Как вести учёт в «Управлении нашей фирмой»: от настройки до отчётов

Работа в 1С УНФ строится в три этапа: включить нужную функциональность в разделе Настройки, заполнить справочники и ввести начальные остатки, а потом вести операции цепочкой документов «на основании»: заказ → счёт → отгрузка → оплата. Если соблюдать этот порядок, отчёты по прибыли, долгам и складу собираются сами, без ручных таблиц.

«1С:Управление нашей фирмой» — программа для управленческого учёта малого бизнеса: торговля, услуги, склад, мелкое производство, деньги и зарплата в одной базе. Это не бухгалтерская программа: проводок по плану счетов и регламентированной отчётности для налоговой в УНФ нет, для этого данные передают в «1С:Бухгалтерию» через обмен. Участки учёта удобно запускать по очереди: сначала склад и продажи, затем закупки, производство и деньги.

Первичная настройка УНФ и заполнение справочников

При первом запуске пустой базы программа предлагает стартовый помощник. Он задаёт основу: реквизиты своей организации, систему налогообложения, валюту учёта. Если помощник закрыли, все эти настройки доступны позже в разделе Настройки.

Функциональность: включите только то, что нужно

УНФ скрывает поля и документы, которыми вы не пользуетесь. Поэтому первое, что делает практик, — открывает в разделе Настройки форму с опциями функциональности и проходит её по вкладкам.

• 📦 Склад: учёт по нескольким складам, характеристики номенклатуры (размер, цвет), серии и партии.
• 🛒 Продажи и закупки: заказы покупателей, заказы поставщикам, несколько видов цен, скидки.
• 🏭 Производство: спецификации, заказы на производство, учёт по этапам.
• 💰 Деньги и зарплата: несколько касс и счетов, платёжный календарь, начисление зарплаты.

Справочники, без которых не начать

Заполняйте в таком порядке — каждый следующий ссылается на предыдущий:

1. Организации — ваше юрлицо или ИП. Если их несколько, УНФ ведёт учёт по каждой и сводно.
2. Склады и подразделения — где хранится товар и кто за что отвечает.
3. Номенклатура — товары, услуги, материалы, работы. Сразу задайте тип (запас, услуга, работа), единицу измерения и группу.
4. Контрагенты — покупатели и поставщики. Для юрлиц ИНН заполняет реквизиты автоматически при подключённой интернет-поддержке.
5. Виды цен — например, «Закупочная», «Оптовая», «Розничная». Цены затем устанавливают документом, а не правкой карточки товара.
6. Кассы и банковские счета — откуда и куда идут деньги.

Номенклатуру из прайса или старой программы не набирайте вручную. В списке номенклатуры есть загрузка данных из табличного файла: колонки Excel сопоставляются с полями справочника. Так же загружают контрагентов.

Начальные остатки

Остатки на дату старта вводят специальным документом ввода начальных остатков. В нём отдельными разделами задаются товары на складах, деньги в кассе и на счетах, долги покупателей и долги перед поставщиками.

Дата остатков должна быть раньше первого рабочего документа. Иначе часть операций «не увидит» товар на складе.

Склад в 1С УНФ: поступления, перемещения, инвентаризация

Складской учёт в УНФ держится на четырёх операциях. Остаток меняется только документами — правкой цифр в отчёте ничего не исправить.

Как сделать перемещение между складами

1. Откройте раздел Склад и создайте документ перемещения запасов.
2. Укажите склад-отправитель и склад-получатель.
3. Добавьте товары в табличную часть. Кнопкой подбора удобно выбирать сразу с остатками.
4. Проведите документ. Остаток на первом складе уменьшится, на втором — вырастет.

Перемещение удобно оформлять и на основании заказа покупателя: если товар продан со второго склада, а лежит на первом, его сначала перемещают, затем отгружают. Если включены характеристики или серии, их нужно указать в каждой строке. Пустая характеристика — частая причина того, что товар «есть», но списать его нельзя.

Инвентаризация

Пересчёт склада оформляют в два шага. Сначала документ инвентаризации заполняется учётными остатками, кладовщик вносит фактическое количество. Затем на основании инвентаризации создаются оприходование излишков и списание недостачи.

Продажи в УНФ и работа с клиентами

Продажа в УНФ — это цепочка, в которой каждый следующий документ создаётся из предыдущего кнопкой создания на основании. Данные о клиенте, товарах и ценах переносятся автоматически.

Типовая цепочка продажи

1. Заказ покупателя — что клиент хочет, по каким ценам и когда. Заказ может резервировать товар на складе.
2. Счёт на оплату — печатная форма для клиента, создаётся на основании заказа.
3. Расходная накладная — фактическая отгрузка. Списывает товар и формирует долг покупателя.
4. Поступление денег — в кассу или на расчётный счёт. Закрывает долг.

Для услуг вместо расходной накладной оформляют акт выполненных работ . Порядок тот же: сначала документ реализации, потом оплата — или наоборот, если работаете по предоплате.

