От поступления до закрытия месяца: ведём учёт операций в 1С

Хозяйственные операции в 1С:Бухгалтерии 3.0 отражают документами, а не ручными проводками. Вы выбираете подходящий документ — Поступление (акт, накладная, УПД), Реализация (акт, накладная, УПД), Начисление зарплаты — заполняете реквизиты, и программа сама строит проводки по счетам бухгалтерского и налогового учёта. Ручная операция (Операции → Операции, введённые вручную) нужна только там, где типового документа в принципе нет.

Весь годовой цикл укладывается в одну логику: настроили учёт → в течение месяца вводите первичку документами → в конце месяца запускаете закрытие и проверяете результат по оборотно-сальдовой ведомости. Ниже разберём каждый этап: от учётной политики до регламентных операций, с путями меню и проводками, которые сформируются.

С чего начинается учёт: политика, план счетов, функциональность

До ввода первого документа нужно описать, как компания ведёт учёт. Все три настройки живут в разделе Главное.

Учётная политика (Главное → Учётная политика). Здесь задаёте способ оценки запасов при списании и способ учёта затрат. Метод списания стоимости меняют только с начала года — ПБУ 1/2008 запрещает менять учётную политику в середине периода без веских оснований. Доступны:

• 🔸 По средней — стоимость списания усредняется по всем партиям на складе. Проще в сопровождении, подходит большинству.
• 🔸 ФИФО — первым списывается то, что поступило раньше. Нужна, если учёт ведётся по партиям.

Система налогообложения (Главное → Налоги и отчёты → Система налогообложения). От неё зависит, появятся ли в проводках счета НДС (19, 68.02) и будут ли документы требовать счёт-фактуру. На ОСН НДС выделяется автоматически, на УСН — нет.

План счетов (Главное → Настройки → План счетов). Трогать его почти никогда не нужно: типовой план уже содержит субсчета под все операции. Полезно просто знать, где он, чтобы понимать расшифровку проводок.

Функциональность (Главное → Функциональность). Включает и выключает целые блоки. Если в программе не видно документов по основным средствам, производству или рознице — чаще всего нужный раздел просто отключён здесь. Для расчёта зарплаты внутри Бухгалтерии переключатель кадрового и зарплатного учёта тоже находится в этом окне.

Поступление товаров, материалов и услуг

Покупки оформляются одним универсальным документом: Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). Вид операции в шапке определяет, на какой счёт лягут ценности.

1. Товары — попадают на счёт 41. Выбирайте вид операции Товары (накладная, УПД).
2. Материалы — на счёт 10. Вид операции Товары с номенклатурой нужного типа или отдельная закладка материалов.
3. Услуги — сразу на затраты (счёт 20, 26 или 44 в зависимости от характера расхода). Вид операции Услуги (акт, УПД).
4. Смешанное поступление (товары + услуги в одной накладной) — вид операции Товары, услуги, комиссия.

Счёт учёта подставляется автоматически из настроек номенклатуры, но его видно в табличной части — при необходимости поправьте прямо в строке.

Входной НДС (на ОСН) выделяется на счёт 19 и принимается к вычету после регистрации счёта-фактуры — для этого в нижней части документа укажите её номер и дату. Без зарегистрированной счёта-фактуры вычет не попадёт в книгу покупок.

Реализация: продажа товаров, продукции и услуг

Продажи оформляет зеркальный документ: Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). При проведении формируются сразу три вида движений:

• 📈 Выручка — по кредиту счёта 90.01.
• 📉 Себестоимость — списание проданного по дебету 90.02. Сумму себестоимости программа рассчитывает по выбранному методу (средняя или ФИФО) при закрытии месяца, а не в момент продажи.
• 🧾 НДС с реализации (на ОСН) — по кредиту 68.02, с автоматическим выставлением счёта-фактуры по кнопке Выписать счёт-фактуру внизу документа.

Для услуг себестоимости в товарном смысле нет — формируется только выручка и, при необходимости, НДС. Продукцию собственного производства продают тем же документом, но её себестоимость считается через производственные документы и закрытие счёта 20.

Расчёты с покупателями ведутся на счёте 62. Если покупатель внёс предоплату, сначала проводится Поступление на расчётный счёт, затем реализация закрывает аванс — программа сделает зачёт автоматически, если включён соответствующий режим в договоре.

Ниже — как основные операции ложатся на счета. Эту сводку удобно держать перед глазами первое время.

Деньги: банк, касса и расчёты с контрагентами

Движение денег — такая же хозяйственная операция, как покупка или продажа, и её тоже заводят документами, а не правкой остатков вручную.

