Новый сотрудник в базе 1С: учётная запись, пароль, профили доступа и вход через Windows

Чтобы создать пользователя в 1С 8.3, откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи и нажмите Создать. В карточке укажите полное имя, имя для входа и пароль, отметьте «Вход в программу разрешён», затем откройте «Права доступа » и выберите профили. Путь одинаковый в Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1 и УТ 11 — все они построены на одной библиотеке стандартных подсистем.

Создавать учётную запись в режиме Предприятия, а не в Конфигураторе, — главное правило для типовых конфигураций. Так программа сама свяжет пользователя информационной базы с элементом справочника и назначит роли по профилям. В Конфигуратор идут в особых случаях: первый администратор пустой базы, нетиповая конфигурация, аварийное восстановление доступа.

Что проверить до создания учётной записи

Добавлять пользователей может только тот, у кого в базе есть административные права. В типовых конфигурациях это профиль «Администратор». Если раздела Настройки пользователей и прав нет в меню Администрирование, у вас этих прав нет — просить нужно того, кто администрирует базу.

Перед работой соберите:

• 👤 ФИО сотрудника так, как оно должно отображаться в документах и в журнале регистрации;
• 🔑 имя для входа — короткое, латиницей или кириллицей, без пробелов в начале и конце;
• 🧩 набор задач: что сотрудник будет делать (проводить банк, считать зарплату, только смотреть отчёты);
• 🏢 организации, к которым ему нужен доступ, если в базе ведётся учёт нескольких юрлиц;
• 🖥 учётную запись Windows, если вход будет по доменной аутентификации.

В ЗУП 3.1 и комплексных конфигурациях удобно заранее завести сотрудника в справочнике «Физические лица»: в карточке пользователя есть поле для связи с ним. Через эту связь работают личный кабинет, заявки сотрудника и подстановка ответственных в документы.

Как создать пользователя в режиме Предприятия по шагам

Порядок одинаковый для БП 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11, КА 2 и ERP.

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав.
2. Перейдите по ссылке Пользователи — откроется список учётных записей.
3. Нажмите Создать.
4. Заполните «Полное имя». Это имя увидят в документах в поле «Ответственный» и в журнале регистрации.
5. Если поле есть — выберите физическое лицо.
6. Убедитесь, что включён флажок «Вход в программу разрешён». Без него запись создастся, но войти под ней нельзя.
7. В блоке аутентификации 1С:Предприятия проверьте «Имя (для входа)». Программа заполняет его из полного имени — при желании замените на короткое, например ivanova.
8. Нажмите Установить пароль, введите пароль дважды.
9. Решите, показывать ли пользователя в списке выбора при входе (флажок «Показывать в списке выбора»).
10. Нажмите Записать, затем перейдите к правам — ссылка или кнопка «Права доступа» в карточке.

После записи пользователь появится в списке, но без профилей он увидит пустой интерфейс или получит сообщение о нехватке прав. Права — обязательный второй шаг.

Пароль: выдать временный или сразу постоянный

Удобный приём — задать временный пароль и включить требование сменить его при первом входе (если такая опция есть в вашем релизе). Сотрудник сам придумает пароль, и администратор его не узнает.

Общие правила пароля для всей базы задаются в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Настройки входа: минимальная длина, требование сложности, срок действия, блокировка после неудачных попыток входа. Включите хотя бы минимальную длину 8 символов и сложность — особенно если база опубликована в интернете.

Создание копированием

Когда приходит второй бухгалтер с теми же обязанностями, проще скопировать карточку коллеги: выделите его в списке и нажмите F9 (или «Скопировать» в меню «Ещё»). Скопируются настройки карточки и набор профилей. Пароль и имя для входа задайте заново — копировать их нельзя и не нужно.

Профили, группы доступа и роли: как раздать права

В режиме Предприятия права выдаются не ролями по одной, а профилями. Профиль — это готовый набор ролей под должность: «Бухгалтер», «Главный бухгалтер», «Администратор», «Только просмотр» и другие. Состав профилей в каждой конфигурации свой.

Работает два режима настройки, и от них зависит, что вы увидите:

В Бухгалтерии всё просто: открыли «Права доступа» в карточке, отметили «Бухгалтер» и, например, «Добавление и изменение банковских счетов», записали. Пользователю нужно перезапустить программу, чтобы права применились.

