Ввод на основании в 1С: как создать связанный документ

Чтобы создать документ на основании, не нужно заполнять его заново. Откройте исходный документ, нажмите кнопку Создать на основании в его командной панели и выберите из списка, что ввести — например, из заказа сделать реализацию, а из реализации счёт-фактуру. 1С сама перенесёт контрагента, договор, список товаров, суммы и ставки НДС, вам останется проверить и провести.

Главное заблуждение новичков: будто «на основании» — это обязательная жёсткая связь, которую потом нельзя разорвать. Это не так. Ввод на основании — это просто автозаполнение полей нового документа данными старого. После создания вы можете менять в новом документе что угодно, а исходный к нему никак не привязан через отдельное обязательное поле (кроме случаев, когда у документа есть реквизит «Основание», как у счёта-фактуры).

Ниже — где искать кнопку, как пройти всю цепочку от заказа до оплаты, какие документы на основании каких вводятся и что делать, если нужного пункта в списке нет.

Что такое ввод на основании и как он работает

Ввод на основании — встроенный механизм платформы 1cv8. Для каждого документа разработчики конфигурации заранее задают список документов, которые можно создать на его базе, и правила переноса данных. Когда вы нажимаете Создать на основании, срабатывает процедура заполнения: новый документ открывается уже с подставленными значениями.

Что переносится в типичном случае:

• 🏢 контрагент и договор;
• 📦 табличная часть с номенклатурой, количеством и ценами;
• 💰 суммы, ставки и суммы НДС;
• 🏬 организация, склад, подразделение;
• 📅 иногда — ссылка на исходный документ в реквизит «Основание».

Перенос работает в одну сторону — от «родителя» к «потомку». Изменение потомка не меняет исходный документ, и наоборот. Если вы после создания реализации поправите количество в заказе, в уже созданной реализации оно не обновится — это два самостоятельных документа.

Где находится кнопка «Создать на основании»

Кнопка живёт в двух местах, и это главный вопрос у тех, кто её «не может найти».

В открытом документе. Откройте нужный документ (например, Реализация (акты, накладные)). В верхней командной панели формы есть кнопка Создать на основании — иногда с текстом, иногда в виде значка «лист со стрелкой». Нажмите на неё (или на треугольник-стрелку рядом) — выпадет список доступных документов.

В форме списка. В журнале документов выделите нужную строку одним кликом и нажмите Создать на основании на командной панели списка. Открывать сам документ при этом необязательно.

Если текстовой кнопки не видно, она спрятана под кнопкой Ещё — разверните меню Ещё и найдите пункт Создать на основании. Состав выпадающего списка зависит от того, на каком документе вы стоите: у заказа покупателя одни варианты, у поступления товаров — другие.

Пошагово: вводим документ на основании

Разберём на сквозном примере: из заказа покупателя делаем реализацию.

1. Откройте исходный документ. Раздел Продажи → Заказы покупателей, выберите нужный заказ.
2. Убедитесь, что исходный документ проведён. На непроведённом документе часть реквизитов может не перенестись, а движений для контроля остатков ещё нет.
3. Нажмите Создать на основании и выберите из списка Реализация (акты, накладные).
4. Откроется новый документ с уже заполненными контрагентом, договором, складом и товарами из заказа.
5. Проверьте перенесённые данные: дату, количество (вдруг отгружаете не всё), цены и ставки НДС.
6. При необходимости отредактируйте строки — удалите то, что не отгружается, или уменьшите количество.
7. Нажмите Провести или Провести и закрыть.

Исходный заказ при этом не меняется и остаётся в журнале. Вы в любой момент можете вернуться к нему и ввести на основании ещё один документ — например, вторую частичную отгрузку.

Второй частый сценарий — на закупках. Оприходовали товар документом Поступление (акты, накладные) и хотите зарегистрировать входящий счёт-фактуру и подготовить оплату:

1. Откройте проведённое поступление. Раздел Покупки → Поступление (акты, накладные).
2. Нажмите Создать на основании → Счёт-фактура полученный.
3. В открывшейся форме укажите номер и дату входящего счёта-фактуры поставщика (их переносить неоткуда — это данные с бумаги поставщика) и проведите.
4. Снова встаньте на поступление, Создать на основании → Платёжное поручение (или Списание с расчётного счёта).
5. Проверьте сумму и реквизиты платежа, проведите.

