Скрепка в документах 1С 8.3: вложения, тома хранения, права и версии файлов

Чтобы добавить присоединенный файл в 1С 8.3, откройте документ или карточку справочника, нажмите кнопку со скрепкой в командной панели формы и в открывшемся списке выберите Создать → Файл с диска. Ещё быстрее — перетащить файл мышью из проводника прямо в список присоединенных файлов. Скан договора, PDF счёта или фотография накладной появятся в списке и будут привязаны к этому объекту.

Частое заблуждение — что вложения «раздувают базу, поэтому их лучше держать в папке на сервере». Раздувают, только если файлы хранятся внутри информационной базы. Хранение можно перевести в тома на диске: файлы лягут в обычный каталог, а в базе останется только ссылка и описание. Механизм одинаков для всех типовых конфигураций на Библиотеке стандартных подсистем (БСП): Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11, КА и ERP.

Где в типовых конфигурациях живут вложения

Присоединенные файлы — это не отдельный раздел программы, а функция, встроенная в формы объектов. Где её искать:

• 📎 кнопка-скрепка в командной панели формы документа или элемента справочника. Рядом с ней часто стоит число — сколько файлов уже прикреплено;
• 📋 меню Ещё формы — если скрепку убрали из панели настройкой формы, команда остаётся там;
• 🗂️ список документов — скрепку можно вызвать и из списка для выделенной строки, не открывая сам документ.

Файлы можно прикреплять к контрагентам, договорам, номенклатуре, сотрудникам, физлицам и большинству документов: поступлениям, реализациям, платёжкам, авансовым отчётам. Набор объектов с вложениями задаёт разработчик конфигурации. Если у нужного объекта скрепки нет ни в панели, ни в Ещё, значит, для него функция не предусмотрена.

Пошагово: как прикрепить файл к документу

Способ 1. С диска через список файлов

1. Откройте документ, например Поступление (акт, накладная, УПД).
2. Нажмите кнопку-скрепку. Откроется форма Присоединенные файлы.
3. Нажмите Создать и выберите Файл с диска.
4. Укажите файл в стандартном окне выбора. Можно выделить сразу несколько файлов.
5. Закройте список. Счётчик рядом со скрепкой увеличится.

Документ при этом не обязательно перепроводить или перезаписывать: файл привязывается к уже записанному объекту. А вот у нового, ещё не записанного документа программа сначала попросит его записать — без ссылки на объект файлу не к чему «прицепиться».

Способ 2. Перетаскиванием

Откройте список присоединенных файлов и перетащите туда файл из проводника Windows. Это самый быстрый способ для пачки сканов. В тонком клиенте работает сразу, в веб-клиенте — при установленном расширении для работы с файлами.

Способ 3. Со сканера

В меню Создать есть вариант сканирования. Для него нужен подключённый сканер с драйвером TWAIN и компонента сканирования, которую программа предложит установить при первом запуске. В настройках сканирования задают разрешение, цветность и формат результата. Для документов с подписями хватает 200–300 dpi в оттенках серого: файл получается читаемым и не тяжёлым.

Способ 4. Из шаблона

Через Создать можно также сделать пустой файл по шаблону — например, документ Word или таблицу. Это удобно, когда к объекту нужно приложить служебную записку, которой ещё нет.

После добавления откройте карточку файла двойным щелчком. В ней можно переименовать файл (имя на диске не изменится), заполнить описание и посмотреть, кто и когда его загрузил.

Где физически хранятся файлы: база или тома

Это главная настройка механизма. В Бухгалтерии 3.0 она находится в Администрирование → Общие настройки, в группе работы с файлами. Вариантов два.

Как включить хранение в томах

1. В общих настройках включите флажок хранения файлов в томах на диске.
2. Перейдите по ссылке Тома хранения файлов и создайте том: наименование, полный путь к каталогу, максимальный размер тома.
3. Если томов несколько, задайте порядок заполнения. Когда текущий том заполнится до лимита, программа начнёт писать в следующий.

Для клиент-серверной базы путь к тому указывают в UNC-формате: \\fileserver\1c_files\buh. Запись в каталог выполняет служба сервера 1С, а не пользователь. У учётной записи, под которой работает служба (по умолчанию USR1CV8), должны быть права на чтение и запись в эту папку. Буква сетевого диска вида Z:\ не подходит: служба её не видит.

Для файловой базы можно указать и локальный путь, но если с базой работают по сети несколько человек, тоже используйте общий сетевой каталог.

Перенос уже загруженных файлов

Включение флажка не перемещает старые файлы: они остаются в базе, а в тома пишутся только новые. Для переноса в той же группе настроек есть команда переноса файлов между базой и томами. Запускайте её в нерабочее время: на тысячах файлов процесс занимает долго и нагружает сервер.

Лимиты: размер и форматы

В той же группе настроек есть параметры, которые ограничивают загрузку:

• 📏 максимальный размер файла — при превышении программа откажет в загрузке и покажет текущий лимит в сообщении;
• 🚫 запрет загрузки файлов с определёнными расширениями — по умолчанию в список входят исполняемые форматы вроде exe, bat, cmd, vbs, js. Список можно редактировать;
• 🗄️ максимальный размер тома — задаётся в карточке тома.

