Товарная накладная в 1С:Предприятии 8.3 — от пустого бланка до проводок

Чтобы в 1С сделать накладную на отгрузку, создают документ реализации, а саму накладную печатают из него. В «1С:Бухгалтерии 8.3» это Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) → кнопка Реализация → вид Товары (накладная, УПД). В «1С:Управлении торговлей 11» — Продажи → Документы продажи → Создать → Реализация товаров и услуг.

Отдельного документа «Накладная» в типовых конфигурациях нет. Накладная — это печатная форма: ТОРГ-12, УПД или расходная накладная . Сначала заполняете и проводите реализацию, потом выбираете нужный бланк в меню Печать. Пути меню даны для БП 3.0 и УТ 11 на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси».

Какой документ в 1С отвечает за вашу накладную

Слово «накладная» в учёте означает разные бумаги. От того, что именно вы оформляете, зависит документ в базе.

Дальше разбираем самый частый случай — накладную на продажу товара. Логика для перемещения и требования та же: шапка, таблица, проведение, печать.

Что проверить до первой накладной

• 🏢 Организация. В карточке заполнены ИНН, КПП, адрес, банковский счёт и ответственные лица (руководитель, главбух, кладовщик). Без них подписи на бланке останутся пустыми.
• 📦 Номенклатура. У товара указан вид номенклатуры и ставка НДС. Именно ставка из карточки подставится в документ.
• 🤝 Контрагент и договор. Договор с видом «С покупателем». Если в договоре стоит вид «С поставщиком», 1С не даст выбрать его в реализации.
• 🏬 Склад. Если складов несколько, включите учёт по складам: в БП — в настройке плана счетов, в блоке учёта запасов; в УТ — в настройках раздела Склад и доставка.
• 💰 Остатки. Товар должен быть оприходован раньше даты отгрузки — документом поступления или вводом остатков.

Шаг 1. Создаём документ и выбираем вид операции

В 1С:Бухгалтерии 8.3

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите кнопку Реализация и выберите Товары (накладная, УПД).
3. Откроется пустая форма. Номер присвоится при записи, дата по умолчанию — текущая.

Если у вас продажа товаров вместе с услугами, выберите Товары, услуги, комиссия — тогда в документе появятся обе табличные части.

В 1С:Управлении торговлей 11

1. Откройте Продажи → Документы продажи.
2. Нажмите Создать и выберите Реализация товаров и услуг.
3. Если продажа идёт по заказу клиента, удобнее создавать реализацию из заказа: так перенесутся товары, цены и соглашение.

Шаг 2. Шапка накладной: организация, склад, покупатель

Шапку заполняют сверху вниз. Порядок важен: договор подбирается по контрагенту, а склад влияет на проверку остатков.

1. Организация — если у вас одна фирма в базе, поле заполнится само.
2. Склад — откуда отгружаете. Если склад один, поле может быть скрыто.
3. Контрагент — выберите покупателя из справочника или создайте нового прямо из поля. При вводе нового 1С предложит заполнить реквизиты по ИНН через интернет -поддержку.
4. Договор — подставится основной договор контрагента. Проверьте валюту и вид договора.
5. Расчёты — ссылка с настройками счетов учёта расчётов и зачёта аванса. По умолчанию 62.01 и 62.02, зачёт аванса автоматический. Трогайте только если расчёты ведутся иначе.
6. Грузоотправитель и грузополучатель — на отдельной вкладке или в подвале формы. Нужны, если товар везут не по юридическому адресу покупателя.

Тип цен и НДС

Ссылка с ценами и НДС находится в шапке или над таблицей товаров. Там задают:

• тип цен — если в базе ведутся прайс-листы («Оптовая», «Розничная»), цены подставятся сами;
• способ расчёта НДС — «Сумма включает НДС» или «НДС сверху».

Определите способ расчёта НДС до заполнения таблицы. Если переключить его после, суммы пересчитаются, и итог в накладной изменится. Покупатель получит не ту сумму, что в счёте.

Шаг 3. Добавляем товары, количество и цены в накладную

Таблицу «Товары» заполняют тремя способами.

В каждой строке проверьте колонки:

• 📌 Номенклатура — точное наименование, без дублей вида «Бумага А4» и «Бумага А4 (новая)»;
• 🔢 Количество — в единице хранения из карточки товара;
• 💵 Цена и Сумма — 1С пересчитывает одно через другое;
• 🧾 % НДС и НДС — ставка берётся из номенклатуры;
• 📒 Счета учёта — в БП колонки счёта учёта (обычно 41.01), доходов и расходов. Заполняются автоматически из регистра счетов учёта номенклатуры.

Пример расчёта строки

Товар продаётся по 1 200 руб. с НДС 20 %, количество 15 штук, способ — «Сумма включает НДС».

• Сумма: 1 200 × 15 = 18 000 руб.
• НДС в том числе: 18 000 × 20 / 120 = 3 000 руб.
• Без НДС: 15 000 руб.

