Дата документа в 1С:Рознице: перенос, запреты, чеки и ошибки

Чтобы изменить дату документа в 1С:Рознице, откройте документ, поставьте курсор в поле даты рядом с номером (подпись «от»), введите новую дату и время и нажмите Провести и закрыть. Если поле не даёт редактировать или программа ругается при проведении, причина почти всегда одна из трёх: дата запрета изменения, права пользователя или кассовая смена, в которой пробит чек.

Типичная ситуация: товаровед в понедельник вносит поступление, которое фактически пришло в пятницу, и продажи за выходные уходят в минус. Поступление надо перенести на пятницу, и тут выясняется, что февраль уже закрыт, а часть чеков легла в архив смены.

Как поменять дату прямо в форме документа

Способ работает для большинства документов Розницы: поступление товаров, перемещение, пересортица, инвентаризация, списание, оприходование, приходные и расходные кассовые ордера.

Пошагово

1. Откройте документ из журнала или списка.
2. В шапке найдите поле с датой справа от номера. Щёлкните по нему.
3. Введите дату с клавиатуры в формате ДД.ММ.ГГГГ ЧЧ:ММ:СС или откройте календарь кнопкой справа от поля.
4. Проверьте время. Дата в 1С хранится вместе со временем, и порядок документов внутри одного дня определяется именно им.
5. Нажмите Провести и закрыть. Если документ был проведён, его движения перезапишутся уже на новую дату.

Что происходит с номером

Номер документа уникален в пределах периода нумерации, обычно года. Если вы переносите документ из декабря в январь, программа может присвоить ему новый номер при записи. Внутри одного года номер остаётся прежним.

Если номер важен (на него ссылаются в бумагах поставщика), проверьте его после записи и при необходимости исправьте вручную.

Проведённый или непроведённый документ

Простая запись проведённого документа без перепроведения оставит движения на старой дате. Поэтому после изменения даты используйте именно Провести или Провести и закрыть, а не Записать.

Почему поле даты не редактируется: права и даты запрета

Если поле серое или при проведении появляется сообщение о запрете, первым делом разберитесь, какой механизм сработал.

Права пользователя

Права в Рознице выдаются через группы доступа и профили. Если пользователю не разрешено изменять проведённые документы определённого вида, он может открыть документ только на просмотр. Тогда недоступна вся форма, а не только поле даты.

Что проверить:

• 👤 в какую группу доступа входит пользователь;
• 🔑 есть ли в профиле этой группы права на нужный вид документа;
• 🏪 нет ли ограничения по магазину или организации, если в базе включены ограничения доступа на уровне записей.

Настройки пользователей и групп находятся в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав. Менять профили может только пользователь с полными правами.

Даты запрета изменения

Это главный механизм защиты прошлых периодов. Администратор указывает дату, до которой включительно документы нельзя записывать и проводить. Запрет можно задать:

• 🌐 для всех пользователей сразу;
• 👥 для отдельных пользователей или групп;
• 🏢 в разрезе организаций.

Дату можно выбрать конкретную или относительную: конец прошлого месяца, конец прошлого квартала, конец прошлого года и т. п. Относительная дата сдвигается сама, и администратору не нужно каждый месяц её переставлять.

Ищите настройку в том же разделе Администрирование, через группу настроек пользователей и прав: там есть флажок «Даты запрета изменения» и ссылка на список запретов.

Перенос документа, если месяц уже закрыт

Месяц закрыт — значит, по нему уже сданы отчёты, сверены остатки, бухгалтерия выгрузила данные в свою базу. Менять даты в таком периоде можно, но только осознанно.

Порядок действий

1. Согласуйте изменение с ответственным за учёт: бухгалтером или администратором.
2. Сделайте резервную копию информационной базы.
3. Администратор временно сдвигает дату запрета на день раньше нужного документа. Лучше сделать персональный запрет для одного пользователя, а не открывать период всем.
4. Пользователь меняет дату и перепроводит документ.
5. Затем перепроводит документы, на которые повлиял перенос (см. раздел про ошибки ниже).
6. Администратор возвращает дату запрета на место.

Если Розница выгружает данные в бухгалтерию

Когда настроен обмен с 1С:Бухгалтерией, изменённый документ при следующей синхронизации уйдёт туда заново. Если в бухгалтерии этот период закрыт своей датой запрета, документ там не запишется, и в журнале обмена появится предупреждение.

Договоритесь с бухгалтером заранее: либо он временно откроет период в своей базе, либо исправление оформят новым документом текущей датой.

