Права пользователей в Управлении торговлей 11: профили, группы доступа и ограничения

Права доступа в 1С :Управление торговлей 11 настраивают в пользовательском режиме, а не в Конфигураторе: НСИ и администрирование → Администрирование → Настройки пользователей и прав. Схема всегда одна: профиль группы доступа задаёт, что человек может делать, группа доступа задаёт, с какими данными (организации, склады, партнёры), а пользователя включают в нужные группы.

Типичная ошибка новичка — пытаться настроить всё в одной группе доступа. Рабочая схема проще: узкие профили под должности, по одной группе на сочетание «профиль + организация», а ограничения записей включаются только там, где они действительно нужны.

Как устроена ролевая модель в УТ 11

В УТ 11 права собираются из трёх слоёв. Если держать их в голове, большая часть вопросов «почему не видит» решается за минуту.

Пользователь получает сумму прав всех групп, в которые он входит. Запрещающих прав в этой модели нет: если одна группа даёт проведение реализаций, а вторая — только просмотр, сотрудник сможет проводить.

Ключевые понятия:

• 👤 Пользователь — карточка в справочнике «Пользователи», связанная с пользователем информационной базы (логин, пароль, вход через ОС).
• 🧩 Профиль — шаблон должности: «менеджер по продажам», «кладовщик», «кассир».
• 🔐 Группа доступа — профиль, применённый к конкретным людям и конкретным данным.
• 🗂 Группа пользователей — папка для сотрудников (например, «Отдел продаж»). Её можно целиком включить в группу доступа.

Подготовка: что сделать до настройки прав

Сначала откройте НСИ и администрирование → Администрирование → Настройки пользователей и прав и пройдитесь по флажкам на этой странице.

1. Включите «Группы пользователей», если сотрудников больше десяти. Тогда в группу доступа добавляется весь отдел, а не каждый человек по отдельности.
2. Решите, нужно ли «Ограничивать доступ на уровне записей». Без этого флажка ограничения по организациям, складам и партнёрам не работают вообще — профиль даст доступ ко всем данным.
3. Проверьте, что в базе есть хотя бы один пользователь с профилем «Администратор», и вы знаете его пароль.
4. Составьте таблицу «должность → что делает → какие данные видит». Без неё профили множатся, и через полгода никто не помнит, зачем создан каждый.

Пример такой таблицы для небольшой оптовой фирмы:

Профили групп доступа: копируем, а не правим поставляемые

Поставляемые профили (с пометкой, что они входят в поставку) обновляются вместе с конфигурацией. Их состав ролей менять не стоит: после обновления правки могут быть перезаписаны, а программа и так ограничивает редактирование таких профилей.

Правильный путь — копия:

1. Откройте Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа.
2. Найдите поставляемый профиль, близкий к нужной должности. Профили сгруппированы по направлениям: продажи, закупки, склад, казначейство, НСИ.
3. Выделите его и скопируйте (F9 или команда копирования в командной панели).
4. Дайте понятное имя: «Менеджер опта (наш)», «Кладовщик склада».
5. На вкладке ролей добавьте или снимите нужные. Названия ролей в УТ говорящие: «Добавление и изменение…», «Чтение…», «Проведение…».
6. Перейдите на вкладку видов доступа и отметьте, какие ограничения будут задаваться в группе (например, «Организации», «Склады»).
7. Запишите профиль.

Для каждого вида доступа в профиле выбирается режим:

• ✅ Все разрешены — по умолчанию видно всё, в группе перечисляют исключения-запреты;
• ⛔ Все запрещены — по умолчанию не видно ничего, в группе перечисляют разрешённые значения;
• 📝 флажок «настраивается в группах доступа» — значения задаются в каждой группе своими.

Для менеджеров обычно ставят «Все запрещены» по организациям и разрешают одну-две нужные. Так новая организация, заведённая в базе, не станет видна всем автоматически.

Группы доступа и включение в них пользователей

Профиль сам по себе никому прав не даёт. Работают только группы доступа.

Создание группы

1. Настройки пользователей и прав → Группы доступа → Создать.
2. Наименование — по сути: «Продажи — ООО Альфа», «Склад Центральный».
3. Выберите профиль, созданный на прошлом шаге.
4. На вкладке участников добавьте пользователей или целую группу пользователей.
5. На вкладке ограничений укажите значения видов доступа: какие организации, склады, группы партнёров разрешены.
6. Запишите и закройте.

Добавление сотрудника

Есть два способа, результат одинаковый:

• из группы доступа — добавить человека на вкладке участников;
• из карточки пользователя — открыть Права доступа и отметить нужные группы флажками.

Второй способ удобнее, когда принимаете нового сотрудника: видно сразу все группы, где он состоит.