Если тот же товар оформить «НДС сверху», сумма станет 18 000 + 3 600 = 21 600 руб. Отсюда частые споры с покупателем, когда в счёте и в накладной разные итоги.

Шаг 4. НДС, счёт-фактура и печатные формы накладной

После заполнения таблицы нажмите Записать. Теперь документ можно распечатать.

Какой бланк выбрать в меню «Печать»

• Товарная накладная (ТОРГ-12) — классическая форма. Применяется, если с покупателем так договорились. К ней плательщик НДС выставляет отдельный счёт-фактуру.
• УПД — универсальный передаточный документ. Со статусом 1 заменяет и накладную, и счёт-фактуру. Со статусом 2 — только накладную (так оформляют без НДС или когда счёт-фактура не нужен).
• Расходная накладная — упрощённый бланк для внутреннего использования и небольших покупателей без строгих требований к форме.
• Транспортная накладная — если груз везёт перевозчик. Форма утверждена постановлением Правительства № 2200.

Из формы документа можно напечатать комплект: в меню Печать есть пункт для выбора нескольких форм сразу и количества экземпляров.

Счёт-фактура к накладной

В БП внизу формы реализации есть ссылка Выписать счёт-фактуру. Нажмите её — 1С создаст счёт-фактуру выданный с теми же суммами и номером по нумератору организации.

Если печатаете УПД со статусом 1, счёт-фактура в базе тоже нужна: от неё зависит книга продаж. В УТ 11 счёт-фактуру оформляют командой создания на основании реализации или из рабочего места по оформлению счетов-фактур в разделе Продажи.

Подписи и печать на бланке

Подписи руководителя и бухгалтера берутся из ответственных лиц организации. Чтобы на PDF была картинка подписи и печати, загрузите их изображения в карточку организации (раздел с логотипом и печатью). При печати включите вариант «с факсимиле».

Шаг 5. Проводим накладную и проверяем движения

Нажмите Провести и закрыть. 1С проверит остатки, заполненность полей и сделает записи в учёте.

Какие проводки делает реализация в БП 3.0

Посмотреть проводки можно кнопкой ДтКт в командной панели проведённого документа. Там же видны записи в регистрах НДС и налоговом учёте, если он ведётся.

Что меняется в УТ 11

В УТ проводок нет, документ пишет движения в регистры: остатки товаров на складе и у организации, расчёты с клиентом, выручку и себестоимость продаж. Если склад работает по ордерной схеме, остатки уменьшатся только после расходного ордера — сама реализация лишь фиксирует продажу.

Для быстрой сверки после проведения:

• в БП — Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41.01 и 62;
• в УТ — ведомость по товарам на складах в разделе Склад и доставка и отчёт по расчётам с клиентами в разделе Продажи.

Шаг 6. Почему накладная не проводится: ошибки и решения

Ещё две ситуации, которые не дают ошибку, но портят учёт:

• Накладную распечатали, а провести забыли. Документ записан, но не проведён — в списке он без зелёной галочки. Остатки и выручка не изменились, расчёты с покупателем не возникли.
• Покупатель вернул подписанную накладную с правками. Не меняйте проведённый документ прошлого периода молча. Если месяц сдан, оформляют корректировку реализации, а не переделку старого документа.

Шаг 7. Как ускорить оформление накладных и создавать их пачкой

Когда отгрузок десятки в день, ручной ввод каждого документа становится узким местом.

Ввод на основании

Самый простой приём. Сделали счёт покупателю — создайте реализацию на его основании: кнопка Создать на основании в счёте или в списке счетов. Товары, цены и договор перенесутся без изменений. В УТ 11 так же работает цепочка «заказ клиента → реализация».

Копирование

Для постоянных покупателей с одинаковым набором товаров скопируйте прошлую накладную клавишей F9 в списке документов. Поменяйте дату и количество. Номер присвоится новый.

Загрузка товаров из Excel

Если покупатель присылает заявку таблицей, не переносите её вручную. В таблице товаров документа есть команда загрузки из файла: 1С сопоставит колонки с номенклатурой по наименованию или артикулу. Позиции, которые не найдены, программа покажет отдельно — их нужно сопоставить или создать.

Массовое оформление в УТ 11

В УТ есть рабочее место с распоряжениями на оформление — открывается из Продажи → Документы продажи. Там видны заказы, готовые к отгрузке, и по выделенным можно создать реализации сразу пачкой. Это основной способ для оптовой торговли с потоком заказов.

Отправка накладных по ЭДО

Если покупатель подключён к электронному документообороту, накладную не печатают, а отправляют из документа командой ЭДО в командной панели. УПД со статусом 1 подписывают квалифицированной подписью: в нём есть счёт-фактура. Подписанный покупателем документ вернётся в базу со статусом, и бумажный экземпляр не нужен.

Частые вопросы