Чеки ККМ, кассовые смены и отчёты о розничных продажах

С кассовыми документами правило жёстче, чем со складскими.

Почему дату чека нельзя просто поменять

Пробитый чек уже ушёл в фискальный накопитель и к оператору фискальных данных с той датой и временем, когда его пробили. Изменение даты в 1С никак не меняет фискальные данные. В итоге база покажет одну дату продажи, а ОФД и налоговая — другую.

Кроме того, чеки входят в кассовую смену. После закрытия смены по её итогам формируется отчёт о розничных продажах, а чеки могут быть заархивированы. Сдвиг даты отдельного чека ломает связь со сменой и с отчётом.

Что делать в типичных случаях

Не правьте даты фискализированных чеков в базе — это не исправляет ошибку, а создаёт вторую.

Кассовые ордера

Приходные и расходные кассовые ордера (выемка, внесение, инкассация) меняются как обычные документы, если они не привязаны к фискальной операции. Но после переноса проверьте остаток в кассе на конец каждого дня: остаток не должен уходить в минус ни в одной точке.

Массовое изменение дат через обработки

Бывает, что надо сдвинуть десятки документов: загрузили поступления за неделю одной датой, импортировали инвентаризацию с датой загрузки.

Через список документов

В списке документов выделите нужные строки (Ctrl или Shift + клик) и найдите в командной панели или меню Ещё команду для изменения выделенных элементов. Она открывает групповое изменение реквизитов. Если среди доступных реквизитов есть дата — укажите новое значение и выполните изменение.

Если даты в списке нет, используйте следующий способ.

Через внешнюю обработку

Программист или администратор пишет небольшую обработку. Пример для перемещений товаров, которые нужно сдвинуть с одной даты на другую с сохранением времени:

Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст =
"ВЫБРАТЬ
|	Док.Ссылка КАК Ссылка
|ИЗ
|	Документ.ПеремещениеТоваров КАК Док
|ГДЕ
|	Док.Дата МЕЖДУ &Начало И &Конец
|	И НЕ Док.ПометкаУдаления";
Запрос.УстановитьПараметр("Начало", НачалоДня(СтараяДата));
Запрос.УстановитьПараметр("Конец", КонецДня(СтараяДата));

Сдвиг = НачалоДня(НоваяДата) - НачалоДня(СтараяДата); // в секундах

Выборка = Запрос.Выполнить().Выбрать();
Пока Выборка.Следующий() Цикл
	ДокОбъект = Выборка.Ссылка.ПолучитьОбъект();
	ДокОбъект.Дата = ДокОбъект.Дата + Сдвиг;
	Если ДокОбъект.Проведен Тогда
		ДокОбъект.Записать(РежимЗаписиДокумента.Проведение);
	Иначе
		ДокОбъект.Записать(РежимЗаписиДокумента.Запись);
	КонецЕсли;
КонецЦикла;

Здесь СтараяДата и НоваяДата — реквизиты обработки. Если какой-то документ не проведётся (например, из-за остатков), выполнение прервётся с ошибкой; для боевой версии оберните запись в Попытка … Исключение и выводите список проблемных документов.

Что выбрать

Ошибки после смены даты и как их исправить

Сама смена даты редко вызывает ошибку. Проблемы появляются у соседних документов, которые опирались на старую хронологию.

Групповое перепроведение

Чтобы не перепроводить документы по одному, используйте групповое перепроведение. Найдите его через меню «Все функции» в разделе обработок. Если такого меню нет, включите его в параметрах программы: флажок «Отображать команду “Все функции”». Укажите период от самой ранней из затронутых дат и запустите обработку вне рабочего времени магазина.

Как держать хронологию документов в порядке

Почти все проблемы с датами — следствие того, что документ внесли позже события. Несколько правил снимают большую часть таких случаев.

• 📅 Вносите поступления датой фактической приёмки товара, а не датой ввода. Закон о бухучёте требует оформлять первичный документ при совершении факта хозяйственной жизни или сразу после него.
• ⏰ Приходам ставьте время в начале дня, расходам — фактическое.
• 🔒 Включите относительную дату запрета, например «конец прошлого месяца» для всех, кроме администратора и бухгалтера.
• 🧾 Кассир закрывает смену каждый день, без «хвостов» на следующее утро.
• 📝 Перенос даты в закрытом периоде фиксируйте в журнале изменений: кто, когда, какой документ, причина.
• 🧪 Массовые сдвиги — только на копии базы, с проверкой остатков до и после.

Частые вопросы