В итоге из одного поступления вы одной цепочкой получили и счёт-фактуру для вычета НДС, и платёжный документ — без повторного набора контрагента и сумм.

Какие документы на основании каких создаются

Самое полезное — держать в голове типовые цепочки. Ниже частые связки в учёте продаж и покупок. Конкретный набор зависит от конфигурации, но логика общая.

Отдельно стоит счёт-фактура: у него есть реквизит «Основание», куда записывается ссылка на реализацию или поступление. Поэтому СФ почти всегда вводят именно на основании, а не создают с нуля — иначе связь с отгрузкой придётся заполнять руками.

Цепочку можно продолжать: на основании реализации ввести счёт-фактуру, затем по той же реализации — поступление оплаты. Каждый следующий документ наследует данные предыдущего.

Структура подчинённости и документ-основание

Когда документы введены на основании, между ними возникает связь, которую видно в структуре подчинённости.

Чтобы её открыть, в документе нажмите кнопку Структура подчинённости (значок с деревом связей) или Ещё → Связанные документы. Откроется дерево: сверху документ-основание, под ним — всё, что из него вывели.

Это удобно, чтобы:

• 🔗 из реализации быстро перейти к её счёту-фактуре и оплате;
• 🔎 понять, откуда «растут ноги» у документа и кто его породил;
• 🧹 правильно удалять: сначала потомков, потом основание.

Реквизит «Основание» (там, где он есть) хранит прямую ссылку на родителя. Если вы создали счёт-фактуру на основании реализации, в поле «Основание» будет стоять эта реализация. Удалите реализацию — и ссылка повиснет, поэтому помечать на удаление лучше от конца цепочки к началу.

Расширенные возможности: ввод из списка и группой

Кроме одиночного ввода есть приёмы, которые ускоряют работу.

Ввод из формы списка. Не нужно открывать документ: встаёте на строку в журнале и жмёте Создать на основании. Экономит клики, когда обрабатываете пачку документов подряд.

Групповой ввод. В ряде конфигураций (например, в «Управлении торговлей») можно выделить в списке несколько документов с зажатым Ctrl и создать на основании сразу по всем — платформа сформирует потомков по каждому выделенному. Если в вашей конфигурации такой возможности нет, кнопка сработает только по первому документу.

Повторный ввод. По одному основанию можно вводить потомков сколько угодно раз. Из одного заказа — несколько частичных реализаций, из одной реализации — и счёт-фактуру, и возврат.

Ручная корректировка после переноса. Автозаполнение — это черновик. Всё, что подставилось, можно менять: цены, скидки, количество, склад. Перенос данных не блокирует редактирование — проверяйте суммы перед проведением, особенно если в исходном документе были ручные корректировки.

Контроль того, что уже введено. Прежде чем вводить потомка повторно, откройте структуру подчинённости исходного документа — так вы не создадите вторую реализацию или второй счёт-фактуру по ошибке. Это частая причина задвоения выручки и НДС: по одному заказу или поступлению случайно вводят документ дважды.

Ещё один приём для цепочек покупок и продаж — отчёты по взаиморасчётам. Если после ввода на основании оплата и отгрузка «не сходятся», сверьтесь оборотно-сальдовой ведомостью по счёту расчётов с контрагентом (62 — покупатели, 60 — поставщики): так сразу видно, где в цепочке потерялся документ.

Специфика в разных конфигурациях

Механизм ввода на основании одинаков во всех современных конфигурациях на платформе 8.3 — меняется только набор доступных документов, потому что у каждой конфигурации свой состав объектов.

• 1С:Бухгалтерия — цепочки вокруг учёта: реализация → счёт-фактура, поступление → платёжное поручение, авансовый отчёт на основании выдачи денег.
• 1С:Управление торговлей — акцент на продажах и закупках: заказ клиента → реализация → счёт на оплату, заказ поставщику → приёмка.
• 1С:ЗУП — кадровые и расчётные документы: на основании приёма на работу вводят кадровый перевод или начисление, на основании больничного — связанные расчёты.
• 1С:ERP / УНФ — те же принципы, расширенный набор цепочек под производство и управленческий учёт.

Если в вашей конфигурации нужного пункта в списке Создать на основании нет, значит именно эта связка разработчиками не заложена — создавайте документ-потомок обычным способом через раздел меню и заполняйте вручную или через подбор.

Типичные ошибки и как их избежать

Частые проблемы при вводе на основании и что с ними делать.

Частые вопросы