Новый сотрудник в 1С:Розница 2: учётная запись, профиль прав и вход без сюрпризов

Чтобы добавить пользователя в 1С:Розница 2, откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, нажмите Создать, заполните имя для входа и пароль, запишите карточку и сразу включите сотрудника в нужные группы доступа кнопкой Права доступа . Без групп доступа новый пользователь войдёт в программу, но почти ничего не увидит.

Делать это нужно из режима 1С:Предприятие, под учётной записью с полными правами. Создавать пользователей Розницы через Конфигуратор не стоит: роли там назначаются в обход групп доступа, и программа их потом перезаписывает или показывает ошибки прав.

Что проверить до создания учётной записи

Пять минут подготовки избавят от повторного входа в карточку.

• 👤 Кто будет работать. Нужны ФИО сотрудника и его роль: кассир, продавец, товаровед, управляющий магазином, бухгалтер.
• 🏪 Где он работает. Если в базе несколько магазинов, решите, видит ли он все или только свой.
• 🔐 Как он входит. По паролю 1С или через учётную запись Windows. Для общего кассового компьютера обычно удобнее пароль 1С.
• 🧾 Лицензии. Число карточек пользователей программа не ограничивает. Ограничено число одновременно работающих сеансов: на каждый нужен клиентский лицензионный ключ. Добавили десятого кассира при восьми лицензиях — все десять войти одновременно не смогут.
• 🛡️ Ваши собственные права. Создавать пользователей и менять группы доступа может только тот, у кого есть профиль «Администратор» или эквивалентный ему.

Как добавить пользователя в 1С Розница по шагам

Шаг 1. Откройте список пользователей

Перейдите в Администрирование → Настройки пользователей и прав. Если в разделе нет ссылки «Пользователи», проверьте, что у вас включены полные права. В открывшемся списке видны все учётные записи базы, включая отключённые, если выключен отбор по действующим.

Шаг 2. Создайте карточку

Нажмите Создать. В карточке заполните:

1. Полное имя — ФИО сотрудника, как оно будет видно в документах и журналах.
2. Физическое лицо, если поле есть в вашем релизе, — связывает пользователя с человеком из справочника.
3. Флажок Вход в программу разрешён — без него учётная запись есть, но войти нельзя.

Шаг 3. Задайте способ входа

В карточке есть блок с параметрами аутентификации. Варианты такие:

Нажмите Установить пароль , введите временный пароль и включите флажок Требовать смену пароля при входе. Сотрудник сам придумает пароль при первом входе, и вы его знать не будете.

Флажок Показывать в списке выбора решает, видно ли имя в выпадающем списке окна входа. Для базы с кассирами список удобен. Для базы, доступной из интернета, его лучше выключить: так посторонний не узнает логины.

Шаг 4. Запишите карточку

Нажмите Записать. Только после записи становится доступна команда Права доступа на панели карточки.

Шаг 5. Включите сотрудника в группы доступа

Нажмите Права доступа, отметьте подходящие группы и снова запишите. Подробнее о том, какие группы выбирать, — в следующем разделе.

Шаг 6. Проверьте вход

Запустите базу под новым пользователем на своём компьютере. Откройте два-три документа, которые сотрудник будет делать каждый день. Если программа пишет Недостаточно прав для просмотра, Нарушение прав доступа! или раздела просто не видно, вернитесь к группам доступа.

Права пользователя в 1С Розница: профили и группы доступа

Права в Рознице не раздают по одной галочке. Они собираются из трёх уровней:

• 📦 Роль — элементарное право конфигурации («читать чеки», «проводить приходные накладные»). Напрямую администратор роли не назначает.
• 🗂️ Профиль группы доступа — набор ролей под типовую должность. В поставке есть готовые профили: администратор, кассир, продавец и другие под розничные операции. Их список виден в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа.
• 👥 Группа доступа — профиль плюс конкретные участники и, при необходимости, ограничения по данным. Пользователь получает права всех групп, в которых состоит.

Права суммируются. Если кассир состоит в группе «Кассиры» и случайно попал в «Товароведы», у него будут права обоих профилей. Запретить что-то одной группой при разрешении другой нельзя.

Когда нужен свой профиль

Поставляемые профили менять нельзя: при обновлении конфигурации они возвращаются к исходному виду. Чтобы добавить или убрать роль:

1. Откройте список профилей.
2. Выделите подходящий поставляемый профиль и нажмите Скопировать.
3. Дайте копии понятное имя, например «Старший кассир».
4. На вкладке ролей добавьте или снимите нужные роли.
5. Создайте группу доступа с этим профилем и включите в неё сотрудников.

Названия ролей длинные, но ищутся по слову: в списке ролей есть поиск, наберите «возврат» или «скидк» — и отфильтруются только нужные.

