Как сделать, чтобы 1С сама подставляла нужную организацию в документы
Содержание
Чтобы установить организацию по умолчанию в 1С:Бухгалтерии 3.0, откройте Главное → Персональные настройки и заполните поле «Основная организация». После записи программа подставляет её во все новые документы и справочники с реквизитом «Организация».
Типичная ситуация: в базе ведётся учёт трёх юрлиц, бухгалтер работает только с ООО «Ромашка», а каждый новый счёт открывается с ИП Петровым. Ошибку замечают уже после проведения, когда документ попал не в ту отчётность. Одно поле в настройках пользователя убирает эту проблему, но есть нюансы: список с отбором, ввод на основании и ограничения прав могут перебивать основную организацию.
Основная организация в персональных настройках пользователя
Основная организация — это личная настройка. Она хранится для каждого пользователя отдельно: у главбуха может стоять одна фирма, у кадровика другая, и они друг другу не мешают.
Порядок действий в 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0:
- Откройте раздел
Главное. - Нажмите
Персональные настройки. - В поле «Основная организация» выберите нужное юрлицо из справочника.
- Нажмите «Записать и закрыть».
Рядом в той же форме есть поля «Основной склад», «Ответственный» и другие значения для подстановки. Их стоит заполнить сразу: в торговых документах склад подставится так же, как организация.
Новое значение действует для документов, которые вы создадите после записи. Уже открытые формы новых документов лучше закрыть без сохранения и открыть заново.
Если в базе всего одна организация, настраивать ничего не нужно: программа подставит её сама. Поле в персональных настройках имеет смысл, только когда юрлиц два и больше.
Как проверить, что настройка сработала
Проверка занимает минуту и сразу показывает, нет ли чего-то, что перебивает настройку:
- Откройте любой журнал документов , например «Счета покупателям».
- Убедитесь, что поле отбора по организации в шапке списка пустое.
- Создайте новый документ кнопкой «Создать».
- Посмотрите на поле «Организация» в шапке: там должна стоять выбранная фирма.
- Закройте документ без записи.
Если в шапке оказалась другая фирма, переходите к разделу о неверной подстановке ниже. Если поле пустое — значение в персональных настройках не записалось, откройте их ещё раз.
Когда основную организацию стоит менять
Настройку не обязательно ставить раз и навсегда. Бухгалтер, который ведёт несколько фирм по очереди, может переключать основную организацию под задачу: в начале недели оформляет банк и первичку по одному юрлицу, потом по другому. Переключение занимает несколько секунд и избавляет от ручного выбора фирмы в каждом из десятков документов.
Как администратору задать организацию по умолчанию для других пользователей
Единого переключателя «всем сотрудникам — фирма А» в типовых конфигурациях нет. Значение личное, поэтому у администратора несколько рабочих путей.
Способ 1. Попросить пользователя. Самый безопасный вариант: сотрудник сам открывает персональные настройки и выбирает фирму. Занимает минуту, права администратора не нужны.
Способ 2. Скопировать настройки. В конфигурациях на БСП (БП 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11) есть обработка Администрирование → Настройки пользователей и прав → Настройки пользователей. В ней видны настройки выбранного пользователя, их можно скопировать другим или очистить.
Порядок такой:
- Выставьте основную организацию у себя или у пользователя-образца.
- Откройте обработку «Настройки пользователей» и выберите этого пользователя.
- Скопируйте его настройки нужным сотрудникам.
- Зайдите под одним из получателей (или попросите его) и проверьте поле «Основная организация».
Копирование переносит не только организацию, но и внешний вид форм, отборы списков, варианты отчётов. Копируйте выборочно, иначе пользователь откроет программу с чужими настройками рабочего стола.
Способ 3. Ограничить доступ по организациям. Если сотрудник должен работать строго с одним юрлицом, правильнее не только подставлять фирму, но и закрыть доступ к остальным. Для этого в Администрирование → Настройки пользователей и прав включают ограничение доступа на уровне записей, а в группе доступа пользователя оставляют одну организацию. Тогда выбрать чужую фирму он просто не сможет.
Способ 4. Обработка с кодом. Подходит, когда пользователей десятки. Код описан в отдельном разделе ниже.
| Способ | Когда подходит | Риски |
|---|---|---|
| Сам пользователь | 1–5 сотрудников | Нет |
| Копирование настроек | Отдел с одинаковыми задачами | Переносятся лишние настройки форм |
| Ограничение доступа | Жёсткое разделение фирм | Нужна аккуратная настройка групп доступа |
| Обработка с кодом | Много пользователей, своя конфигурация | Ошибка в коде затронет всех |
Где задаётся организация по умолчанию в разных конфигурациях 1С
Сам механизм одинаковый во всех типовых решениях на платформе 8.3: у пользователя есть набор «значений по умолчанию», и форма нового документа берёт оттуда организацию. Различается только расположение команды.
| Конфигурация | Где искать | Что заполнять |
|---|---|---|
| Бухгалтерия предприятия 3.0 | Главное → Персональные настройки | «Основная организация» |
| ЗУП 3.1 | Форма персональных настроек пользователя | Основная организация |
| Управление торговлей 11 | Форма персональных настроек пользователя | Основная организация, склад |
В ЗУП и УТ команда персональных настроек вынесена в другой раздел, и её место зависит от релиза. Быстрее всего открыть её через поиск в верхней части окна программы: начните вводить «персональные» и выберите команду из подсказки.
