Выбытие лицензии 1С из учёта: проводки, документы и налоги

Чтобы списать программу 1С с баланса, сначала найдите, на каком счёте она числится. Если лицензия учтена как нематериальный актив, оформите документ «Списание НМА»: накопленная амортизация уйдёт проводкой Дт 05 Кт 04, остаточная стоимость — Дт 91.02 Кт 04. Если программа сидит на расходах будущих периодов (счёт 97), остаток списывают в прочие расходы ручной операцией: Дт 91.02 Кт 97.

Третий вариант — программу уже списали в расходы при покупке. Тогда с баланса убирать нечего: достаточно акта о прекращении использования и, если вели забалансовый учёт лицензии, снятия её с забаланса.

Где числится программа 1С: определяем способ учёта до списания

Коробочная 1С или электронная поставка — это почти всегда неисключительное право: вы получаете лицензию на использование, а исключительное право остаётся у правообладателя. Исключительное право на программу у организации появляется редко: когда она заказала разработку и по договору права перешли к ней.

От этого зависит, как программа попала в учёт и как её теперь списывать.

Почему одна и та же лицензия у разных компаний учтена по-разному

С 2024 года обязателен ФСБУ 14/2022. Он позволяет признать неисключительное право нематериальным активом, если организация его контролирует и будет использовать дольше 12 месяцев. Бессрочная лицензия 1С под это подходит.

Но до перехода многие компании учитывали лицензии на счёте 97 и при переходе оставили старый порядок по ранее купленным программам. Малые предприятия с упрощённым бухучётом часто вообще списывают покупку сразу. Поэтому смотрите учётную политику и фактические остатки, а не общую схему.

Списание исключительного права и лицензии, учтённых как НМА

Нематериальный актив списывают, когда организация перестаёт его использовать и не ждёт от него выгоды. Типичные причины для 1С:

• 🔄 переход на другую программу или конфигурацию;
• 📦 устаревшая версия, которую больше не поддерживают и не используют;
• 🏢 закрытие подразделения, где стояла программа;
• ⚖️ истёк срок действия права по договору.

Что сделать до списания

1. Убедитесь, что амортизация начислена за все прошлые месяцы. Сверьте сальдо по счёту 05 в разрезе этого НМА с ожидаемой суммой.
2. Если срок полезного использования ещё не истёк, посчитайте остаточную стоимость: первоначальная стоимость минус накопленная амортизация.
3. Подготовьте решение руководителя или комиссии о списании (подробнее в разделе о документах).

Проводки при списании НМА

Пример. Организация купила исключительное право на доработанную конфигурацию за 360 000 ₽ и установила срок 60 месяцев. Ежемесячная амортизация — 360 000 / 60 = 6 000 ₽. Через 40 месяцев программу заменили.

• Накопленная амортизация: 6 000 × 40 = 240 000 ₽ → Дт 05 Кт 04.01.
• Остаточная стоимость: 360 000 − 240 000 = 120 000 ₽ → Дт 91.02 Кт 04.01.

Если НМА полностью самортизирован, остаётся только первая проводка: стоимость и амортизация сворачиваются, в расходы ничего не уходит.

Лицензии на расходах будущих периодов: что делать с остатком

Если лицензия числится на счёте 97, её стоимость каждый месяц списывается в расходы равными долями за установленный срок. Когда программа отработала весь срок, остаток на 97 равен нулю и делать ничего не нужно.

Сложнее, когда программой перестали пользоваться раньше. Например, лицензию 1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ купили за 36 000 ₽ и распределяли на 36 месяцев по 1 000 ₽. Через 24 месяца компания перешла на другую систему.

• Списано за 24 месяца: 1 000 × 24 = 24 000 ₽.
• Остаток на 97: 36 000 − 24 000 = 12 000 ₽.
• Остаток единовременно: Дт 91.02 Кт 97.21 — 12 000 ₽.

Почему 91.02, а не 26 или 44: расход больше не связан с текущей деятельностью, программа не используется. Часть бухгалтеров относит остаток на счёт затрат, где лицензию распределяли раньше. Выберите один вариант и закрепите его в учётной политике.

Если программа учтена сразу в расходах

Тут баланса уже нет. Остаётся документальная часть:

• 📝 акт о прекращении использования программы;
• 🗂️ снятие с забалансового учёта, если по старым правилам ПБУ 14/2007 лицензии вели за балансом в оценке по договору;
• 🔑 удаление программной лицензии с компьютера или сервера, если её не переносят.

Подписка ИТС и сервисы — это не программа

Договор ИТС, подписки на обновления и облачную 1С списывать «с баланса» не нужно. Это услуги. Их учитывают в расходах периода, а при оплате за год вперёд — распределяют через 97 до конца оплаченного срока. При досрочном отказе с возвратом денег остаток закрывают расчётами с поставщиком, а не прочими расходами.

