Работа в 1С:Общепит — от справочников до закрытия смены

Работа в 1С:Общепит строится по одной цепочке: продукты приходуют на склад → по технологической карте из них выпускают блюдо → блюдо продают гостю через кассу → при закрытии смены программа списывает сырьё по нормам. Если эта цепочка настроена, себестоимость каждого блюда и остатки на кухне считаются сами. Если нет — бухгалтер вручную сводит выручку и списания в конце месяца.

1С:Общепит — отраслевое решение на платформе 1С:Предприятие 8.3 (разработчик — фирма «1С-Рарус»). Названия команд различаются между редакциями и поставками (ресторан, столовая, фабрика-кухня), поэтому ниже опора на логику учёта и документы, которые есть в любой редакции. Конкретную команду проще всего найти через поиск по интерфейсу — строку поиска в верхней части окна программы.

1. Рабочее место и вход: что настроить до первого заказа

Учёт в общепите ломается чаще всего не на документах, а на старте: перепутанные склады, общий пароль на всех, касса без привязки к подразделению. Поэтому до первой продажи проверьте четыре вещи.

Структура: организации, подразделения, склады

• 🏢 Организации — юрлица и ИП. Если в одном зале работают ООО (бар с алкоголем) и ИП (кухня), заведите оба: выручка и чеки у них раздельные.
• 🍳 Подразделения — кухня, бар, кондитерский цех, доставка. По ним потом смотрят себестоимость и выручку.
• 📦 Склады (места хранения) — минимум два: кладовая и кухня. Бар выделяйте отдельно, если в нём алкоголь. Продукты из кладовой передают на кухню документом перемещения (аналог требования в кладовую по форме ОП-3).

Пользователи и права

Каждому сотруднику — своя учётная запись. Общий логин «Кассир» на троих означает, что при недостаче в кассе никто не виноват.

Пользователей заводят в разделе Администрирование (в части поставок — НСИ и администрирование) → Настройки пользователей и прав.

Торговое оборудование

Фискальный регистратор, сканер штрихкодов, принтер кухонных заказов, весы подключают в разделе администрирования, в настройках подключаемого оборудования. Для каждой кассы укажите:

1. Организацию, от которой она пробивает чеки.
2. Подразделение и склад, с которого списываются блюда.
3. Систему налогообложения и ставки НДС, которые передаются в чек.

2. Номенклатура в 1С:Общепит: продукты, полуфабрикаты, блюда

Справочник номенклатуры в общепите сложнее торгового: одна и та же позиция может быть сырьём, полуфабрикатом и товаром на продажу.

Как разделить номенклатуру

• 🥔 Продукты (сырьё) — картофель, мука, масло. Покупаются, хранятся, списываются по нормам. Единица — кг или л.
• 🥣 Полуфабрикаты — фарш, соус, бульон, тесто. Готовятся на кухне по своей карте и входят в другие блюда.
• 🍽 Блюда — то, что видит гость в меню. Единица — порция, у блюда есть выход в граммах.
• 🥤 Товары — вода в бутылках, соки, снеки. Продаются без переработки, списываются один к одному.
• 🍷 Алкоголь — отдельная группа: у неё свои требования к учёту в ЕГАИС.

Разложите номенклатуру по папкам в том же порядке. Отчёт по остаткам станет читаемым, а в инвентаризационной ведомости кладовщик не будет искать соль между блюдами.

Единицы измерения и упаковки

Типичная ловушка: продукт закупают коробками, хранят в килограммах, а в карте пишут граммы. Задайте базовую единицу (кг) и упаковки (коробка = 10 кг). Тогда поступление вводится коробками, а списание — граммами, и программа сама пересчитает.

Цены

Продажные цены блюд задаются отдельно от учётных цен продуктов. Удобно держать несколько видов цен: зал, доставка, бизнес-ланч. Меняйте цены документом установки цен с датой начала действия, а не правкой в карточке задним числом — иначе вчерашние чеки разойдутся с прайсом.

3. Технологические карты и учёт производства блюд

Технологическая (калькуляционная) карта — сердце 1С:Общепит. Без неё программа не знает, сколько продуктов списать при продаже блюда. Бумажный аналог — калькуляционная карточка по форме ОП-1, а требования к содержанию технологических документов установлены ГОСТ 31987-2012.

Что указать в карте

1. Блюдо и выход — например, «Пюре картофельное», выход 200 г на порцию.
2. Состав — продукты и полуфабрикаты с массой брутто и нетто.
3. Нормы отходов при холодной и тепловой обработке.
4. Период действия — карта действует с определённой даты. Новую рецептуру оформляйте новой картой, старую не переписывайте.

Брутто, нетто и сезонные отходы

Брутто — сколько продукта взяли со склада. Нетто — сколько осталось после очистки. Списание идёт по брутто.

Пример: в порцию нужно 150 г очищенного картофеля (нетто).

На 300 порций в марте разница с осенней нормой — 15 кг картофеля. Если карта не учитывает сезон, кухня каждую весну «уходит в недостачу», хотя никто ничего не уносил.

Выпуск продукции

Списание сырья происходит одним из двух способов:

• Выпуск по продажам. При закрытии смены программа берёт проданные блюда и списывает продукты по картам. Подходит ресторану и кафе.
• Выпуск заранее. Кухня оформляет выпуск полуфабрикатов или блюд на раздачу (столовая, кейтеринг, заготовки на день), а продажа уже списывает готовое блюдо.

Полуфабрикаты почти всегда выпускают отдельно: 10 л соуса сварили утром — оформили выпуск, вечером продали 60 блюд с этим соусом — списался соус, а не томаты и специи.

