Продавец-кассир в 1С:Рознице — от открытия смены до Z-отчёта

Продавец в 1С:Рознице почти всё делает в одном окне — Рабочем месте кассира (РМК): открывает смену, пробивает товар, принимает оплату, оформляет возврат и закрывает смену. Остальные разделы программы кассиру нужны редко: справочники, цены и документы поступления ведёт администратор или товаровед.

Порядок работы продавца в кассе и программе расписан на всю смену. Пути указаны для 1С:Розница 2.3 с интерфейсом «Такси»; в УТ 11 и УНФ рабочее место кассира устроено похоже, но разделы меню называются иначе.

1. Подготовка кассы и вход продавца в программу

Перед первой сменой администратор настраивает три вещи. Продавец их не трогает, но должен знать, куда смотреть, если что-то не работает .

• 🧑‍💼 Пользователь с правами кассира. У каждого продавца свой логин. Тогда в чеке печатается его фамилия, а в отчётах видно, кто что продал.
• 🖨️ Подключённое оборудование. Онлайн-касса (ККТ), сканер штрихкодов, эквайринговый терминал, иногда весы и дисплей покупателя. Настраивается в Администрирование → РМК и оборудование → Подключаемое оборудование.
• 🏪 Касса ККМ и магазин. В справочнике касс ККМ указывают, к какому магазину и складу относится касса. От этого зависит, с какого склада спишется проданный товар.

Как продавец входит в систему

1. Запустите 1С с ярлыка на рабочем столе.
2. Выберите свою фамилию в списке пользователей и введите пароль.
3. Если программа настроена под кассира, РМК откроется сразу. Если нет — откройте его из раздела Продажи, команда «Рабочее место кассира».

Открытие смены

В начале дня смену открывают кнопкой «Открыть смену» в РМК. Программа отправляет команду на ККТ, касса печатает отчёт об открытии смены и передаёт его оператору фискальных данных (ОФД).

Если касса пишет об ошибке при открытии, проверьте по порядку:

• 🔌 касса включена и подключена кабелем (или по сети) к компьютеру;
• 📄 в кассе есть чековая лента;
• 🕐 предыдущая смена закрыта — ККТ не откроет новую, пока не снят Z-отчёт за прошлую;
• 📶 есть интернет: без связи с ОФД касса работает, но копит неотправленные документы, и через 30 дней блокируется.

2. Как продавцу оформить продажу в 1С

Обычная продажа занимает несколько секунд, если товар со штрихкодом.

1. Отсканируйте товар. Позиция появится в табличной части чека с ценой и количеством 1.
2. Измените количество, если покупатель берёт несколько штук. Можно отсканировать товар повторно — количество вырастет на единицу.
3. Найдите товар без штрихкода через подбор: поиск по названию или артикулу в окне РМК.
4. Весовой товар взвешивается на подключённых весах или вводится вручную в килограммах. Если весы печатают этикетку со штрихкодом, достаточно её отсканировать — вес и цена подтянутся из кода.
5. Нажмите «Оплата» и переходите к приёму денег (раздел 4).

Услуги и товары с маркировкой

Услуги (упаковка, доставка, сборка) заводятся в номенклатуре с типом «Услуга» и пробиваются так же, как товар, через поиск. Остатки по ним не проверяются.

Маркированный товар — обувь, одежда, молочка, вода, табак — требует сканировать код маркировки DataMatrix, а не обычный штрихкод EAN. Касса передаёт код в «Честный знак», и товар выбывает из оборота.

Удаление позиции до оплаты

Пока чек не оплачен, его можно править свободно: удалить строку , изменить количество, очистить весь чек. В кассу ничего не ушло, фискального документа ещё нет.

После того как чек пробит, исправить его удалением уже нельзя — только возвратом или чеком коррекции.

3. Возврат товара и исправление пробитого чека

Это самая частая точка ошибок у продавцов. Правильное действие зависит от того, когда покупатель пришёл и как он платил.

