Как оформить совместителя и совмещение в 1С:ЗУП 3.1

Половину ошибок в учёте начинают с подмены понятий: «совмещение» и «совместительство» — это разные вещи, и оформляются в 1С по-разному. Совмещение — это доплата за дополнительную работу в своё же рабочее время, без отдельного договора. Совместительство — это второй трудовой договор и работа в свободное от основной время, не более 4 часов в день.

Отсюда и развилка в программе. Совмещение в 1С:ЗУП 3.1 вводят документом «Совмещение» (разовая доплата к основной должности). Совместителя — отдельным документом «Приём на работу» с видом занятости «Внутреннее совместительство» и своей долей ставки. Ниже — что настроить, какими документами оформить оба случая, как это ложится в график, табель, расчёт зарплаты и отчётность.

Чем отличаются совмещение и совместительство в терминах программы

Разница не только юридическая — она определяет, какой объект заводить в базе. Совместитель — это отдельная строка штатного расписания и отдельный «Сотрудник», хотя физлицо одно. Совмещение — это начисление-доплата, привязанное к основной должности, без нового сотрудника и без отдельного рабочего места.

Есть и внешнее совместительство — когда человек работает у вас, а основное место у другого работодателя. В 1С оно оформляется так же, как внутреннее, но видом занятости «Внешнее совместительство»; по нему не ведётся основной табель и не подаются некоторые сведения, которые даёт основной работодатель.

Что включить в настройках перед началом

Документ «Совмещение» по умолчанию может быть скрыт. Чтобы он появился, включите соответствующее начисление.

1. Откройте Настройка → Расчёт зарплаты → Настройка состава начислений и удержаний.
2. Перейдите на вкладку «Прочие начисления».
3. Поставьте флажок про совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания и увеличение объёма работ.
4. Запишите настройку.

После этого в разделе Зарплата появляется журнал документов «Совмещение», а в списке начислений — вид расчёта с тем же названием.

Для совместителей отдельных настроек не нужно — приём оформляется стандартным документом. Но проверьте штатное расписание (если оно ведётся): позиция, на которую берёте совместителя, должна в нём быть, иначе при приёме не из чего выбрать должность и долю ставки.

Как оформить внутреннего совместителя

Совместитель — это новый «Сотрудник», связанный с тем же «Физическим лицом». Программа сама подскажет, что физлицо с такими данными уже есть, и предложит привязать карточку — соглашайтесь, иначе задвоится ИНН и СНИЛС в отчётности.

1. Откройте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения и создайте «Приём на работу».
2. В поле выбора сотрудника начните вводить ФИО уже работающего человека — программа найдёт физлицо и создаст для него нового сотрудника.
3. В поле «Вид занятости» выберите «Внутреннее совместительство».
4. Укажите подразделение и должность по второй работе, дату приёма.
5. Задайте долю ставки — для совместителя она не больше 0,5 (не более половины нормы по ст. 284 ТК РФ).
6. На вкладке оплаты укажите оклад (или тариф) по этой позиции и график работы совместителя.
7. Проведите документ.

Так как физлицо одно, НДФЛ и страховые взносы программа посчитает по совокупному доходу человека, а стандартные вычеты на детей применит один раз — дублирования не будет. Это и есть главная причина привязывать совместителя к существующему физлицу, а не заводить нового.

Как оформить совмещение должностей и профессий

Совмещение не создаёт нового сотрудника. Основной работник остаётся на своём месте, а за дополнительную работу ему назначается доплата.

1. Откройте в разделе Зарплата журнал «Совмещение» и создайте документ.
2. Выберите сотрудника (его основную позицию).
3. Укажите период совмещения — с какой по какую дату действует доплата.
4. Выберите совмещаемую должность (профессию) или причину — расширение зон обслуживания, увеличение объёма работ, исполнение обязанностей отсутствующего.
5. Задайте размер доплаты.

Размер доплаты в 1С можно задать тремя способами:

• 💰 Фиксированной суммой — например, 12 000 ₽ в месяц. Удобно, когда сумма согласована «в рублях».
• 📊 Процентом от оклада — скажем, 30 % от оклада по основной должности.
• 🧮 Произвольной формулой — если в организации принят свой порядок (процент от оклада совмещаемой должности, доплата за фактические дни и т. п.).

Конкретный размер закон не устанавливает — он определяется соглашением сторон (ст. 151 ТК РФ). Документ «Совмещение» сам по себе доплату не начисляет помесячно до бесконечности: он действует в указанный период, а сумма попадает в начисление зарплаты за соответствующие месяцы.

