Учётные записи в 1С 8.3: кто есть кто, как завести и чем ограничить
Содержание
Пользователи 1С 8.3 создаются в режиме предприятия: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи. Права выдаются не галочками в карточке, а через группы доступа: пользователя включают в группу, а группа опирается на профиль с набором ролей. Так устроены все типовые конфигурации на БСП: Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11, КА и ERP.
Частое заблуждение — «завести пользователя проще в Конфигураторе». Технически можно, но тогда программа о нём почти ничего не знает. У него не будет групп доступа, ограничений по организациям и персональных настроек. Учётную запись в Конфигураторе создают только в одном случае: в базе ещё нет ни одного пользователя, и нужен первый администратор.
Пользователь, физическое лицо и сотрудник: три разные сущности
В 1С человек может встречаться в трёх справочниках сразу. Путаница между ними — источник половины вопросов вида «почему Иванов есть, а войти не может».
| Сущность | Где живёт | Зачем нужна |
|---|---|---|
| Физическое лицо | справочник «Физические лица» | паспорт, ИНН, СНИЛС, адрес — личные данные человека |
| Сотрудник | справочник «Сотрудники» (ЗУП, КА, ERP) | трудовой договор, должность, начисления |
| Пользователь | справочник «Пользователи» | вход в программу, права, настройки |
Физическое лицо существует без всякого доступа к базе. Так в ЗУП хранятся сотни работников, которые 1С никогда не открывали. И наоборот: внешний аудитор или программист-подрядчик бывает пользователем, но не сотрудником компании.
В карточке пользователя есть поле «Физическое лицо». Связь не обязательна, но полезна:
- 📄 в печатных формах подставляется ФИО ответственного;
- 👤 в ЗУП сотрудник видит свои данные в самообслуживании;
- 🔎 при аудите проще понять, кто именно скрывается за логином
buh2.
Есть и четвёртый уровень, технический, — пользователь информационной базы. Это запись платформы: имя, пароль, роли, способ входа. Справочник «Пользователи» — надстройка конфигурации над ней. Когда вы сохраняете карточку в режиме предприятия, программа сама создаёт или меняет пользователя ИБ. Поэтому в Конфигураторе (Администрирование → Пользователи) вы увидите тех же людей.
Какие бывают учётные записи в 1С
По назначению пользователей 1С удобно разделить на пять типов. Программа формально различает только первые два, остальные — практика администрирования.
- Обычные пользователи — сотрудники компании: бухгалтеры, кадровики, менеджеры. Права по профилю их работы.
- Внешние пользователи — контрагенты, партнёры, физлица вне штата. Включаются флажком
Администрирование → Настройки пользователей и прав → Внешние пользователи. Видят только то, что разрешено для их типа: свои заказы, свои документы. - Администраторы — пользователи с ролью «Полные права». Хотя бы один такой пользователь в базе обязателен: без него никто не сможет управлять правами.
- Служебные учётные записи — для обменов, регламентных заданий, веб-сервисов, интеграций. Человек под ними не работает .
- Временные — практиканты, проверяющие, аудиторы. Им сразу ставят дату окончания доступа.
Не используйте одну учётную запись на двоих — например, «Бухгалтер» для всех. В журнале регистрации тогда невозможно понять, кто провёл документ задним числом.
Как создать пользователя 1С
Шаг 1. Откройте список пользователей
Путь одинаковый в БП 3.0, ЗУП 3.1 и УТ 11: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи. Нажмите «Создать». Права на создание есть только у пользователя с полными правами.
Шаг 2. Заполните основное
- Полное имя — так человек будет виден в документах и списках. Пишите ФИО целиком: «Петрова Анна Сергеевна».
- Физическое лицо — выберите из справочника, если человек там уже есть.
- Подразделение — по желанию, для отбора в списке.