Готовые группы под типовые должности

Профиль «Администратор» новым сотрудникам «на время, чтобы не мешало» не выдают. Полные права позволяют удалять документы, менять обмены и создавать других пользователей.

Мини-пример: две точки и пять сотрудников

Сеть из двух магазинов: «Север» и «Центр». В штате два кассира, один товаровед на обе точки, управляющий и бухгалтер. Рабочая схема выглядит так:

Пять групп вместо пяти индивидуальных наборов прав. Когда Петров перейдёт в «Север», достаточно перенести его из одной группы в другую. Когда наймут третьего кассира в «Центр», его включат в существующую группу, и права сразу будут такими же, как у коллеги.

Бухгалтеру полные права дают только потому, что он же ведёт пользователей. Если этим занимается отдельный специалист, бухгалтеру хватит профиля с отчётами и просмотром документов.

Ограничение доступа по магазинам и правила входа

Видимость только своего магазина

Сеть из нескольких точек обычно хочет, чтобы продавец видел только свой магазин. Для этого:

1. В Администрирование → Настройки пользователей и прав включите флажок Ограничивать доступ на уровне записей.
2. Откройте группу доступа и перейдите на вкладку ограничений.
3. Для вида доступа, связанного с магазинами или складами, выберите режим «Разрешены выбранные» и укажите конкретную точку.
4. Запишите группу.

Обычно на каждый магазин делают свою группу: «Кассиры — ТЦ Север», «Кассиры — Ленина, 12». Так проще переводить сотрудника: исключили из одной группы, включили в другую.

Пароли и вход

Требования к паролям задаются один раз для всех: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Настройки входа. Там настраивают:

• 🔢 минимальную длину пароля и требование сложности (буквы разного регистра и цифры);
• ⏳ срок действия пароля, после которого программа попросит его сменить;
• 🔁 запрет повторять предыдущие пароли;
• 💤 автоматическое отключение входа для тех, кто долго не заходил.

Последний пункт удобен для розницы с текучкой: уволенный кассир, о котором забыли, через заданное число дней потеряет возможность входа сам.

Отключить пользователя и завершить его сеанс

Удалять учётные записи бывших сотрудников нельзя по смыслу: на них ссылаются чеки, смены и журналы. Пользователя отключают.

Как запретить вход

1. Откройте карточку пользователя.
2. Снимите флажок Вход в программу разрешён.
3. Если сотрудник ушёл совсем, установите флажок Недействителен: карточка уйдёт из списков выбора и из окна входа, но останется в истории документов.
4. Исключите его из групп доступа, чтобы через год не гадать, почему у «пустой» записи права кассира.

Флажок запрещает новый вход, но не выкидывает того, кто уже работает. Его сеанс нужно завершить отдельно.

Кто сейчас в базе

Список открытых сеансов показывает обработка Активные пользователи, она находится в разделе Администрирование → Обслуживание. Там видно, кто вошёл, с какого компьютера и когда.

В клиент-серверной базе из этого списка можно завершить сеанс выбранного пользователя. В файловой базе так прервать чужой сеанс обычно не получается: проще попросить сотрудника закрыть программу.

Если нужно выгнать всех

Перед обновлением или регламентными работами пользуются Блокировкой работы пользователей в том же разделе обслуживания. Задаётся время начала, сообщение для сотрудников и код разрешения, по которому администратор сможет войти в заблокированную базу.

Завершение сеансов обрывает работу кассиров: незакрытый чек, непробитая продажа, открытая форма с несохранёнными данными пропадут. Блокировку ставят до открытия магазинов или после закрытия смен, а сотрудников предупреждают заранее.

Ошибки при настройке прав в 1С Розница

Ещё три промаха, которые случаются часто:

• ❌ Один логин на весь магазин. «Касса1» для всех смен экономит время, но в журнале не видно, кто именно сделал возврат или удалил строку чека. Заводите каждого сотрудника отдельно.
• ❌ Права администратора управляющему «чтобы сам разбирался». Управляющему хватает расширенного профиля магазина и ограничения по своей точке.
• ❌ Перевод в другой магазин без чистки групп. Сотрудника включили в группу новой точки, но не исключили из старой. Права суммируются, и он продолжает видеть чеки и остатки прежнего магазина. При переводе сначала снимайте старую группу, потом добавляйте новую.
• ❌ Вход через Windows на общем компьютере. Если на кассе все работают под одной учётной записью Windows, аутентификация операционной системы пустит каждого под одним и тем же пользователем 1С. Для общих кассовых ПК оставляйте вход по паролю 1С.
• ❌ Пароль, записанный на мониторе кассы. Включите требование смены пароля при первом входе и срок действия пароля в настройках входа.

Частые вопросы