Счёт покупателю в 1С: создание, печать и отправка клиенту

Счёт на оплату в 1С выставляют документом «Счёт покупателю». В «1С:Бухгалтерии 8» (БП 3.0) он лежит в разделе Продажи → Счета покупателям, в «1С:Управление торговлей» (УТ 11) — в разделе Продажи → Счета на оплату клиентам. Это не бухгалтерский документ: проводки он не формирует и на остатки по счетам учёта не влияет. Его задача — передать клиенту реквизиты и сумму к оплате.

Чтобы счёт был готов за минуту, в базе должны быть заполнены ваша организация с банковским счётом, контрагент-покупатель и номенклатура (товары или услуги). Ниже — где всё это создать, как заполнить сам счёт, настроить нумерацию, вывести печатную форму с подписью и печатью, отправить документ клиенту и потом проследить за оплатой.

Что подготовить перед выставлением счёта

Счёт собирается из уже введённых в базу справочников. Если их нет, 1С предложит создать прямо из документа, но быстрее завести заранее.

• 🏢 Организация. Главное → Организации. У неё должен быть расчётный счёт в банке — его реквизиты попадут в печатную форму. Если счетов несколько, один помечают основным.
• 👤 Контрагент (покупатель). Справочники → Контрагенты. Минимум — наименование и ИНН; банк клиента для счёта не обязателен.
• 📄 Договор с покупателем. Создаётся в карточке контрагента, вид договора — «С покупателем». Нужен, если ведёте расчёты в разрезе договоров.
• 📦 Номенклатура. Справочники → Номенклатура. Для каждой позиции укажите вид (товар или услуга) и ставку НДС.

Если вы работаете без НДС (УСН, освобождение по ст. 145 НК РФ), проверьте, что в учётной политике организации стоит нужная система налогообложения, — тогда в счёте НДС не появится.

Создание документа «Счёт покупателю» по шагам

В БП 3.0 откройте Продажи → Счета покупателям и нажмите «Создать». Заполняйте сверху вниз.

1. Организация — подставится основная; при нескольких выберите нужную.
2. Контрагент — покупатель из справочника. Договор подтянется автоматически, если он один.
3. Дата — дата выставления. Номер 1С присвоит сама при записи.
4. Банковский счёт — ваш счёт, на который ждёте оплату. Если у организации он один, подставится сразу.
5. Табличная часть — добавьте строки кнопкой «Добавить» или «Подбор». В каждой строке: номенклатура, количество, цена. Сумма и НДС посчитаются автоматически.
6. Срок оплаты (поле «Оплата до») — до какого числа клиент должен заплатить. По этой дате потом удобно отбирать просроченные счета.

После заполнения нажмите «Записать» — счёт получит номер и сохранится. Проводок не ждите: по кнопке Дт/Кт их не будет, потому что счёт на оплату движений в учёте не делает.

Цена подставляется из типа цен, заданного в договоре или в настройках. Если в строке цена не подтянулась, проверьте, что для номенклатуры задан вид цены и он совпадает с видом цены в договоре.

Несколько полей влияют на итоговую сумму — на них стоит смотреть отдельно:

• НДС «в сумме» или «сверху». Переключатель над табличной частью задаёт, включён налог в цену строки или добавляется к ней. Ошибка здесь завышает или занижает сумму к оплате — проверяйте перед печатью.
• Скидки. Ручную скидку можно задать колонкой в табличной части или общим процентом; итог пересчитается сам.
• Валюта. По умолчанию счёт в рублях. Для расчётов в валюте или в условных единицах валюта берётся из договора — рублёвый счёт в договоре в у.е. не выставить, сначала правят договор.

Поле «Комментарий» в счёт не печатается — оно для внутренних пометок. Текст, который должен увидеть клиент (назначение платежа, условия), выносите в наименования строк или в отдельное поле реквизитов, если оно выводится в печатную форму.

Нумерация счетов и префикс организации

Номер счёта 1С присваивает автоматически, по порядку, в пределах календарного года — с нового года нумерация обнуляется. Вручную номер лучше не трогать: при изменении 1С предупредит о нарушении порядка.

Чтобы отличать счета разных организаций в одной базе, используют префикс. Он задаётся в карточке организации: Главное → Организации → откройте организацию → раздел с кодом и префиксом. Например, префикс ТД даст номера вида ТД-000001.

Если нужен другой формат номера (без ведущих нулей, с годом, со своим разделителем), стандартными настройками это не меняется — потребуется доработка в конфигураторе. В типовой конфигурации доступны только префикс организации и сквозная нумерация внутри года.

Печать счёта с подписью и печатью

Печатная форма выводится кнопкой «Печать» в документе. Доступны два варианта:

• «Счёт на оплату» — обычная форма без факсимиле.
• «Счёт на оплату (с печатью и подписями)» — с факсимильной подписью руководителя, главбуха и оттиском печати.

