Печать и сохранение документов 1С в PDF: от кнопки «Сохранить» до рассылки

Чтобы получить PDF из 1С, откройте печатную форму документа (Печать → нужная форма) и нажмите кнопку Сохранить с иконкой дискеты. В открывшемся окне отметьте формат Adobe PDF (.pdf) и выберите, куда положить файл: на компьютер или в присоединённые файлы документа. Распечатать готовый PDF-файл можно прямо из этой формы кнопкой Печать или из любой программы просмотра PDF.

Типичная ситуация: покупатель просит счёт и акт «в PDF, сканы не нужны». Бухгалтер печатает на бумагу, подписывает, сканирует — и тратит на это десять минут вместо одной. Все современные конфигурации на платформе 8.3 (Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1, Управление торговлей 11, УНФ) умеют отдавать печатные формы в PDF сами, без принтера и сканера. Порядок действий одинаковый, потому что механизм печати у них общий.

1. Сохранить печатную форму в PDF штатной кнопкой

Это основной способ. Он работает для документов, справочников и большинства регламентированных форм.

Пошагово

1. Откройте документ, например Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) в Бухгалтерии 3.0.
2. Нажмите Печать в командной панели и выберите форму: «Счёт на оплату», «Акт об оказании услуг», «УПД» и т. д.
3. В окне печатной формы нажмите кнопку с дискетой (Сохранить).
4. В блоке форматов отметьте Adobe PDF (.pdf). Можно отметить сразу несколько форматов, например PDF и Excel.
5. Выберите способ сохранения:
   • 💾 Сохранить на компьютер — программа спросит папку;
   • 📎 Присоединить к документу — файл попадёт в присоединённые файлы, и его всегда можно будет найти по скрепке в карточке документа.
6. Нажмите Сохранить.

Если кнопки «Сохранить» нет

Так бывает с отчётами, внешними печатными формами и старыми доработками. Здесь выручает платформа: любой табличный документ на экране можно записать в PDF через главное меню.

1. Нажмите на значок главного меню (три полоски в левом верхнем углу окна).
2. Выберите Файл → Сохранить как (в некоторых версиях — Файл → Сохранить копию).
3. В поле «Тип файла» укажите Документ PDF (*.pdf).
4. Задайте имя и папку.

Этот путь годится и для отчётов: оборотно-сальдовой ведомости, анализа счёта, карточки счёта. Сформируйте отчёт, щёлкните мышью по таблице, чтобы активной стала именно она, и сохраните.

Как сделать PDF красивым до сохранения

PDF повторяет то, что вы видите в режиме печати. Поэтому раскладку страниц правят до сохранения:

• 📐 Файл → Параметры страницы — ориентация, поля, масштаб. Для широких отчётов ставьте альбомную ориентацию и «По ширине страницы».
• 👁 Файл → Предварительный просмотр — проверьте, не режется ли таблица на две страницы.
• ✏️ Печатную форму можно поправить прямо на экране: в окне формы есть флажок Редактирование. Правка действует только на этот экземпляр, в базе ничего не меняется.

2. Как распечатать PDF-файл, который уже лежит в 1С

Вторая половина запроса — когда PDF уже есть: договор от контрагента, скан входящей накладной, выписка. Такие файлы хранятся в присоединённых файлах документа или справочника.

1. Откройте документ или карточку контрагента и нажмите на скрепку (или ссылку Файлы в шапке формы).
2. Выделите нужный PDF.
3. Откройте его двойным щелчком или командой Открыть. 1С передаст файл программе, которая назначена в Windows для PDF.
4. Распечатайте из программы просмотра: Ctrl+P, выбор принтера, число копий.

В списке присоединённых файлов типовых конфигураций есть и команда печати файла: она отправляет PDF на принтер через ту же программу просмотра, без ручного открытия. Если не видите её на панели, загляните в меню Ещё.

Тот же принцип при работе через удалённый рабочий стол: просмотрщик PDF нужен на сервере терминалов, а не на вашем ноутбуке.

3. Печать в PDF через виртуальный принтер

Виртуальный принтер притворяется обычным принтером, но вместо бумаги создаёт файл. Он нужен, когда штатное сохранение не подходит:

• 🧾 форма печатается из внешней обработки, которая сама отправляет задание на принтер;
• 🗂 нужно склеить в один PDF документы из разных мест базы;
• 🖨 требуется точная копия того, что вышло бы на бумаге, с настройками конкретного драйвера.

Microsoft Print to PDF

Встроен в Windows 10, Windows 11 и Windows Server 2016 и новее, ничего ставить не надо.

1. В печатной форме нажмите Печать (иконка принтера) или Ctrl+P.
2. В списке принтеров выберите Microsoft Print to PDF.
3. Нажмите Печать — Windows спросит, куда сохранить файл .

Если принтера нет в списке, включите его: Панель управления → Программы и компоненты → Включение или отключение компонентов Windows → Печать в PDF (Майкрософт).

Сторонние виртуальные принтеры

Сравнение способов получить PDF

4. Настроить печатные формы перед выгрузкой в PDF

Чаще всего проблема не в PDF, а в самой печатной форме: нет печати, не та форма, лишние копии.

