Автонумерация в 1С: нумераторы, префиксы и периодичность номеров

Номер новому документу и код новому элементу справочника 1С присваивает сама: берёт последнее значение в последовательности и прибавляет единицу. Управляют этим два уровня — свойства объекта в конфигураторе (длина, тип, периодичность номера) и прикладные настройки в самой программе (префиксы организации и информационной базы).

Тема общая для платформы: механизм один и тот же в БП 3.0, ЗУП 3.1 и УТ 11, различается лишь путь к префиксу организации. Пути и названия даны для платформы 8.3 с интерфейсом «Такси».

Что присваивает номер: код справочника и номер документа

В 1С два разных реквизита-идентификатора, и настраиваются они по-разному.

• 🔢 Код — у элементов справочника. Хранится в стандартном реквизите Код.
• 🧾 Номер — у документов. Хранится в стандартном реквизите Номер.

Оба могут заполняться автоматически при записи нового объекта, если включена автонумерация. Платформа находит максимальное значение в последовательности и выдаёт следующее. Для справочника последовательность — это все элементы (или ветка подчинения, смотря как настроены серии кодов), для документа — все документы данного вида (или общего нумератора) внутри периода.

Настройка живёт в конфигураторе — в свойствах объекта метаданных. Пользователь в режиме «1С:Предприятие» на эти свойства не влияет, он лишь видит результат. Поэтому «настроить автонумерацию» почти всегда означает открыть конфигуратор , а менять поведение в рабочей базе типовой конфигурации без снятия с поддержки не стоит.

Автонумерация кода в справочниках

Откройте в конфигураторе нужный справочник, вкладка «Данные». За нумерацию отвечают несколько свойств.

1. Длина кода — сколько знаков в коде. Если 0 — код не используется вовсе.
2. Тип кода — Число или Строка. Числовой удобен для автонумерации, строковый — когда в коде есть буквы или ведущие нули важны как символы.
3. Автонумерация (флажок) — новый элемент получает код автоматически.
4. Контроль уникальности — платформа не даст записать два элемента с одинаковым кодом.
5. Серии кодов — в каких границах код уникален и считается.

Поле «Серии кодов» — ключевое для иерархических справочников:

При строковом типе автонумерация тоже работает: платформа наращивает числовую часть, а ведущие нули сохраняет (000012 → 000013). Строковый код выбирают, когда в нём должны быть буквы или фиксированная ширина с нулями важна как часть обозначения — например, артикулы номенклатуры.

Серии кодов удобно разобрать на примере. Справочник «Договоры» подчинён справочнику «Контрагенты». При серии В пределах подчинения владельцу у каждого контрагента договоры нумеруются со своей единицы: у одного — 1, 2, 3, у другого — снова 1, 2, 3. При серии Во всём справочнике код был бы сквозным по всем договорам сразу. Для подчинённых справочников почти всегда нужен первый вариант.

Нумерация документов и общие нумераторы

У документа за номер отвечает вкладка «Нумерация» в свойствах объекта. Набор свойств похож на справочник, но добавляются два важных.

• Длина номера и Тип номера (Число/Строка) — как у кода.
• Автонумерация и Контроль уникальности — аналогично.
• Периодичность — в каких границах по времени номер уникален и когда последовательность начинается заново. Значения: Непериодический, В пределах года, В пределах квартала, В пределах месяца, В пределах дня.
• Нумератор — ссылка на отдельный объект-нумератор, если документ должен нумероваться совместно с другими видами документов.

Периодичность В пределах года — самая частая для учётных документов: с 1 января счётчик обнуляется и новый год начинается с номера 1. Для непериодических документов номер растёт бесконечно и никогда не сбрасывается сам.

Когда нужен общий нумератор

Объект «Нумератор» создаётся в ветке Общие → Нумераторы. Он задаёт единые длину, тип и периодичность и назначается сразу нескольким видам документов. Тогда все они берут номера из одной последовательности.

Это нужно, когда по закону или регламенту счета-фактуры разных видов (на реализацию, на аванс) должны нумероваться подряд, без пересечений. В типовых конфигурациях такие нумераторы уже настроены — трогать их обычно не требуется.