Формат как таковой программе безразличен: PDF, JPG, PNG, DOCX, XLSX, ZIP хранятся одинаково. Предпросмотр зависит от того, какие программы установлены у пользователя: файл открывается приложением, связанным с расширением в Windows.

Практические ориентиры, чтобы не разрастись:

• сканы договоров в PDF при 200–300 dpi в оттенках серого — обычно 0,3–1 МБ на страницу;
• фото с телефона в полном разрешении весят 3–8 МБ — перед загрузкой их стоит сжать;
• архивы с десятками файлов лучше раскладывать по отдельным файлам: в архиве их не найдёт полнотекстовый поиск.

Нет доступа к файлам: права и типичные сбои

Права на присоединенные файлы в типовых конфигурациях наследуются от объекта-владельца. Кто может читать документ, тот видит и его вложения. Кто может изменять документ, тот может добавлять и редактировать файлы . Права настраивают в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа, через профили групп доступа.

Если пользователь видит документ, но скрепка у него неактивна или при добавлении появляется ошибка прав, сравните его профили с профилем коллеги, у которого всё работает. Разница почти всегда в праве на изменение объекта-владельца.

Редактирование, версии и удаление вложений

Как редактировать файл, не теряя старую редакцию

Двойной щелчок открывает файл только для просмотра. Чтобы изменить его, используйте команду Редактировать в списке или карточке файла. Что при этом происходит:

1. Файл копируется в рабочий каталог пользователя и открывается в связанной программе.
2. В базе он помечается как занятый — коллеги видят, кто его редактирует, и не могут править одновременно.
3. После правки нажмите Закончить редактирование. Программа поместит изменённый файл в базу и снимет блокировку.
4. Если правки не нужны, команда Освободить снимает блокировку без записи изменений.

Если в карточке файла включено хранение версий, каждое Закончить редактирование создаёт новую версию. Историю открывают в карточке файла: там видно автора и дату каждой версии, любую можно открыть или сделать текущей.

Как удалить вложение

Команда удаления в списке присоединенных файлов не стирает файл сразу, а ставит пометку на удаление. Помеченный файл ещё можно вернуть, сняв пометку. Окончательно его удаляет обработка Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов. Только после неё освобождается место в базе или в томе.

Отдельный случай — чистка ненужных версий. Если у файла накопились десятки редакций, лишние версии можно пометить на удаление в истории версий, а затем удалить тем же способом.

Массовая загрузка файлов кодом

Когда нужно прикрепить сотни сканов к документам — например, после оцифровки архива — вручную это делать долго. Задачу решает внешняя обработка, которая вызывает программный интерфейс подсистемы работы с файлами из БСП. Ниже серверная процедура, которая присоединяет один файл к указанному объекту. Пример рассчитан на конфигурации с БСП 3.x; перед использованием сверьте имена параметров с общим модулем РаботаСФайлами вашей конфигурации.

&НаСервереБезКонтекста
Процедура ПрисоединитьФайл(Владелец, ПолныйПуть)

    Файл = Новый Файл(ПолныйПуть);
    Если Не Файл.Существует() Тогда
        ВызватьИсключение СтрШаблон("Файл не найден: %1", ПолныйПуть);
    КонецЕсли;

    Данные = Новый ДвоичныеДанные(ПолныйПуть);
    Адрес  = ПоместитьВоВременноеХранилище(Данные, Новый УникальныйИдентификатор);

    Параметры = РаботаСФайлами.ПараметрыДобавленияФайла();
    Параметры.ВладелецФайлов     = Владелец;
    Параметры.ИмяБезРасширения   = Файл.ИмяБезРасширения;
    Параметры.РасширениеБезТочки = Сред(Файл.Расширение, 2);
    Параметры.ВремяИзмененияУниверсальное = Файл.ПолучитьУниверсальноеВремяИзменения();

    РаботаСФайлами.ДобавитьФайл(Параметры, Адрес);

КонецПроцедуры

Что нужно учесть при массовой загрузке:

• 🖥️ путь читается на сервере. В клиент-серверной базе файлы должны лежать в папке, доступной службе сервера 1С, а не на рабочем столе пользователя;
• 🔗 сопоставление файла и документа. Удобнее всего называть сканы по номеру и дате документа (ПТУ-000123_2025-03-14.pdf) и в обработке находить документ запросом по этим полям;
• 🛡️ безопасный режим. Дополнительная обработка, подключённая через Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки, по умолчанию работает в безопасном режиме, где доступ к файловой системе ограничен. Для чтения файлов с диска ей нужны разрешения на работу с каталогом;
• 🧪 сначала копия базы. Прогоните загрузку на копии, проверьте 10–20 документов выборочно и только потом запускайте в рабочей базе. Ошибочно присоединённые файлы придётся снимать по одному или писать обратную обработку.

Частые вопросы