохранить настройки журнала и вернуть стандартный вид

Настройки списка (отборы, сортировка, группировка, условное оформление, ширина и порядок колонок) 1С запоминает сама. Они хранятся для каждого пользователя отдельно: бухгалтер настроил журнал под себя, у кассира он остался прежним.

Варианты работы с настройками:

• 💾 Сохранить именованный набор. В меню Еще есть команда сохранения настроек: задаёте имя, например «Неоплаченные за квартал», и потом выбираете его из списка.
• ↩️ Вернуть стандартные. В том же меню Еще есть возврат к стандартным настройкам. Помогает, когда кто-то «сломал» список, наложив забытый отбор.
• 👁️ Скрыть или добавить колонки. Команда Еще → Изменить форму даёт включить и выключить колонки, поменять их порядок. Добавить колонку, которой нет среди граф журнала, так не получится.

Администратор может скопировать настройки одного пользователя другим. В типовых конфигурациях для этого есть обработка настроек пользователей в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав.

💡 Если документ «пропал» из журнала, сначала проверьте настройки: частая причина — забытый отбор или узкий период. Сброс к стандартным настройкам проверяется за минуту.

Как создать свой журнал документов в конфигураторе

Свой журнал нужен, когда пользователи постоянно переключаются между двумя-тремя списками. Например, хотят видеть поступления и возвраты поставщикам рядом.

Порядок в конфигураторе:

1. В дереве конфигурации щёлкните правой кнопкой по ветке Журналы документов → Добавить.
2. На вкладке «Основные» задайте имя (без пробелов, например ЗакупкиИВозвраты) и синоним, который увидит пользователь.
3. На вкладке «Данные» в «Регистрируемых документах» отметьте нужные виды.
4. Там же добавьте графы. Для каждой графы укажите, из каких реквизитов документов она берёт значение.
5. Для граф, по которым будут отбирать, установите индексирование.
6. На вкладке «Формы» создайте форму списка или оставьте автоматическую.
7. Добавьте журнал в нужную подсистему, чтобы он появился в разделе меню.
8. Обновите конфигурацию базы данных.

Получать данные журнала из кода можно запросом. Пример выбирает непроведённые документы за период:

Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст =
"ВЫБРАТЬ
|	Журнал.Ссылка КАК Документ,
|	Журнал.Дата КАК Дата,
|	Журнал.Номер КАК Номер,
|	ТИПЗНАЧЕНИЯ(Журнал.Ссылка) КАК ВидДокумента
|ИЗ
|	ЖурналДокументов.ИмяЖурнала КАК Журнал
|ГДЕ
|	Журнал.Проведен = ЛОЖЬ
|	И Журнал.ПометкаУдаления = ЛОЖЬ
|	И Журнал.Дата МЕЖДУ &Начало И &Конец
|
|УПОРЯДОЧИТЬ ПО
|	Дата";
Запрос.УстановитьПараметр("Начало", НачалоМесяца(ТекущаяДата()));
Запрос.УстановитьПараметр("Конец", КонецМесяца(ТекущаяДата()));
Выборка = Запрос.Выполнить().Выбрать();
Пока Выборка.Следующий() Цикл
	Сообщить(Строка(Выборка.ВидДокумента) + " № " + Выборка.Номер + " от " + Формат(Выборка.Дата, "ДФ=dd.MM.yyyy"));
КонецЦикла;

Вместо ИмяЖурнала подставьте имя журнала из дерева метаданных.

Почему журнал тормозит и как ускорить большие списки

Журнал читает данные порциями: открыли — получили видимые строки, прокрутили — подгрузилась следующая часть. Медленно становится, когда условие заставляет перебрать всю таблицу.

Что обычно тормозит:

• 🐢 отбор или сортировка по графе без индекса;
• 🐢 поиск по части строки в журнале за все годы;
• 🐢 группировка по нескольким полям;
• 🐢 итоги по колонкам, если они включены в форме;
• 🐢 условное оформление со сложными условиями.

Что помогает:

• ⚡ всегда ставить период, хотя бы год;
• ⚡ отбирать по индексированным графам и дате;
• ⚡ искать по номеру через расширенный поиск с условием «по началу строки»;
• ⚡ убирать группировку в журналах больше нескольких сотен тысяч строк;
• ⚡ в клиент-серверной базе — регулярно обновлять статистику и перестраивать индексы СУБД (задача администратора сервера, выполняется в нерабочее время).

Частые вопросы о журнале документов