Как вывести на печать оборотно-сальдовую ведомость и баланс

Оборотно-сальдовая ведомость живёт в разделе Отчёты → Стандартные отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость. Задаёте период и организацию, жмёте Сформировать — и на экране таблица с остатками и оборотами по всем счетам. Печать и выгрузка в файл — кнопками на верхней командной панели самого отчёта.

Регламентированный бухгалтерский баланс формируется в другом месте — Отчёты → Регламентированные отчёты (сервис 1С-Отчётность). Это официальная форма для ИФНС, и печатается она иначе, чем ОСВ. Ниже — обе задачи по отдельности: как получить ОСВ, как свести по ней ошибки и как вывести на печать именно баланс по форме Минфина.

Пути и названия относятся к 1С:Бухгалтерия 8.3 (конфигурация БП 3.0) в интерфейсе «Такси».

Формируем оборотно-сальдовую ведомость

Откройте Отчёты → Стандартные отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость. В шапке отчёта:

1. Выберите период — чаще всего год, квартал или месяц. Рядом есть кнопка выбора стандартного периода (Год, Квартал, Произвольный).
2. Проверьте поле Организация — если в базе их несколько, ОСВ строится по одной.
3. Нажмите Сформировать.

Получится таблица: по каждому счёту — сальдо на начало периода (Дт/Кт), обороты за период (Дт/Кт) и сальдо на конец. Внизу — итоговая строка, где дебет и кредит обязаны сойтись.

Настройка показателей и детализации

Кнопка Показать настройки (или Настройки) открывает панель, где ОСВ превращается из общей сводки в рабочий инструмент. Основные вкладки:

• 📑 Группировка — вывести только синтетические счета или раскрыть до субсчетов. Флажок По субсчетам показывает, например, не общий счёт 60, а 60.01 и 60.02 отдельно.
• 🔍 Отбор — оставить один счёт, одну организацию, одно подразделение. Удобно, когда баланс нужен не целиком, а по участку.
• 📊 Показатели — добавить колонки с валютными суммами, количеством, забалансовыми данными.
• 🎨 Оформление — шрифт, выделение отрицательных значений цветом.

После любой правки настроек жмите Сформировать заново — отчёт не пересчитывается сам.

Отправляем ОСВ на принтер

Когда ведомость на экране, печать вызывается прямо из отчёта — отдельно сохранять его не нужно.

• Кнопка с изображением принтера на верхней панели — печать текущего табличного документа.
• Сочетание Ctrl + P — то же самое.
• Пункт Печать в меню Ещё (если панель свёрнута).

Откроется стандартное окно печати Windows: там выбираете принтер, число копий и диапазон страниц. Перед тем как нажать «Печать» в этом окне, загляните в предварительный просмотр — большие ОСВ часто не влезают по ширине (об этом ниже, в настройке макета).

Выгрузка ОСВ в Excel, PDF и другие файлы

Любой стандартный отчёт 1С — это табличный документ, и его можно сохранить в файл кнопкой Сохранить (значок дискеты) на панели отчёта либо через Ctrl + S. Программа предложит выбрать формат:

Самые частые — xlsx (для работы с цифрами) и PDF (для отправки без изменений). При сохранении в Excel каждая колонка ОСВ ложится в свою ячейку, формулы и итоги остаются числами — с ними можно работать дальше.

Рядом с кнопкой сохранения обычно есть кнопка отправки по почте (значок конверта): она сразу вложит отчёт письмом в выбранном формате, если в базе настроена учётная запись электронной почты.

Если выгружаете ОСВ в Excel регулярно (например, для сверки с контрагентами), сохраните настройки отчёта: в меню Ещё → Сохранить настройки задайте вариант с нужной детализацией и отбором. В следующий раз не придётся заново включать субсчета и колонки — выберете готовый вариант и сразу сформируете.

Ищем ошибки через анализ счетов

Если ОСВ «не бьётся» — красные суммы, непонятное сальдо не на том счёте, развёрнутое сальдо там, где его быть не должно, — переходить к печати баланса рано. Разберитесь с данными.

Удобный приём: кликните дважды по сумме прямо в ОСВ. Отчёт провалится на уровень ниже — покажет обороты по субсчетам, а следующий клик доведёт до карточки счёта и конкретных документов. Это самый быстрый способ дойти от итога до «виноватого» документа, не выходя из отчёта.

Для детального разбора есть соседние стандартные отчёты в том же разделе Отчёты → Стандартные отчёты:

• 📘 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту — та же логика, но по одному счёту с разбивкой по субконто (контрагенты, договоры, номенклатура).
• 📗 Анализ счёта — обороты счёта в разрезе корреспондирующих счетов. Видно, откуда и куда «ушли» суммы.
• 📙 Карточка счёта — хронологический список всех проводок по счёту. Сюда проваливаются, когда нужно увидеть каждый документ.