В ЗУП и УТ логика другая. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа, найдите подходящую группу (например, с профилем «Кадровик») и добавьте в её состав сотрудника. Если подходящей группы нет — создайте новую, выберите профиль и укажите участников. Одна группа на должность удобнее, чем персональные настройки для каждого.

Свой профиль, если типового не хватает

Типовые профили менять нельзя: при обновлении конфигурации они перезапишутся. Если нужен особый набор, скопируйте похожий профиль в справочнике «Профили групп доступа» и добавьте или уберите роли в копии. Название дайте понятное: «Бухгалтер + кассовые документы», а не «Профиль 2».

Ограничение по организациям и складам

Чтобы бухгалтер видел только «свою» фирму, включите флажок «Ограничивать доступ на уровне записей» в Администрирование → Настройки пользователей и прав. После этого в группах доступа (или в упрощённом режиме — в правах пользователя) появятся вкладки с видами ограничений: организации, склады, группы контрагентов — в зависимости от конфигурации.

Вход через Windows: доменная аутентификация

Если в компании есть домен Active Directory, сотрудник может входить в 1С без пароля — по своей учётной записи Windows. Это удобно и безопаснее: пароль один, а при увольнении достаточно заблокировать запись в домене.

Как включить для пользователя:

1. Откройте карточку пользователя в режиме Предприятия.
2. Включите флажок «Аутентификация операционной системы».
3. В поле пользователя ОС укажите учётную запись в формате \\ДОМЕН\логин, например \\CORP\ivanova. Можно выбрать её из списка кнопкой выбора.
4. Запишите карточку.

Если оставить включёнными оба способа, при входе с доменного компьютера 1С пустит сотрудника автоматически, а при входе с чужого компьютера спросит имя и пароль 1С.

Параметры запуска для проверки

Иногда нужно войти под другим пользователем с компьютера, где включена доменная аутентификация. Для этого в свойствах ярлыка или в настройках базы в окне запуска добавьте параметр:

/WA-

Он отключает вход по Windows, и программа спросит логин и пароль. Обратный параметр /WA+ принудительно включает доменную аутентификацию.

Интерфейс и персональные настройки нового пользователя

Новый пользователь получает стандартный интерфейс «Такси» с разделами, доступными по его профилю. Разделы без прав скрываются сами — вручную «прятать» их не нужно.

Что обычно настраивают сразу:

• 🏢 основную организацию — подставляется в новые документы. В БП: Главное → Персональные настройки;
• 📌 панель разделов и избранное — сам сотрудник через Главное меню → Вид → Настройка панелей;
• 🔔 отображение текущих дел и напоминаний;
• 🖨 параметры печати и формат выгрузки отчётов.

Чтобы не настраивать каждого с нуля, перенесите настройки от опытного коллеги. В Администрирование → Настройки пользователей и прав есть ссылка на настройки пользователей (в разных релизах — «Персональные и прочие настройки» или «Копирование настроек»). Там выбирают пользователя-источник, получателя и что переносить: внешний вид, настройки отчётов, персональные параметры.

Пользователи в Конфигураторе: когда туда идти

В Конфигураторе список пользователей открывается через Администрирование → Пользователи. Здесь создаются «пользователи информационной базы» на уровне платформы — без справочника конфигурации и без профилей.

Конфигуратор нужен в трёх ситуациях:

1. Пустая база. Пока в списке нет ни одного пользователя, 1С пускает всех без пароля. Первого пользователя создают с ролями «Полные права» и, в типовых конфигурациях, «Администратор системы». Платформа не даст записать список, где нет ни одного пользователя с административными правами.
2. Нетиповая или самописная конфигурация без подсистемы пользователей. Тогда роли назначаются прямо здесь.
3. Восстановление доступа. Если администратор забыл пароль, а другой администратор есть — пароль сбрасывают в Конфигураторе под его учётной записью.

Карточка пользователя в Конфигураторе состоит из двух вкладок:

Если такие «сироты» уже есть, в режиме Предприятия в списке пользователей можно включить отображение пользователей информационной базы без связи и сопоставить их с элементами справочника.

Увольнение: удалить или заблокировать

Удалять пользователя, который вёл документы, не стоит: в документах и журнале регистрации останутся ссылки. Правильнее снять флажок «Вход в программу разрешён» или отметить «Недействителен» в карточке. Учётная запись перестанет показываться при входе, но история сохранится.

Почему новый пользователь не может войти или работать

После любого изменения прав пользователь должен закрыть программу и войти заново — уже открытый сеанс работает со старым набором ролей.

Частые вопросы