Графики работы и табель

Для совместителя график обязателен — именно по нему считается норма времени и оплата. Создайте отдельный график (например, по 4 часа в день) в Настройка → Графики работы сотрудников и укажите его в приёме. Не ставьте совместителю тот же полный график, что и по основной работе — это нарушит норму в 4 часа и завысит начисление.

В табеле совместитель отражается отдельной строкой — по своему сотруднику и своей позиции. Его часы не смешиваются с часами по основной должности, хотя физлицо одно.

С совмещением всё проще: отдельного рабочего времени у него нет. Человек делает дополнительную работу в свои же часы, поэтому в табеле основной должности ничего не меняется — доплата идёт помимо учёта времени. Отдельную строку в табеле на совмещение заводить не нужно.

Расчёт зарплаты и отражение в отчётности

При начислении зарплаты за месяц обе ситуации подтягиваются автоматически, если документы проведены.

Совместитель. В документе «Начисление зарплаты и взносов» появится отдельная строка по сотруднику-совместителю. Оплата — пропорционально отработанному по его графику времени (ст. 285 ТК РФ). При окладе 40 000 ₽ и доле 0,5 за полностью отработанный месяц выйдет 20 000 ₽; если из 20 плановых смен отработано 15, то 20 000 ÷ 20 × 15 = 15 000 ₽.

Совмещение. Доплата начислится отдельным видом расчёта. Пример: доплата 30 % от оклада 50 000 ₽ — это 15 000 ₽ за полный месяц. Если совмещение действовало 15 рабочих дней из 21, программа пересчитает: 15 000 ÷ 21 × 15 = 10 714,29 ₽.

При расчёте аванса (первой половины месяца) совместитель попадает в него на общих основаниях — его начисление считается за фактически отработанную часть периода. Доплату за совмещение в аванс обычно не включают, если она задана суммой или процентом от оклада, — она целиком ложится в окончательный расчёт за месяц. Это зависит от настройки самого начисления, поэтому при расхождении сумм в первую очередь проверьте, за какую половину месяца оно назначено.

В отчётности логика такая:

• 🧾 6-НДФЛ и РСВ — суммируются по физлицу. Один человек = один ИНН и СНИЛС, поэтому доходы по основной работе, совместительству и доплате за совмещение попадают в отчёты как доход одного человека.
• 📤 ЕФС-1 (сведения о трудовой деятельности) — приём и увольнение внутреннего совместителя показываются отдельными кадровыми мероприятиями с признаком совместительства. Совмещение в этот подраздел не попадает — трудовых отношений оно не создаёт.
• 🏥 Взносы на травматизм в составе ЕФС-1 идут в Социальный фонд России (СФР — так с 2023 года называется объединённый ПФР и ФСС).

Как прекратить совмещение и уволить совместителя

Эти операции часто упускают, а зря — от них зависят итоговые суммы и корректность стажа.

Прекращение совмещения. По закону и работодатель, и работник могут отказаться от совмещения досрочно, письменно предупредив другую сторону за три рабочих дня (ст. 60.2 ТК РФ). В 1С досрочное окончание оформляют, ограничив дату окончания в документе «Совмещение» (в некоторых релизах для этого есть отдельный документ прекращения). После этого доплата перестаёт начисляться с указанной даты, а за последний месяц пересчитается пропорционально отработанным дням.

Увольнение совместителя. Увольняют совместителя отдельным документом — Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → «Увольнение», выбрав именно сотрудника-совместителя, а не основную позицию физлица.

• Компенсация за неиспользованный отпуск считается по стажу этой должности — он у совместителя свой и обычно короче.
• Основное место работы при этом не трогается: физлицо продолжает работать по основной должности.
• В ЕФС-1 автоматически сформируется мероприятие «Увольнение» с признаком совместительства.

Частые ошибки и как их не допустить

Перечень того, что чаще всего ломает учёт именно в этих двух операциях.

• ❌ Совместителю завели новое физлицо. Задвоение в 6-НДФЛ, РСВ и персонифицированных сведениях. Исправляется объединением карточек физлиц, но лучше не допускать.
• ❌ Совмещение оформили приёмом на работу. Появляется лишний сотрудник, лишняя строка в ЕФС-1 и неверная норма времени. Доплата за совмещение не требует приёма — только документа «Совмещение».
• ❌ У совместителя полный график. Норма превышает законные 4 часа в день, начисление завышено. Ставьте отдельный график на половину нормы или меньше.
• ❌ Доплату за совмещение «забыли закрыть». Период в документе не ограничили — доплата продолжает начисляться. Контролируйте даты окончания.
• ❌ Оклад совместителя указали уже с учётом 0,5. Получается четверть ставки: программа ещё раз умножит на долю. Оклад вводится полный, долю ставки 1С применяет сама.