Закрытие счёта 94 в 1С 8.3: куда отнести недостачу

Счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — транзитный. Сумма, которую инвентаризация показала как недостачу, сначала собирается по дебету 94, а затем должна быть полностью списана: на виновного, в расходы или на прочие затраты. Остаток по счёту 94 на конец периода — это сигнал о незакрытой недостаче, а не нормальное сальдо.

Куда именно уйдёт сумма с кредита 94, зависит от одного вопроса: нашли виновного или нет. На него и на норму естественной убыли опирается весь выбор проводки. В 1С:Бухгалтерия 8.3 перенос на 94 делает документ списания, а закрытие счёта — ручная операция. Разберём оба шага с точными путями и проводками.

Что собирается на счёте 94 и почему его нельзя оставить открытым

На дебет 94 попадает балансовая (учётная) стоимость имущества, которого не хватило или которое испортилось:

• 📦 недостача товаров, материалов, готовой продукции по итогам инвентаризации;
• 💰 недостача наличных в кассе;
• 🔧 потери от порчи ценностей, брак при хранении;
• 🏭 недостача основных средств (по остаточной стоимости).

Счёт 94 не имеет самостоятельного экономического смысла — он лишь временно держит сумму потерь, пока бухгалтер определяет источник её покрытия. По Инструкции к Плану счетов (приказ Минфина № 94н) собранные суммы списываются в дебет счетов учёта затрат, расчётов с виновными лицами или прочих расходов.

Как недостача попадает на счёт 94 в 1С 8.3

Сам счёт 94 не заполняют вручную «с нуля» — сумма приходит туда из документа списания. Порядок такой.

1. Проводите инвентаризацию: Склад → Инвентаризация → Инвентаризация товаров. Документ фактические движения не делает, он только фиксирует расхождение учёта и факта.
2. На основании инвентаризации создаёте Списание товаров: Склад → Инвентаризация → Списание товаров (кнопка Создать на основании в форме инвентаризации подставит позиции с недостачей).
3. Проводите — программа формирует проводку Дт 94 Кт 41 (для товаров), Дт 94 Кт 10 (материалы) или Дт 94 Кт 43 (готовая продукция).

Инвентаризация — обязательное условие: списать недостачу без неё нельзя. По Методическим указаниям (приказ Минфина № 49) инвентаризацию проводят в том числе перед годовой отчётностью, при смене материально ответственного лица и при выявлении фактов хищения или порчи. Результат оформляют инвентаризационной описью и сличительной ведомостью — именно они обосновывают сумму, которую вы переносите на 94.

Для недостачи в кассе проводку Дт 94 Кт 50 оформляют операцией вручную после инвентаризации наличных. Для недостающего основного средства сначала списывают амортизацию, затем относят на 94 остаточную стоимость.

После проведения на 94 появился дебетовый остаток. Дальше его нужно закрыть по кредиту — и вот здесь выбор зависит от ситуации.

Списание недостачи с 94 на виновное лицо: пошагово

Это самый частый сценарий на складе и в рознице. Материальная ответственность работника регулируется главой 39 Трудового кодекса.

Шаг 1. Определите размер ущерба. По статье 246 ТК РФ ущерб считают по фактическим потерям исходя из рыночных цен в день причинения, но не ниже балансовой стоимости. Разницу между рыночной и учётной ценой учитывают отдельно.

Шаг 2. Отнесите недостачу на работника. В 1С используйте Операции → Операции, введённые вручную → Создать → Операция. Проводка по балансовой стоимости:

Дт 73.02 Кт 94 — недостача отнесена на материально ответственное лицо

Если взыскиваете по рыночной цене, превышение оформляют через счёт 98.04 «Разница между взыскиваемой суммой и балансовой стоимостью»:

Дт 73.02 Кт 98.04 — разница между рыночной и учётной стоимостью

Шаг 3. Удержите сумму. По статье 248 ТК РФ взыскать с виновного сумму в пределах его среднего месячного заработка работодатель вправе по собственному распоряжению, изданному в течение месяца со дня установления размера ущерба. Больше среднего заработка или с пропуском срока — только через суд.

В 1С:Бухгалтерия с упрощённым учётом зарплаты удержание добавляют в документ начисления зарплаты. Если ведёте учёт в 1С:ЗУП, настраивают вид удержания и переносят в бухгалтерскую базу. Проводки погашения:

Дт 70 Кт 73.02 — удержано из зарплаты работника
Дт 50 Кт 73.02 — работник внёс недостачу в кассу

По мере погашения разницы с 98.04 признают прочий доход: Дт 98.04 Кт 91.01.

