Счёт 73 в 1С: займы сотрудникам, возмещение ущерба и прочие расчёты

Закрыть счёт 73 в 1С — значит довести сальдо по нему до нуля по каждому сотруднику. Делается это не регламентной операцией «Закрытие месяца », а фактическими расчётами: работник вернул заём, внёс деньги в кассу или с его зарплаты удержали сумму ущерба — остаток уходит в ноль.

Счёт 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям» — активно-пассивный. Здесь копятся долги сотрудников, не связанные с оплатой труда: выданные займы, суммы недостач и порчи имущества, иногда компенсации за форму или телефон. Разберём, как закрываются расчёты по каждому субсчёту, какие проводки формирует программа и где чаще всего остаются зависшие остатки.

Из чего состоит счёт 73 и как ведётся аналитика

В типовом плане счетов 1С:Бухгалтерии счёт 73 разбит на субсчета:

• 🔹 73.01 «Расчёты по предоставленным займам» — займы, выданные работникам, и проценты по ним;
• 🔹 73.02 «Расчёты по возмещению материального ущерба» — недостачи и порча, отнесённые на виновных;
• 🔹 73.03 «Расчёты по прочим операциям» — всё остальное (например, компенсация стоимости спецодежды сверх норм).

Аналитический учёт на счёте ведётся в разрезе субконто «Работники организации» — то есть по каждому физлицу. Именно поэтому сальдо нужно проверять не общей суммой, а по сотрудникам: у одного заём почти погашен, а у другого долг висит годами.

Погашение займов, выданных сотрудникам

Самый частый остаток на счёте — заём на субсчёте 73.01. Полный цикл расчётов выглядит так.

1. Выдача займа. Деньги перечисляют на карту или выдают из кассы:

• Дт 73.01 Кт 51 — заём перечислен с расчётного счёта;
• Дт 73.01 Кт 50 — заём выдан наличными.

Основание — договор займа в письменной форме. Если в договоре не указать, что заём беспроцентный, по ст. 809 ГК РФ проценты считаются по ключевой ставке — это частая причина споров с проверяющими.

2. Начисление процентов. Проценты — прочий доход организации:

Дт 73.01 Кт 91.01 — начислены проценты по займу.

3. Погашение. Долг гасят двумя путями — удержанием из зарплаты (нужно заявление работника) или внесением денег:

• Дт 70 Кт 73.01 — платёж удержан из зарплаты;
• Дт 50 Кт 73.01 — сотрудник внёс в кассу;
• Дт 51 Кт 73.01 — поступило на расчётный счёт.

Когда последний платёж пройдёт, сальдо по сотруднику на 73.01 станет нулевым — заём закрыт.

Материальная выгода. Если ставка по займу ниже 2/3 ключевой ставки (или заём беспроцентный), у работника возникает материальная выгода от экономии на процентах. Она облагается НДФЛ по ставке 35%, а организация выступает налоговым агентом (ст. 212, 224 НК РФ). База считается на последнее число каждого месяца пользования займом.

Разберём на числах. Допустим, выдали заём 120 000 ₽ под 3% годовых на год, а ключевая ставка — 16%:

• проценты в пользу организации: 120 000 × 3% = 3 600 ₽ за год (проводка Дт 73.01 Кт 91.01);
• порог матвыгоды — две трети ключевой ставки: 2/3 × 16% = 10,67%, это больше 3% по договору, значит выгода есть;
• материальная выгода за год: (10,67% − 3%) × 120 000 ≈ 9 200 ₽;
• НДФЛ с неё: 9 200 × 35% ≈ 3 220 ₽ за год (удерживается частями, помесячно).

То есть по займу в кассе и на счёте 73 крутится возврат тела долга и процентов, а параллельно на счёте 68 копится НДФЛ с материальной выгоды — это два разных потока.

В 1С:ЗУП расчёт процентов и материальной выгоды автоматизирован: есть договоры займа, вид удержания и ежемесячный пересчёт. В 1С:Бухгалтерии без подключённого расчёта зарплаты проценты и удержания обычно отражают операциями, введёнными вручную, а суммы НДФЛ контролируют отдельно.

Возмещение материального ущерба и недостач

Второй источник остатков — субсчёт 73.02. Сюда попадают недостачи, выявленные при инвентаризации, и порча имущества по вине сотрудника.

Порядок отражения:

1. Выявили недостачу — собираем сумму на счёте 94: Дт 94 Кт 10 (41, 01, 50…) — отражена недостача или порча по балансовой стоимости.
2. Нашли виновного — переносим долг на него: Дт 73.02 Кт 94 — недостача отнесена на виновное лицо.
3. Взыскиваем — удержанием или деньгами:
   • Дт 70 Кт 73.02 — удержано из зарплаты;
   • Дт 50 Кт 73.02 — работник внёс в кассу.

Когда вся сумма возмещена, сальдо на 73.02 по этому сотруднику обнуляется.

