Первый запуск 1С:Розницы: от пустой базы до первого чека

Начать работу в 1С:Рознице с нуля — это шесть действий в строгом порядке: завести организацию и магазин со складом, включить нужные опции учёта, загрузить номенклатуру и установить розничные цены, подключить кассу ККМ к рабочему месту, оприходовать остатки и открыть первую смену. Если перепутать порядок, программа не даст пробить чек : у товара не будет цены, у кассы — магазина, у магазина — склада.

Ниже порядок, которым пользуются внедренцы при запуске одного-двух магазинов на 1С:Рознице 2.3 в интерфейсе «Такси». Он годится и для файловой базы на одном компьютере, и для клиент-серверного варианта с несколькими кассами.

Подготовка до запуска программы

Половина проблем первого дня возникает не в 1С, а вокруг неё. До установки базы проверьте вещи, без которых касса не заработает.

🧾 Касса и фискализация. Контрольно-кассовая техника по 54-ФЗ должна быть зарегистрирована в ФНС, с установленным фискальным накопителем и договором с оператором фискальных данных (ОФД). 1С не регистрирует кассу за вас — она только передаёт в неё данные чека.

🔌 Драйвер оборудования. Скачайте драйвер фискального регистратора от производителя кассы той версии, которую поддерживает ваша конфигурация. Без драйвера на компьютере кассира 1С не увидит устройство.

💻 Лицензии. Каждому одновременно работающему рабочему месту нужна клиентская лицензия платформы. Без лицензии платформа просто не запустит базу (исключение — учебная версия).

📦 Данные для загрузки. Подготовьте таблицу товаров: наименование, единица, штрихкод, ставка НДС, закупочная и розничная цена, количество на складе. Чем чище таблица, тем быстрее пройдёт загрузка.

Параметры учёта, организация и магазины

Структура предприятия в Рознице строится сверху вниз: организация → магазин → склад → касса. Каждый следующий элемент ссылается на предыдущий.

Шаг 1. Включите нужную функциональность

Настройки параметров системы находятся в разделе НСИ и администрирование. Там включаются опции, которые по умолчанию скрыты:

1. Несколько организаций — если торгуете от ИП и ООО одновременно.
2. Несколько складов в магазине — если есть торговый зал и подсобка с раздельным учётом.
3. Характеристики номенклатуры — для одежды и обуви с размерами и цветами.
4. Серии номенклатуры — для товаров со сроками годности.
5. Маркировка — для товаров, которые подлежат обязательной маркировке.

💡 Не включайте всё «на всякий случай». Каждая лишняя опция добавляет поля в документы, и кассир на третий день начнёт ошибаться. Включайте по мере появления реальной потребности.

Шаг 2. Заполните карточку организации

В справочнике организаций укажите ИНН, КПП (у ИП его нет), систему налогообложения, адрес и банковские реквизиты. Система налогообложения влияет на то, что программа передаст в чек: при УСН без НДС касса не должна печатать ставку 20%.

Шаг 3. Создайте магазин и склад

Справочник «Магазины» — сердце Розницы. В карточке магазина задаётся:

• 🏬 склад, с которого по умолчанию продаётся товар;
• 💰 вид цен, по которому пробиваются чеки;
• 📍 адрес торговой точки — он нужен для чека.

Если магазинов два, создайте два элемента. Отчёты потом легко сравнивать по точкам.

Номенклатура, цены и пользователи

Без справочника товаров и установленных цен первую продажу не провести: при сканировании штрихкода программа подставит товар, но цена останется нулевой.

Как загрузить товары

Набирать вручную 3000 позиций — неделя работы. Быстрее так:

1. Создайте виды номенклатуры: «Товар», «Товар с характеристиками», «Алкоголь», «Услуга». От вида зависят доступные поля карточки и правила учёта.
2. Заведите вручную 2-3 эталонные карточки, чтобы проверить, что все реквизиты заполняются как нужно.
3. Остальное загрузите из таблицы командой загрузки данных из файла в списке номенклатуры или из файла поставщика, если он присылает каталог в Excel.
4. Проверьте выборочно 10-15 карточек: единицу измерения, ставку НДС, штрихкод.

Виды цен и установка цен

В справочнике видов цен создайте как минимум два вида: закупочную и розничную. Розничная может рассчитываться от закупочной по наценке — например, закупка 100 ₽ и наценка 35% дают розничную цену 135 ₽.

Сами цены фиксирует документ «Установка цен номенклатуры». Без проведённого документа цена в чеке не появится. Каждое изменение цен — новый документ, поэтому история переоценок сохраняется.

Пользователи и права

Заведите отдельного пользователя на каждого человека, а не одного «Кассира» на всех. Иначе при недостаче не понять, кто пробил спорный чек.

Права раздаются через профили групп доступа. У кассира не должно быть доступа к установке цен — это защита от «скидок своим».

Рабочее место кассира и кассовое оборудование

Связка выглядит так: компьютер → рабочее место → подключаемое оборудование → касса ККМ → магазин. Рабочее место в 1С — это конкретный компьютер, и оборудование привязывается именно к нему.

