Ввод входящих и исходящих накладных в 1С:Бухгалтерии 3.0, УТ 11 и ERP: вручную, на основании, из Excel и ЭДО

Входящую накладную от поставщика в 1С:Бухгалтерии 3.0 заносят через Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), кнопка Поступление → Товары (накладная, УПД). Исходящую — через Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). В УТ 11 и ERP это документы «Приобретение товаров и услуг» и «Реализация товаров и услуг».

Способов заносить накладные в 1С четыре: вручную с клавиатуры, на основании заказа или счёта, загрузкой таблицы из Excel и автоматически из электронного документа. Ручной ввод нужен для разовых бумажных поставок. Ввод на основании и ЭДО — для потока: они снимают большую часть ошибок в ценах и количестве.

Какая накладная нужна под вашу операцию

Слово «накладная» в 1С закрывает несколько разных документов. Сначала определите операцию, потом ищите документ.

Ручной ввод накладной в 1С: шаг за шагом

Разберём на примере входящей накладной в БП 3.0. В УТ 11 логика та же, отличаются названия полей и шапки.

Шапка документа

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) и нажмите Поступление → Товары (накладная, УПД).
2. Поле «Дата» — дата фактического поступления товара. От неё зависят остатки и себестоимость.
3. Справа от номера заполните «Накладная №» и «от» — это номер и дата документа поставщика. Номер 1С присвоит сам.
4. Выберите «Контрагента» и «Договор». Договор должен быть с видом «С поставщиком», иначе документ не проведётся.
5. Укажите «Склад». Если складов один, поле заполнится само.

Цены и НДС

Прежде чем вбивать строки, проверьте ссылку с ценами в шапке (обычно «Цены и валюта» или похожая гиперссылка). В ней задают, включена ли сумма НДС в цену.

Флажок «Цена включает НДС» должен совпадать с тем, как цены указаны у поставщика. Если в накладной цены без НДС, а флажок стоит, итог документа уменьшится на налог, и расхождение всплывёт только при сверке.

Табличная часть

1. На закладке «Товары» нажмите Добавить или Подбор.
2. «Подбор» удобнее при 5+ строках: открывается справочник, двойной щелчок по позиции запрашивает количество и цену, всё набранное переносится одной кнопкой.
3. Для каждой строки проверьте количество, цену, ставку НДС и сумму. Сумму 1С считает сама: 12 шт × 450 ₽ = 5 400 ₽.
4. Счёт учёта (41.01, 10.01 и т.д.) подставляется из настроек счетов учёта номенклатуры. Если в колонке пусто — настройте счета, а не правьте каждую строку.

Счёт-фактура и проведение

1. Внизу формы введите номер и дату счёта-фактуры поставщика и нажмите Зарегистрировать. Для УПД со статусом 1 это тот же номер и дата, что у накладной.
2. Нажмите Провести и закрыть.
3. Откройте документ снова и кнопкой Показать проводки (значок «Дт/Кт») проверьте результат.

Особенности УТ 11 и ERP

• 🔹 Поступление вводят через Закупки → Документы закупки (все), создавая «Приобретение товаров и услуг» с хозяйственной операцией «Закупка у поставщика».
• 🔹 Если склад ордерный, накладная не двигает остатки сама. Кладовщик оформляет «Приходный ордер на товары», а при отгрузке — «Расходный ордер на товары».
• 🔹 Вместо «Типов цен» из БП здесь «Виды цен». Цену закупки можно сохранить как цену поставщика для следующих поступлений.

Как заполнить накладную автоматически из заказа или счёта

Ручной ввод исходящих накладных — главный источник ошибок. Если до отгрузки был счёт или заказ, вводите реализацию на его основании.

В БП 3.0

1. Откройте Продажи → Счета покупателям и найдите нужный счёт.
2. Нажмите Создать на основании → Реализация (акты, накладные, УПД).
3. Контрагент, договор, товары, цены и ставки НДС перейдут из счёта. Остаётся проверить количество, если отгрузили не всё.
4. Проведите документ.

Для закупок путь зеркальный: из «Счёта от поставщика» создаётся поступление.

