Как найти нужный элемент в справочнике 1С быстро: строка поиска, отборы, иерархия

Найти элемент справочника в 1С 8.3 можно за пару секунд: откройте список, нажмите Ctrl+F, введите часть наименования и нажмите Enter. Если нужен не один элемент, а выборка, используйте отбор по полю через пункт Все действия → Настроить список. А если вы не помните, в каком справочнике лежит нужное, поможет полнотекстовый поиск.

Ниже — все способы по порядку: от самого простого к тому, что требует настройки. Рассказываем про управляемые формы 1С 8.3, в которых сегодня работает большинство конфигураций: Бухгалтерия, ЗУП, УТ, Розница.

Строка поиска в форме списка: что умеет из коробки

Откройте любой справочник, например Контрагенты или Номенклатура. Над таблицей находится поле поиска. Курсор в нём — значит можно писать.

Что происходит, когда вы вводите текст:

• 🔎 1С ищет по колонкам, которые видны в списке;
• 🔎 находит вхождение слова в любом месте строки, а не только в начале;
• 🔎 учитывает несколько слов: «ООО Ромашка» найдёт запись, где есть оба слова;
• 🔎 строка подсвечивается, остальные записи скрываются.

Чтобы вернуть полный список, очистите поле или нажмите крестик справа.

Поле ищет только по тому, что отображено в колонках. Если ИНН в списке не выведен, по ИНН вы ничего не найдёте. Добавьте колонку: в списке нажмите Все действия → Изменить форму и включите нужное поле. Либо щёлкните правой кнопкой по заголовку таблицы и выберите настройку колонок — в зависимости от конфигурации доступен один из вариантов.

Поиск по значению в одной колонке

Нужна запись с конкретным ИНН, а не «все, где встречается эта цифра»? Встаньте курсором на ячейку в колонке ИНН и нажмите Ctrl+Alt+F. Откроется поле для ввода значения, и поиск пойдёт только по этой колонке. Для кодов, артикулов и ИНН это точнее общего поля.

Быстрый отбор и дополнительные реквизиты: сузить список до нужных записей

Строка поиска показывает записи, где что-то совпало. Отбор работает иначе: он оставляет в списке только записи, подходящие под условие. Разница заметна на больших справочниках. Например, нужны все контрагенты с признаком «Поставщик» или вся номенклатура одной группы.

В большинстве списков отбор настраивается так:

1. Откройте справочник.
2. Нажмите Все действия → Настроить список.
3. Перейдите на вкладку Отбор.
4. Выберите поле, вид сравнения и значение.
5. Нажмите Закончить редактирование.

Условия сравнения, которые пригодятся чаще всего:

• Равно — точное совпадение;
• Содержит — часть строки;
• В списке — любое из нескольких значений;
• Заполнено и Не заполнено — удобно искать записи без ИНН или без банковского счёта;
• Больше, Меньше — для чисел и дат.

Отбор по дополнительным реквизитам и сведениям

Если в базе включены дополнительные реквизиты (то есть свои поля у справочника), они появляются в списке полей отбора. Их можно использовать так же, как и стандартные. Включается эта возможность в разделе Администрирование — ищите настройки общих реквизитов и дополнительных сведений.

Практический пример: вы завели у контрагентов реквизит «Менеджер», и теперь нужны все клиенты одного сотрудника. Добавляете отбор Менеджер = Иванов — и в списке остаются только его клиенты.

Иерархические справочники: поиск по группам и вложенным папкам

Номенклатура, подразделения, статьи затрат часто устроены деревом. Тут у поиска есть своя специфика.

В списке с группами слева обычно показано дерево, справа — элементы выбранной группы. Если вы вбиваете текст в строку поиска, находясь в одной группе, 1С может искать только внутри неё. Нашли не всё — поднимитесь на уровень выше или выберите корень.

Что помогает ориентироваться:

• 📂 кнопка Режим просмотра (или пункт Просмотр → Список в Все действия) показывает все элементы одним списком, без деления на папки. В нём удобно искать «по всей базе»;
• 📂 на дереве групп можно искать так же: поставьте курсор в дерево и начните вводить название группы;
• 📂 если в списке нужно видеть только группы, настройте отбор по полю Это группа (в некоторых конфигурациях оно называется иначе).

Если вы нашли элемент, но не понимаете, в какой он папке, откройте его карточку и посмотрите поле Входит в группу (название зависит от справочника).

Сложные условия: расширенный отбор и условное оформление

Когда одного условия мало, в Настроить список комбинируйте несколько. Все условия по умолчанию объединяются через «И». Это значит, что запись должна подходить под каждое из них.

Пример для справочника контрагентов: нужны все юридические лица без КПП.