Если взыскиваете по рыночной цене выше балансовой. Разницу между суммой к взысканию и балансовой стоимостью относят на доходы будущих периодов:

• Дт 73.02 Кт 98.04 — учтена разница (рыночная минус балансовая);
• Дт 98.04 Кт 91.01 — по мере погашения разница признаётся прочим доходом.

Сколько можно удержать и в какой срок

Здесь важны ограничения Трудового кодекса, иначе закрыть долг «одним махом» не выйдет:

Пример. Недостача — 30 000 ₽, средний месячный заработок — 45 000 ₽. Сумма меньше среднего заработка, значит взыскиваем по приказу, без суда. Зарплата к выдаче — около 40 000 ₽, удерживать можно не более 20%, то есть примерно 8 000 ₽ в месяц. Долг закроется за четыре месяца: 8 000 × 3 = 24 000, плюс 6 000 ₽ в четвёртом месяце. Каждое удержание — проводка Дт 70 Кт 73.02, и только после четвёртого месяца сальдо по сотруднику на 73.02 обнулится.

Прощение займа: проводки и налоги

Иногда заём решают не взыскивать, а простить. Это отдельная операция, и она тоже закрывает счёт 73 — но через расходы, а не через деньги.

Прощение долга оформляют письменно (соглашение или договор дарения), после чего делают проводку:

Дт 91.02 Кт 73.01 — прощён остаток долга по займу.

Этот расход не уменьшает налог на прибыль — в декларации он не участвует.

НДФЛ. Прощённая сумма — доход работника, он облагается НДФЛ по ставке 13% (15% с суммы сверх порога). Налог удерживают из ближайших денежных выплат:

Дт 70 Кт 68.01 — удержан НДФЛ с прощённого дохода.

Если удержать не из чего (сотрудник уволился), о неудержанном налоге сообщают в ФНС в составе годовой отчётности.

Закрывается ли счёт 73 при закрытии месяца

Короткий ответ — нет, и это ключевое недоразумение по теме.

Регламентная операция Закрытие месяца не трогает счёт 73. В отличие от счетов 25, 26, 90 и 91, у расчётов с персоналом нет «обнуления» на конец периода. Сальдо на 73 будет висеть ровно до тех пор, пока долг не погасят деньгами, удержанием или прощением.

Что действительно происходит в рамках закрытия месяца рядом со счётом 73:

• начисление процентов по займам (если ведёте их через зарплатный модуль);
• расчёт материальной выгоды и НДФЛ с неё (в 1С:ЗУП);
• проведение ведомости на выплату зарплаты, где учтены удержания Дт 70 Кт 73.01/73.02.

Поэтому не ищите в закрытии месяца операцию, которая «закроет 73» автоматически. Её там нет и быть не должно.

Как проверить сальдо и найти зависшие остатки

Перед тем как считать счёт 73 закрытым, сверьтесь по стандартным отчётам. Оба открываются из раздела Отчёты → Стандартные отчёты.

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 73 с группировкой по субсчетам и субконто «Работники организации». Сразу видно, у кого остался долг и по какому виду расчётов.
• Карточка счёта 73 по конкретному сотруднику — покажет всю историю: выдачу, начисления, каждый платёж.

На что обращать внимание:

• 🔸 Развёрнутое сальдо. В настройках ОСВ включите вывод развёрнутого сальдо — иначе дебет одного сотрудника «схлопнется» с кредитом другого, и картина исказится.
• 🔸 Остатки по уволенным. Если по уволившемуся сотруднику висит дебет, долг либо прощён (и это надо отразить), либо взыскивается через суд. «Само» оно не закроется.
• 🔸 Копейки от округлений. После последнего удержания иногда остаётся 1–2 копейки от расчёта процентов. Их списывают той же проводкой, что и проценты, или на прочие расходы.

Типичные ошибки при закрытии счёта 73

Ошибки на этом счёте почти всегда связаны с тем, что расчёты путают между собой или забывают про налоги.

Свёрнутое сальдо принимают за ноль. По счёту в целом может быть «почти ноль», а внутри — у одного крупный долг, у другого переплата. Всегда смотрите развёрнуто по сотрудникам.

НДФЛ с матвыгоды оставляют на счёте 73. Налог должен уходить на 68.01 через Дт 70 Кт 68.01. Если ошибочно провести его по кредиту 73, долг по займу «уменьшится» неправильно, а НДФЛ не попадёт в отчётность.

Забывают про проценты. Беспроцентным заём считается, только если это прямо записано в договоре. Иначе проценты надо начислять ежемесячно Дт 73.01 Кт 91.01 — и до их начисления сальдо закрывать рано.

Недостачу сразу вешают на 73, минуя 94. Правильная цепочка — сначала Дт 94, затем Дт 73.02 Кт 94. Прямая проводка в обход 94 ломает учёт недостач и инвентаризационные отчёты.

Пытаются удержать больше лимита. Удержание свыше 20% (или 50% в особых случаях) незаконно по ст. 138 ТК РФ. Программа лимит не проверяет — за этим следит бухгалтер.

Частые вопросы