Как перенести локальную базу 1С в сервис 1С-Фреш
Содержание
Перенос работает так: в локальной базе вы готовите файл выгрузки, а в личном кабинете сервиса загружаете его как новое приложение. Прямого «подключения» локальной базы к облаку нет — данные именно переезжают через файл.
Главное условие, на котором спотыкаются чаще всего: во Фреш едут только типовые конфигурации, а версия конфигурации в облаке должна совпадать с вашей локальной. Поэтому реальная подготовка почти всегда начинается с обновления локальной базы до релиза, который доступен в сервисе.
Ниже — порядок действий целиком: что проверить до переноса, где взять файл выгрузки, как загрузить его в кабинете, что сделать с пользователями и лицензиями и как разобрать частые ошибки.
Облако или локальная база: когда переезжать
Прежде чем выгружать, честно решите, нужен ли переезд именно вам. Фреш и локальная установка решают одну задачу по-разному.
| Что важно | Локальная база | 1С-Фреш |
|---|---|---|
| Где лежат данные | На вашем компьютере или сервере | На стороне сервиса |
| Как зайти | Только со своего рабочего места | Из браузера или тонкого клиента откуда угодно |
| Обновления релизов | Делаете сами | Обновляет сервис |
| Резервные копии | Ваша забота | Делает сервис |
| Лицензии | Нужны ключи 1С | Входят в подписку |
| Интернет | Не обязателен | Нужен стабильный |
| Доработки | Любые | Только типовые конфигурации |
| Оплата | Разовая покупка + обновления | Подписка |
Переезд оправдан, когда сотрудники работают из разных мест, а администрировать сервер и бэкапы некому. Остаться на локальной базе разумнее, если конфигурация сильно доработана, интернет ненадёжный или есть особые требования к хранению данных у себя.
Что проверить до переноса
1С-Фреш — это облачный запуск тех же типовых конфигураций (Бухгалтерия, ЗУП, УНФ, Розница, Управление торговлей, Комплексная автоматизация и другие). Вы работаете в браузере или тонком клиенте, а база хранится на стороне сервиса. Отсюда три ограничения, которые решают, получится ли переезд.
- 🧩 Конфигурация должна быть типовой. Доработанную «на поддержке с изменениями» или самописную базу сервис не примет. Если доработки есть — часть из них можно позже перенести расширениями, но сам файл выгрузки создаётся только для типовой конфигурации.
- 🔢 Версия должна совпадать с облачной. Данные из более новой конфигурации в старую в облаке не загрузятся. Обычная практика — обновить локальную базу до релиза, который уже раздаётся во Фреш, и только потом делать выгрузку.
- 💾 Нужна свежая резервная копия. Перед выгрузкой сделайте резервную копию базы — выгрузку данных вы запускаете в рабочей базе, и откатиться должно быть куда.
Отдельно проверьте остатки и закрытие периода : переносить логично уже сверенную базу, иначе все расхождения уедут в облако вместе с данными. Внешние отчёты и обработки через файл перехода не переносятся — их добавляют в облаке отдельно, уже после загрузки.
Текущую версию конфигурации и платформы посмотрите в сведениях о программе (пункт вызывается из главного меню, обычно Справка → О программе). Эти два номера — конфигурация и платформа — вам понадобятся дважды: когда будете подбирать совместимый релиз и когда в кабинете нужно будет указать версию под ваш файл. Запишите их сразу, чтобы не возвращаться.
Хорошо выбрать и время переезда. Удобнее всего переносить базу на границе отчётного периода, когда документы за прошлый месяц уже проведены и сверены: так в облаке вы сразу начинаете с чистого остатка, а не догоняете расхождения задним числом.
Если точный состав поддерживаемых во Фреш конфигураций и доступные версии вам неизвестны, сверьтесь со списком приложений прямо в личном кабинете сервиса: там видно, какие конфигурации и релизы сейчас доступны для загрузки.
Где создаётся файл выгрузки
Файл перехода готовится в локальной базе встроенным механизмом, а не в облаке. Он собирает данные в один архив, который затем принимает кабинет сервиса.
Запускается механизм из раздела Администрирование локальной базы либо через меню Главное меню → Все функции (его нужно предварительно включить в параметрах). Там отыщите инструмент перехода в сервис — название в разных конфигурациях формулируется близко: «выгрузка данных для перехода в сервис».
Порядок внутри обработки простой:
- Выберите режим выгрузки данных для перехода в облако.
- Укажите путь и имя файла — на выходе получится архив.
- Дождитесь завершения. На большой базе это занимает ощутимое время, базу в этот момент лучше никем не использовать.
Пока идёт выгрузка, не давайте другим пользователям активно работать в базе: изменения, внесённые во время сборки файла, в облако могут не попасть. Делайте это в нерабочее время.