Списание 94 в расходы и в пределах норм естественной убыли

Если виновного нет, но недостача укладывается в нормы естественной убыли (усушка, утруска, бой), её списывают на затраты того подразделения, где обнаружена потеря.

Проводка через ручную операцию:

Дт 44 Кт 94 — потери в торговле в пределах норм
Дт 20 (23, 25, 26) Кт 94 — потери в производстве

Нормы естественной убыли утверждаются по отраслям отдельными нормативными актами (для продовольственных товаров, нефтепродуктов, металлопроката и т. д.). Списать в пределах норм можно только то, для чего норма официально установлена. Если по вашему виду товара нормы нет, вся недостача считается сверхнормативной.

Сверхнормативную недостачу при отсутствии виновных относят на прочие расходы:

Дт 91.02 Кт 94 — недостача сверх норм, виновные не установлены

Для этой проводки нужен документ, подтверждающий, что виновных нет: постановление следователя о приостановлении дела, решение суда об отказе во взыскании или акт о факте порчи по объективным причинам.

Проводки по закрытию счёта 94 в разных ситуациях

Соберём типовые связки «ситуация → проводка». Балансовая стоимость попадает на 94 из документа списания, а кредит 94 закрывает ручная операция.

Обратите внимание: по кредиту 94 не может стоять сумма, для которой не определён источник. Каждая строка дебета 94 должна найти свой кредит в одной из этих проводок.

Налоговый учёт недостач и вопрос с НДС

Здесь ошибаются чаще всего, потому что правила бухгалтерского и налогового учёта расходятся.

Естественная убыль в пределах норм уменьшает налог на прибыль как материальные расходы — подпункт 2 пункта 7 статьи 254 НК РФ. Это единственная недостача, которую можно списать в налоговом учёте без дополнительных документов, но строго в пределах утверждённых норм.

Недостача сверх норм при отсутствии виновных признаётся внереализационным расходом только тогда, когда факт отсутствия виновных документально подтверждён уполномоченным органом государственной власти — подпункт 5 пункта 2 статьи 265 НК РФ. На практике это постановление о приостановлении предварительного следствия. Без такого документа сверхнормативную недостачу в расходы по прибыли не берут.

Если виновный возмещает ущерб, сумма возмещения — внереализационный доход (статья 250 НК РФ), а стоимость недостающих ценностей — расход.

Сравним по видам недостач:

Про НДС. Восстанавливать входной налог по недостающим ценностям по общему правилу не нужно: пункт 3 статьи 170 НК РФ содержит закрытый перечень случаев восстановления, и списание из-за недостачи в него не входит. Этой позиции придерживаются суды и в последние годы налоговые органы. Если недостача возникла по вине работника и он возмещает её с НДС — это отдельная ситуация, её согласуйте с учётной политикой.

Частые ошибки при закрытии счёта 94

Разберём, что реально приводит к искажению отчётности, а не повторим шаги выше.

• ❌ Остаток на 94 «переезжает» из месяца в месяц. Счёт транзитный, долгого сальдо на нём быть не должно. Накопленный остаток — верный признак, что решения по недостачам не оформлены.
• ❌ Вся недостача списана в расходы по прибыли без документа госоргана. Сверхнормативную часть без подтверждения отсутствия виновных налоговая снимет из расходов.
• ❌ Списание на виновного без договора о материальной ответственности и без приказа. Отнесли на 73.02, а взыскать законно не можете — удержание оспорят.
• ❌ Удержали из зарплаты больше 20% за один раз в нарушение статьи 138 ТК РФ.
• ❌ Недостача за счёт чистой прибыли. Проводки Дт 84 Кт 94 в типовом учёте нет: источником покрытия недостач прибыль прошлых лет не является.

Как проверить, что счёт 94 закрыт, отчётами 1С

Контроль занимает минуту и выполняется стандартными отчётами.

1. Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту → счёт 94. На конец периода сальдо должно быть нулевым.
2. Если сальдо есть — откройте Карточку счёта 94 (двойным кликом по сумме в ОСВ), чтобы увидеть, какая именно сумма и по какому объекту не закрыта.
3. Для контроля расчётов с виновными смотрите ОСВ по счёту 73.02 в разрезе сотрудников — остаток покажет непогашенные долги.

Если недостача выявлена, но источник покрытия ещё не определён (идёт служебная проверка), корректнее оставить сумму на 94 и закрыть её в том периоде, когда появится основание, чем списать «куда-нибудь», чтобы обнулить счёт.