Если нужна логика «ИЛИ» (например, поставщики или покупатели), в окне настройки добавьте группу условий и поменяйте тип группы. Конкретное расположение этой кнопки зависит от версии платформы: ищите её рядом со списком условий.

Порядок и оформление

На соседних вкладках настройки списка есть ещё два инструмента:

• Порядок — по какому полю сортировать результат. Если ищете недавно созданные записи, сортируйте по дате изменения или по коду в убывающем порядке;
• Условное оформление — подсветка строк по условию. Например, окрасить красным контрагентов без ИНН: они сразу бросаются в глаза даже без отбора.

Сохранённые настройки можно сделать личными. Для этого в окне настройки есть сохранение в виде варианта. Тогда в следующий раз не придётся собирать отбор заново.

Мини-кейс: найти всех контрагентов без ИНН за пять шагов

Задача из практики: перед сдачей отчётности нужно проверить, у кого из контрагентов не заполнен ИНН.

1. Откройте справочник Контрагенты.
2. Выведите в список колонку ИНН, если её нет.
3. Зайдите в Все действия → Настроить список и на вкладке Отбор добавьте условие ИНН — Не заполнено.
4. Отсортируйте результат по наименованию.
5. Пройдите список сверху вниз и заполните реквизиты из карточек контрагентов или договоров.

Весь список обычно не проверяют глазами: отбор оставляет только проблемные записи. Если таких пара десятков, исправить их можно за один подход. Когда отбор больше не нужен, отключите условие, чтобы коллеги не удивлялись неполному списку. Условие Не заполнено подходит и для других полей: КПП, банковский счёт, адрес, ответственный.

Полнотекстовый поиск: когда не знаешь, где лежит искомое

Строка в списке работает внутри одного справочника. Если вы помните только фрагмент комментария или номер документа и не знаете, где он, нужен полнотекстовый поиск. Он ищет по всей базе: справочники, документы, регистры.

Включить его проще всего через Все функции → Стандартные → Управление полнотекстовым поиском. Пункт Все функции может быть скрыт; тогда сначала включите его в настройках интерфейса (параметры программы, раздел отображения команд).

Порядок включения:

1. Откройте Управление полнотекстовым поиском.
2. Нажмите Установить полнотекстовый поиск, если он ещё не включён.
3. Нажмите Обновить индекс и дождитесь окончания.
4. Закройте форму. Теперь вызывайте поиск комбинацией Ctrl+Alt+M или через панель инструментов.

Индекс не обновляется мгновенно. Если вы только что создали элемент, а в полнотекстовом поиске его нет, это нормально: подождите очередного обновления или запустите его вручную. Чтобы поиск работал стабильно, в той же форме включите регламентное обновление индекса. Тогда база сама поддерживает его актуальным.

Полнотекстовый поиск учитывает словоформы: запрос «договоры» найдёт и «договор». Для технических значений вроде ИНН, артикулов и номеров он иногда менее удобен, чем поиск в самом списке. Выбирайте инструмент под задачу.

Поиск в веб-клиенте и на разных устройствах

В браузере всё устроено почти так же, но есть нюансы.

• 🌐 Сочетание Ctrl+F в браузере может перехватываться самим браузером и открывать поиск по странице. Если в поле не попадает курсор, щёлкните по нему мышью. Другой вариант — нажать кнопку поиска на форме списка.
• 🌐 Некоторые сочетания, например Ctrl+Alt+F, бывают заняты расширениями браузера или системой. Если не срабатывает, используйте пункты меню Все действия.
• 🌐 В мобильном клиенте строка поиска находится в верхней части списка, а отбор открывается через меню действий.

Поведение самих списков одинаково в тонком и веб-клиентах: отборы, порядок, иерархия работают так же. Различаются только горячие клавиши и расположение некоторых кнопок.

Если после ввода текста ничего не происходит, проверьте раскладку клавиатуры. Частая ситуация: слово набрано в английской раскладке, и 1С честно ничего не находит.

Почему поиск ничего не находит: быстрая проверка

Прежде чем грешать на базу, пройдите короткий список. Он закрывает большую часть жалоб «в справочнике нет записи, а она точно была».

Отдельно о помеченных на удаление. Такие записи в списке показываются с перечёркнутым значком. В некоторых справочниках они скрыты настройкой отбора, а в других видны всегда. Если нужная запись пропала после чистки базы, проверьте, не была ли она удалена при обработке Удаление помеченных объектов.

И ещё один случай: у пользователя могут быть ограничены права на чтение части записей. Тогда его список короче, чем у коллеги. Это не сбой поиска, а настройка доступа, и решает её администратор.

Частые вопросы