Чтобы работал второй вариант, заранее загрузите изображения: Главное → Организации → откройте организацию → Логотип и печать. Туда добавляют:

• 🖊️ факсимиле подписи руководителя,
• 🖊️ факсимиле подписи главного бухгалтера (если нужно),
• ⭕ изображение печати организации,
• 🏷️ логотип (по желанию — он встанет в шапку счёта).

Изображения — на прозрачном фоне (формат .png), иначе на печати появится белый прямоугольник. После загрузки форма «с печатью и подписями» будет собираться с этими картинками автоматически.

Из окна предпросмотра счёт можно сохранить в PDF, Word или Excel, отправить на принтер или выгрузить файлом для клиента. Там же меняют масштаб и проверяют, помещается ли документ на один лист: длинный перечень позиций иногда разрывается, и часть строк уезжает на вторую страницу — это нормально, но перед отправкой лучше взглянуть на предпросмотр.

Реквизиты в шапке (наименование, ИНН/КПП, адрес, банк) печатная форма берёт из карточек организации и контрагента. Если в счёте что-то выводится неверно — правьте не сам документ, а справочник: при следующем выводе данные подтянутся уже корректно.

Отправка счёта клиенту по email

Отправить счёт прямо из 1С можно, если настроена учётная запись почты: Администрирование → Органайзер → настройка системной учётной записи. После этого в документе появляется кнопка с конвертом («Отправить» / «Письмо»).

Порядок такой:

1. В открытом счёте нажмите кнопку отправки по email.
2. 1С сформирует письмо, вложит счёт в PDF и подставит адрес из карточки контрагента (если он там указан).
3. При необходимости поправьте текст письма и тему, добавьте получателей.
4. Нажмите «Отправить».

Если адрес у контрагента не заполнен, впишите его вручную или занесите в карточку — тогда в следующий раз подставится сам.

Выставление счёта на основании других документов

Чаще всего счёт не набивают с нуля, а вводят на основании уже существующего документа — так все реквизиты и позиции переносятся автоматически.

• На основании заказа покупателя. Если в базе включены заказы, откройте заказ → кнопка Создать на основании → «Счёт покупателю». Товары, количество и цены перенесутся.
• Из коммерческого предложения (в конфигурациях, где оно есть) — тем же способом через «Создать на основании».
• Копированием. Для постоянных клиентов с одинаковым набором услуг удобнее скопировать прошлый счёт (клавиша F9 или кнопка «Создать копированием») и поправить дату и сумму.

Разовые счета, где позиции повторяются из месяца в месяц (например, абонентское обслуживание), проще всего вести копированием. Для регулярных отгрузок логичнее отталкиваться от заказа покупателя — тогда видно, что по заказу уже выставлено и отгружено, а что ещё нет.

Включить функциональность заказов покупателей в БП 3.0 можно в Главное → Функциональность → закладка Торговля → флажок по заказам.

Обратный ход тоже работает: из самого счёта по кнопке Создать на основании вводят реализацию, поступление на расчётный счёт или счёт-фактуру. Это и есть типовая цепочка: счёт на оплату → поступление денег → реализация. Благодаря переносу данных повторно ничего набивать не нужно, а связь между документами 1С отслеживает через структуру подчинённости (кнопка со значком дерева в документе).

Если счетов много и они однотипны, присмотритесь к обработке группового создания и к шаблонам: в ряде конфигураций есть «Счета на оплату» с автозаполнением по списку контрагентов. В типовой БП 3.0 массового автовыставления нет — там выручает копирование и ввод на основании.

Контроль оплаты и дебиторская задолженность

У документа «Счёт покупателю» есть поле статуса оплаты: «Не оплачен», «Оплачен частично», «Оплачен». Статус помогает быстро отобрать в журнале счета, по которым деньги ещё не пришли.

Фактическую оплату 1С видит из банковских документов «Поступление на расчётный счёт». Чтобы связь работала, в банковском документе указывают того же покупателя и договор, что и в счёте.

Проверять, кто и сколько должен, удобнее отчётами по счёту 62 «Расчёты с покупателями»:

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту) — дебетовое сальдо по контрагенту и есть сумма долга.
• Расчёты с покупателями / Задолженность покупателей — специализированный отчёт из раздела Руководителю или Продажи, показывает долги с разбивкой по срокам.

Сам по себе неоплаченный счёт в отчётах по 62 не отражается — туда попадает уже отгрузка (реализация). Поэтому контроль строят двумя слоями: по статусам счетов смотрят, что из выставленного не оплатили, а по счёту 62 — реальную задолженность после отгрузки.

Для аванса картина обратная: деньги пришли, а отгрузки ещё нет. Такая предоплата оседает на счёте 62.02 «Авансы полученные» и в оборотно-сальдовой ведомости висит кредитовым сальдо. Когда оформите реализацию, 1С зачтёт аванс автоматически, и сальдо по контрагенту сойдётся.

Чтобы не пропускать просрочку, удобно раз в неделю открывать журнал счетов, отбирать по статусу «Не оплачен» и сроку оплаты и выгружать список в Excel для напоминаний. Отбор настраивается кнопкой с воронкой над списком — по полям «Статус оплаты» и «Оплата до».

Частые вопросы