Отдельный случай — учёт только по одному юрлицу. Если вторая организация в базе была создана по ошибке или для пробы, пометьте её на удаление. Пока в справочнике остаются две действующие фирмы, программа будет просить выбор или подставлять значение из настроек.
Как 1С определяет организацию по контексту документа
Основная организация — не единственный источник. Программа часто берёт фирму из того, с чего вы начали работу, и этот контекст важнее личной настройки.
- 📄 Ввод на основании. Реализация, созданная из счёта, получает организацию счёта. Платёжное поручение из поступления — организацию поступления.
- 📋 Копирование. Копия документа сохраняет фирму оригинала, даже если основная организация у вас другая.
- 🔍 Отбор в списке. В журналах документов БП 3.0 сверху есть поле отбора по организации. Если там выбрана фирма, новый документ из этого списка получит её.
- 🤝 Договор и банковский счёт. Договор контрагента принадлежит конкретной организации. Выбор договора или расчётного счёта привязывает документ к фирме-владельцу.
- 🏦 Загрузка банковской выписки. Организация определяется по расчётному счёту, указанному при загрузке.
Отсюда практическое правило: если в документе «не та» фирма, сначала посмотрите, откуда он создан. Самая частая причина на практике — отбор в списке, оставшийся с прошлой работы.
Почему подставляется не та организация и как это исправить
Основная организация выставлена, а документы упорно открываются с другой фирмой. Разберите симптом:
Смена организации в заполненном документе
Менять фирму в документе, где уже выбраны контрагент, договор и счета, можно, но последствия стоит знать.
- Реквизиты, привязанные к организации (договор, банковский счёт, подразделение), очищаются или перестают подходить. Их нужно выбрать заново.
- Номер документа не перенумеровывается. Если у организаций разные префиксы, номер останется с префиксом старой фирмы. Проще создать документ заново, чем потом объяснять разрыв нумерации.
- Проведённый документ после смены фирмы нужно перепровести: движения старой организации уйдут, появятся движения новой.
Если документ попал в закрытый период или уже вошёл в сданную отчётность, не меняйте в нём организацию. Создайте новый документ на нужную фирму, а ошибочный сторнируйте или пометьте на удаление по правилам вашей учётной политики.
Если не помогло
Когда все настройки верны, а фирма всё равно подставляется чужая, проверьте подключённые расширения: Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Расширения. Доработка от франчайзи иногда сама заполняет организацию при создании документа. Отключите расширение на тестовой копии базы и посмотрите, изменится ли поведение.
Программная установка организации по умолчанию
Код нужен в двух случаях: массово выставить фирму пользователям или дописать поведение формы, которое не даёт типовая настройка.
Чтение основной организации в БП 3.0
В типовой Бухгалтерии значение по умолчанию читают так:
ОсновнаяОрганизация = БухгалтерскийУчетПереопределяемый.ПолучитьЗначениеПоУмолчанию("ОсновнаяОрганизация");
Этим вызовом удобно пользоваться в расширении. Пример: форма документа, которая в типовой версии не заполняет организацию, а вам это нужно. В модуле расширяемой формы:
&НаСервере
&После("ПриСозданииНаСервере")
Процедура Расш_ПриСозданииНаСервереПосле(Отказ, СтандартнаяОбработка)
Если Параметры.Ключ.Пустая() И Не ЗначениеЗаполнено(Объект.Организация) Тогда
Объект.Организация = БухгалтерскийУчетПереопределяемый.ПолучитьЗначениеПоУмолчанию("ОсновнаяОрганизация");
КонецЕсли;
КонецПроцедуры
Проверка Параметры.Ключ.Пустая() отсекает открытие уже существующего документа, а проверка реквизита не даёт затереть фирму, пришедшую из ввода на основании или копирования.
Записывать значение в типовой БП лучше через ту же подсистему, что и читать. Найдите в конфигураторе процедуру установки значения по умолчанию глобальным поиском по строке ЗначениеПоУмолчанию и вызывайте её, а не пишите в хранилище напрямую: ключи хранения — внутренняя кухня конфигурации и меняются между релизами.
Своя конфигурация: хранилище общих настроек
В собственной разработке основную организацию удобно держать в стандартном хранилище платформы. Сохранение для текущего пользователя:
ХранилищеОбщихНастроек.Сохранить("НастройкиПользователя", "ОсновнаяОрганизация", Организация);
Чтение при создании документа:
Организация = ХранилищеОбщихНастроек.Загрузить("НастройкиПользователя", "ОсновнаяОрганизация");
Если Не ЗначениеЗаполнено(Организация) Тогда
Организация = Справочники.Организации.ПустаяСсылка();
КонецЕсли;
Массовая установка всем пользователям базы выполняется с правами администратора, у метода Сохранить пятым параметром передаётся имя пользователя:
Для Каждого ПользовательИБ Из ПользователиИнформационнойБазы.ПолучитьПользователей() Цикл
ХранилищеОбщихНастроек.Сохранить("НастройкиПользователя", "ОсновнаяОрганизация",
Организация, , ПользовательИБ.Имя);
КонецЦикла;
Если фирма по умолчанию одна для всех и не зависит от пользователя, код не нужен. У реквизита «Организация» в конфигураторе есть свойство «Значение заполнения» — укажите там нужный элемент справочника, и платформа будет подставлять его в каждый новый объект.
Перед запуском массовой обработки в рабочей базе сделайте копию и прогоните код на ней.