Порча и проработка

Пересол, брак, блюдо для проработки нового меню, питание персонала — всё это не продажа. Оформляйте списание отдельным актом с указанием причины. Иначе продукты «растворятся» и всплывут недостачей при инвентаризации.

4. Заказ гостя: от открытия стола до оплаты

Работа с гостем ведётся на фронт-рабочем месте — в упрощённом интерфейсе кассира или официанта (у «1С-Рарус» это, например, отдельный продукт 1С:Ресторан). Бэк-офис 1С:Общепит получает из фронта проданные блюда и оплаты.

Как проходит заказ

1. Официант открывает заказ на стол, указывает число гостей.
2. Добавляет блюда из меню. Модификаторы («без лука», «прожарка medium») пишутся в заказ, но не меняют карту.
3. Заказ уходит на кухонный принтер или экран повара по цехам: горячее — на горячий цех, напитки — в бар.
4. Перед расчётом печатается пречек — нефискальный документ, чтобы гость проверил счёт.
5. Гость платит: наличные, карта, смешанная оплата. Только в этот момент пробивается фискальный чек.

Скидки, отмены, возвраты

• ✂️ Отмена позиции до оплаты — не возврат, а удаление из заказа. Закройте это право официантам: отмена без менеджера — классический способ «съесть» выручку.
• 🔁 Возврат после оплаты — только чек возврата прихода по 54-ФЗ. Блюдо, которое уже приготовили, возвратом на склад не приходуют: его списывают актом.
• 🏷 Скидки — настраивайте как правила (карта гостя, счастливые часы), а не ручным вводом процента на кассе.

5. Касса и закрытие смены в 1С:Общепит

Закрытие смены — момент, когда сходятся три цифры: деньги в ящике, данные фискального накопителя и продажи в учётной базе. Порядок важен.

Порядок закрытия

1. Закройте все открытые заказы. Висящий стол в выручку не попадёт.
2. Сформируйте X-отчёт и сверьте наличные в ящике с отчётом.
3. Оформите выемку или инкассацию наличных.
4. Закройте смену на ККТ — сформируется отчёт о закрытии смены (Z-отчёт).
5. Выгрузите или зафиксируйте продажи смены в бэк-офисе. Обычно это отчёт о розничных продажах за смену.
6. Проведите списание продуктов по картам (если выпуск идёт по продажам).

Где обычно расходятся цифры

6. Инвентаризация кухни, бара и кладовой

Инвентаризация в общепите отличается от торговой тем, что на кухне лежит не только сырьё, но и незавершёнка: нарезанные овощи, бульон, открытые бутылки в баре.

Как провести

1. Выберите время. Лучше после закрытия смены и до начала следующей: продаж нет, списание по картам проведено.
2. Создайте документ инвентаризации по одному складу. Программа заполнит учётные остатки.
3. Пересчитайте фактическое количество. Сыпучее и жидкое — взвешивайте, не «на глаз».
4. Разложите полуфабрикаты. Если остатки полуфабрикатов в учёте не ведутся, 3 кг фарша нужно перевести в мясо, лук и специи по карте — иначе вы получите излишек фарша и недостачу говядины одновременно.
5. Проведите результат. Недостачи списываются, излишки приходуются отдельными документами на основании инвентаризации.

Бар и алкоголь

• 🍾 Открытую бутылку считают в миллилитрах или граммах (взвешиванием: масса бутылки минус масса пустой тары).
• 🧾 Вскрытие тары алкоголя и розничная продажа в общепите отражаются в ЕГАИС. Расхождение между 1С и ЕГАИС после инвентаризации — повод разобраться до проверки, а не после.
• 🍺 Разливное пиво — в системе маркировки «Честный знак» кег ставят «на кран», учёт подключённых кег ведётся отдельно.

Пересортица

Повар взял сливочное масло 82,5% вместо 72,5%. В итоге по одной позиции недостача, по другой излишек. Перед списанием недостачи проверьте похожие позиции и зачтите пересортицу — так материально ответственное лицо не заплатит за то, чего не было.

7. Анализ остатков и себестоимости блюд

Когда цепочка «поступление → карта → продажа → списание» работает, 1С:Общепит отвечает на главные вопросы владельца.

Фудкост

Фудкост — доля себестоимости продуктов в цене блюда.

Пример: себестоимость пасты по карте — 132 ₽, цена в меню — 440 ₽. Фудкост = 132 / 440 × 100 = 30%.

Поднялась закупочная цена сливок — себестоимость стала 154 ₽. Фудкост вырос до 35%. Отчёт по себестоимости блюд покажет такие позиции раньше, чем это сделает месячная прибыль.

Какие отчёты смотреть

• 📊 Остатки и обороты по складам — что и сколько лежит в кладовой и на кухне, что не двигается больше месяца.
• 📈 Продажи по блюдам — какие позиции меню продаются, какие нет. Блюдо, которое заказывают 2 раза в неделю, держит на складе продукты под себя.
• 🧮 Себестоимость (калькуляция) блюд — сравните плановую себестоимость по карте с фактической по закупочным ценам.
• ⚖️ Результаты инвентаризаций — динамика недостач по позициям.

Когда заказывать продукты

Зная продажи по блюдам и карты, можно посчитать потребность. Продали за неделю 420 порций пюре по 200 г брутто картофеля — это 84 кг. Плюс запас на 2 дня — заказ около 108 кг. Такой расчёт точнее, чем «как в прошлый раз».

Частые вопросы