Складской учёт в 1С: программы, операции и первые настройки

«1С на складе» — это учёт товаров в программе 1С: что пришло, где лежит, сколько осталось и что ушло покупателю. Для простого склада хватает 1С:Бухгалтерии 3.0, для склада с кладовщиками, ордерами и ячейками берут 1С:Управление торговлей 11, ERP или 1С:WMS.

Типичная ситуация: компания растёт, остатки ведут в таблице, а после каждой инвентаризации недостача «гуляет» на десятки тысяч. Директор говорит: «Ставим 1С на склад». Дальше встают три вопроса — какую программу, как её настроить и как научить кладовщиков. Ниже ответы на все три, с путями меню.

Что понимают под «1С на складе»

Отдельной программы с таким названием нет. Фраза описывает задачу: автоматизировать складской учёт средствами 1С:Предприятия 8.3. Под ней обычно скрывается один из трёх уровней.

• 📦 Учёт остатков. Программа знает, сколько товара на каждом складе в штуках и рублях. Документы оформляет бухгалтер или менеджер. Это уровень 1С:Бухгалтерии.
• 🧾 Складские операции. Кладовщик сам оформляет приёмку и отгрузку отдельными документами — ордерами. Бумажная накладная и физическое движение товара разведены по времени. Это уровень Управления торговлей 11 и ERP.
• 🗺️ Адресное хранение. Программа знает не только склад, но и ячейку: стеллаж, ярус, место. Кладовщик получает задание «взять из ячейки А-03-2» и подтверждает сканером. Это ордерный склад с ячейками в УТ 11 или отдельная WMS.

Ключевые термины, которые встретятся в любой конфигурации:

Какие складские операции ведут в 1С

Складской учёт в 1С закрывает весь путь товара. Набор документов зависит от конфигурации, но логика одна.

Приёмка

Товар поступает документом «Поступление (акт, накладная, УПД)» в Бухгалтерии или «Приобретение товаров и услуг» в УТ 11. При ордерной схеме кладовщик дополнительно оформляет «Приходный ордер на товары»: что фактически принято и в каком количестве. Расхождение с накладной видно сразу.

Хранение и перемещение

• 🔁 «Перемещение товаров» — между складами одной организации.
• 🔀 «Пересортица товаров» (УТ 11) — один артикул приняли за другой.
• 🧩 «Комплектация номенклатуры » (БП) или «Сборка (разборка) товаров» (УТ 11) — собрать набор из позиций или разобрать его.

Отгрузка

Продажа оформляется реализацией. На ордерном складе отпуск подтверждает «Расходный ордер на товары». Пока кладовщик его не провёл, товар числится на складе, хотя накладная уже выписана.

Инвентаризация

Инвентаризация обязательна по ст. 11 Федерального закона № 402-ФЗ: перед годовой отчётностью и в других случаях, которые назовёт учётная политика. В 1С её проводят так:

В БП документы на излишки и недостачи создаются кнопкой «Создать на основании» прямо из инвентаризации. Количество по учёту программа заполнит сама, вам остаётся внести фактическое.

Порча и списание

Испорченный товар списывают документом «Списание товаров» (БП) или «Порча товаров» с последующим списанием (УТ 11). Сумму запасов при этом определяют по ФСБУ 5/2019 «Запасы», а способ списания — по учётной политике: ФИФО или по средней.

Какую конфигурацию 1С выбрать для склада

Сравнительная таблица — раньше настроек, потому что от выбора зависят все дальнейшие шаги.

Как решить быстро:

1. ✅ Кладовщик не работает в программе, документы вводит бухгалтер — берите Бухгалтерию 3.0.
2. ✅ Кладовщик принимает и отгружает сам, накладные выписывает менеджер — УТ 11 с ордерной схемой.
3. ✅ Склад крупный, товар хранится по ячейкам, работают ТСД — УТ 11 с адресным хранением или WMS.
4. ✅ Есть цех и склад сырья — КА 2 или ERP.

Настройка складского учёта в 1С пошагово

Порядок одинаковый: включить нужные возможности, заполнить справочники, ввести начальные остатки. Пути ниже — для интерфейса «Такси».

В 1С:Бухгалтерии 3.0

1. Откройте Главное → Функциональность, вкладка «Запасы». Включите флажок «Несколько складов». Без него программа ведёт один склад «по умолчанию».
2. Создайте склады: Справочники → Товары и услуги → Склады. Для каждого задайте тип: оптовый, розничный или неавтоматизированная торговая точка.
3. Проверьте карточки номенклатуры: вид номенклатуры, единица измерения, ставка НДС. От вида зависят счета учёта — 41.01 для товаров, 10.01 для материалов, 43 для готовой продукции.
4. Введите остатки: Главное → Помощник ввода остатков, счёт 41 (10, 43) с указанием склада.
5. Проверьте результат отчётом Склад → Ведомость по товарам на складах.

Не включайте списание при отсутствии остатков без причины. Флажок «Разрешить списание запасов при отсутствии остатков» находится в Администрирование → Проведение документов. Он спасает при запоздавших поступлениях, но прячет реальные пересорты.

