Отбор в 1С: как настроить фильтр в списке и в отчёте

Нужно увидеть только реализации одного контрагента за квартал, а в списке тысяча документов. Или отчёт по остаткам выдаёт всю номенклатуру, хотя нужна одна группа. Это и есть задача для отбора: вы задаёте условие, и 1С показывает только подходящие строки.

Создать отбор в 1С можно тремя способами: быстрым фильтром над списком, отбором по значению прямо из ячейки и условиями в настройках отчёта. Ниже разобраны все три, плюс группы условий, периоды и сохранение настроек. Описание рассчитано на 8.3 с интерфейсом «Такси».

Где в 1С работает отбор и чем виды отличаются

Отбор — это условие вида «поле — вид сравнения — значение». Строки, которые условию не соответствуют, на экран не попадают. Сами данные не меняются и не удаляются: убрали отбор — всё вернулось.

В программе три основных места, где отбор встречается:

• 📋 Динамические списки — документы, справочники, журналы. Здесь есть быстрый отбор над таблицей и расширенные возможности через настройку списка.
• 📊 Отчёты на системе компоновки данных — оборотно-сальдовая ведомость, карточка счёта, анализ счёта и большинство других. Условия задаются в настройках отчёта.
• 🔍 Поиск — это не отбор в строгом смысле, но он часто выручает, когда нужна одна строка, а не выборка.

Если сомневаетесь, с чего начать: для списка берите быстрый отбор, для отчёта — настройки.

Как создать отбор в списке документов или справочника

Самый частый случай — отобрать документы или элементы справочника по одному-двум признакам.

Быстрый отбор над таблицей

Откройте нужный список, например журнал документов или справочник «Контрагенты». Над таблицей обычно стоят поля отбора: организация, контрагент, статус, ответственный. Состав полей зависит от конкретного списка.

1. Выберите значение в нужном поле — из списка или кнопкой выбора.
2. Список обновится сразу. Строки без этого значения исчезнут.
3. Чтобы снять условие, очистите поле крестиком или выберите пустое значение.

💡 Над списком иногда висит подсказка о действующем отборе. Если в списке «пропали» документы, посмотрите сначала туда: часто это забытый отбор, а не потерянные данные.

Отбор по значению в выделенной ячейке

Это самый быстрый приём. Нужны все документы того же контрагента, что и в строке перед глазами?

1. Встаньте на ячейку с нужным значением.
2. Щёлкните правой кнопкой мыши и найдите в контекстном меню команду отбора по значению текущей колонки.
3. Список сократится до строк, у которых в этой колонке такое же значение.

Таким образом можно наложить отборы по нескольким колонкам подряд: сначала по контрагенту, потом по виду операции. Условия складываются через «И».

Настройка списка

Если нужного поля над таблицей нет, откройте настройку списка через меню «Еще» в командной панели. Там можно добавить отбор по любому полю, которое есть у объекта. Принцип тот же, что и в отчётах, и описан в следующем разделе.

Пошагово: условия отбора в отчёте

В отчётах отбор настраивается подробнее, чем в списках. Разберём на примере оборотно-сальдовой ведомости, где нужны обороты только по одному контрагенту.

1. Откройте отчёт. Если сверху есть кнопка «Показать настройки», нажмите её.
2. Перейдите на закладку «Отбор». На простом режиме настроек закладки может не быть, переключитесь в расширенный режим.
3. Нажмите «Добавить новое условие» (на кнопке может быть значок плюса).
4. В колонке «Поле» выберите, что проверяем: «Контрагент», «Организация», «Номенклатура» и так далее.
5. В колонке «Вид сравнения» выберите оператор.
6. В колонке «Значение» укажите, с чем сравнивать.
7. Нажмите «Сформировать».

Обратите внимание на флажок слева от условия: «Использование». Сняли галочку — условие остаётся в списке, но не работает . Удобно, чтобы временно отключить его, не вводя заново.

Виды сравнения: какой выбрать

Для справочников, где есть иерархия, отличайте «Равно» от «В группе». «Равно» с группой найдёт только саму группу, а не её содержимое. Чтобы получить все товары папки, нужно «В группе».

💡 «В списке» избавляет от пяти одинаковых условий «Равно» с «ИЛИ»: перечислите значения в одном условии.

Группы условий: логика И, ИЛИ, НЕ

Когда условий несколько, 1С по умолчанию объединяет их через «И»: строка должна подойти под все. Этого мало, когда нужно «контрагент А или контрагент Б, но только за этот склад».

Для такой логики добавляют группу:

1. На закладке «Отбор» нажмите «Добавить новую группу».
2. Двойным щелчком по названию группы выберите тип: «И», «ИЛИ» или «Не».
3. Перетащите условия внутрь группы или создавайте их уже внутри неё.

Как читаются типы:

• Группа И — выполняются все вложенные условия.
• Группа ИЛИ — достаточно любого из вложенных.
• Группа НЕ — строка проходит, если вложенные условия не выполняются.

Пример. Нужны продажи по двум сетям, но только по складу «Основной». Структура получится такая:

И
 ├─ Склад равно «Основной»
 └─ ИЛИ
     ├─ Контрагент равно «Сеть 1»
     └─ Контрагент равно «Сеть 2»

Внешняя группа «И» требует склад, внутренняя «ИЛИ» пропускает любую из двух сетей. Если вместо этого положить все три условия в одну плоскую группу «ИЛИ», в отчёт попадут продажи с любого склада, и это самая частая причина «лишних» строк.

