Выгрузка XML отгрузки из 1С для загрузки в кабинет налоговой

Файл поставки для личного кабинета ФНС создают из документа отгрузки: в 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), проверьте документ и выгрузите его электронную форму в XML по формату ФНС. Готовый файл проверяют по XSD-схеме и загружают в кабинет с квалифицированной электронной подписью.

Под «файлом поставки» в разговоре с налоговой почти всегда имеют в виду XML-файл УПД или товарной накладной. Его просят в ответ на требование о представлении документов или для передачи данных об отгрузке. Не путайте с файлом поставки конфигурации (*.cf) — это дистрибутив программы, налоговой он не нужен.

Что проверить в справочниках до выгрузки

XML-формат ФНС строгий. Пустое обязательное поле или неверная длина реквизита — и файл не пройдёт проверку. Поэтому начинают не с документа, а со справочников.

Карточка организации

Откройте Главное → Организации и проверьте:

• 🏢 ИНН и КПП. У юрлица ИНН из 10 цифр и КПП из 9, у ИП ИНН из 12 цифр, КПП нет.
• 📍 Юридический адрес. Заполните через форму ввода адреса, а не одной строкой в поле.
• ✍️ Подписи. Руководитель и главный бухгалтер с датой начала полномочий. Если документ подписывает другой сотрудник — нужны его ФИО, должность и основание полномочий.
• 🧾 Код налогового органа. Без него программа не сможет сформировать идентификатор получателя.

Контрагент-покупатель

В Справочники → Контрагенты у покупателя должны быть:

• полное наименование, как в ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
• ИНН и КПП, которые проходят проверку контрольного числа;
• юридический адрес и, при отгрузке на склад, адрес грузополучателя;
• договор с видом «С покупателем».

Номенклатура

В карточке каждой позиции проверьте:

• 📦 Единицу измерения с кодом ОКЕИ. Штука — 796, килограмм — 166, услуга обычно в «условной единице». Самодельная единица без кода — частая причина отказа.
• 💰 Ставку НДС. Она должна совпадать с той, что стоит в документе.
• 🌍 Страну происхождения и номер декларации — для импортных товаров.
• 🔎 Признак прослеживаемости и РНПТ — для товаров из перечня прослеживаемых.

Как подготовить документ реализации к выгрузке

Электронный файл строится из данных проведённого документа. Что в нём написано, то и попадёт в XML.

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) и найдите нужную отгрузку.
2. Проверьте шапку: организацию, контрагента, договор, дату. Дата документа — дата отгрузки, а не дата выгрузки.
3. Выберите вид документа. Для XML-выгрузки по формату ФНС удобнее всего УПД: он объединяет счёт-фактуру и передаточный документ. Если вы плательщик НДС и выставляете УПД, отметьте выставление счёта-фактуры в самом документе.
4. Пройдите по табличной части: количество, цена, сумма, ставка НДС, сумма НДС. Пересчитайте одну строку вручную. Пример: 12 шт. по 1 500 ₽ без НДС — это 18 000 ₽, НДС 20% — 3 600 ₽, итого 21 600 ₽.
5. Заполните грузоотправителя и грузополучателя, если они отличаются от продавца и покупателя.
6. Проведите документ и откройте печатную форму УПД. Если в ней пусто какое-то поле, оно будет пустым и в XML.

Какой документ выбрать

Статус 1 — документ одновременно счёт-фактура и первичка. Статус 2 — только первичный документ, без функции счёта-фактуры.

Настройки выгрузки XML: что влияет на результат

Отдельного «окна настроек» для файла поставки в 1С нет. Результат задают три вещи.

Формат электронного документа. Программа сама формирует XML по актуальному формату ФНС, который заложен в релиз. Поэтому первое правило — работать на свежем релизе конфигурации. Устаревший релиз может выгрузить файл по формату, который налоговая уже не принимает.

Настройки ЭДО с контрагентом. Если с покупателем настроен электронный документооборот, в настройках отправки указывают, какой формат использовать для реализации: УПД или накладную с актом. Эти же настройки срабатывают при выгрузке в файл.

Идентификаторы участников. В имени файла и внутри XML записываются идентификаторы отправителя и получателя. Если ЭДО с контрагентом нет, программа подставит данные по ИНН и КПП.

Пример имени файла УПД:

ON_NSCHFDOPPR_2BM-7701234567-770101001_2BE-5001234567-500101001_20261007_9c3e1a7b-....xml

Разбор:

• ON_NSCHFDOPPR — тип файла: счёт-фактура и документ об отгрузке от продавца;
• первый идентификатор — получатель, второй — отправитель;
• 20261007 — дата формирования;
• в конце — уникальный GUID.

