Как оформить и рассчитать больничный в программах 1С

Больничный в 1С:ЗУП 3.1 оформляют документом в разделе Зарплата → Больничные листы, в 1С:Бухгалтерии 3.0 — через Зарплата и кадры → Больничные листы. Дальше программа сама подтянет данные электронного листка, рассчитает пособие по стажу и среднему заработку, удержит НДФЛ и подготовит сведения для СФР.

Бумажных бланков больше нет: с 2022 года листок оформляется только в электронном виде (ЭЛН). Сотрудник приносит не справку, а номер больничного — по нему 1С и получает всю информацию.

Ниже — порядок действий для обеих конфигураций, логика расчёта пособия, обмен с фондом и проводки по той части, которую платит работодатель.

С чего начать: данные сотрудника и настройка обмена

Перед вводом первого больничного убедитесь, что по сотруднику есть всё для расчёта. Если заработка за два прошлых года в базе нет (человек недавно устроился), понадобится справка о доходах с прежних мест или данные из СФР.

Стаж вводится в карточке сотрудника по кнопке Трудовая деятельность (или Стаж) — именно от него зависит процент оплаты. Если стаж не заполнен, 1С посчитает пособие по минимальной ставке, и сумма выйдет заниженной.

Обмен с фондом настраивается в Отчётность, справки → 1С‑Отчётность. Без действующей подписки на 1С‑Отчётность получить данные ЭЛН автоматически не получится — номер листка придётся вводить вручную, а сведения запрашивать отдельно.

Как завести больничный в 1С:ЗУП 3.1

Основной инструмент — документ Больничный лист. Порядок такой:

1. Откройте Зарплата → Больничные листы и нажмите Создать.
2. Выберите организацию и сотрудника.
3. В поле номера укажите номер ЭЛН и нажмите Получить данные из СФР (кнопка загрузки листка). Программа запросит сведения о периоде нетрудоспособности и причине.
4. Проверьте подтянувшиеся даты начала и окончания, причину нетрудоспособности и процент оплаты по стажу.
5. На вкладке Главное посмотрите рассчитанную сумму, на вкладке Оплата — разбивку по дням.
6. Проведите документ.

Причина нетрудоспособности подставляется из листка автоматически и влияет на расчёт. 01 — заболевание, 02 — травма, 09 — уход за членом семьи, 05 — отпуск по беременности и родам. От кода зависит, сколько дней оплачивает работодатель и облагается ли пособие НДФЛ.

Начисленная сумма попадёт в ближайший документ Начисление зарплаты и взносов и будет выплачена вместе с зарплатой — в части, которую платит работодатель.

Больничный в 1С:Бухгалтерии 3.0

Если зарплату вы ведёте прямо в Бухгалтерии (это доступно для небольшого штата), документ находится в разделе Зарплата и кадры → Больничные листы. Механика та же, что в ЗУП, но набор полей проще.

Для крупного штата с кадровым учётом и сложными начислениями логичнее вести расчёт в ЗУП, а в Бухгалтерию переносить итоги синхронизацией. В одной Бухгалтерии больничный удобно оформлять, когда сотрудников немного и начисления несложные.

Если вы работаете в связке ЗУП + Бухгалтерия, заводите больничный только в ЗУП. При синхронизации сумма и проводки перенесутся в Бухгалтерию сами. Дублировать документ в обеих базах не нужно — это приведёт к двойному начислению.

Как считается пособие: средний заработок и стаж

Пособие 1С считает по формуле: средний дневной заработок умножается на число календарных дней болезни и на процент по стажу.

Средний дневной заработок = заработок за два календарных года перед годом болезни ÷ 730. Берётся только доход, с которого платились взносы, и в пределах годового лимита базы. Если фактический заработок ниже минимального, 1С сама пересчитает пособие по МРОТ.

Процент по страховому стажу:

• 🟢 8 лет и более — 100%;
• 🟡 от 5 до 8 лет — 80%;
• 🟠 до 5 лет — 60%;
• 🔴 менее 6 месяцев — не выше МРОТ за полный месяц.

Больничный по уходу за ребёнком до 8 лет оплачивается в размере 100% среднего заработка независимо от стажа — это отдельное правило, и 1С применяет его автоматически по коду причины.

Разберём на цифрах. Пусть заработок сотрудника за два расчётных года (в пределах лимита базы) составил 800 000 и 900 000 руб. Средний дневной заработок: (800 000 + 900 000) ÷ 730 = 2328,77 руб. При стаже 7 лет процент оплаты — 80%, значит дневное пособие равно 2328,77 × 0,8 = 1863,01 руб. За 10 дней болезни начислят 18 630,14 руб., из которых первые 3 дня (5589,04 руб.) выплатит работодатель, остальное — фонд. 1С выполнит этот расчёт сама, но прикинуть порядок суммы полезно, чтобы заметить незаполненный стаж или заработок.