Счёт и акт с печатью и подписью

Контрагенты любят PDF-счёт, где уже стоят печать и подпись руководителя. В Бухгалтерии 3.0 это делается так:

1. Откройте карточку организации: Главное → Организации.
2. Найдите раздел Логотип и печать.
3. Загрузите картинки: логотип, оттиск печати, подписи руководителя и главного бухгалтера. Лучше PNG с прозрачным фоном.
4. В документе выберите форму с пометкой «с печатью и подписями».

Выбор формы и число копий

В окне печатной формы слева или сверху есть настройки комплекта: какие формы печатать и в скольких экземплярах. Количество копий влияет на PDF так же, как на бумагу: два экземпляра — две копии в файле. Перед сохранением в PDF ставьте 1.

Своя печатная форма

Если типовой формы не хватает (другая шапка, дополнительная колонка), правильный путь — внешняя печатная форма или расширение конфигурации . Подключается она в разделе Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки. Править макеты типовой конфигурации напрямую не стоит: при обновлении правки придётся переносить. Для мелких правок есть встроенный редактор макетов — Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Макеты печатных форм.

5. Пакетная печать: несколько документов в одном PDF

Когда в конце месяца нужно отдать клиенту 20 актов, по одному их никто не сохраняет.

Групповая печать из списка

1. Откройте журнал документов , например список реализаций.
2. Отберите нужные строки: по контрагенту, по периоду.
3. Выделите документы: Ctrl + щелчок по каждому, Shift + щелчок для диапазона или Ctrl+A для всех.
4. Нажмите Печать → нужная форма. Откроется одна печатная форма, где документы идут друг за другом.
5. Сохраните её в PDF кнопкой Сохранить.

Получится один PDF, в котором каждый документ начинается с новой страницы.

Комплект документов

Если клиенту всегда нужны счёт-фактура, накладная и акт вместе, используйте печать комплекта. В меню Печать документов реализации типовых конфигураций есть пункт для печати комплекта и его настройки: один раз отмечаете нужные формы и число экземпляров, дальше комплект печатается и сохраняется одной командой.

Отдельный файл на каждый документ

Штатная групповая печать склеивает всё в один табличный документ. Если нужен отдельный PDF на каждый акт с именем вида Акт_125_ООО_Ромашка.pdf, есть два пути:

• 🖨 виртуальный принтер с автосохранением по шаблону имени и печать документов по очереди;
• 🧑‍💻 небольшая внешняя обработка, которая перебирает документы и записывает каждую форму в PDF.

Ядро такой обработки — одна строка платформенного метода. Табличный документ печатной формы записывается в файл так:

// ТабДок — сформированная печатная форма (ТабличныйДокумент)
ИмяФайла = "C:\Выгрузка\Акт_" + СокрЛП(Документ.Номер) + ".pdf";
ТабДок.Записать(ИмяФайла, ТипФайлаТабличногоДокумента.PDF);

Метод Записать с типом ТипФайлаТабличногоДокумента.PDF есть в платформе 8.3 и работает на клиенте и на сервере. На сервере путь указывается от лица сервера 1С, а не вашего компьютера.

6. Отправить PDF контрагенту из 1С без ручной пересылки

Сохранить файл и прикрепить его к письму в почтовой программе — лишний шаг. Типовые конфигурации отправляют PDF сами.

Отправка по электронной почте

1. Один раз настройте учётную запись почты: Администрирование → Органайзер, раздел почты. Понадобятся адрес, пароль приложения (для Яндекса и Mail.ru — именно пароль приложения, а не от ящика) и, если сервер нестандартный, адреса SMTP/IMAP.
2. В печатной форме нажмите кнопку с конвертом (Отправить).
3. Выберите формат вложения — PDF — и при желании упаковку в архив.
4. 1С создаст письмо: адрес подставится из контактной информации контрагента, вложение уже прикреплено. Проверьте текст и отправьте.

Рассылка отчётов по расписанию

Для отчётов (например, сверка или остатки для руководителя) есть механизм рассылок: в форме отчёта найдите команду рассылки в меню Ещё. В настройке указываете получателей, формат PDF и расписание — 1С будет формировать и отправлять файл сама. Для работы по расписанию в файловой базе программа должна быть запущена, в клиент-серверной рассылку выполняет сервер.

Когда PDF по почте не подходит

PDF-файл по почте — это копия, а не юридически значимый документ. Если вы с контрагентом хотите отказаться от бумажных оригиналов, переходите на ЭДО: там документ подписывается квалифицированной электронной подписью, а счёт-фактура в электронном виде без КЭП вообще не имеет силы. Для первички стороны по соглашению могут использовать и другие виды электронной подписи.

7. Почему не печатается или не сохраняется PDF из 1С

Если PDF получается слишком тяжёлым

Обычный акт в PDF весит 30–100 КБ. Если файл тянет на несколько мегабайт, виновата картинка в макете: огромный логотип или скан печати в высоком разрешении. Уменьшите изображение до 300–600 пикселей по большей стороне и загрузите заново в карточку организации.

Частые вопросы