Банк. Поступления и списания по расчётному счёту оформляются в Банк и касса → Банковские выписки. На практике их не вбивают руками: выписку из банк-клиента загружают файлом (кнопка Загрузить) либо через прямой обмен с банком (DirectBank). Поступление денег от покупателя идёт по дебету 51 и кредиту 62, оплата поставщику — по дебету 60 и кредиту 51.

Касса. Наличные операции — это Приходный кассовый ордер (поступление в кассу, счёт 50) и Расходный кассовый ордер (выдача). Там же оформляется выдача денег подотчётному лицу (счёт 71) и возврат неизрасходованного аванса.

Авансы и зачёты. Если оплата прошла раньше отгрузки, аванс учитывается на отдельном субсчёте (62.02 у покупателей, 60.02 у поставщиков). При проведении отгрузки программа сама зачитывает аванс, если в договоре выбран способ погашения Автоматически. Проверить взаиморасчёты удобно по оборотно-сальдовой ведомости в разрезе счёта 60 или 62 — сальдо должно соответствовать реальному долгу.

Основные средства и начисление амортизации

Покупка оборудования идёт в два шага, и пропускать второй нельзя.

1. Поступление — документ ОС и НМА → Поступление оборудования. Затраты собираются на счёте 08.04, объект ещё не амортизируется.
2. Принятие к учёту — документ ОС и НМА → Принятие к учёту ОС. Он переносит стоимость с 08.04 на 01.01, задаёт срок полезного использования и способ амортизации. Только после этого объект начнёт амортизироваться.

Амортизация начисляется ежемесячно при закрытии месяца — вручную её проводить не нужно. Сумма относится на тот счёт затрат, который вы указали в карточке при принятии к учёту (20, 26 или 44).

Лимит стоимости, с которого актив признаётся основным средством, организация устанавливает в учётной политике по ФСБУ 6/2020. Если стоимость ниже лимита — это уже не ОС, а запас или малоценное имущество, и оно списывается на расходы в момент ввода в эксплуатацию, а не через амортизацию.

Зарплата и расчёты с сотрудниками

Бухгалтерия 3.0 умеет считать зарплату для небольшого штата своими силами — блок включается в Главное → Функциональность → Сотрудники. Если сотрудников много или есть сложные начисления (сдельщина, вахта, районные коэффициенты), ведите расчёт в 1С:ЗУП и загружайте результат в Бухгалтерию проводками.

Базовый ежемесячный порядок:

1. Зарплата и кадры → Все начисления → документ Начисление зарплаты. Он начисляет оклады, считает НДФЛ и страховые взносы.
2. По кнопке Заполнить программа подтягивает сотрудников и их плановые начисления из кадровых документов.
3. После проверки сумм документ проводится — формируются начисление (счёт 70), удержание НДФЛ (68.01) и взносы (69).
4. Выплата оформляется отдельно: Ведомость в банк или Ведомость в кассу, затем списание с расчётного счёта или расходный кассовый ордер.

Страховые взносы с 2023 года уплачиваются единым тарифом в Социальный фонд России (СФР, бывшие ПФР и ФСС); в проводках они по-прежнему собираются на счёте 69 по субсчетам. Удержанный НДФЛ перечисляется в составе единого налогового платежа в установленные сроки.

Закрытие месяца и проверка результатов

Закрытие месяца — это пакет регламентных операций, которые нельзя сделать обычными документами: начисление амортизации, расчёт себестоимости, закрытие затратных счетов (20, 26, 44), начисление налогов, определение финансового результата (счёт 90, 99).

Запускается всё из одного окна: Операции → Закрытие месяца. Выберите период и организацию, нажмите Выполнить закрытие месяца. Операции идут строго по порядку — если какая-то подсветилась красным, открывайте её, читайте текст ошибки и исправляйте причину, затем перезапускайте. Частые причины сбоя: не проведён документ за месяц, отрицательный остаток на складе, незаполненная статья затрат.

После успешного закрытия результат проверяют отчётами:

• Оборотно-сальдовая ведомость (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость) — главный отчёт для контроля. Смотрите, чтобы затратные счета 20, 25, 26, 44 закрылись в ноль, а на 90 и 91 не осталось сальдо до реформации баланса.
• Анализ счёта — расшифровка оборотов по конкретному счёту, удобно для поиска, откуда взялась сумма.
• Экспресс-проверка ведения учёта (Отчёты → Экспресс-проверка) — автоматический поиск типовых нарушений: незакрытые авансы, расхождения НДС, ошибки в последовательности документов.

Закрывать месяц стоит сразу после того, как введена вся первичка за период, а не копить кварталами: чем свежее данные, тем проще найти причину расхождения. Раз в квартал к этому добавляют сверку расчётов с ключевыми контрагентами и с налоговой по единому налоговому счёту — так расхождения не доживают до отчётности.

Частые вопросы