Субконто на счёте в 1С 8.3: где задать вид аналитики и как не сломать учёт
Содержание
Субконто в 1С устанавливают в карточке счёта: Главное → Настройки → План счетов, открыть нужный счёт и в таблице «Виды субконто» выбрать вид аналитики, например «Контрагенты» или «Статьи затрат». На одном счёте в 1С:Бухгалтерии 3.0 может быть не больше трёх субконто. У типовых счетов состав аналитики задан программой, поэтому настройку обычно делают на своём субсчёте или через форму «Настройка плана счетов».
Всё ниже относится к 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 на платформе 8.3 в интерфейсе «Такси». В других конфигурациях план счетов устроен так же, но разделы меню свои.
Что такое субконто и зачем оно счёту
Субконто — это разрез, в котором программа хранит остатки и обороты внутри одного счёта. Счёт 60.01 говорит «долг поставщикам», а субконто отвечает на вопрос «какому именно поставщику и по какому договору».
Без аналитики вы увидите на счёте одну сумму. С аналитикой — таблицу, где сумма разложена по контрагентам, товарам, складам или статьям затрат.
Чем субконто отличается от субсчёта:
- 📂 Субсчёт — отдельный счёт со своим кодом (60.01, 60.02). Его видно в отчётах и проводках как самостоятельную строку плана счетов.
- 🏷️ Субконто — значение справочника внутри проводки (конкретный «ООО Ромашка», конкретный «Склад №2»). Новый контрагент не требует нового счёта, он просто появляется в аналитике.
Субконто бывает трёх уровней: первое, второе и третье. Порядок важен — по нему строятся группировки в оборотно-сальдовой ведомости и карточке счёта.
У каждого вида субконто в карточке счёта есть флажки:
| Флажок | Что он значит |
|---|---|
| Только обороты | Остаток по этому разрезу не хранится, видны только обороты. Так устроены статьи движения денежных средств на 51 |
| Суммовой | По разрезу ведётся сумма |
| Количественный | По разрезу ведётся количество (нужен на товарных счетах) |
| Валютный | По разрезу ведётся валютная сумма |
Что проверить до того, как менять аналитику
Аналитику на счёте меняют редко и с последствиями. Если по счёту уже есть проводки, старые записи останутся с прежним набором субконто, и остатки разъедутся.
Перед началом ответьте себе на три вопроса:
- Какой отчёт вам нужен в итоге? Сформулируйте его словами: «остаток по счёту 76.09 в разрезе контрагентов и договоров». Отсюда сразу видно, какие виды субконто нужны и в каком порядке.
- Это типовой счёт или ваш? Предопределённые счета (они помечены в списке особым значком) настраивает сама программа. Их документы заполняют субконто по жёстким правилам, и ручная правка карточки ломает проведение.
- Есть ли по счёту остатки и обороты? Сформируйте ОСВ по этому счёту за весь период работы базы. Если она пустая — менять можно спокойно.
Если по счёту уже есть движения, сделайте резервную копию информационной базы перед изменением. После смены видов субконто на счёте с проводками придётся перепроводить документы за весь период.
Проверьте и права. Менять план счетов может пользователь с полными правами или с ролью, которая разрешает редактировать настройки учёта.
Как задать виды субконто в плане счетов
Есть три рабочих способа. Выбор зависит от того, что именно вам нужно.
| Способ | Когда подходит | Риски |
|---|---|---|
| Настройка плана счетов | Нужна аналитика по складам, партиям, документам расчётов, работникам | Почти нет: программа сама перестраивает субконто |
| Свой субсчёт с нужными субконто | Нужен отдельный учёт, которого нет в типовом плане (например, займы сотрудникам по целям) | Документы не знают о субсчёте, проводки придётся делать операциями или указывать счёт вручную |
| Правка карточки типового счёта | Почти никогда | Документы перестают корректно проводиться, обновление конфигурации может вернуть старые настройки |
Способ 1. Включить аналитику через «Настройка плана счетов»
Большую часть разрезов в БП 3.0 включают не руками в карточке счёта, а флажками. Откройте Главное → Настройки → План счетов и в форме списка нажмите ссылку «Настройка плана счетов».