В УТ 11 и ERP

Реализацию создают из «Заказа клиента»: в заказе кнопка Создать на основании, либо из рабочего места с документами к оформлению в разделе продаж. Если отгрузка частичная, в накладной остаются только отгруженные строки, а остаток заказа продолжает висеть «к отгрузке».

Загрузка накладной из Excel

Когда у поставщика сотни строк, вбивать их вручную незачем. В типовых конфигурациях на базе БСП над табличной частью «Товары» есть команда Загрузить (в некоторых релизах — Загрузить из файла).

Порядок действий

1. Создайте документ, заполните шапку и сохраните его кнопкой Записать.
2. В табличной части «Товары» нажмите Загрузить.
3. Откроется таблица-шаблон. Скопируйте в неё данные из Excel через буфер обмена или выберите файл.
4. Сопоставьте колонки: наименование или артикул, количество, цена, сумма, ставка НДС.
5. Нажмите Далее. Программа покажет, какие строки нашла в справочнике, а какие нет.
6. Для ненайденных строк выберите номенклатуру вручную или создайте новые позиции.
7. Нажмите Загрузить — строки окажутся в документе.

Нюансы загрузки

• 📌 Ищите по артикулу, а не по наименованию. «Бумага А4 Снегурочка» и «Бумага офисная А4 Снегурочка 80г» — для программы разные товары.
• 📌 Числа в Excel должны быть числами, а не текстом. Пробелы-разделители тысяч и запятые-точки ломают распознавание.
• 📌 Единицы измерения сверяйте до загрузки: у поставщика «упак.», у вас «шт.» — количество разойдётся в 10–100 раз.

Где чаще всего ошибаются при вводе накладных

Ошибки при занесении накладных обычно не видны сразу. Их находят на сверке с поставщиком или в декларации по НДС.

Отдельно про даты. Дата документа 1С и дата накладной поставщика — разные поля. Если товар пришёл 3-го числа по накладной от 30-го прошлого месяца, «Дата» в 1С — 3-е, а «от» — 30-е.

Печать накладных и отправка по ЭДО

Из проведённой реализации печатные формы открываются кнопкой Печать. Основные варианты:

• 🖨️ УПД — объединяет накладную и счёт-фактуру. Статус 1 — с функцией счёта-фактуры, статус 2 — только первичный документ.
• 🖨️ Товарная накладная (ТОРГ-12) — классическая форма. Обязательной её не считают: формы первички организация утверждает сама, главное — обязательные реквизиты по 402-ФЗ.
• 🖨️ Счёт-фактура — отдельно, если работаете не через УПД.
• 🖨️ Транспортная накладная — когда груз везёт перевозчик.

Набор форм для покупателя можно сохранить: в окне печати выберите нужные документы и количество экземпляров, и следующий раз комплект откроется сам.

Отправка по ЭДО

Если подключён 1С-ЭДО или другой оператор, в реализации есть команда отправки электронного документа. Он уходит в формате ФНС и подписывается КЭП. Статус обмена отображается прямо в форме документа.

Полезные настройки для ускорения ввода накладных

Пять настроек, которые сокращают ввод накладной в 1С с минут до секунд:

1. Основные значения. В Главное → Персональные настройки укажите основную организацию и склад. Они будут подставляться в каждый новый документ.
2. Счета учёта номенклатуры. В БП 3.0 — Справочники → Товары и услуги → Счета учёта номенклатуры. Один раз настроили для вида номенклатуры — 41.01 или 10.01 подставляется сам.
3. Сканер штрихкодов. Подключается в Администрирование → Подключаемое оборудование. Сканирование в табличной части добавляет строку или увеличивает количество.
4. Номенклатура поставщика. При вводе из ЭДО программа запоминает соответствие «товар поставщика → наш товар». Второй документ от того же поставщика заполняется без ручного выбора.
5. Цены поставщика. В УТ 11 цены из поступления можно регистрировать как цены поставщика и подставлять в следующие заказы.

Обмен накладными с CRM, WMS и маркетплейсами

Когда накладные рождаются в другой системе, ручной ввод в 1С становится лишним звеном.

Перед запуском любого обмена сделайте резервную копию базы -приёмника. Первая выгрузка может создать сотни документов и справочников, и откатить их вручную тяжело.

Частые вопросы по накладным в 1С