Запуск магазина в 1С:Розница: от пустой базы до первого чека

Чтобы настроить 1С:Розница под реальный магазин, пройдите шаги в таком порядке: организация → магазин → склад → функциональные опции в Администрирование → номенклатура и цены → касса ККМ и подключаемое оборудование → пользователи и права → рабочее место кассира. Если нарушить порядок, программа начнёт задавать вопросы, на которые ещё нечего ответить: касса без магазина не создаётся, а чек без цены не пробивается.

Инструкция написана для редакции 2.3 в интерфейсе «Такси». Логика старта одинакова для одного магазина и для сети: меняется только число магазинов и касс. На первый запуск закладывайте рабочий день, ещё день — на загрузку товаров и проверку оборудования.

1. Первый запуск пустой базы и сведения об организации

При первом входе в пустую базу программа выполняет начальное заполнение: создаёт предопределённые элементы, классификаторы, служебные настройки. Дождитесь окончания и не закрывайте окно — прерванное заполнение потом приходится повторять.

Что сделать сразу после этого:

1. 🏢 Откройте НСИ → Организации и заполните карточку: полное и краткое наименование, ИНН, КПП (для ООО), ОГРН, юридический и фактический адрес.
2. 🧾 Укажите систему налогообложения. От неё зависит, какую СНО программа передаст в чек. Ошибка здесь вылезет на первой же продаже.
3. 👤 Заполните ответственных лиц: руководителя и главного бухгалтера. Они попадают в печатные формы.
4. 🏦 Добавьте банковский счёт, если будете принимать оплату картами и сверять эквайринг.

Если у вас ИП и ООО в одном магазине, заведите обе организации. Розница позволяет вести несколько организаций в одной базе — для этого включите соответствующую опцию в общих настройках (см. следующий раздел).

2. Параметры системы и интерфейс программы

Почти все настройки, которые меняют поведение Розницы, собраны в разделе Администрирование. Это функциональные опции: включили флажок — появились поля, справочники и документы.

Правило простое: включайте только то, чем будете пользоваться. Каждая лишняя опция добавляет обязательные поля в документы и путает кассиров.

Интерфейс настраивается в два уровня:

• 🖥️ Панель разделов — через Главное меню → Вид → Настройка панелей. Можно убрать лишние разделы и оставить кассиру только продажи.
• ⭐ Избранное и начальная страница — ссылки на частые журналы: чеки, приходные накладные, установка цен.

3. Магазин, склады и номенклатура: справочники для старта

В Рознице главный объект — магазин. К нему привязаны склады, кассы ККМ, вид розничных цен и правила работы кассы. Поэтому сначала магазин, потом всё остальное.

Магазины и склады

1. Откройте справочник магазинов в разделе НСИ и создайте магазин: название, адрес, вид розничных цен.
2. Создайте склад и укажите, к какому магазину он относится. Если включено несколько складов, заведите отдельно торговый зал и склад хранения.
3. Проверьте, что у склада заполнен магазин: иначе товар с этого склада не попадёт в рабочее место кассира.

Номенклатура

Структуру справочника продумайте до загрузки. Перестраивать 3000 карточек вручную долго.

• 📁 Группы — по тому, как вы смотрите отчёты: «Молочка», «Бакалея», «Бытовая химия».
• 🏷️ Виды номенклатуры — задают общие свойства группы товаров: используются ли характеристики, серии, нужна ли маркировка, ставка НДС по умолчанию.
• 📏 Единицы измерения — штуки, килограммы; для весового товара обязательно килограмм, иначе весы не передадут вес в чек.
• 🔢 Штрихкоды — каждой позиции. Без штрихкода кассир ищет товар вручную, очередь растёт.

Товары удобнее загрузить из таблицы, чем вводить руками. В списке номенклатуры есть команда загрузки данных из файла: она сопоставляет колонки таблицы (наименование, артикул, штрихкод, единица) с реквизитами карточки. Перед загрузкой большого прайса прогоните тест на 10–20 строках.

Цены

Розничные цены вводятся документом «Установка цен номенклатуры» по виду цен, который указан в магазине. Пока документ не проведён, цена в чеке будет нулевой.