Там задают, например:
- 🏬 учёт запасов по складам — по количеству и сумме или только по количеству;
- 📦 учёт по партиям;
- 📑 учёт расчётов по документам — добавляет субконто «Документы расчётов с контрагентом» на счета 60, 62, 76;
- 👥 учёт расчётов с персоналом по каждому работнику;
- 🏢 учёт затрат по подразделениям.
После записи программа сама добавит или уберёт нужный вид субконто на всех связанных счетах. Документы начнут заполнять новый разрез автоматически.
Если нужный вам разрез есть в этой форме — включайте его здесь, а не в карточке счёта. Так аналитика переживёт обновление конфигурации.
Способ 2. Создать свой субсчёт с нужными видами субконто
Это главный приём, когда типового разреза нет. Новый счёт ничем не ограничен, его аналитику вы задаёте сами.
- Откройте
Главное → Настройки → План счетов. - Выделите счёт-родитель, например 76, и нажмите «Создать».
- Заполните код (например,
76.11) и наименование. В поле «Подчинён счёту» должен стоять родитель. - Укажите вид счёта: активный, пассивный или активно-пассивный.
- Перейдите к таблице «Виды субконто» и добавьте строки. В каждой выберите вид из списка — «Контрагенты», «Договоры», «Работники организаций» и т.д.
- Расставьте флажки «Только обороты», «Количественный», «Валютный» по смыслу.
- Нажмите «Записать и закрыть».
Порядок строк в таблице и есть номер субконто. Ставьте первым тот разрез, по которому будете чаще смотреть остатки, — так ОСВ сразу раскроется как надо.
Способ 3. Свой вид субконто
Если нужного разреза нет даже среди видов субконто, его создают. В строке таблицы «Виды субконто» откройте список выбора, перейдите к полному списку и нажмите «Создать».
Новому виду задают наименование и тип значения — какой справочник будет выбираться в проводке. Например, вид «Объекты строительства» с типом значения «Объекты строительства» или «Статьи затрат», если хотите отдельный разрез по статьям на нестандартном счёте.
Новый справочник через пользовательский режим создать нельзя. Если подходящего справочника в программе нет, это уже задача для программиста: доработка через расширение конфигурации .
Как субконто попадает в документы и проводки
Установить вид субконто на счёте — полдела. Дальше нужно, чтобы в проводке оказалось конкретное значение.
Ручная операция
Самый прямой путь — бухгалтерская операция: Операции → Операции, введенные вручную → Создать → Операция.
- В табличной части нажмите «Добавить».
- Выберите счёт дебета. Справа появятся поля «Субконто Дт» — ровно столько, сколько видов задано на счёте.
- Заполните каждое поле значением: контрагентом, договором, статьёй затрат.
- То же сделайте для счёта кредита и укажите сумму.
- Проведите операцию.
Если поле субконто не появилось, значит, на счёте нет аналитики или выбран счёт-группа (например, 60 вместо 60.01). Проводки на группу в 1С недопустимы.
Типовые документы
В обычных документах субконто берётся из полей формы, а не вводится напрямую:
- 🤝 контрагент и договор в шапке → субконто на 60, 62, 76;
- 📦 номенклатура и склад в табличной части → субконто на 10, 41, 43;
- 💸 статья затрат и подразделение на вкладке услуг → аналитика на 20, 25, 26, 44.
Какой счёт подставится для товара, определяет регистр «Счета учета номенклатуры»: Справочники → Товары и услуги → Счета учета номенклатуры. Если вы завели свой субсчёт для группы товаров, пропишите его там, и документы начнут ставить его вместе с нужными субконто.
Если в документе счёт поменять вручную на ваш субсчёт, а у этого субсчёта другой набор субконто, документ может не заполнить аналитику. Проверьте проводки кнопкой «Показать проводки и другие движения документа» (значок «Дт/Кт») сразу после проведения.