Типичные находки: развёрнутое сальдо по счёту 60 или 62 (аванс и задолженность по одному контрагенту не свернулись из-за разных договоров), остаток на 19 счёте без принятого НДС, «зависшие» копейки на 90 или 91 после закрытия месяца.

Простой пример разбора. В ОСВ по счёту 62 конечное сальдо 300 000 ₽ по дебету и 120 000 ₽ по кредиту одновременно. Проваливаемся в «Оборотно-сальдовую ведомость по счёту 62» с группировкой по контрагентам и договорам: оказывается, по договору поставки покупатель должен 300 000 ₽ (дебет), а по второму договору внёс аванс 120 000 ₽ (кредит). Сальдо развёрнуто правильно — сворачивать его в балансе нельзя, это две разные строки: дебиторка в активе и аванс полученный в пассиве.

Такой разбор показывает, зачем ОСВ нужна перед балансом: баланс сворачивает и перегруппировывает остатки счетов по статьям, а ОСВ хранит их в исходном виде — именно по ней вы доказываете каждую цифру отчётности.

Формируем регламентированный бухгалтерский баланс

ОСВ — внутренний отчёт. Официальный бухгалтерский баланс (форма по приказу Минфина № 66н) формируется в сервисе регламентированной отчётности.

Откройте Отчёты → Регламентированные отчёты (в некоторых базах пункт называется «1С-Отчётность»). Дальше:

1. Нажмите Создать — откроется список видов отчётов.
2. Выберите Бухгалтерская отчётность (полный комплект: баланс, отчёт о финансовых результатах и приложения).
3. Укажите организацию и отчётный период (как правило — год).
4. Нажмите Создать — откроется форма отчёта с разделами, баланс среди них.
5. На верхней панели нажмите Заполнить → Текущий отчёт (или Все разделы). Программа подтянет суммы из учётных данных.

После заполнения проверьте баланс: актив должен равняться пассиву. Внизу формы работает кнопка Проверка — встроенные контрольные соотношения подсветят расхождения ещё до сдачи.

Полезный приём: встаньте курсором на сумму в строке баланса и вызовите расшифровку (двойной клик по ячейке или команда расшифровки в форме). Программа покажет, из остатков каких счетов и субсчетов сложилась статья. Так вы связываете конкретную строку баланса с данными ОСВ, не сверяя их вручную по листам.

Разделы отчёта (баланс, отчёт о финансовых результатах, приложения) печатаются и выгружаются по отдельности либо комплектом — печать и сохранение запускаются из той же формы, где вы его заполняли.

Начиная с отчётности за 2025 год состав и правила заполнения форм регулирует ФСБУ 4/2023 «Бухгалтерская (финансовая) отчётность»; сами бланки по-прежнему утверждены приказом № 66н.

Печатаем баланс: обычная и машиночитаемая форма

В открытой форме регламентированного отчёта кнопка Печать даёт выбор, и это ключевой момент.

• Форма с двумерным штрихкодом (машиночитаемая) — именно её сдают в ИФНС на бумаге. Штрихкод по краям страницы инспекция считывает сканером.
• Форма без штрихкода (PF, «как в бланке») — для внутренних нужд, подписи директора, подшивки в дело.

Выбирайте форму осознанно: для сдачи в налоговую на бумаге нужна версия со штрихкодом, иначе отчёт могут не принять. Для архива и контрагентов достаточно обычной.

Там же, в меню печати, доступно сохранение в PDF — удобно, когда баланс отправляют по ЭДО или прикладывают к письму. По факту основная сдача отчётности идёт электронно через оператора прямо из 1С (кнопка Отправить), а бумажная печать нужна для подписи и хранения.

Настройка макета и параметров страницы

И ОСВ, и печатная форма баланса — табличные документы, поэтому настройка печати у них одинаковая. Открывается через главное меню программы: Файл → Параметры страницы (когда отчёт активен на экране).

Что настраивается:

• Ориентация — книжная или альбомная. Широкую ОСВ с субсчетами и валютой почти всегда печатают альбомной.
• Масштаб — задать процент вручную или выбрать По ширине страницы, чтобы таблица не обрезалась справа.
• Поля — уменьшите, если не хватает буквально пары сантиметров.
• Колонтитулы — номер страницы, дата, название организации внизу или вверху листа.

Чтобы шапка таблицы (названия колонок) повторялась на каждом листе многостраничного отчёта, в табличном документе задают область печати и фиксируют строки заголовка через Таблица → Названия (команды работы с табличным документом доступны, когда отчёт открыт). Если не уверены, где команда в вашем релизе, — ориентируйтесь на предварительный просмотр: он сразу покажет, попала ли шапка на второй лист.

Частые проблемы при печати и как их обойти