Шаг 3. Настройте вход в программу
Флажок «Вход в программу разрешён» превращает карточку в работающую учётную запись. Без него это просто строка справочника. Дальше выберите способ аутентификации:
| Способ | Как входит пользователь | Когда выбирать |
|---|---|---|
| Аутентификация 1С:Предприятия | вводит имя и пароль | универсальный вариант, файловые и облачные базы |
| Аутентификация операционной системы | автоматически, по учётной записи Windows | в домене, вход без пароля в 1С |
| OpenID / OpenID Connect | через внешний сервис входа | веб-клиент и единый вход по всей компании |
Для входа через Windows в поле пользователя ОС указывают домен и имя в виде \\COMPANY\a.petrova. Можно включить оба способа сразу. Тогда при сбое домена человек войдёт по паролю.
Ещё несколько флажков на этой же вкладке:
- 🔐 «Требовать смену пароля при входе» — новичок задаст свой пароль сам, вы его знать не будете;
- 👁 «Показывать в списке выбора» — снимите, если база доступна многим, и не нужно светить список логинов;
- 📅 дата, до которой разрешён вход, — для временных сотрудников.
Шаг 4. Выдайте права
Запишите карточку и нажмите «Права доступа». Отметьте группы доступа, в которые входит человек. Подробно о них — в следующем разделе.
Шаг 5. Скопируйте настройки, если нужно
Новому менеджеру удобно получить те же настройки списков и отчётов, что у коллеги. Для этого в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав есть копирование настроек пользователей. Копируются внешний вид форм, отборы, варианты отчётов. Права не копируются — их дают группы доступа.
Пользователь, созданный в Конфигураторе, может не появиться в справочнике «Пользователи». Тогда он войдёт в базу, но конфигурация не сможет подставить его в документы как ответственного и проверить ограничения по организациям. Сопоставьте его с записью справочника или создавайте пользователей только в режиме предприятия.
Права пользователей 1С: профили и группы доступа
Права в типовых конфигурациях собраны в три уровня.
- Роль — атомарное право на объект: читать документы реализации, проводить их, менять справочник. Роли задаёт разработчик в конфигурации.
- Профиль группы доступа — набор ролей под должность. Поставляемые профили: «Бухгалтер», «Главный бухгалтер», «Кадровик», «Менеджер по продажам», «Только просмотр» и другие, набор зависит от конфигурации.
- Группа доступа — профиль плюс состав пользователей плюс ограничения. Например, группа «Бухгалтеры ООО Ромашка» на профиле «Бухгалтер».
Профили лежат в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа, группы — там же в «Группы доступа».
Свой профиль вместо правки поставляемого
Поставляемый профиль нельзя изменить напрямую. И не надо: после обновления конфигурации он вернётся к исходному составу. Порядок такой:
- Откройте похожий поставляемый профиль, например «Бухгалтер».
- Скопируйте его кнопкой копирования в списке.
- В копии на вкладке ролей снимите лишнее или добавьте нужное.
- Назовите понятно: «Бухгалтер без зарплаты».
- Создайте группу доступа на этом профиле и включите в неё людей.
Права в 1С складываются. Если человек в двух группах, он получает объединение ролей. Запретить что-то через вторую группу нельзя. Хотите урезать — уберите его из широкой группы.
Ограничение по организациям и другим видам доступа
Чтобы бухгалтер одной организации не видел документы другой, нужен доступ на уровне записей. Включается флажком «Ограничивать доступ на уровне записей» в Администрирование → Настройки пользователей и прав.
После этого в группе доступа появится вкладка с видами доступа. Для вида «Организации» выберите «Разрешены выбранные» и отметьте нужные. В УТ и КА похожим образом ограничивают склады, партнёров, виды цен.
Включение ограничения на уровне записей в большой базе запускает перестроение служебных данных доступа. Делайте это вечером, когда в базе мало людей: пока идёт обновление, у пользователей могут медленнее открываться списки.
Как проверить, что получилось
В карточке пользователя есть отчёт о правах доступа: он показывает, какие роли и ограничения реально действуют и из каких групп пришли. Самая надёжная проверка — войти под этим пользователем в тестовой копии базы и пройти его типовой день.
