Резерв товара под клиента в УТ 11 и КА 2: настройка, заказ, снятие

Чтобы зарезервировать товар на складе в 1С:УТ 11 или КА 2, откройте заказ клиента , на вкладке «Товары» в колонке «Вариант обеспечения» выберите «Резервировать на складе» или «Со склада», переведите заказ в статус «К выполнению» и нажмите «Провести». Отдельный документ не нужен: резерв живёт в строке заказа и держится, пока товар не отгрузят или строку не отменят.

Резерв уменьшает свободный остаток, но не трогает фактический: товар лежит на месте, просто другие менеджеры его уже не продадут. Интерфейс УТ 11 и КА 2 (а также ERP) в этой части совпадает, поэтому пути меню общие.

Как устроено резервирование товаров в УТ и КА

В УТ 11 и КА 2 резерв — это не пометка в карточке номенклатуры, а движение заказа по складу. Остаток товара делится на три части:

• 📦 В наличии — сколько физически лежит на складе;
• 🔒 В резерве — сколько уже закреплено за заказами;
• ✅ Доступно — что можно продать или переместить без конфликта с чужими заказами.

Пример: на складе «Основной» 120 шт. кабеля, под два заказа зарезервировано 30 и 50 шт. Доступно новому клиенту — 120 − 30 − 50 = 40 шт. Если менеджер попытается поставить в резерв 60 шт., программа зарезервирует только то, что свободно, или не даст провести заказ — зависит от выбранного варианта.

Резервировать товар умеют не только заказы клиентов. Колонка с вариантом обеспечения есть и в заказе на перемещение, и в заказе на внутреннее потребление. Логика у них одна, ниже разбираем на примере продаж.

Варианты обеспечения: что выбрать

💡 Разница между «Резервировать на складе» и «Со склада» — в готовности к отгрузке. Первый вариант говорит: «это наше, но пока не трогаем». Второй — «можно собирать и отгружать». Для склада с ордерной схемой это важно: по строкам «Со склада» формируется распоряжение на отбор.

Что включить в настройках до первого резерва

Если колонки с вариантом обеспечения в заказе нет или заказы клиентов не создаются вовсе, начните с настроек:

1. Откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи.
2. В группе оптовых продаж включите использование заказов клиентов. Если выбран режим «заказ как счёт», заказ не резервирует товар — переключите на полноценный заказ клиента.
3. Перейдите в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка и проверьте, что нужный склад существует и по нему ведётся учёт остатков.
4. В КА 2 и ERP там же, в разделе «Склад и доставка» или «Планирование», при необходимости включите обособленное обеспечение — без него варианта «Обособленно» в списке не будет.

Права тоже имеют значение. Менеджеру нужны права на изменение и проведение заказов клиентов. Без них он видит доступность, но поставить резерв не может.

Как поставить товар в резерв через заказ клиента

Пошаговый порядок для одного заказа:

1. Откройте Продажи → Оптовые продажи → Заказы клиентов и нажмите «Создать».
2. На вкладке «Основное» выберите клиента, соглашение (если используется) и склад. Склад из шапки подставится во все строки.
3. На вкладке «Товары» добавьте номенклатуру и количество. Если товар учитывается по характеристикам (цвет, размер), характеристику укажите обязательно — резерв ставится именно на неё.
4. В колонке «Вариант обеспечения» выберите «Резервировать на складе» или «Со склада».
5. Проверьте желаемую дату отгрузки. Резерв привязан к дате: заказ на следующую неделю конкурирует за товар с заказами на ту же неделю.
6. Установите статус «К выполнению».
7. Нажмите «Провести». Только проведённый заказ в рабочем статусе реально держит товар.

Если заказ остался в статусе «На согласовании», варианты обеспечения в строках сохранятся, но товар никто не держит. Его спокойно продаст другой менеджер.

Резерв на разные склады в одном заказе

В одной строке — один склад. Если 40 шт. лежат на «Основном», а 20 — на «Филиальном», разбейте позицию на две строки и в каждой укажите свой склад. Колонка склада в строках видна, если в настройках склада разрешена работа с несколькими складами в заказе. Если колонки нет — оформите два заказа.

