Оформление приёма на работу в 1С:ЗУП — от карточки физлица до отчёта в СФР

Чтобы принять сотрудника в 1С:ЗУП 3, откройте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения, нажмите Создать → Приём на работу, выберите или заведите нового сотрудника, укажите дату приёма, подразделение, должность, график и оклад — и проведите документ. На этом кадровая часть закрыта: данные уйдут в расчёт зарплаты автоматически.

Но перед документом нужно внести личные данные человека (паспорт, СНИЛС, ИНН), а после него — распечатать приказ с трудовым договором и в тот же или на следующий рабочий день отправить в СФР отчёт ЕФС-1. Ниже — весь путь по порядку, с точными разделами меню и типичными граблями.

Инструкция написана для 1С:Зарплата и управление персоналом 3 (ЗУП 3.1). В 1С:Бухгалтерии приём оформляется похоже, но упрощённо — об отличиях сказано в конце.

Что проверить в настройках до первого приёма

Если база новая, кадровый учёт может быть настроен не полностью, и часть полей в документе приёма просто не появится. Загляните в Настройка → Кадровый учёт и Настройка → Расчёт зарплаты.

Ключевые переключатели:

• 📋 Штатное расписание. Если оно ведётся (Настройка → Кадровый учёт → Настройка штатного расписания), в приёме можно выбрать готовую позицию, и оклад с надбавками подставятся сами. Если не ведётся — должность и оплату вводят вручную.
• 🏢 Несколько организаций. При ведении учёта по нескольким юрлицам в документе появится поле Организация — проверьте, что выбрано нужное.
• 💰 Автоматический расчёт аванса. В настройках расчёта зарплаты задаётся способ выплаты аванса (фиксированной суммой, процентом или расчётом за первую половину месяца) — это поле тоже есть в карточке приёма.

Отдельно убедитесь, что заведена хотя бы одна организация (Настройка → Организации) с заполненными реквизитами и что в ней указан ответственный за подписание кадровых приказов — иначе печатные формы выйдут с пустыми подписями.

Личные данные: карточка физлица и сотрудника

В 1С:ЗУП два связанных справочника. Физическое лицо хранит то, что принадлежит человеку и не меняется при смене работы: ФИО, дату рождения, паспорт, СНИЛС, ИНН, адрес. Сотрудник — это физлицо в контексте конкретной организации: табельный номер, должность, оклад.

Один человек = одно физлицо. Если он когда-то уже работал в вашей компании или числится по договору ГПХ, не создавайте второе физлицо — программа при совпадении ФИО и даты рождения предложит использовать существующее. Два физлица на одного человека ломают учёт НДФЛ и взносов: вычеты и предельная база считаются по каждому отдельно.

Проще всего завести сотрудника сразу из документа приёма. Но можно и заранее — через Кадры → Сотрудники → Создать. Что заполнить:

1. ФИО и дата рождения — обязательно, без них документ не проведётся.
2. СНИЛС и ИНН — на вкладке или по ссылке Личные данные. СНИЛС нужен для персучёта и ЕФС-1; ИНН — для справок о доходах. Если ИНН неизвестен, его можно оставить пустым и дозаполнить позже.
3. Гражданство и статус — ссылка Страховой статус / Гражданство. От статуса (резидент, нерезидент, ВКС, беженец) зависит ставка НДФЛ и состав взносов. Это поле часто забывают, а потом удивляются ставке 30%.
4. Паспортные данные и адрес — нужны для трудового договора и отчётности.

Если сотрудник просит стандартные вычеты на детей, одной карточки мало — вычет вводится отдельным документом Налоги и взносы → Заявления на вычеты → Заявление на вычеты по НДФЛ. Без него программа посчитает НДФЛ без вычетов, даже когда дети указаны на вкладке «Семья». Оформите заявление в месяце приёма, чтобы вычет применился с первой зарплаты.

Документ «Приём на работу»: пошагово

Основной документ — Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Создать → Приём на работу. Он состоит из нескольких вкладок, и заполнять их нужно по порядку.

Вкладка «Главное»:

1. Сотрудник — выберите из списка или создайте нового прямо здесь (кнопка + рядом с полем).
2. Дата приёма — день, с которого человек выходит на работу. Именно с неё начнёт считаться стаж и зарплата.
3. Подразделение и Должность — из справочников. Если ведётся штатное расписание, выбирается позиция штатки, и оклад подтянется.
4. Вид занятости — основное место работы, внутреннее или внешнее совместительство. От этого зависит, как считается норма времени.
5. График работы — о нём отдельный раздел ниже.

Вкладка «Оплата труда»: здесь задают плановые начисления. Для оклада добавьте строку Оклад по дням (или Оклад по часам) и укажите сумму. Можно добавить несколько начислений — надбавку, районный коэффициент, премию. Тут же выбирается порядок выплаты аванса.

Вкладка «Трудовой договор»: номер и дата договора, срок (бессрочный или срочный с датой окончания), условия труда по спецоценке. Эти поля попадут в печатную форму договора.

После заполнения нажмите Провести и закрыть. Пока документ не проведён, сотрудник в расчёт зарплаты не попадёт, даже если карточка создана.

График работы и учёт отработанного времени

График работы определяет норму времени и то, какие дни считаются рабочими. Без него зарплата за месяц посчитается неверно.

