Добавление номенклатуры в 1С: от карточки товара до массовой загрузки

Номенклатура в 1С — это не «товар», а любая позиция, которую вы покупаете, продаёте или списываете: товары, материалы, услуги, тара. Справочник лежит в разделе Справочники → Номенклатура (в 1С:Бухгалтерии 3.0) или в разделе НСИ (в 1С:Управление торговлей 11). Новую позицию заводят кнопкой Создать, и на карточке достаточно заполнить три поля, чтобы она заработала в документах.

Частая ошибка новичка — плодить карточки на каждую накладную. Из-за этого один и тот же товар существует в базе в пяти написаниях, а остатки по складу не сходятся. Правильный подход — один товар — одна карточка, а варианты (размер, цвет, фасовка) заводить либо отдельными позициями, либо через характеристики. Ниже — как создать номенклатуру вручную, загрузить сразу список из Excel и не наступить на грабли со счетами учёта.

Что заполнить до того, как заводить позиции

Перед первой карточкой проверьте три справочника-спутника. Если они пустые, вы будете останавливаться на каждом поле.

• 📏 Единицы измерения. В 1С:Бухгалтерии ведётся через Справочники → Классификатор единиц измерения. Заведите хотя бы шт, кг, м, услуга.
• 💰 Ставки НДС. Предопределены в базе (20%, 10%, 0%, Без НДС), менять их не нужно — просто выберете нужную на карточке.
• 📁 Группы (папки) номенклатуры. Разложите товары по папкам: «Товары», «Материалы», «Услуги», «Тара». Это не обязательное требование программы, но без папок справочник из тысячи строк превращается в свалку.

В 1С:Управлении торговлей добавляется ещё один обязательный шаг — виды номенклатуры. Вид задаёт, товар это или услуга, и включает ли позиция характеристики и серии. Без заведённого вида карточку не сохранить.

Создаём карточку номенклатуры вручную

Самый частый сценарий — завести одну-две позиции перед проведением накладной. Порядок одинаковый в обеих конфигурациях, отличаются только названия некоторых полей.

1. Откройте справочник Номенклатура.
2. Встаньте в нужную папку (чтобы карточка создалась внутри неё, а не в корне).
3. Нажмите Создать.
4. Заполните наименование — рабочее, по которому вы ищете товар в списке.
5. Укажите вид номенклатуры / тип — «Товар» или «Услуга». Это поле определяет, можно ли вести по позиции складской учёт.
6. Выберите единицу измерения (для хранения остатков).
7. Поставьте ставку НДС, если вы плательщик НДС.
8. Запишите карточку кнопкой Записать и закрыть.

Этого набора хватает, чтобы товар встал в документ. Остальные поля — по необходимости.

Полезные, но не обязательные реквизиты:

• Артикул — по нему удобно искать и подбирать в документах. Для маркетплейсов и обмена с поставщиками часто обязателен.
• Наименование полное — идёт в печатные формы счетов и накладных. Короткое — для поиска, полное — для документов.
• Страна происхождения и номер ГТД — для импортных товаров, иначе их не вписать в счёт-фактуру.
• Код ТН ВЭД / ОКПД2 — нужен для прослеживаемости, маркировки и госконтрактов.

Счета учёта на самой карточке не задаются. 1С подставляет их автоматически из регистра Счета учёта номенклатуры — об этом отдельно ниже, это источник половины ошибок.

Массовая загрузка номенклатуры из Excel

Если позиций не три, а триста, вручную их не завести. Есть три рабочих способа.

Способ 1. Загрузка из файла (в УТ, КА, ERP). В списке номенклатуры этих конфигураций есть команда загрузки из внешнего файла. Вы указываете Excel или csv, сопоставляете колонки файла с реквизитами (наименование → наименование, артикул → артикул) и запускаете. Программа создаёт карточки пачкой и показывает отчёт по строкам, которые не прошли.

Способ 2. Внешняя обработка «Загрузка данных из табличного документа». Это универсальный инструмент, работает и в 1С:Бухгалтерии, где встроенного загрузчика номенклатуры нет. Обработку подключают через Файл → Открыть, в ней выбирают справочник «Номенклатура», вставляют таблицу из Excel и настраивают, какое поле куда ложится. Способ требует аккуратности, но переносит и артикулы, и единицы, и цены.

Способ 3. Копирование в документ. Если список нужен не в справочнике, а сразу в накладной, можно скопировать колонку из Excel и вставить её в табличную часть документа через буфер обмена. Карточки создадутся по ходу подбора. Способ быстрый, но контроля над заполнением реквизитов меньше.

Таблица сравнения, когда что применять:

Минимальный набор колонок в файле: наименование, единица измерения, ставка НДС. Желательно добавить артикул и полное наименование. Если в прайсе есть цены, их переносят отдельно — в документ установки цен, а не в карточку, потому что цена в 1С хранится не на номенклатуре, а в регистре цен.