Какие субконто стоят на ходовых счетах
Сверяйтесь с этой таблицей, когда решаете, создавать ли свой субсчёт. Состав указан для типового плана счетов БП 3.0 с включённым учётом по договорам. Флажки из «Настройки плана счетов» могут добавить ещё один разрез — например, «Документы расчётов» или «Склады».
| Счёт | Субконто 1 | Субконто 2 | Субконто 3 |
|---|---|---|---|
| 01.01 Основные средства в организации | Основные средства | — | — |
| 10.01 Сырьё и материалы | Номенклатура | Партии | Склады |
| 41.01 Товары на складах | Номенклатура | Партии | Склады |
| 20.01 Основное производство | Номенклатурные группы | Статьи затрат | — |
| 26 Общехозяйственные расходы | Статьи затрат | — | — |
| 50.01 Касса организации | Статьи движения денежных средств | — | — |
| 51 Расчётные счета | Банковские счета | Статьи движения денежных средств | — |
| 60.01, 62.01 Расчёты с поставщиками и покупателями | Контрагенты | Договоры | Документы расчётов |
| 68.01 НДФЛ при исполнении обязанностей налогового агента | Виды платежей в бюджет | — | — |
| 70 Расчёты с персоналом по оплате труда | Работники организаций | — | — |
| 91.01, 91.02 Прочие доходы и расходы | Прочие доходы и расходы | — | — |
На 50.01 и 51 статьи движения денежных средств стоят с флажком «Только обороты». Поэтому остаток в разрезе статей по ним не получить — и это нормально.
Подразделения на счетах затрат в БП 3.0 — не субконто, а отдельное измерение. Оно включается флажком учёта по подразделениям и в таблице «Виды субконто» не отображается.
Ошибки, на которых спотыкаются чаще всего
Пустое субконто в проводках. В ОСВ по счёту появляется строка без названия или «<…>». Источник почти всегда один: аналитику на счёте включили позже, чем по нему пошли проводки, или документ провели с пустым полем (договор не выбран, статья затрат не указана).
Правка предопределённого счёта. Добавили на 62.01 свой третий вид субконто — документы реализации его не заполняют, а при следующем обновлении конфигурации программа может восстановить типовой состав. Аналитика «пропадает», хотя проводки остались.
Смена вида субконто на счёте с остатками. Было «Контрагенты», стало «Работники организаций». Старые проводки хранят ссылки на контрагентов, новые — на сотрудников. Остаток в ОСВ разваливается на несопоставимые строки.
Перепутан порядок субконто. На своём субсчёте первым поставили «Договоры», вторым «Контрагенты». ОСВ группирует сначала по договорам, и найти долг конкретного контрагента становится неудобно. Порядок исправить можно, но только до появления проводок.
Забыли флажок «Количественный». На своём товарном субсчёте остаток считается только в рублях. Себестоимость при списании рассчитать по количеству программа не сможет.
Как убедиться, что аналитика работает
После настройки проверьте результат на реальных данных. Хватит трёх отчётов из раздела Отчеты.
- Оборотно-сальдовая ведомость по счёту. В настройках отчёта на вкладке группировки добавьте нужные субконто. Остатки должны разложиться по разрезам без строк с пустым значением.
- Анализ субконто. Выберите вид субконто (например, «Контрагенты») и конкретное значение. Отчёт покажет, на каких счетах этот контрагент встречается и с какими суммами. Удобно ловить контрагента, «застрявшего» не на том счёте.
- Карточка субконто. Показывает все проводки по одному значению аналитики за период. Помогает найти конкретный документ, который поставил неверное субконто.
Дополнительно запустите экспресс-проверку ведения учёта (раздел Отчеты, группа «Анализ учета») за текущий период. Она находит часть проблем с незаполненной аналитикой по расчётам и запасам.
Если ошибку нашли в прошлых периодах, исправьте документы и перепроведите их через обработку «Групповое перепроведение документов». Перед этим убедитесь, что закрытые периоды не защищены датой запрета изменения — иначе программа не даст провести документ.