В 1С:Управлении торговлей 11

1. Откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка. Включите «Несколько складов». Там же включаются упаковки и другие складские возможности.
2. Создайте склады в справочнике «Склады и магазины» (раздел НСИ). В карточке склада отметьте ордерную схему отдельно для поступления, отгрузки и перемещения и укажите дату, с которой она действует.
3. Если нужны ячейки — в той же карточке включите адресное хранение. Затем опишите помещения и ячейки склада. Делайте это до ввода остатков: остатки по ячейкам потом придётся размещать.
4. Настройте упаковки номенклатуры, если товар хранится коробками или паллетами.
5. Введите начальные остатки документом «Ввод остатков» и сверьте их отчётом «Ведомость по товарам на складах».
6. Выдайте кладовщикам права: в УТ 11 есть готовый профиль групп доступа для кладовщика. Настраивается в НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав.

Оборудование и сервисы для склада в 1С

Без оборудования кладовщик набирает товары вручную, а это главный источник пересорта. Что подключают чаще всего:

• 🔫 Сканер штрихкодов. Самый дешёвый шаг. В документе сканируете товар — строка добавляется сама, количество растёт.
• 📱 Терминал сбора данных (ТСД). Кладовщик ходит со сканером-компьютером по складу, считывает товар и ячейку, данные уходят в 1С. Для ТСД ставят мобильное приложение от партнёров или отраслевое решение.
• 🏷️ Принтер этикеток. Печатает штрихкоды на товар, упаковку и ячейку. В УТ 11 есть встроенная печать этикеток и ценников.
• ⚖️ Весы. Нужны для весового товара: весы с печатью этикеток или весы, подключённые к рабочему месту.

Подключаемое оборудование настраивают в разделе администрирования. В УТ 11 это НСИ и администрирование → РМК и оборудование → Подключаемое оборудование. Сначала включают использование оборудования, затем добавляют экземпляр устройства и выбирают драйвер.

Кроме оборудования, склад в 1С часто связан с внешними сервисами:

• 🟩 Маркировка. Товары с кодами «Честного знака» принимают и отгружают с проверкой кодов через ГИС МТ. Алкоголь — через ЕГАИС и транспортный модуль УТМ.
• 📨 ЭДО. Входящий УПД от поставщика превращается в документ поступления без ручного ввода.
• 🛒 Маркетплейсы и сайт. Остатки выгружают на площадки, заказы загружают в 1С.

Как обучить сотрудников работе с 1С на складе

Кладовщику не нужна вся программа. Ему нужны 4–5 документов и один отчёт. Обучение строят от этого.

1. Урежьте права. Кладовщик видит только складские документы и остатки. Цены закупки и взаиморасчёты ему ни к чему, а лишние кнопки сбивают.
2. Дайте учебную базу. Скопируйте рабочую базу в тестовую и дайте неделю потренироваться. Ошибки в копии ничего не стоят.
3. Распишите сценарии на одну страницу. «Пришла машина», «собрать заказ», «переместить в магазин», «нашли брак». Каждый сценарий — какой документ, какие поля, когда проводить.
4. Назначьте ответственного. Один человек на складе разбирается в 1С лучше других и отвечает на вопросы смены.
5. Проверяйте первые две недели. Каждый вечер сверяйте ведомость по складу с тем, что физически пришло и ушло. Ошибки ловятся сразу, пока их мало.

Для руководителя склада и бухгалтера полезны курсы по конкретной конфигурации у партнёров 1С. Для кладовщика обычно хватает внутренней инструкции и практики в копии базы.

Отчёты, которыми проверяют склад в 1С

Склад в 1С считается налаженным, когда остатки в программе совпадают с полкой. Проверяют это несколькими отчётами.

• 📊 Ведомость по товарам на складах. Есть и в БП 3.0, и в УТ 11. Показывает начальный остаток, приход, расход и конечный остаток за период по каждому складу и товару. Строки с отрицательным остатком — первый сигнал ошибки.
• 📋 Остатки и доступность товаров (УТ 11). Показывает не только остаток, но и то, сколько уже зарезервировано под заказы. Менеджер видит, что можно продать прямо сейчас.
• 🧮 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 (БП 3.0). Сверяет количество и сумму по складам с бухгалтерией. Если количество ноль, а сумма осталась — где-то сбилась себестоимость.

Простое правило для старта: раз в неделю формируйте ведомость за неделю с отбором по одному складу. Отрицательные остатки и «копеечные» хвосты разбирайте сразу, пока помнят, откуда они взялись.

Ошибки складского учёта в 1С и как их не допустить

Отдельно про инвентаризацию. По Методическим указаниям № 49 фактическое наличие пересчитывает комиссия, а результат оформляют описью. В 1С документ пересчёта служит основой описи, но подписи комиссии на бумаге он не заменяет, если в компании не принят электронный документооборот для таких документов.

Частые вопросы