На выходе — один файл, который и нужен для следующего шага. Запомните его версию конфигурации: при загрузке в кабинете она должна совпасть с выбранной в облаке.
Если инструмента перехода в локальной базе не видно, проверьте две вещи. Во-первых, включено ли меню Все функции — его показ задаётся в параметрах программы. Во-вторых, та ли это конфигурация: у совсем старых или нетиповых сборок механизма перехода в сервис может не быть вовсе, и тогда переезд делают через партнёра. Платформа при этом должна быть не ниже той, на которой работает сервис, — на устаревшей платформе файл просто не соберётся корректно.
Загрузка файла в кабинете сервиса
Дальше работаем в личном кабинете 1С-Фреш (вход — через страницу сервиса или портал вашего партнёра-поставщика). Здесь из файла создаётся новое приложение.
- Войдите в кабинет под учётной записью, на которую оформлена подписка.
- В списке приложений выберите действие по добавлению нового приложения из загружаемых данных (а не «создать пустое»).
- Укажите конфигурацию и версию — ровно ту, под которую собран ваш файл.
- Загрузите файл выгрузки и подтвердите.
- Дождитесь, пока сервис развернёт приложение. Статус виден в списке приложений; по готовности приложение станет доступно для входа.
Время загрузки зависит от размера файла и загрузки сервиса — от нескольких минут до часа и дольше. Пока статус не стал рабочим, в приложение заходить рано.
После того как приложение развернулось, откройте его из кабинета. Первый вход выполняется под той учётной записью, с которой вы загружали данные, — она получит права администратора в новой облачной базе.
Важный момент про параллельную работу. Выгрузка делает снимок данных на момент сборки файла. Всё, что вы введёте в локальную базу после этого, в облако не попадёт. Поэтому определите точку перехода: с какого дня все работают только в облаке, а в локальную базу новые документы больше не заносят. Иначе получите две расходящиеся базы и мучительную ручную сверку. Самой локальной базе выгрузка при этом не вредит — она остаётся в прежнем виде как страховка.
Пользователи, права и лицензии
Это место путают чаще всего, поэтому разберём отдельно.
Лицензии. Для работы во Фреш локальные лицензии 1С не нужны — ни программные, ни аппаратные ключи. Доступ оплачивается подпиской сервиса, а количество одновременно работающих пользователей определяется тарифом. Ключ, который был воткнут в локальный сервер, в облаке не используется; он остаётся вам для локальной базы, если вы её сохраняете.
Пользователи. Список пользователей переносится вместе с данными, но вход в облако устроен иначе: каждый сотрудник заходит под своей учётной записью сервиса (логином кабинета), а она связывается с пользователем базы. Поэтому после загрузки:
- заведите в кабинете учётные записи для сотрудников (или пригласите их по адресу почты);
- сопоставьте каждую учётную запись с нужным пользователем в базе;
- проверьте и при необходимости переназначьте права и роли внутри приложения.
Вход для сотрудников устроен удобно: открыть базу можно прямо из браузера либо поставить тонкий клиент и добавить приложение сервиса в список информационных баз по ссылке из кабинета. Устанавливать платформу целиком и прописывать пути к серверу, как в локальном варианте, уже не нужно — за инфраструктуру отвечает сервис.
Администратор. Тот, кто загрузил данные, автоматически становится администратором приложения. Если администрировать базу должен другой человек — выдайте ему права администратора в кабинете уже после переноса, не оставляйте единственного админа.
Пароли пользователей из локальной базы в облаке не работают как раньше — вход идёт через учётные записи сервиса. Предупредите сотрудников заранее, иначе в первый рабочий день будет шквал звонков «не пускает».
Большие базы и скорость переноса
Для объёмной базы узкое место — размер файла выгрузки и время его загрузки. На этот случай есть несколько приёмов.
| Ситуация | Что делать |
|---|---|
| Файл получается очень большим | Действует ограничение на размер загружаемого файла — уточните актуальный лимит в кабинете. Крупные базы переносят через партнёра сервиса. |
| Выгрузка идёт долго | Запускайте в нерабочее время, на базе, которой никто не пользуется; дайте процессу завершиться. |
| В базе много старых периодов | Если старые годы в облаке не нужны, перед переносом заранее обдумайте свёртку базы — это отдельная ответственная операция, делайте её на копии и с резервной копией. |
| Канал связи медленный | Загружайте файл с устойчивого проводного соединения; на мобильном интернете большой архив может оборваться. |
Свёртка базы и удаление данных — не обязательный, а крайний шаг: он необратим в рабочей базе. Если сомневаетесь, проще перенести базу целиком и обратиться к партнёру сервиса по поводу объёма, чем резать данные вслепую.
Разбор частых ошибок при переходе
Отдельно про обратный переход: из Фреш данные тоже можно выгрузить обратно в файл и развернуть в локальной версии — на случай, если облако не подойдёт. Так что переезд не билет в один конец.