Безопасность учётных записей и аудит действий пользователей
Политика паролей
Требования к паролям настраиваются в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Настройки входа. Отдельно для обычных и внешних пользователей. Что стоит включить:
- 🔢 минимальную длину пароля — от 8 символов;
- 🔣 проверку сложности: буквы разного регистра и цифры;
- ⏳ максимальный срок действия пароля, например 90 дней;
- 🚫 запрет повторять прежние пароли;
- 💤 отключение входа после долгого простоя учётной записи.
На уровне платформы, в Конфигураторе, можно задать ограничение на число неудачных попыток входа. Это защищает от подбора пароля.
Журнал регистрации
Кто, когда и что сделал — в журнале регистрации: Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации. Отбор ставят по пользователю, периоду, событию («Данные. Изменение», «Данные. Удаление», «Сеанс. Начало»).
Журнал отвечает на типовые вопросы:
- кто перепровёл закрытый период;
- кто удалил контрагента;
- под какой учётной записью заходили ночью.
Чтобы ответы были, журнал не должен быть слишком коротким. Уровень событий и срок хранения настраиваются там же, в журнале регистрации. В файловой базе журнал растёт быстро — следите за местом на диске.
Дата запрета изменения
Даже бухгалтер с полными правами на документы не должен случайно править сданный квартал. Для этого есть даты запрета изменения: Администрирование → Проведение документов → Даты запрета изменения. Дату задают общую или для конкретных пользователей и групп. Главному бухгалтеру можно оставить право снимать запрет, остальным — нет.
Активные пользователи
Список тех, кто сейчас в базе, открывается в Администрирование → Обслуживание → Активные пользователи. Пригодится перед обновлением: видно, кого попросить выйти. Завершать чужой сеанс без предупреждения не стоит — у человека пропадут несохранённые изменения.
Как отключить уволенного пользователя
Удалять пользователя 1С из справочника — плохая идея. Он указан ответственным в сотнях документов, а пометка на удаление оставит битые ссылки или просто не пройдёт.
Правильный порядок:
- Откройте карточку пользователя.
- Снимите флажок «Вход в программу разрешён».
- Установите признак «Недействителен» — запись скроется из списков выбора.
- Исключите его из всех групп доступа.
- Если вход был через Windows, попросите системного администратора отключить и доменную учётную запись.
Пользователь остаётся в истории, журнал регистрации по нему читается, но войти он уже не может.
Частые проблемы с пользователями 1С
Нарушение прав доступа! при открытии документа или отчёта. Человеку не хватает роли. В журнале регистрации найдите событие с ошибкой: там виден объект. Затем проверьте, есть ли нужное право в профиле его группы. Если проблема массовая после обновления — в новом релизе могли появиться роли, которых нет в ваших скопированных профилях. Сравните свой профиль с обновлённым поставляемым.
Пользователь видит не все документы. Работает ограничение на уровне записей. Проверьте, какие организации разрешены в его группах доступа.
В окне входа нет нужного имени. Снят флажок «Показывать в списке выбора» — пусть человек введёт имя вручную. Или вход вообще запрещён.
Пользователь ИБ не идентифицирован. Неверное имя или пароль, либо для способа «через Windows» указан не тот домен. Сверьте поле пользователя ОС в карточке с тем, как человек реально входит в Windows.
Забыт пароль пользователя. Администратор открывает карточку, задаёт новый пароль и ставит «Требовать смену пароля при входе». Восстановить старый нельзя — платформа хранит не пароль, а его хеш.
Забыт пароль единственного администратора. Это самый неприятный случай. Варианты: войти под другим пользователем с полными правами, если он есть, или восстановить базу из резервной копии, где пароль известен. Программы для «сброса пароля 1С» с непроверенных сайтов не запускайте — это прямой путь к порче базы.
Заведите две учётные записи с полными правами: рабочую и резервную, пароль от второй храните в менеджере паролей руководителя. Это дешевле любого восстановления.
Пользователь есть в Конфигураторе, но нет в справочнике. Его создали в обход режима предприятия. В списке пользователей откройте команды, связанные с пользователями информационной базы, и сопоставьте запись со справочником. Либо удалите его в Конфигураторе и создайте заново правильным путём.