Отбор по периоду и датам

Период в отчётах бывает двух типов, и путаница между ними даёт «пустой» отчёт.

Параметр периода. Это поля «Период» или «Начало периода» и «Конец периода» в шапке отчёта. Они задают, за какой отрезок собираются данные. Кнопка выбора открывает окно, где можно взять месяц, квартал, год или ввести произвольные даты.

Условие по дате в отборе. Если в документе есть поле с датой (срок оплаты, дата отгрузки), его можно использовать как поле условия: «Дата отгрузки больше или равно 01.03», «Срок оплаты меньше текущей даты».

Чем отличаются на практике:

• параметр периода определяет, какие вообще движения участвуют в отчёте;
• условие по дате отсекает строки внутри уже выбранного периода.

Поэтому, если нужны документы за март, а отчёт ставится на год, пользуйтесь параметром периода. Если нужны долги с просроченным сроком оплаты внутри марта, подойдёт условие по дате.

💡 Конец периода в отчёте включает последний день целиком. Для месяца с 01.03 по 31.03 документы от 31.03 в отчёт попадут, в том числе проведённые вечером.

В списках документов период задают отдельной кнопкой над таблицей, обычно рядом с полем отбора. Он действует независимо от остальных фильтров, поэтому при поиске «пропавшего» документа проверьте и период, и отбор.

Отбор по номенклатуре и контрагентам для анализа

Две задачи встречаются чаще всего: свести данные по группе товаров и по группе контрагентов.

Товары

• Нужна одна группа и всё, что внутри: поле «Номенклатура», вид сравнения «В группе».
• Нужны несколько конкретных позиций: «В списке» и подбор из справочника.
• Нужен товар по части названия: поле «Наименование», вид сравнения «Содержит».

Контрагенты

• Одного контрагента проще отобрать по значению из ячейки в карточке или оборотке.
• Для нескольких подходит «В списке».
• Когда в справочнике есть группы покупателей и поставщиков, используйте «В группе»: тогда отчёт подхватит и новых контрагентов, которых добавят в группу позже, и условие не придётся править.

Последнее и есть главное преимущество групп. Список из двадцати контрагентов нужно обновлять руками, а группа обновляется сама.

В отчёте можно также использовать не только саму номенклатуру, но и её свойства: вид номенклатуры, ставку НДС, единицу измерения. Выберите нужное поле в раскрывающемся перечне, нажав на плюс рядом с названием поля, чтобы увидеть вложенные реквизиты.

Как сохранить настройки отбора и вариант отчёта

Настроенный отбор по умолчанию живёт до закрытия отчёта. Чтобы не повторять настройку каждый раз, сохраните вариант отчёта.

1. Настройте отбор, колонки и группировки.
2. Сформируйте отчёт, убедитесь, что цифры верные.
3. Откройте меню «Еще» в командной панели отчёта и выберите команду сохранения варианта.
4. Введите название, например «Продажи по сетям, склад Основной».
5. Укажите, кому вариант доступен, если в диалоге есть такой выбор.

Сохранённый вариант открывается через команду выбора варианта отчёта. Там же можно переключаться между стандартными вариантами и вашими.

Что полезно знать:

• если вы не хотите менять стандартный вариант, всегда сохраняйте под новым именем;
• изменённый и несохранённый отбор при закрытии отчёта пропадёт, программа может предложить сохранить его;
• пользовательский вариант привязан к отчёту, в котором создан: из оборотки в анализ счёта его не перенести.

Для периодической выгрузки добавьте в вариант и сам период: удобно оформить как «Прошлый месяц» через настройку параметров периода, чтобы не выбирать даты руками.

Если отбор «не работает»: типичные причины

Отбор в 1С редко ломается. Чаще условие настроено не так, как вы думаете. Проверьте по очереди.

• Отчёт пустой. Сняты галочки «Использование» не там, где нужно, или условие противоречит самому себе (например, «Равно А» и «Равно Б» в одной группе «И»). Проверьте тип группы.
• Лишние строки. Условия лежат в плоской группе «ИЛИ» вместо вложенной. Нарисуйте структуру на бумаге, как в примере выше.
• Нет группы товаров целиком. Вместо «В группе» выбрано «Равно». Замените вид сравнения.
• Не находит по части названия. Использован вид сравнения «Равно», а нужно «Содержит». Для «Содержит» в значение вводят фрагмент без звёздочек и масок.
• Отбор по значению даёт не те строки. Проверьте, на какой колонке стояли при выборе команды. Команда берёт значение из текущей колонки.
• Документов нет, хотя вы их вводили. Вспомните про период над списком и про забытый быстрый отбор.
• Условие по полю не удаётся добавить. Поле может быть недоступно в этом отчёте, потому что отчёт строится из других данных. В этом случае нужно брать другой отчёт или другой вариант.

Перед тем как сбрасывать настройки на стандартные, убедитесь, что вы не потеряете сохранённый вариант: сброс затрагивает только текущую настройку, но не удаляет пользовательские варианты.

Частые вопросы