После загрузки обязательно проверьте результат: отсортируйте новые позиции по наименованию и просмотрите, не создались ли дубли с уже имеющимися товарами, и верно ли подставились единицы и ставка НДС. Загрузчик создаёт то, что ему дали, — мусор на входе превращается в мусор в справочнике.

Варианты товара: размеры, цвета и характеристики

Когда у товара есть вариации — футболка в пяти размерах и трёх цветах — заводить 15 отдельных карточек неудобно. Для этого в 1С:Управлении торговлей есть характеристики.

Чтобы они появились, у вида номенклатуры включают использование характеристик. После этого в карточке товара открывается вкладка, где заводят значения: «Размер: M, цвет: синий». Остатки, цены и резервы ведутся в разрезе каждой характеристики — один товар, но склад видит все варианты отдельно.

Порядок включения в УТ 11:

1. Откройте вид номенклатуры, к которому относится товар.
2. Включите опцию использования характеристик (общий список значений или индивидуальный для каждой позиции).
3. В карточке товара на вкладке характеристик заведите нужные сочетания.

Не путайте характеристики с сериями (партии, сроки годности, номера) и с упаковками (коробка = 12 штук). Это три разных механизма, и включаются они независимо в том же виде номенклатуры.

Счета учёта и связь с другими справочниками

Самое важное, что не видно на карточке: откуда 1С берёт счёт, на который ляжет товар. Источник — регистр сведений Счета учёта номенклатуры (в 1С:Бухгалтерии — Справочники → Номенклатура → Счета учёта номенклатуры).

Правило можно задать на любом уровне:

• для всей организации сразу (строка без указания конкретной номенклатуры);
• для папки номенклатуры (все товары внутри неё);
• для одной позиции (самый точный, но трудоёмкий уровень).

1С ищет подходящую строку от частного к общему. Если для товаров задан счёт 41.01, а для материалов 10.01, достаточно разложить позиции по правильным папкам — счета подставятся сами.

В типовой базе регистр уже содержит общее правило для организации, поэтому первая же заведённая карточка получает счёт автоматически. Настраивать регистр вручную приходится, когда появляются нетиповые группы: товары в рознице на счёте 41.11, возвратная тара на 10.04, материалы на переработку. Тогда под каждую папку добавляют свою строку с нужным счётом учёта и счётом доходов/расходов.

Другие справочники, с которыми связана номенклатура:

• Единицы измерения — склад и упаковки.
• Ставки НДС — для счетов-фактур и книги продаж.
• Номенклатурные группы — аналитика выручки и затрат (счета 90, 20).
• Виды номенклатуры (УТ) — поведение карточки: товар/услуга, характеристики, серии.
• ТН ВЭД, страны, ГТД — для импорта, прослеживаемости и маркировки.

Проверить, что счета подставляются верно, проще всего на пробном документе: заведите тестовое поступление с новой позицией, проведите и посмотрите проводку. Если вместо 41.01 встал 10.01 — значит, товар лежит не в той папке или в регистре нет подходящего правила.

Частые ошибки при заводе номенклатуры

Эти промахи всплывают не сразу, а когда закрывается месяц и не сходятся остатки.

• 🔁 Дубли карточек. Один товар заведён несколько раз в разном написании. Остатки и продажи размазываются по дублям. Лечится объединением карточек (обработка поиска и удаления дублей), но лучше не допускать.
• 🧾 Неверный счёт учёта. Товар лежит не в той папке, 1С берёт чужое правило из регистра, и материал приходует на товарный счёт. Проверяется пробной проводкой.
• 🏷️ Пустой или дублирующийся артикул. Ломает обмен с маркетплейсами и подбор по сканеру.
• ⚖️ Путаница товар / услуга. Услугу завели как товар — программа ждёт от неё складской учёт и не даёт закрыть период. Переключить тип после движений сложно.
• 📏 Разные единицы у одинаковых товаров. Часть позиций в шт, часть в штука — отчёты по складу считают их разными номенклатурами.

Как ускорить работу со справочником

Когда позиций становится много, ручное заполнение заменяют групповыми инструментами.

• Копирование карточки (F9). Похожий товар создаётся на основе существующего — реквизиты уже заполнены, остаётся поправить наименование и артикул. Экономит время, когда в каталоге много однотипных позиций с одинаковой единицей, ставкой и видом номенклатуры.
• Групповое изменение реквизитов. Стандартная обработка (Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных) меняет ставку НДС или вид номенклатуры сразу у выделенной пачки карточек. Удобно, когда поменялась ставка или нужно перенести товары в другую папку.
• Правила подстановки счетов. Один раз настроенный регистр Счета учёта номенклатуры по папкам снимает ручной выбор счёта навсегда.
• Загрузка прайсов поставщика. Регулярную номенклатуру удобнее подтягивать загрузкой из файла или через обмен, чем вбивать руками.