Справочники в 1С: как создавать, заполнять и держать в порядке

Новый элемент справочника создаётся кнопкой Создать на панели списка, а само окно справочника открывается из раздела, к которому он относится: номенклатура — из блока товаров, контрагенты — из блока покупок и продаж. Открывать «общий список всех справочников» не нужно и такого окна нет — у каждого справочника своё место в меню конфигурации.

Справочники есть в любой конфигурации на платформе 8.3 — это списки однотипных данных, на которые ссылаются документы: контрагенты, номенклатура, физические лица, склады, статьи затрат. От того, как заполнены справочники, зависит всё остальное: дубль одного контрагента растащит взаиморасчёты на две карточки, а пустой реквизит у номенклатуры собьёт автоподстановку счетов учёта.

Разберём порядок действий от одной карточки до массовой загрузки, работу с группами и реквизитами, а в конце — ошибки, которые чаще всего приходится исправлять задним числом.

Как устроен справочник и что в нём обязательно

У каждого элемента справочника есть два стандартных реквизита, которые платформа ведёт сама:

• 🔑 Код — уникальный номер внутри справочника. Присваивается автоматически по возрастанию, вручную его менять почти никогда не нужно.
• 🏷️ Наименование — то, что вы видите в списках и в документах. Длина ограничена настройкой конфигурации (обычно до 150 символов).

Всё остальное — дополнительные реквизиты, которые разработчик конфигурации добавил под задачу. У контрагента это ИНН, КПП, вид контрагента (юрлицо, физлицо, обособленное подразделение); у номенклатуры — вид номенклатуры, ставка НДС, единица измерения, счета учёта.

Справочники делятся на самостоятельные и подчинённые. Подчинённый справочник не существует сам по себе — у каждого его элемента есть владелец. Классический пример: договоры и контактные лица подчинены контрагенту. Поэтому договор нельзя завести из «общего» списка — только из карточки конкретного контрагента, на вкладке с договорами.

Отдельно стоят предопределённые элементы — те, что заложены разработчиком конфигурации и нужны ей для работы. Их видно по особой пиктограмме в списке. Такой элемент нельзя удалить и обычно нельзя переместить в другую группу: если убрать его, часть механизмов конфигурации перестанет работать. Создавать свои элементы рядом с ними можно, а трогать сами предопределённые — нет.

Пошагово: создаём и заполняем новый элемент

Возьмём типовую задачу — завести нового контрагента.

1. Откройте список контрагентов из раздела покупок и продаж (в разных конфигурациях блок называется похоже — ищите пункт Контрагенты).
2. Нажмите Создать. Откроется пустая карточка.
3. Укажите ИНН. В типовых конфигурациях при подключённой интернет-поддержке по ИНН автоматически подтянутся наименование, КПП, адрес и ОГРН из базы ФНС — это заметно быстрее ручного ввода.
4. Проверьте вид контрагента (юрлицо / физлицо / госорган) — от него зависит набор полей.
5. Заполните банковский счёт на соответствующей вкладке, если контрагент — получатель платежей.
6. Нажмите Записать и закрыть.

Разница между двумя кнопками сохранения важна:

Пока вы не нажали ни одну, элемент существует только в памяти формы — закроете по крестику без сохранения, и данные пропадут. Новый элемент становится доступен в документах только после записи.

Группы и иерархия: куда класть элементы

Когда элементов становится много, плоский список неудобен. Для этого в справочниках включают иерархию.

Есть два варианта, и они заданы в конфигурации, пользователь их не переключает:

• Иерархия групп — элементы раскладываются по папкам-группам. Сама группа — это не контрагент и не товар, а только папка. Так устроено большинство справочников: Номенклатура, Контрагенты.
• Иерархия элементов — родителем выступает такой же элемент, а не отдельная папка. Встречается реже, например в справочнике подразделений.

Чтобы создать группу , в списке используйте команду Создать группу (рядом с кнопкой «Создать» или в меню Ещё). Дайте группе понятное имя — «Поставщики», «Покупатели», «Банки».

Переместить элемент в другую группу можно двумя способами:

• перетащить мышью на нужную папку в дереве слева;
• выделить элементы и в меню Ещё выбрать команду перемещения в группу.

Глубину вложенности платформа не ограничивает жёстко, но три-четыре уровня — практический предел удобства. Дальше искать дольше, чем через строку поиска над списком.

Массовый ввод: копирование, групповое изменение, подбор

Заводить сотню однотипных позиций по одной — не вариант. Платформа даёт несколько приёмов.

