Новый сотрудник в 1С:Розница: учётная запись, пароль и права кассира или администратора

Чтобы создать пользователя в 1С:Розница, откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, нажмите Создать, заполните полное имя, имя для входа и пароль, а затем по кнопке Права доступа включите сотрудника в нужные группы доступа. Без группы доступа пользователь войдёт в программу, но почти ничего не увидит.

Есть два способа завести учётную запись: в пользовательском режиме (через справочник «Пользователи») и в Конфигураторе. Для Розницы правильный путь — первый. Пользователь, созданный только в Конфигураторе, не попадает в справочник, у него нет групп доступа, и такая запись создаёт путаницу в правах. Конфигуратор оставьте для аварийных случаев, например когда администратор забыл свой пароль.

Что подготовить до создания учётной записи

Пять минут подготовки избавляют от переделок. Перед тем как заводить сотрудника, соберите данные:

• 👤 ФИО полностью — оно попадает в документы и на кассовый чек как фамилия лица, которое провело расчёт;
• 🔑 имя для входа — короткое, латиницей или кириллицей, без пробелов: ivanova, kassir2;
• 🏬 магазин и касса, где человек будет работать;
• 🧩 роль в магазине — кассир, продавец, товаровед, старший смены, администратор;
• 🖥️ способ входа — по паролю 1С или через учётную запись Windows.

Проверьте, что вы сами работаете под пользователем с полными правами. Создавать пользователей и менять группы доступа может только администратор.

Проверьте лицензии. Каждый одновременный сеанс занимает одну клиентскую лицензию. Если в магазине три кассы и офисный компьютер, а лицензий на 3 рабочих места, четвёртый сеанс не запустится — сколько бы пользователей ни было заведено в базе. Заводить пользователей можно без ограничений, лимит касается только одновременной работы.

Создание пользователя в 1С Розница: пошаговый порядок

Шаг 1. Откройте список пользователей

Перейдите в Администрирование → Настройки пользователей и прав. Если раздел не виден, включите полный интерфейс в персональных настройках или войдите под администратором. В открывшейся форме выберите ссылку Пользователи.

Шаг 2. Заполните карточку

Нажмите Создать. В карточке нового пользователя:

1. В поле Полное имя введите ФИО: Иванова Мария Сергеевна. Так сотрудник будет отображаться в документах и отчётах.
2. Убедитесь, что включён флажок Вход в программу разрешён. Без него запись — просто строка справочника.
3. Укажите Имя для входа — то, что сотрудник будет выбирать или вводить в окне запуска.
4. Отметьте способ аутентификации:
   • Аутентификация 1С:Предприятия — вход по имени и паролю 1С;
   • Аутентификация операционной системы — вход без пароля под учётной записью Windows; укажите пользователя в виде \\DOMAIN\ivanova или \\ИМЯ-ПК\kassa1.
5. Решите, показывать ли пользователя в списке выбора при запуске. Для касс удобно показывать: кассир выбирает себя из списка. Для администратора лучше скрыть — имя придётся набирать вручную.

Шаг 3. Задайте пароль

Нажмите Установить пароль и введите его дважды. Хорошая практика — выдать временный пароль и включить требование сменить его при первом входе (соответствующий флажок находится в том же окне установки пароля).

Требования к сложности и сроку действия паролей задаются для всех сразу: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Настройки входа. Там же можно указать минимальную длину пароля и срок, после которого его нужно менять.

Шаг 4. Запишите карточку

Нажмите Записать. Только после записи становится доступна кнопка Права доступа — переходите к ней.

Права доступа: группы и профили для кассира и администратора

В 1С:Розница права не раздают по одной галочке. Работает связка из трёх уровней:

Пользователь получает права только через группу доступа. Профиль сам по себе ничего не даёт, пока на его основе не создана группа и в неё не включён сотрудник.

Как включить сотрудника в группу

1. В карточке пользователя нажмите Права доступа.
2. Отметьте флажками нужные группы. Если подходящей группы нет, создайте её: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа → Создать.
3. В новой группе выберите профиль, добавьте участников на вкладке участников, запишите.

Поставляемые профили в Рознице покрывают типовые должности магазина. Посмотреть их перечень и состав ролей можно в списке Администрирование → Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа.