Подключение фискального регистратора

1. Зайдите в 1С под пользователем на том компьютере, где стоит касса. Программа сама создаст элемент рабочего места для этого компьютера.
2. Откройте настройки подключаемого оборудования в разделе администрирования (группа «РМК и оборудование»).
3. Добавьте новое устройство: тип — фискальный регистратор, драйвер — тот, что установлен с сайта производителя кассы.
4. В параметрах устройства укажите порт или IP-адрес и запустите тест устройства. Успешный тест значит, что 1С видит кассу.
5. Так же подключите сканер штрихкодов. Сканер в режиме эмуляции клавиатуры тоже работает, но с подключением через драйвер 1С не «теряет» символы.

Касса ККМ

В справочнике «Кассы ККМ» создайте элемент: укажите магазин, тип кассы и подключённое устройство. Не путайте его с операционной кассой магазина — там учитываются наличные, которые сдают из кассы ККМ, инкассируют или выдают подотчёт.

💡 Если на одном компьютере работают две кассы, у каждой свой элемент «Кассы ККМ», но рабочее место общее. Кассир выбирает кассу при открытии смены.

Первая смена и первый чек

Продажи в Рознице пробиваются в рабочем месте кассира (РМК). Это отдельная полноэкранная форма, рассчитанная на сканер и сенсорный экран.

Порядок работы смены

1. Открытие смены. Кассир открывает РМК и выполняет открытие смены. Касса печатает отчёт об открытии, в 1С фиксируется начало смены.
2. Внесение размена. Если в денежном ящике утром лежит 3000 ₽ размена, оформите внесение денежных средств. Без этого вечером касса «покажет» излишек.
3. Продажа. Сканируйте штрихкод — товар добавится в чек с ценой из вида цен магазина. Количество меняется с клавиатуры.
4. Оплата. Выберите наличные, карту или смешанную оплату. При наличной оплате введите сумму от покупателя — программа покажет сдачу: с 1000 ₽ на чек 735 ₽ сдача 265 ₽.
5. Возврат. Возврат в течение смены оформляется на основании исходного чека, возврат в другой день — отдельным чеком возврата. Чек коррекции для ошибок прошлого делается по правилам 54-ФЗ.
6. Выемка. Перед закрытием изымите выручку, оставив размен на следующий день.
7. Закрытие смены . Касса печатает отчёт о закрытии (Z-отчёт), а 1С формирует документ «Отчёт о розничных продажах» — он списывает проданный товар со склада.

Первая продажа — тестовая

Пробейте первый чек на товар за 1 ₽ при включённой кассе и сразу сделайте возврат. Так вы проверите всю цепочку: цену, ставку НДС в чеке, передачу в ОФД и печать. Лучше найти ошибку в ставке на тестовом чеке, чем на сотом.

Остатки, приёмка товара и пересчёт

Розница считает остатки по движениям документов. Если не ввести начальные остатки, первая же продажа уведёт склад в минус.

Начальные остатки

Остатки на дату старта вносятся документом оприходования товаров по складу магазина. Укажите количество и себестоимость — без себестоимости отчёт о валовой прибыли будет показывать прибыль 100%.

💡 Дату старта выберите на день раньше первой продажи — например, остатки на 31-е число, продажи с 1-го. Так документы не перемешаются во времени.

Приёмка от поставщика

Каждая поставка оформляется документом поступления товаров: поставщик, склад, товары, цены. Если поставщик работает через ЭДО, документ создаётся из входящего УПД без ручного ввода. Новые цены закупки можно сразу перенести в документ установки цен.

Пересчёт и инвентаризация

Для инвентаризации в Рознице есть документ «Пересчёт товаров». Схема такая:

1. Создайте пересчёт по складу или по группе товаров — например, только «Напитки».
2. Распечатайте бланк или считайте товар терминалом сбора данных.
3. Внесите фактическое количество. Программа покажет отклонения от учёта.
4. На основании пересчёта оформите оприходование излишков и списание недостач.

Порядок проведения и оформления инвентаризации регулируют Методические указания Минфина № 49 — их стоит открыть, если пересчёт проводится при смене материально ответственного лица.

Отчёты для владельца магазина

Первую неделю владельцу хватает трёх вопросов: сколько продали, сколько заработали, что лежит на складе. Все три закрываются стандартными отчётами.

📈 Продажи по магазинам и товарам. Отчёты по продажам в разделе продаж показывают выручку и количество по дням, кассам, группам товаров. Удобно сравнивать будни и выходные.

💵 Валовая прибыль. Разница между выручкой и себестоимостью проданного. Если по какому-то товару прибыль 100% или отрицательная — проверьте себестоимость в оприходовании и поступлениях.

📦 Остатки на складах. Ведомость по товарам на складах в разделе «Склад» показывает остатки и обороты за период. Отрицательный остаток — сигнал, что продали то, что не оприходовали.

🧮 Денежные средства. Отчёт по кассе ККМ сверяет выручку смены с выемками и инкассацией. Расхождение сразу видно по дням.

💡 Сохраните настроенные варианты отчётов и добавьте их на начальную страницу владельца. Тогда он открывает 1С и видит цифры без поиска по меню.

Если бухгалтерию ведут в 1С:Бухгалтерии, настройте синхронизацию данных: отчёты о розничных продажах, поступления и кассовые документы будут уходить в бухгалтерскую базу без двойного ввода.

Частые вопросы