Что проверить перед возвратом

• 🧾 Есть ли чек или другое подтверждение покупки. По закону отсутствие чека не лишает покупателя права на возврат — можно сослаться на свидетельские показания, выписку по карте.
• 📦 Сохранён ли товарный вид, если товар надлежащего качества. Такой товар обменивают или возвращают в течение 14 дней, не считая дня покупки.
• 🚫 Не входит ли товар в перечень, который не подлежит обмену и возврату при надлежащем качестве (например, некоторые технически сложные товары, парфюмерия, лекарства).
• 💳 Каким способом платили: деньги возвращают тем же способом.

4. Приём оплаты: наличные, карта и денежный ящик

После нажатия «Оплата» открывается окно с видами оплаты. Продавец выбирает способ и вводит сумму.

Пример расчёта сдачи

Чек на 1 347 ₽. Покупатель даёт 2 000 ₽. Продавец вводит 2000, программа показывает сдачу 653 ₽ (2 000 − 1 347 = 653). Ящик открывается после печати чека.

Если терминал не ответил

Бывает, что терминал списал деньги, а 1С не получила ответ (обрыв связи). Не проводите оплату второй раз.

1. Посмотрите слип терминала: есть ли там «Одобрено».
2. Если операция одобрена, а чека нет — сообщите старшему кассиру. Разбираются по сверке итогов терминала и выписке банка.
3. Если не одобрена — повторите оплату.

Повторная оплата «на всякий случай» — главная причина двойных списаний с карт покупателей.

Внесение и выемка денег

Денежный ящик в течение смены пополняют и опустошают отдельными операциями в РМК:

• ➕ Внесение — утром кладут размен, например 3 000 ₽ мелкими купюрами. Касса печатает чек внесения.
• ➖ Выемка — забирают крупные купюры в сейф или инкассацию в течение дня и при закрытии смены.

Если положить размен в ящик «просто так», без операции внесения, вечером программа покажет излишек, а при выемке — нехватку.

5. Покупатели и дисконтные карты в кассе

В 1С:Рознице дисконтные, бонусные и клубные карты хранятся в справочнике информационных карт. Карта привязывается к виду карты, а вид определяет скидку или правила начисления бонусов.

Как применить карту при продаже

1. Пробейте товары.
2. Отсканируйте карту покупателя или введите её номер вручную.
3. Программа пересчитает чек: применит скидку или покажет баланс бонусов.
4. Если покупатель хочет списать бонусы, укажите сумму списания на этапе оплаты.

Выдача новой карты

Регистрировать нового владельца прямо на кассе можно, если у продавца есть на это права. Обычно нужны ФИО и телефон. Согласие на обработку персональных данных покупатель подписывает на бумаге или подтверждает кодом из СМС — порядок определяет ваш магазин.

Ручные скидки

Ручную скидку на строку или на весь чек продавец даёт только если это разрешено в его правах. Часто ручные скидки требуют подтверждения старшего кассира. Если кнопка скидки неактивна — права не выданы, это не сбой программы.

6. Закрытие смены продавцом и отчёты кассира

В конце дня порядок такой:

1. Сверка итогов на терминале. Её делают до закрытия смены в 1С, чтобы итоги банка за день совпали с оплатами картой. В РМК для этого обычно есть отдельная команда работы с эквайрингом.
2. X-отчёт (по желанию). Промежуточный отчёт без закрытия смены. Показывает выручку на текущий момент. Удобен, чтобы сверить наличные перед выемкой.
3. Выемка наличных. Пересчитайте деньги в ящике, оставьте размен, если он остаётся на завтра, остальное — выемкой.
4. Закрытие смены. Кнопка «Закрыть смену» в РМК. Касса печатает Z-отчёт (отчёт о закрытии смены) и отправляет его в ОФД.

Что делает 1С при закрытии смены

Программа собирает все чеки смены в один документ «Отчёт о розничных продажах». Именно он списывает товар со склада и отражает выручку. Пробитые чеки переходят в архив.

Если наличные не сходятся

• 🔍 Сравните сумму в ящике с наличной выручкой в X-отчёте плюс внесения минус выемки и возвраты наличными.
• 🔁 Проверьте, не было ли чека, оплаченного картой, который ошибочно провели как наличные — такую ошибку видно по слипам терминала.
• 📝 Если расхождение осталось, не «подгоняйте» его фиктивными чеками. Зафиксируйте сумму и сообщите старшему кассиру.

7. Что спрашивают продавцы о работе в 1С