Новый пользователь с нуля

1. Настройки пользователей и прав → Пользователи → Создать.
2. Заполните полное имя и физлицо (если используется).
3. Включите «Вход в программу разрешён», задайте имя для входа и пароль, при необходимости — аутентификацию операционной системы.
4. Запишите карточку, затем по ссылке Права доступа отметьте группы.

Для типовых настроек интерфейса (рабочий стол, отчёты, избранное) есть команда копирования настроек между пользователями в той же форме Настройки пользователей и прав. Удобно сделать «эталонного» менеджера и раздать его настройки отделу.

Ограничение на уровне записей: организации, склады, партнёры

Это то, что в других системах называют RLS. Пользователь видит документы и справочники только по разрешённым значениям — остальные записи для него как будто не существуют.

Что обычно ограничивают в УТ 11:

• 🏢 Организации — менеджер одной фирмы не видит продажи другой;
• 📦 Склады — кладовщик работает только со своим складом;
• 🤝 Группы доступа партнёров — менеджер видит только «своих» клиентов. Группу доступа указывают в карточке партнёра;
• 💳 кассы и банковские счета — для казначейства, если это нужно.

Порядок включения:

1. Поставьте флажок «Ограничивать доступ на уровне записей» на странице настроек пользователей и прав.
2. В профиле отметьте нужные виды доступа как настраиваемые в группах.
3. В каждой группе доступа заполните разрешённые значения.
4. Для партнёров — заведите группы доступа партнёров и распределите клиентов по ним в их карточках.

После включения программа пересчитывает служебные данные доступа. На большой базе это занимает время, и пока процесс не закончится, пользователи могут видеть неполные списки. В актуальных релизах прогресс виден в форме обновления доступа на уровне записей.

Права на отдельные операции

Кроме «видит / не видит», в УТ 11 часто нужно разрешить или запретить конкретное действие. Это делается теми же ролями в профиле, просто ролями узкого назначения.

Частые случаи:

• 💰 Ручное изменение цен и скидок в документах продаж. В УТ есть отдельная роль на отклонение от условий продаж. Нет роли — менеджер работает только по прайсу и соглашению.
• 📑 Изменение статусов заказов: кто может перевести заказ клиента в работу или закрыть его.
• 🔒 Изменение закрытого периода. Настраивается не ролями, а датами запрета изменения. Флажок «Даты запрета изменения» находится в разделе НСИ и администрирование, в настройках пользователей и прав. Задайте общую дату или отдельные даты для пользователей и организаций.
• 🗑 Удаление помеченных объектов — оставьте только администратору.
• 📊 Отчёты по себестоимости и прибыли — снимайте роли чтения этих отчётов у менеджеров, если показатели не для них.

Как найти нужную роль:

1. Откройте копию профиля, вкладку ролей.
2. Включите отображение всех ролей, если список свёрнут до выбранных.
3. Введите в поиск ключевое слово: «цен», «статус», «себестоим».
4. Отметьте роль, запишите профиль.

Проверка прав и разбор «почему не видит»

Настройка считается готовой только после пробного входа. Самый быстрый тест — зайти под учётной записью сотрудника на копии базы или попросить его повторить действие при вас.

Инструменты проверки:

• 📋 Карточка пользователя → Права доступа — список групп, где человек состоит. Отсюда же открывается отчёт по его правам: какие роли и на какие объекты получены и из какой группы.
• 🔎 Группа доступа → участники — кто ещё получает те же права.
• 🧭 Отчёт о правах доступа по объекту — помогает ответить на вопрос «кто вообще может провести реализацию».

Порядок разбора, когда сотрудник говорит, что «не видит документ»:

1. Есть ли у него роль на этот вид документа (отчёт по правам пользователя).
2. Включено ли ограничение на уровне записей и разрешена ли организация документа в его группах.
3. Разрешены ли склад и партнёр документа.
4. Не идёт ли сейчас обновление доступа после изменения настроек.
5. Не попал ли документ в период до даты запрета (тогда он виден, но не меняется).

Типичные промахи администратора

• ❌ Правка поставляемого профиля. После обновления конфигурации профиль приводится к поставке, и сотрудники внезапно теряют или получают права.
• ❌ Роли через Конфигуратор. Перезаписываются программой, создают ложное ощущение, что «всё настроено».
• ❌ Один пользователь в десяти группах. Права суммируются, разобраться невозможно. Держите 2–3 группы на человека.
• ❌ «Все разрешены» по организациям. Новая организация сразу становится видна всем менеджерам.
• ❌ Последний администратор без пароля или с забытым паролем. Перед экспериментами с группой «Администраторы» убедитесь, что есть второй рабочий админ.
• ❌ Удаление уволенных. Ссылки в документах ломаются; правильно — запрет входа и пометка недействительным.

Частые вопросы