Прикиньте сумму до проведения документа — так проще заметить, что где-то не заполнен стаж или заработок:

Кто платит и как идёт обмен с СФР

С 2021 года в стране действуют прямые выплаты. Это меняет логику: работодатель больше не выдаёт всю сумму и не зачитывает её во взносы.

Распределение простое:

• первые 3 дня болезни самого сотрудника (коды 01, 02) платит работодатель за свой счёт;
• с 4-го дня и далее пособие платит СФР напрямую сотруднику на карту или счёт;
• больничный по уходу за ребёнком, карантину, протезированию и беременности СФР оплачивает полностью с первого дня, работодатель не участвует деньгами.

Обмен устроен проактивно: медучреждение передаёт листок в СФР, фонд формирует запрос и присылает его работодателю. Запросы приходят в Отчётность, справки → Рабочее место СЭДО (социальный электронный документооборот).

Что нужно сделать бухгалтеру:

1. Открыть входящий запрос в рабочем месте СЭДО.
2. Проверить и дозаполнить сведения о сотруднике (реквизиты для выплаты, районный коэффициент, период).
3. Подписать и отправить ответ в фонд.

Отдельные реестры сведений, как было раньше, в большинстве случаев формировать уже не нужно — данные уходят в ответ на проактивный запрос. Реестр по форме фонда остаётся для отдельных случаев, и 1С формирует его в том же рабочем месте.

Сроки тут жёсткие: ответить на запрос фонда работодатель должен в течение 3 рабочих дней со дня его получения. После этого СФР назначает и перечисляет пособие в течение 10 рабочих дней. Если тянуть с ответом, выплата сотруднику сдвигается ровно на столько, на сколько задержали сведения.

Проводки и удержание НДФЛ

Проводки формируются только на ту часть, которую платит работодатель, — первые 3 дня. Часть СФР через бухгалтерию работодателя не проходит и движений по счёту 70 не создаёт.

Счёт затрат (20, 26, 44) 1С подставляет по способу отражения, заданному для начислений сотрудника или подразделения.

Про НДФЛ важно помнить: пособие по временной нетрудоспособности облагается налогом. Со своей части налог удерживает работодатель, со своей — СФР как налоговый агент. Пособие по беременности и родам НДФЛ не облагается — по нему удержания нет. Страховыми взносами больничные не облагаются ни в одной части.

В отчётность пособие попадает так: часть работодателя и удержанный с неё НДФЛ отражаются в расчёте 6‑НДФЛ по вашей организации. Часть, которую выплатил фонд, в вашу отчётность по НДФЛ не входит — за неё как налоговый агент отчитывается сам СФР. 1С формирует 6‑НДФЛ с учётом этого распределения автоматически, вручную суммы фонда добавлять не нужно.

Особые ситуации: продолжение, увольнение, совместители

Не каждый больничный укладывается в простую схему «открыл — закрыл — оплатил». Несколько случаев, которые встречаются чаще других.

Продолжение больничного. Если лечение затянулось, первый листок закрывают и выдают продолжающий ЭЛН со ссылкой на предыдущий. В 1С на него заводят отдельный документ Больничный лист и отмечают, что это продолжение. Расчётный период и средний заработок берутся по дате начала первичного листка, поэтому сумма за день остаётся прежней.

Болезнь после увольнения. Если человек заболел в течение 30 календарных дней после увольнения и ещё не устроился на новое место, бывший работодатель обязан оплатить больничный. Такое пособие считается в размере 60% среднего заработка независимо от стажа. В документе для этого указывают, что сотрудник на дату болезни уже уволен.

Внешний совместитель. Если сотрудник в оба расчётных года работал у тех же работодателей, что и сейчас, пособие он вправе получать по каждому месту. У вас оформляется свой больничный на ту ставку, что ведётся в вашей базе. Если же места работы за два года менялись, порядок сложнее — тогда ориентируйтесь на справки о заработке, которые приносит сам сотрудник.

Районный коэффициент. Для сотрудников из районов с коэффициентом его применяют к пособию по МРОТ (когда расчёт идёт по минимуму). Коэффициент задаётся в настройках организации или подразделения, и 1С учитывает его автоматически — проверьте, что он заполнен.

Частые ошибки при оформлении больничного

🔸 Не заполнен стаж — пособие считается по минимуму. Проверьте карточку сотрудника до проведения документа.

🔸 Нет заработка за прошлые годы — для нового сотрудника внесите данные из справки о доходах с прежнего места, иначе 1С возьмёт только МРОТ.

🔸 Проигнорирован запрос СЭДО — сотрудник не получает часть от фонда. Регулярно открывайте рабочее место СЭДО.

🔸 Пересечение с отпуском или другим больничным — программа предупредит, но сумму всё равно нужно перепроверить вручную.

🔸 Неверный код причины — от него зависит число дней за счёт работодателя и обложение НДФЛ. Код приходит из листка, менять его вручную без основания нельзя.

🔸 Больничный закрыт, а выплаты нет — проверьте, отправлен ли ответ на запрос фонда и верны ли реквизиты сотрудника для прямой выплаты.

Частые вопросы