Справочники в 1С 8.3: создание, поиск, изменение и удаление элементов

Со справочником в 1С работают из окна списка. Новый элемент создают клавишей Ins или кнопкой «Создать», копию существующего делают через F9, а группу (папку) создают через Ctrl+F9. Карточку открывают двойным щелчком или клавишей F2. Del ставит пометку на удаление, а окончательно запись удаляет отдельная обработка, когда проверит, что на неё ничего не ссылается.

Справочник — это список однотипных данных, которые потом подставляют в документы: номенклатура, контрагенты, сотрудники, склады, статьи затрат. Ниже речь о платформе 1С 8.3 с интерфейсом «Такси». Приёмы общие для БП 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11 и других типовых конфигураций, а там, где путь меню свой у каждой, это оговорено отдельно.

Окно списка справочника: что на экране и как по нему ходить

Справочник открывают из панели разделов. В Бухгалтерии номенклатура и контрагенты лежат в разделе Справочники, сотрудники в ЗУП — в разделе Кадры. Если нужного справочника в меню нет, включите команду «Все функции»: Главное меню → Сервис → Параметры → Отображать команду "Все функции". После этого в главном меню появится полный перечень объектов базы, справочники там идут отдельной веткой.

В окне списка вы увидите:

• 🔝 командную панель: «Создать», «Создать группу », кнопку «Ещё» со всеми остальными командами;
• 🔍 строку поиска в правом верхнем углу;
• 📁 группы с иконкой папки и элементы под ними;
• ❌ записи, помеченные на удаление, — они перечёркнуты крестиком на иконке.

Режимы просмотра иерархии

Если справочник иерархический, у списка есть три режима. Переключают их через Ещё → Режим просмотра.

В иерархическом списке в группу входят двойным щелчком или Ctrl+↓, наверх возвращаются через Ctrl+↑.

Колонки, сортировка, выгрузка

Сортировка — щелчок по заголовку колонки, повторный щелчок меняет направление. Чтобы добавить или скрыть колонки, откройте Ещё → Изменить форму и поставьте или снимите флажки у полей. Настройка сохраняется для вашего пользователя и не меняет вид списка у коллег.

Команда Ещё → Вывести список выгружает текущий список в табличный документ. Оттуда его сохраняют в Excel через меню сохранения табличного документа. Это самый быстрый способ получить номенклатуру или контрагентов в файл без программиста.

Горячие клавиши в справочнике

Как создать элемент справочника и разложить его по группам

Порядок действий для нового элемента:

1. Встаньте в нужную группу. Новый элемент сразу попадёт в неё, и переносить его не придётся.
2. Нажмите «Создать» или Ins.
3. Заполните наименование и обязательные поля. Обязательные подчёркнуты красной пунктирной линией.
4. Нажмите «Записать и закрыть». Кнопка «Записать» сохраняет карточку, но оставляет её открытой — это нужно, когда дальше заполняете подчинённые данные.

Код в большинстве типовых справочников проставляется сам при записи. Руками его меняют редко: при совпадении кода с уже существующим платформа не даст записать элемент и выдаст сообщение Значение поля "Код" не уникально.

Копирование вместо ввода с нуля

F9 создаёт новую карточку с уже заполненными полями текущей строки. Это удобно для однотипных позиций: «Бумага А4 500 л.» и «Бумага А3 500 л.» отличаются одним словом, а вид номенклатуры, единица и ставка НДС совпадают. Проверьте после копирования артикул, штрихкод, ИНН и другие поля, которые должны быть уникальными.

Группы: когда они нужны и как с ними работать

Группа — это папка. Её создают через «Создать группу » или Ctrl+F9. В документах группу выбрать нельзя, только элемент, поэтому группы служат для порядка и для отборов в отчётах.

Удобная глубина — два-три уровня. «Материалы → Канцтовары → Бумага» читается легко, а семь вложенных папок заставляют пользователей создавать элементы где попало.

Перенести элементы в другую группу можно тремя способами:

• 🖱️ перетащить строку мышью на нужную группу;
• ⌨️ выделить строки и нажать Ctrl+Shift+M, затем выбрать группу;
• 📋 открыть карточку и сменить группу в поле родителя.

Подчинённые справочники

Часть справочников существует только внутри другого. Договоры и банковские счета принадлежат контрагенту, поэтому их открывают из карточки контрагента — ссылки на них стоят в верхней части формы. Договор, созданный в карточке, сразу привязан к нужному контрагенту, и в документе программа покажет только его договоры.

Редактирование элементов: одна карточка и сотня сразу

Одну карточку меняют просто: открыли, исправили, записали. Изменения видны во всех документах, где элемент выбран, — документы хранят ссылку на элемент, а не копию его наименования. Переименовали контрагента — новое имя появится и в старых документах при их открытии и в отчётах.

Групповое изменение реквизитов

Когда надо поменять одно поле у многих элементов — ставку НДС, единицу измерения, счёт учёта, вид номенклатуры, — не правьте карточки по одной. В типовых конфигурациях на базе БСП это делает обработка «Групповое изменение реквизитов»:

1. Выделите строки в списке. Ctrl+щелчок добавляет строку к выделению, Shift+щелчок выделяет диапазон, Ctrl+A — весь видимый список.
2. В меню «Ещё» выберите команду изменения выделенных элементов.
3. В открывшейся форме поставьте флажок у нужного поля и укажите новое значение.
4. Нажмите «Изменить реквизиты» и проверьте сообщения: строки, которые не удалось записать, программа покажет отдельно.