А что с журналами документов

Отдельно журнал документов не нумеруется — у него нет своего реквизита номера. Журнал лишь показывает в одном списке документы разных видов, а каждый из них хранит собственный номер по своим настройкам. Поэтому «настроить нумерацию журнала» на практике означает настроить нумерацию тех видов документов, что в него входят, — или назначить им общий нумератор, если нужен единый подряд идущий счёт.

Префиксы и составной номер документа

В типовых конфигурациях номер документа, который вы видите в списке, — составной. Выглядит он примерно так: ТД-00-000123. Собирает его не платформа, а прикладной механизм префиксации (подсистема стандартных подсистем, БСП). Части номера:

• Префикс информационной базы — чтобы номера из разных узлов обмена не пересекались.
• Префикс организации — чтобы у каждой фирмы была своя серия.
• Порядковый номер — то самое значение, что наращивает платформа.

Префикс организации задаётся в её карточке. В БП 3.0 — раздел Главное → Организации, открыть карточку, поле «Префикс» (как правило, два символа). В ЗУП 3.1 и УТ 11 организация и её префикс находятся в разделе Настройки (точное название подраздела может отличаться по релизу).

Префикс информационной базы настраивается при организации обмена данными (РИБ или синхронизация). Если база одна и обменов нет, он обычно пустой, и в номере остаются только префикс организации и порядковый номер.

Нет «маски» номера — и это нормально

Частое ожидание: задать шаблон вроде СЧ-{ГОД}-{000} и получить любой формат. В платформе 8.3 такого конструктора масок для номеров нет. Формат номера документа складывается из трёх фиксированных частей — префикс базы, префикс организации, порядковый номер нужной длины. Менять можно именно эти части, а не произвольную строку-шаблон.

Если нужен действительно особый формат (буквы, разделители, год внутри номера), есть два пути:

• 🔧 строковый тип номера и заполнение по своему алгоритму в обработчике ПриУстановкеНовогоНомера — это доработка конфигурации;
• 🔤 аккуратная настройка префиксов, если достаточно «буквенной» приставки перед обычным числом.

Сквозная нумерация при нескольких организациях

Здесь чаще всего возникает путаница. Когда в базе несколько организаций, возможны два сценария, и выбирают их именно префиксом.

• Раздельная нумерация. У каждой организации свой префикс — номера ТД-... и РГ-... идут параллельно, каждый со своей единицы. Это поведение по умолчанию и, как правило, желаемое: так номера одной фирмы не «перескакивают» из-за документов другой.
• Сквозная (общая) нумерация. Если префиксы организаций одинаковы (или не заданы), документы одного вида нумеруются подряд, независимо от того, какая организация в них указана.

На порядковый номер влияет и периодичность. При В пределах года у каждой организации (с учётом её префикса) последовательность обнуляется в начале года — это нормально и ожидаемо.

Как сбросить или изменить нумерацию

«Сбросить нумерацию» просят в двух ситуациях: номера пошли с пропусками, или нужно снова начать с единицы посреди периода.

Сначала о пропусках — чаще всего это не ошибка. Платформа резервирует номер в момент начала записи. Если запись откатилась (пользователь закрыл форму без сохранения, не прошла проверка, оборвалась транзакция), зарезервированный номер пропадает, и в последовательности остаётся «дырка». Пропуски в номерах сами по себе не нарушают учёт и для внутренних документов некритичны.

Если номера всё же надо выровнять или начать заново:

1. Дождаться смены периода. При периодичности В пределах года счётчик сам обнулится 1 января. Это самый безопасный способ.
2. Изменить периодичность в конфигураторе. Например, переключить с Непериодический на В пределах года. Требует снятия с поддержки (для типовой) и реструктуризации.
3. Перенумеровать специальной обработкой. Для массовой перенумерации существуют внешние обработки; применять их нужно в копии базы, проверив результат, потому что они напрямую меняют реквизит Номер у проведённых документов.

Если нужно просто поправить номер одного документа — снимите флажок автонумерации на форме (в типовых это обычно значок-замок или команда рядом с полем номера) и впишите значение вручную. Контроль уникальности при этом не даст задвоить номер.

Отдельно про длину номера. Если документов за год стало больше, чем вмещает заданная длина (например, перевалило за 9999 при четырёх знаках), дальше платформа номер не выдаст. Лечится это увеличением длины номера в конфигураторе с последующей реструктуризацией — то есть снова через копию базы и в нерабочее время. Поэтому длину сразу закладывают с запасом на годовой объём документов, а не впритык.

Частые вопросы