Автоматическое заполнение резерва в заказе

Выбирать вариант по каждой из 80 строк вручную долго. В табличной части «Товары» есть команда «Заполнить обеспечение». Она открывает окно, где задаётся правило для всех или выделенных строк:

• 🟢 зарезервировать то, что доступно на складе на дату отгрузки;
• 🟡 то, чего не хватает, передать «К обеспечению» — на закупку или перемещение;
• ⚪ ничего не резервировать.

Программа сама разобьёт строку, если товара хватает частично. Пример: заказано 100 шт., доступно 70. После заполнения в заказе будут две строки: 70 шт. «Со склада» и 30 шт. «К обеспечению». Когда придёт поставка, вторую строку можно перезаполнить той же командой.

💡 Удобный приём для постоянных клиентов: при вводе нового заказа сразу вызывать «Заполнить обеспечение». Так менеджер видит дефицит до того, как пообещает клиенту сроки.

Резерв под будущую поставку

Если товара нет, но он уже заказан поставщику, оставьте строку «К обеспечению». После поступления товара на склад перезаполните обеспечение в заказе клиента. В КА 2 и ERP при включённом обособленном обеспечении можно сразу связать заказ клиента с заказом поставщику: тогда пришедший товар закрепится за этим клиентом, и его не перехватит соседний заказ.

Снятие и перенос резерва

Резерв снимается сам, когда товар отгружают по заказу: реализация списывает и остаток, и резерв. Вручную резерв снимают в трёх ситуациях.

Клиент отказался от части товара

1. Откройте заказ. Статус менять не нужно — достаточно отредактировать строки.
2. В строке, от которой отказались, установите флажок «Отменено» и укажите причину отмены.
3. Проведите заказ. Отменённое количество вернётся в свободный остаток.

Причины отмены — отдельный справочник. Его стоит заполнить заранее («Клиент отказался», «Нет оплаты», «Замена позиции»), чтобы потом анализировать потерянные продажи.

Товар надо отдать другому клиенту

Резерв нельзя «передать» напрямую из заказа в заказ. Порядок такой:

1. В первом заказе смените вариант обеспечения в строке на «К обеспечению» или «Не обеспечивать» и проведите.
2. Во втором заказе выберите «Со склада» или «Резервировать на складе» и проведите.

Делайте это последовательно и сразу: между шагами товар становится свободным, и его может забрать третий менеджер.

Заказ больше не нужен целиком

Установите статус «Закрыт». Неотгруженные строки при закрытии отменяются, резерв освобождается. Проведённый закрытый заказ остаётся в истории, удалять его не нужно — так видно, почему продажа не состоялась.

Контроль зарезервированных товаров: отчёты

Главный отчёт — «Остатки и доступность товаров». Его ищут в разделах «Склад и доставка» или «Продажи» в группе отчётов. В отчёте видно по каждому товару и складу: сколько в наличии, сколько в резерве и сколько доступно.

Чтобы понять, кто держит товар, в форме отчёта или в заказе есть расшифровка резерва: по ней видно, какими заказами занят остаток. Это быстрее, чем перебирать список заказов.

Что полезно проверять регулярно:

• 🕒 заказы со старой датой отгрузки, которые держат резерв неделями;
• 💸 заказы в резерве без оплаты, если у вас отгрузка только после предоплаты;
• 📉 товары, где «Доступно» близко к нулю, а «В наличии» большое — признак, что склад «заморожен» резервами;
• 🔁 строки «К обеспечению», по которым никто не создал заказ поставщику.

В списке заказов клиентов можно настроить отбор по статусу и дате отгрузки. Сохраните такой вариант списка, например «Резерв старше 14 дней», и просматривайте раз в неделю.

Почему резерв не ставится или ведёт себя странно

Частые ошибки менеджеров

• ❌ Резерв «на всякий случай». Менеджер ставит «Со склада» во все коммерческие предложения. Через месяц половина остатка занята заказами, которые никто не оплатит. Для КП используйте «Не обеспечивать».
• ❌ Желаемая дата отгрузки «по умолчанию». Дата сегодняшним днём у заказа, который клиент заберёт через месяц, заставляет программу резервировать товар раньше времени.
• ❌ Правка шапки вместо строк. Смена склада в шапке не переносит уже введённые строки.
• ❌ Никто не закрывает старые заказы. Резервы копятся годами. Назначьте ответственного, который раз в неделю закрывает заказы с прошедшей датой отгрузки.

Частые вопросы