Справочник графиков — в разделе Настройка → Графики работы (название пункта может немного отличаться в зависимости от релиза). Если нужной пятидневки там ещё нет, создайте график:

• выберите способ заполнения — По дням недели для стандартной пятидневки;
• укажите, сколько часов в каждый день (обычно 8);
• заполните график на год кнопкой Заполнить;
• для сменных и суммированных графиков задаётся период учёта и шаблон смен.

В приёме выбирается уже готовый график. Один и тот же график используют для всех сотрудников на такой же норме — плодить одинаковые графики не нужно.

Табельный номер присваивается сотруднику автоматически по порядку, но его можно поменять в карточке. Фактически отработанное время за месяц берётся из графика; отклонения (больничные, отпуска, прогулы) вводятся отдельными документами и корректируют расчёт. Отдельный табель Т-13 заводить вручную не требуется — 1С формирует его по данным учёта.

Как приём влияет на расчёт зарплаты

После проведённого приёма сотрудник автоматически попадает в документ Зарплата → Начисления зарплаты и взносов в конце месяца. Отдельно «запускать» его в расчёт не нужно.

Что считается само:

• 💵 Оклад — пропорционально отработанным дням. Если человек принят не с 1-го числа, зарплата за первый месяц будет неполной — это нормально, программа делит оклад на норму дней месяца и умножает на отработанные.
• 🧾 НДФЛ — удерживается при начислении и выплате. При приёме с середины года, если на прошлом месте работы уже был доход, вычеты на детей применяются с учётом заявления и справки с прежней работы.
• 🏦 Страховые взносы — начисляются на выплаты, с учётом предельной базы и тарифа (в том числе пониженного для субъектов МСП с выплат сверх МРОТ).

Если сотрудник принят в середине месяца, обратите внимание на первую выплату аванса. Аванс считается за фактически отработанную первую половину месяца, поэтому у новичка он будет меньше, чем у коллег на том же окладе, — это не ошибка. При способе «фиксированной суммой» программа всё равно ограничит аванс так, чтобы он не превысил заработанное. Проверить расчёт можно в документе Выплаты → Ведомости... перед формированием выплаты.

Способ, которым зарплата нового сотрудника отразится в бухучёте (на какой счёт затрат лягут начисления), задаётся либо в самом начислении, либо в настройках подразделения/организации. Если в ЗУП ведётся только зарплата, а баланс — в отдельной 1С:Бухгалтерии, данные передаются документом Зарплата → Отражение зарплаты в бухучёте и далее — через синхронизацию (Администрирование → Синхронизация данных). Проверьте, что для нового сотрудника определён способ отражения, иначе проводки в бухгалтерии не сформируются.

Печать приказа, договора и отчёт в СФР

Из проведённого документа приёма печатаются основные кадровые бумаги. Кнопка Печать открывает список:

• Приказ о приёме на работу (по форме, аналогичной Т-1, либо по собственному шаблону организации);
• Трудовой договор — по данным вкладки «Трудовой договор»;
• Согласие на обработку персональных данных — если шаблон подключён.

Главное, что часто упускают, — отчёт ЕФС-1. С 2023 года сведения о трудовой деятельности (прежняя СЗВ-ТД) подаются в составе ЕФС-1, подраздел 1.1, в Социальный фонд России (СФР) — он объединил ПФР и ФСС.

Срок жёсткий: подраздел 1.1 формы ЕФС-1 при приёме сдаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме. Опоздание — повод для штрафа.

Сформировать отчёт удобно сразу из документа приёма — есть кнопка создания сведений для СФР, либо через Отчётность → 1С-Отчётность, группа отчётов в СФР. Проверьте, что у сотрудника заполнен СНИЛС, иначе отчёт не пройдёт проверку.

Ещё одна обязанность за рамками 1С — воинский учёт. Если сотрудник военнообязанный или призывник, организация обязана вести его учёт и в установленных случаях уведомлять военкомат о приёме. В карточке физлица для этого есть ссылка Воинский учёт, где заносят данные военного билета; саму форму уведомления чаще готовят отдельно, но заполненная карточка упростит работу. Данные об образовании и воинском учёте вносите сразу — потом их легко забыть, а при проверке ГИТ или военкоматом это обернётся штрафом.

Нестандартные случаи: иностранец, дистанционщик, несовершеннолетний

Типовой приём рассчитан на штатного сотрудника-гражданина РФ. В остальных случаях меняется не порядок действий, а отдельные поля.

• 🌍 Иностранный работник. Ключевое — правильно указать страховой статус (ссылка Гражданство в карточке физлица): временно пребывающий, временно или постоянно проживающий, ВКС, гражданин ЕАЭС. От статуса зависят ставка НДФЛ, состав взносов и то, какие строки попадут в персучёт. В карточке также заполняют данные документа, разрешающего работу (патент, разрешение), — они нужны для отдельного уведомления в МВД, которое подаётся вне 1С.
• 🏠 Дистанционный сотрудник. Приём оформляется так же, отличие — в условиях трудового договора: на вкладке «Трудовой договор» характер работы указывают как дистанционный. Это влияет на формулировки в печатной форме, но не на расчёт зарплаты.
• 🧑 Несовершеннолетний. Норма времени для работников до 18 лет сокращена, поэтому им создают отдельный график с меньшим числом часов. Оклад при этом, как правило, оставляют полным — программа начислит его пропорционально сокращённой норме.

Общий принцип: сначала корректно заполняется карточка физлица (статус, документы), затем — обычный документ приёма. Если статус задан неверно, ошибка проявится не сразу, а в момент расчёта НДФЛ и взносов, и исправлять придётся задним числом.

Частые вопросы