Копирование. Встаньте на похожий элемент и нажмите F9 (или команду копирования в Ещё). Откроется карточка-копия со всеми заполненными реквизитами — остаётся поправить отличия и записать. Код присвоится новый.

Групповое изменение реквизитов. Когда у десятков элементов нужно поменять одно и то же поле — например, проставить ставку НДС или единицу измерения. Выделите элементы мышью с Ctrl или Shift, откройте меню Ещё и выберите команду изменения выделенных элементов. В открывшемся окне указываете реквизит и новое значение — программа применит его ко всем отмеченным.

Подбор при вводе документа. Это не заполнение справочника как такового, но смежный приём: в документе кнопка Подбор открывает список номенклатуры, где можно отметить сразу несколько позиций с количеством и ценой, а потом перенести их в табличную часть одной командой.

Загрузка справочника из Excel

Самый частый вопрос по массовому заполнению — как залить номенклатуру или контрагентов из таблицы.

Рабочих путей два:

1. Встроенная загрузка. В ряде типовых конфигураций у номенклатуры есть собственная команда загрузки из внешнего файла — ищите её в меню Ещё или на панели списка номенклатуры. Она сама сопоставит колонки файла с реквизитами.
2. Универсальная обработка «Загрузка данных из табличного документа». Подходит почти для любого справочника. Обработку подключают через Файл → Открыть (файл обработки ЗагрузкаДанныхИзТабличногоДокумента.epf) либо из меню дополнительных обработок, если она уже добавлена администратором.

Порядок при любой загрузке одинаковый:

1. Подготовьте таблицу: один столбец — один реквизит, первая строка — заголовки, без объединённых ячеек.
2. Приведите значения к виду, который примет 1С (ставка НДС — точно как в справочнике ставок, единица измерения — из классификатора).
3. Сопоставьте колонки файла с реквизитами справочника.
4. Сначала запустите контроль/проверку, и только потом саму загрузку.

Типичная засада — дубли по наименованию. Если в файле контрагент записан «ООО Ромашка», а в базе уже есть «ООО “Ромашка”», программа посчитает их разными и заведёт второго. Поэтому загрузку лучше сверять по ИНН, а не по имени.

Реквизиты и табличные части в карточке

Реквизит — это отдельное поле элемента. Табличная часть — встроенная таблица внутри карточки, где строк может быть много.

Пример табличной части — контактная информация контрагента (несколько телефонов и адресов) или список банковских счетов. Работа с ней стандартна:

• Добавить — новая строка;
• стрелки или команды в Ещё — порядок строк;
• Delete или команда удаления — убрать строку.

Отдельная тема — дополнительные реквизиты и сведения. Если штатных полей не хватает, в типовых конфигурациях можно добавить свои, не трогая конфигуратор: через раздел Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения (пункт включается там же флажком). Так заводят, например, поле «Менеджер» у контрагента или «Артикул поставщика» у номенклатуры.

Разница между ними простая:

• Дополнительный реквизит хранится прямо в элементе и виден в его карточке.
• Дополнительное сведение хранится отдельно и удобно, когда значение нужно вести, не открывая саму карточку на изменение.

Частые ошибки при заполнении справочников

Ошибки в справочниках всплывают позже — в отчётах и взаиморасчётах. Разберём, по какому симптому что искать.

Главный профилактический приём — договориться о правилах заполнения до того, как в базе появятся сотни элементов. Единый формат наименований, обязательное заполнение ИНН, запрет заводить контрагента «на лету» без проверки по базе ФНС снимают до половины последующих чисток.

Автоматизация и наведение порядка

Когда справочник уже разросся, помогают штатные инструменты:

• 🔍 Поиск и удаление дублей — обработка в разделе администрирования. Находит похожие элементы и объединяет их, перецепляя все ссылки на один «главный».
• 🧹 Удаление помеченных объектов — регламентная операция , которая физически убирает из базы всё, что помечено на удаление и ни на что не ссылается.
• 📥 Заполнение по ИНН через интернет -поддержку — реквизиты контрагента тянутся из базы ФНС, вручную их вводить не нужно.
• ⚙️ Регламентные задания в сервисных конфигурациях умеют подгружать и обновлять данные (курсы валют, классификаторы адресов) без участия пользователя.

Для разовых нестандартных задач (перенести справочник из другой базы, выгрузить в файл) используют обмен через формат EnterpriseData или выгрузку в табличный документ прямо из списка командой сохранения.

Частые вопросы