Создание файла поставки: шаги в 1С:Бухгалтерии

Есть два рабочих пути. Выбор зависит от того, зачем налоговой понадобился файл.

Путь 1. Выгрузка XML из документа

1. Откройте проведённую реализацию.
2. В командной панели найдите меню ЭДО. В нём есть команда выгрузки электронного документа в файл, без отправки оператору.
3. Программа сформирует XML и, если подключена подпись, предложит подписать его. Подпись сохраняется отдельным файлом рядом с XML.
4. Выберите папку на диске. Создайте под выгрузку отдельный каталог, например D:\FNS\2026-10-trebovanie, чтобы файлы не потерялись среди других.
5. Откройте папку и убедитесь, что имя файла начинается с ON_, а размер больше нуля.

Если нужно выгрузить несколько отгрузок, проще выделить их в списке документов и выполнить команду для группы. Каждый документ даст свой XML.

Путь 2. Ответ на требование через 1С-Отчетность

1. Откройте Отчеты → 1С-Отчетность и найдите входящее требование.
2. Создайте ответ: представление документов.
3. Добавьте документы из информационной базы — выберите нужные реализации.
4. Программа сформирует электронные документы в формате ФНС, опись и подпишет пакет.
5. Отправьте ответ. Налоговая получит его через оператора, без кабинета.

Проверка XML по XSD-схеме перед отправкой

К каждому формату ФНС публикует XSD-схему на nalog.gov.ru вместе с текстом формата. Схема описывает, какие теги обязательны, какой длины поля и какие значения допустимы.

Чем проверить

Проверка командой xmllint:

xmllint --noout --schema ON_NSCHFDOPPR_1_997_01_05_03_01.xsd ON_NSCHFDOPPR_....xml

Имя XSD подставьте из скачанного архива формата. Если ошибок нет, утилита напишет validates. Иначе — номер строки и тег, где схема нарушена.

Что смотреть глазами

• 🔤 Кодировка. Первая строка файла: <?xml version="1.0" encoding="windows-1251"?>. Форматы ФНС используют именно windows-1251. Если открыть файл в блокноте и сохранить в UTF-8, файл испортится.
• 🔢 ИНН и КПП в тегах продавца и покупателя.
• 📅 Даты в формате ДД.ММ.ГГГГ.
• ➕ Суммы. Сумма с НДС равна сумме без НДС плюс НДС в каждой строке и в итоге.

Загрузка файла поставки в личный кабинет ФНС

Порядок зависит от того, через какой кабинет вы работаете.

Личный кабинет юрлица или ИП

1. Войдите в кабинет с КЭП руководителя или уполномоченного лица.
2. Найдите раздел, где направляют документы и ответы на требования.
3. Укажите требование, на которое отвечаете, и прикрепите XML.
4. Подпишите отправку КЭП и отправьте.
5. Дождитесь квитанции о приёме. Сохраните её вместе с файлом.

Сервис отчётности на сайте ФНС

Если кабинет не принимает такой тип документа, используют сервис представления налоговой и бухгалтерской отчётности в электронном виде на nalog.gov.ru:

1. В программе «Налогоплательщик ЮЛ» загрузите XML и сформируйте транспортный контейнер.
2. Подпишите контейнер КЭП.
3. Загрузите контейнер в сервис и отправьте.
4. Проверьте статус: файл принят или отклонён с протоколом ошибок.

Сроки по требованию

На требование о представлении документов в рамках проверки отвечают в течение 10 рабочих дней со дня получения (статья 93 НК РФ). Если не успеваете, подайте уведомление о невозможности представить документы в срок — его направляют в течение рабочего дня, следующего за днём получения требования.

Отказы и ошибки при загрузке XML

Налоговая возвращает протокол с кодом и текстом ошибки. Ниже — то, что чаще всего ломает файл поставки, и что делать.

Ошибки, которые не видны при проверке схемы

XSD проверяет форму, но не смысл. Эти ошибки проходят валидацию, а вопросы появляются потом:

• 📆 Дата УПД не совпадает с датой отгрузки в книге продаж — расхождение при сверке с декларацией по НДС.
• 👥 Покупатель с неверным КПП — например, головного подразделения вместо обособленного.
• 🧮 Округление НДС. В 1С НДС считается по строкам, в итоге может быть разница в копейку с ручным расчётом. Это нормально, если сумма совпадает с книгой продаж.
• 🔁 Исправленный документ. Если ранее выставляли УПД и потом исправляли, выгружайте исправление с номером и датой исправления, а не новый документ.

Частые вопросы о файле поставки для ФНС