Налоги при выбытии программного обеспечения

Налог на прибыль

Исключительное право со сроком использования больше 12 месяцев и стоимостью выше лимита амортизируемого имущества — это НМА и в налоговом учёте (ст. 256, 257 НК РФ). При его списании недоначисленная амортизация включается во внереализационные расходы (подп. 8 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Неисключительные права — отдельная история. Расходы на право пользования программами по лицензионным соглашениям относятся к прочим расходам (подп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ). НК РФ разрешает признать их сразу в периоде покупки или распределить на срок использования (ст. 272 НК РФ).

Отсюда практические следствия:

• если лицензию учли в налоговом учёте сразу — при списании налоговых расходов нет, разница с бухгалтерским остатком на 97 закрывается;
• если распределяли — нераспределённый остаток при досрочном прекращении использования можно учесть единовременно, но позицию лучше подкрепить документом о прекращении использования;
• расхождение бухгалтерского и налогового учёта даёт временные разницы по ПБУ 18/02, которые при списании закрываются.

УСН

Расходы на приобретение прав на программы входят в закрытый перечень ст. 346.16 НК РФ и обычно уже учтены в момент оплаты. При списании программы на УСН новых расходов не возникает. Если программа была учтена как НМА на УСН «доходы минус расходы», её стоимость к моменту списания, как правило, уже признана в расходах в порядке, установленном для НМА.

НДС

Пункт 3 ст. 170 НК РФ содержит закрытый перечень случаев восстановления НДС. Списание программы из-за того, что ею перестали пользоваться, в этот перечень не входит. Поэтому при списании ранее принятый к вычету НДС восстанавливать по общему правилу не нужно.

Для лицензий 1С вопрос часто вообще не возникает: передача прав на программы из единого реестра российского ПО освобождена от НДС, и при покупке входного налога не было.

Документы для списания программы 1С

Унифицированной формы акта на списание НМА нет. Организация утверждает свою форму в учётной политике. На практике комплект такой:

1. Приказ или распоряжение руководителя о списании программы с указанием причины.
2. Решение комиссии (если в компании есть постоянно действующая комиссия по списанию активов) — с выводом, что программа не используется и выгоды не принесёт.
3. Акт о списании с реквизитами: наименование программы, регистрационный номер лицензии, инвентарный номер НМА, дата принятия к учёту, первоначальная стоимость, накопленная амортизация, остаточная стоимость, причина.
4. Подтверждение прекращения использования — служебная записка ИТ-отдела об удалении программной лицензии или изъятии аппаратного ключа.
5. Бухгалтерская справка — если списывают остаток с 97, где нет отдельного документа выбытия.

Регистрационный номер лицензии 1С и пин-коды храните вместе с договором и актом. Если позже налоговая спросит, почему исчезла программа, этот пакет закрывает вопрос.

Как провести списание программы в 1С:Бухгалтерии 8

Программа учтена как НМА

1. Откройте ОС и НМА → Списание НМА и создайте новый документ.
2. Укажите дату списания и выберите нематериальный актив из справочника.
3. Заполните причину списания в поле комментария или в предусмотренном поле документа.
4. Проведите документ и откройте его движения кнопкой Дт/Кт. Там должны быть проводки Дт 05 Кт 04.01 и, если есть остаток, Дт 91.02 Кт 04.01 со статьёй прочих расходов.
5. Проверьте налоговый учёт: в движениях отображаются суммы НУ, ПР и ВР, если применяется ПБУ 18/02.

Перед документом убедитесь, что закрытие месяца проведено по прошлый месяц включительно и амортизация начислена. Иначе остаточная стоимость окажется завышенной.

Программа на счёте 97

1. Найдите элемент в справочнике Справочники → Доходы и расходы → Расходы будущих периодов и посмотрите его остаток по ОСВ счёта 97.21.
2. Создайте ручную операцию: Операции → Бухгалтерский учет → Операции, введенные вручную.
3. Введите проводку Дт 91.02 Кт 97.21, в аналитике Кт выберите тот же элемент РБП, в аналитике Дт — статью прочих расходов.
4. Если по этой лицензии налоговый остаток отличается, заполните суммы НУ отдельно.
5. В карточке элемента РБП сократите период списания до месяца списания включительно. Иначе регламентная операция «Списание расходов будущих периодов» в закрытии месяца продолжит списывать уже несуществующий остаток и уведёт 97.21 в минус.

Порядок важен: сначала закройте месяц, потом вводите ручную операцию. Иначе регламентная операция за этот же месяц спишет обычную долю поверх вашей.

Проверка после списания

• ОСВ по счёту 04 и 05: по списанному НМА нет сальдо.
• ОСВ по счёту 97.21: по элементу нулевой остаток.
• Карточка счёта 91.02: сумма остаточной стоимости в нужной статье.
• Экспресс-проверка ведения учёта в разделе закрытия месяца — без ошибок по НМА и РБП.

Частые вопросы о списании программ