В БП 3.0 та же обработка доступна для любого справочника через Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Групповое изменение реквизитов.

Кто что поменял

Если в базе включено версионирование объектов, у карточки появляется история изменений: кто, когда и какое поле правил. Это помогает, когда «само поменялось». В Бухгалтерии настройка находится в разделе Администрирование → Общие настройки, в блоке истории изменений.

Поиск в справочнике и защита от двойных записей

Три способа найти элемент

• 🔍 Строка поиска. Наберите часть слова — список отфильтруется по всем видимым колонкам. Подходит в 90 % повседневных случаев.
• 🎯 Расширенный поиск (Ctrl+F). Выбираете конкретное поле, например ИНН или артикул, и вариант сравнения: по началу строки, по любой части или точное совпадение.
• 🗂️ Отбор в режиме «Список». Если элемент лежит неизвестно в какой группе, переключитесь на плоский список: поиск в иерархическом режиме при некоторых настройках показывает только текущую группу.

Для поиска в документе используйте ввод по строке. Начните печатать наименование прямо в поле — программа подскажет подходящие элементы. F4 открывает форму выбора, Shift+F4 очищает поле.

Откуда берутся дубли

Дубли появляются, когда элемент не нашли и завели заново. Типичные причины:

• ✍️ разное написание: «ООО Ромашка», «Ромашка ООО», «ООО “Ромашка”»;
• 🔤 латинская «С» или «О» вместо кириллической — на глаз не отличить, а поиск их не находит;
• 🔁 обмен с другой базой, который не сопоставил элементы и создал новые;
• 📥 повторная загрузка одного и того же файла.

Контрагентов программа частично защищает: при вводе ИНН, который уже есть в справочнике, Бухгалтерия предупреждает о совпадении. Номенклатуру по наименованию никто не проверяет — тут контроль на пользователе.

Как найти и объединить дубли

В конфигурациях на БСП для этого есть обработка «Поиск и удаление дублей». В БП 3.0 она лежит в Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных.

1. Выберите справочник, в котором ищете.
2. Задайте правило сравнения: по наименованию с точным совпадением или «похожие слова», по ИНН, по артикулу.
3. Запустите поиск — программа сгруппирует подозрительные записи.
4. В каждой группе отметьте оригинал, который остаётся.
5. Выполните замену: ссылки в документах и других справочниках переедут на оригинал, а дубли будут помечены на удаление или удалены.

Пометка на удаление и окончательное удаление

Удаление в 1С двухступенчатое. Так задумано, чтобы нельзя было одним нажатием испортить документы, где этот элемент выбран.

Шаг 1. Пометка. Выделите строку и нажмите Del или кнопку пометки. Программа спросит подтверждение. Элемент остаётся в базе, но перечёркнут, и в новые документы его выбрать нельзя без предупреждения. Повторное Del снимает пометку — ошибку исправить легко.

Шаг 2. Удаление помеченных. Окончательно записи удаляет обработка «Удаление помеченных объектов». В БП 3.0 путь: Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Удаление помеченных объектов. Обработка проверяет ссылки и удаляет только то, что нигде не используется.

Если элемент выбран хотя бы в одном документе, обработка его не удалит и покажет, где он встречается. Варианты дальше:

Сразу удалить элемент без пометки (Shift+Del) обычный пользователь не может: у него нет такого права, и это правильно. Предопределённые элементы, которые созданы разработчиком конфигурации, удалить нельзя — их использует программный код.

Ссылки на удалённые элементы

Если запись удалили в обход проверки ссылок — например, через конфигуратор или кривую обработку, — в документах на её месте появится <Объект не найден> с внутренним кодом. Это битая ссылка. Её лечат восстановлением из резервной копии или тестированием и исправлением базы в конфигураторе, где можно создать объекты взамен потерянных.

Загрузка справочника из Excel и других файлов

Набирать тысячу позиций вручную незачем. Порядок выбора способа:

Пошагово: загрузка номенклатуры из Excel

1. Подготовьте файл: одна строка — один товар, в первой строке названия колонок, без объединённых ячеек и промежуточных итогов.
2. Откройте список номенклатуры и найдите команду загрузки в командной панели или в меню «Ещё».
3. В открывшейся форме вставьте данные из Excel в таблицу или укажите файл.
4. Сопоставьте колонки файла с полями справочника: наименование, артикул, единица, ставка НДС, штрихкод.
5. Посмотрите предварительный результат. Программа покажет, какие строки найдены в справочнике, какие будут созданы как новые и в каких ошибка.
6. Выберите группу для новых элементов и выполните загрузку.

Ключевая колонка для сопоставления — артикул или ИНН. Наименование меняется («Бумага А4» и «Бумага офисная А4»), а артикул и ИНН нет. Если в файле есть такая колонка, выбирайте поиск по ней, и повторная загрузка обновит существующие элементы, а не наплодит новых.

Частые вопросы