Остатки на дату открытия вводятся документом оприходования или приходной накладной от поставщика. Сначала остатки, потом первая продажа.

4. Касса ККМ и торговое оборудование: подключение по шагам

Оборудование в 1С привязывается к рабочему месту — конкретному компьютеру. Это главный приём, который стоит понять до начала: если переименовать компьютер или открыть базу с другого ПК, программа не найдёт подключённые устройства, и их придётся назначить заново.

Какой тип кассы выбрать

Порядок подключения онлайн-кассы

1. 🔌 Установите на компьютер драйвер ККТ от производителя (АТОЛ, «Штрих-М» и т. п.). Версия драйвера должна поддерживать формат фискальных документов вашей кассы.
2. ⚙️ Включите использование оборудования в Администрирование и откройте справочник подключаемого оборудования.
3. ➕ Создайте экземпляр устройства: тип «ККТ», выберите драйвер, рабочее место, организацию.
4. 🔧 Нажмите «Настроить», укажите порт или IP-адрес, затем «Тест устройства». Ответ «Тест успешно выполнен» — касса на связи.
5. 🧾 Создайте кассу ККМ в справочнике касс: магазин, тип «Фискальный регистратор», подключаемое оборудование — только что созданная ККТ.
6. 📡 Проверьте, что в кассе прописан оператор фискальных данных и касса зарегистрирована в ФНС. Регистрацию и перерегистрацию проводят через сервисную утилиту драйвера или по инструкции производителя ККТ.

Не пробивайте тестовые чеки на зарегистрированной кассе — каждый чек уходит в ФНС. Для проверки используйте чек возврата сразу после продажи или тестовый режим драйвера до фискализации.

Остальное оборудование

5. Рабочее место кассира и права пользователей

Пользователи создаются в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи. Права назначаются через группы доступа, а группы строятся на профилях.

Минимальная схема для небольшого магазина:

• 👑 Администратор — полные права, один-два человека.
• 📦 Товаровед / управляющий — приход товаров, установка цен, инвентаризация, отчёты.
• 💳 Кассир — только рабочее место кассира, возвраты по своим чекам, отчёты по смене.

В поставке есть готовые профили групп доступа, в том числе для кассира. Начните с них, а не с собственных профилей: свой профиль с нуля легко собрать так, что кассир не сможет закрыть смену.

Настройки РМК

Рабочее место кассира (РМК) — отдельная форма для быстрых продаж. Перед первым днём проверьте:

1. Кассиру в настройках пользователя указан магазин по умолчанию — тогда РМК открывается сразу с нужной кассой.
2. В настройках РМК назначены горячие клавиши на частые действия: оплата наличными, картой, поиск товара, отложенный чек.
3. Кассир под своей учётной записью открывает смену, пробивает продажу и возврат, закрывает смену с Z-отчётом. Делать это под администратором бесполезно — у кассира другие права.

6. Резервное копирование и обслуживание базы Розницы

Розница — это касса. Потеря базы = остановка продаж. Поэтому резервное копирование настраивают в первый день, а не после первого сбоя.

Способы резервного копирования

Держите минимум одну копию вне кассового компьютера: на сервере, в облаке или на внешнем диске. Копия на том же диске не спасёт при отказе диска.

Регулярное обслуживание

• 🧹 Удаление помеченных объектов — раз в месяц, в нерабочее время. Ошибочные карточки и черновики документов перестают мешать в списках.
• 🔄 Обновление конфигурации — по мере выхода релизов, особенно при изменениях в законодательстве о ККТ и маркировке. Перед обновлением — выгрузка .dt.
• 🛠️ Тестирование и исправление в Конфигураторе — при ошибках чтения данных. Режим требует монопольного доступа: все кассы должны быть закрыты, а смены — завершены, иначе кассиры потеряют связь с базой посреди продажи.
• 📊 Контроль размера базы — файловая база выше нескольких гигабайт на кассовом ПК начинает тормозить; это сигнал переходить на клиент-серверный вариант.

7. Частые вопросы о запуске Розницы