CRM: клиенты до сделки

В УНФ есть встроенный блок CRM. Он нужен, когда продажи длинные: звонок, коммерческое предложение , встреча, договор. Здесь фиксируют события по контрагенту, ставят задачи менеджерам и ведут воронку.

• 📞 события — звонки, письма, встречи с привязкой к клиенту;
• 🗂 сегменты — группы клиентов по условиям (регион, сумма покупок);
• 📈 воронка — на каком этапе висят сделки и где они теряются.

Маленькой рознице CRM обычно не нужна, и её можно не включать. Для отдела продаж из 3–5 менеджеров она полезна сразу: руководитель видит, сколько звонков сделано и какие сделки застряли на этапе коммерческого предложения.

Розница

Для магазина есть отдельный режим рабочего места кассира с подключением фискального регистратора. Продажи за смену собираются в отчёт о розничных продажах, остатки списываются по факту пробитых чеков.

Закупки и расчёты с поставщиками

Закупки устроены зеркально продажам.

1. Заказ поставщику — фиксирует, что и по какой цене вы заказали. Удобно создавать на основании заказа покупателя, если товара нет на складе.
2. Приходная накладная — поступление товара, создаётся на основании заказа поставщику. Увеличивает остаток и долг перед поставщиком.
3. Расход денег — из кассы или с расчётного счёта. Закрывает долг.

Дополнительные расходы в себестоимости

Доставку от поставщика, пошлину, погрузку стоит включать в себестоимость товара. Для этого есть документ дополнительных расходов: в нём указывают сумму и способ распределения по товарам поступления — пропорционально количеству или сумме. Без этого шага валовая прибыль в отчётах получается завышенной.

Контроль долгов

Долги перед поставщиками и долги покупателей видны в отчётах по взаиморасчётам. Чтобы долги «по договорам» не перепутались, задайте в карточке контрагента договор по умолчанию и не меняйте его в каждом документе без причины.

Производство в 1С УНФ: спецификации и заказы

Производственный блок рассчитан на небольшие цеха, мастерские, сборку и пищевое производство. Он включается в настройках функциональности.

Спецификация — рецепт изделия

Спецификация описывает, из чего делают продукцию: материалы, количество на единицу, при необходимости — работы и операции. Пример для мебельной мастерской:

При выпуске 10 столов программа сама рассчитает потребность: 12 м² ЛДСП, 60 м кромки, 40 опор и 10 комплектов крепежа.

Порядок работы

1. Заказ на производство — что и сколько изготовить. Его создают на основании заказа покупателя, если работаете под заказ, или отдельно — на склад.
2. Обеспечение материалами — по заказу видно, каких материалов не хватает. На недостающие создают заказ поставщику.
3. Производство — документ выпуска. Списывает материалы по спецификации и приходует готовую продукцию.
4. Закрытие месяца — рассчитывает фактическую себестоимость с учётом косвенных расходов (аренда цеха, электричество).

Не забывайте закрывать месяц. Пока он не закрыт, себестоимость продукции и прибыль в отчётах приблизительные.

Кроме сборки, документ производства умеет разборку: из одного изделия получают несколько — например, разделка туши или распил листа.

Деньги и управленческие отчёты в УНФ

Ради отчётов УНФ обычно и внедряют. Руководитель видит прибыль, деньги и долги без выгрузок в Excel.

Деньги

Все движения денег делятся на поступления и расходы по кассе и банку. Банковскую выписку не вводят вручную: УНФ загружает её из файла клиент-банка или напрямую через сервис обмена с банком. Каждой операции присваивается статья движения денежных средств — по ним потом строится анализ.

Какие отчёты смотреть

Для ежедневного контроля есть сводная панель руководителя на начальной странице: остатки денег, долги, продажи за период. Её показатели собираются из тех же документов.

Управленческий и бухгалтерский учёт

УНФ показывает реальную картину бизнеса, но декларации и бухгалтерскую отчётность в ней не сдают. Обычная схема: первичка вводится в УНФ, а затем через синхронизацию данных передаётся в «1С:Бухгалтерию», где бухгалтер формирует отчётность. Настройку обмена делает тот, кто администрирует базы: в ней задают, какие документы и с какой даты переносятся, и как часто идёт синхронизация. Документы, уже переданные в бухгалтерию, лучше не править задним числом без договорённости с бухгалтером.

Частые ошибки новичков в УНФ

• ❌ Документы не проведены. Записанный, но не проведённый документ остатки и долги не меняет. Проверяйте значок проведения в списке.
• ❌ Документы вводят «с нуля», а не на основании. Связь заказа и отгрузки теряется, заказ висит открытым, резерв не снимается.
• ❌ Цены правят в каждом документе. Правильно — установить цены документом установки цен по виду цен, тогда они подставляются сами.
• ❌ Начальные остатки на дату позже первых операций. Программа покажет отрицательные остатки.
• ❌ Несколько карточек одного контрагента. Долги расползаются по дублям. Перед созданием клиента ищите его по ИНН.
• ❌ Месяц не закрывают. Себестоимость и прибыль в отчётах получаются неточными.

Частые вопросы