Типовая раскладка для магазина

• 🧾 Кассир — только рабочее место кассира: продажа, возврат, открытие и закрытие смены . Без доступа к ценам, остаткам по закупочным ценам и настройкам.
• 🛒 Продавец-консультант — подбор товара, просмотр остатков, оформление заказов покупателей.
• 📦 Товаровед — приходы, перемещения, пересчёты, установка цен.
• 🧑‍💼 Администратор магазина — всё перечисленное плюс отчёты по магазину и закрытие смены за кассира.
• 🛠️ Администратор системы — полные права. Таких людей должно быть один-два.

Сотрудник может входить в несколько групп сразу: права складываются. Старший кассир — это группа кассиров плюс отдельная группа с правом на возвраты прошлых смен.

Ограничение доступа по магазинам, срокам и рабочим местам

Ограничение по магазинам

Если в базе несколько магазинов, кассир одного не должен видеть продажи другого. Это включается в два шага:

1. В Администрирование → Настройки пользователей и прав включите флажок Ограничивать доступ на уровне записей.
2. Откройте группу доступа. На вкладке ограничений для вида доступа по магазинам выберите «Разрешённые» и добавьте нужные магазины.

После этого участники группы видят документы и остатки только своих магазинов.

Ограничение по сроку действия

Для временного сотрудника или стажёра в карточке пользователя есть настройка ограничения входа в программу. В ней можно указать дату, после которой вход прекратится автоматически, и число дней простоя, после которого учётная запись отключится. Это удобно для продавцов на сезон: не нужно помнить о блокировке после увольнения.

Ограничить вход по часам (например, «только с 9:00 до 21:00») типовыми средствами нельзя. Это решают организационно или доработкой.

Привязка к рабочему месту

Привязка кассира к компьютеру делается не в карточке пользователя, а через оборудование. Касса и фискальный регистратор подключаются к конкретному рабочему месту, а рабочее место — к магазину. Кассир, вошедший на этом компьютере, пробивает чеки через это оборудование.

Чтобы человек мог работать только на одном компьютере, используйте аутентификацию операционной системы: учётная запись Windows кассового компьютера сопоставляется с пользователем 1С, вход с другого ПК под этим именем без пароля не пройдёт.

Проверка нового пользователя перед выходом на смену

Не отдавайте логин сотруднику, пока не войдёте под ним сами. Запустите 1С, выберите нового пользователя, введите пароль и пройдите сценарий его рабочего дня.

Проверить права можно и без входа. В карточке пользователя откройте отчёт о правах доступа: он покажет, какие таблицы пользователь может читать и изменять и через какую группу пришло каждое право. Это быстрый способ понять, откуда у кассира лишняя возможность.

Если сотрудник видит лишнее — ищите группу, через которую пришло право, а не убирайте роль в профиле. Если не видит нужного — проверьте три вещи по порядку: включён ли он в группу, стоит ли в группе нужный магазин, перезапустил ли он программу после изменения прав.

Как перенести настройки с другого пользователя

Новый кассир обычно повторяет коллегу. Чтобы не настраивать вручную, скопируйте пользователя: в списке выделите существующую запись и нажмите Скопировать. Новая карточка унаследует группы доступа, но имя, имя для входа и пароль нужно задать заново.

Персональные настройки (вид рабочего стола, отборы в списках, настройки отчётов) копируются отдельно: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Персональные настройки пользователей. Там можно скопировать настройки от одного пользователя другому или нескольким сразу.

Блокировка и удаление пользователей

Уволенного сотрудника нельзя просто удалить. Его имя хранится в чеках, сменах, приходах и перемещениях. Физическое удаление сломает ссылки и оставит в документах «битые» значения.

Правильный порядок:

1. Откройте карточку пользователя.
2. Снимите флажок Вход в программу разрешён — с этого момента войти под ним нельзя.
3. Установите признак Недействителен: пользователь исчезнет из списков выбора, но останется в истории документов.
4. Исключите его из групп доступа, чтобы список участников групп оставался чистым.

Если сотрудник в момент блокировки работает в программе, его текущий сеанс продолжится до выхода. Завершить его можно через Администрирование → Обслуживание → Активные пользователи.

Если новый пользователь не может войти или работать

Большинство проблем после создания учётной записи сводится к нескольким сообщениям. Разберите их по тексту на экране.

Если ни один вариант не подошёл, создайте тестового пользователя с той же группой и войдите под ним. Тест работает — проблема в карточке конкретного сотрудника, проще пересоздать её копированием. Тест тоже не работает — дело в группе или профиле.

Частые вопросы