Права пользователей в Управлении торговлей 11: профили, запреты и ограничения по записям
Содержание
Права пользователя в 1С:Управление торговлей 11 ограничивают в режиме «Предприятие», а не в Конфигураторе: НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав. Там три инструмента: профиль группы доступа задаёт набор действий (роли), группа доступа связывает профиль с конкретными людьми и значениями, а флажок «Ограничивать доступ на уровне записей» скрывает чужие организации, склады и партнёров.
Какой инструмент выбрать, зависит от задачи. Запретить менеджеру менять цены или открывать внешние обработки — дело ролей в профиле. Показать кладовщику только его склад — ограничение на уровне записей. Закрыть прошлый месяц от правок — даты запрета изменения. Ниже каждый способ разобран отдельно, с порядком действий.
| Задача | Инструмент | Где настраивается |
|---|---|---|
| Запретить вид действий (создавать, проводить, печатать) | Роли в профиле | Профили групп доступа |
| Показать только свою организацию, склад, клиентов | Ограничение на уровне записей | Профиль + группа доступа |
| Запретить правки задним числом | Даты запрета изменения | Настройки пользователей и прав |
| Скрыть отдельный отчёт или вариант отчёта | Роли + размещение вариантов | Профиль, настройки отчётов |
Как устроена система прав в УТ 11 и что подготовить
УТ 11 построена на Библиотеке стандартных подсистем, поэтому права выдаются не ролями напрямую, а через связку «пользователь → группа доступа → профиль».
- 👤 Пользователь — карточка в справочнике «Пользователи». Сам по себе прав не имеет.
- 🧩 Профиль группы доступа — шаблон: список ролей и виды доступа, по которым будут ограничения.
- 👥 Группа доступа — профиль плюс участники плюс конкретные значения (например, склад «Основной»).
У одного пользователя может быть несколько групп доступа. Права при этом складываются: если одна группа разрешает склад «Основной», а другая — все склады, человек увидит все склады. Это главная причина, по которой «ограничение не работает ».
Не назначайте роли пользователям в Конфигураторе. Программа пересчитывает роли по группам доступа и затрёт ручные изменения при ближайшем обновлении прав.
Перед настройкой:
- Сделайте резервную копию базы — изменения прав затрагивают всех пользователей сразу.
- Убедитесь, что вы сами состоите в группе «Администраторы». Удалить из неё последнего администратора программа не даст, но проверить стоит.
- Составьте таблицу «должность → что можно делать → какие организации и склады». Профили удобнее делать по должностям, а не по людям.
- Если людей много, включите флажок «Группы пользователей» в тех же настройках. Тогда в группу доступа можно добавить целую группу («Отдел продаж»), а не каждого сотрудника.
Профиль группы доступа: копия поставляемого и настройка ролей
В поставке УТ 11 есть готовые профили под типовые должности: менеджер по продажам, менеджер по закупкам, кладовщик и другие. Их список открывается по ссылке «Профили групп доступа».
Поставляемый профиль изменить нельзя — форма откроется только для просмотра. Это сделано, чтобы обновление конфигурации не ломало ваши настройки. Работают с копией.
Создаём собственный профиль
- Откройте
НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа. - Выделите ближайший по смыслу поставляемый профиль и нажмите «Скопировать» (F9).
- Дайте копии понятное имя: «Менеджер по продажам — без изменения цен».
- На вкладке «Разрешенные действия (роли)» снимите лишние флажки или добавьте нужные.
- Запишите профиль.
Роли в списке названы по смыслу действия. Типичная пара — «Добавление и изменение …» и «Чтение …» для одного раздела. Оставили только «Чтение» — пользователь видит документы, но не создаёт и не меняет их.
Роли, которые стоит проверить в первую очередь
- 🔒 «Интерактивное открытие внешних отчетов и обработок» — без неё пользователь не запустит постороннюю
.epfили.erf. Для рядовых сотрудников эту роль лучше убрать: внешняя обработка выполняется с правами пользователя и может изменить данные в обход интерфейса. - 🖨 «Вывод на принтер, в файл, в буфер обмена» — без неё нельзя распечатать, сохранить в файл и скопировать данные. Полезно для временных сотрудников и стажёров.
- 💰 «Отклонение от условий продаж» — разрешает вручную менять цены и скидки в документах продажи. Уберите её, если менеджер должен продавать строго по прайсу.
- 🛠 «Полные права» и «Администрирование» — только для администратора. Пользователь с полными правами обходит любые ограничения, включая ограничения по записям.
Если не знаете, за что отвечает роль, откройте её в списке: у многих ролей есть описание. Второй способ — снять роль у тестового пользователя и посмотреть, какой команды не стало.
Исключения: «всё разрешено, кроме» и наоборот
Ограничения по значениям настраивают в профиле на вкладке «Ограничения доступа». Там перечислены виды доступа, которые поддерживает конфигурация. В УТ 11 это, в частности, организации, склады и партнёры (через справочник групп доступа партнёров). Точный набор зависит от релиза и включённых функциональных опций: если в базе одна организация, вид доступа по организациям часто не показывается.
Для каждого вида доступа выбирают режим:
| Режим | Что значит | Когда брать |
|---|---|---|
| Все разрешены | Видны все значения, кроме перечисленных | Нужно скрыть 1–2 значения (например, закрытую организацию) |
| Все запрещены | Не видно ничего, кроме перечисленных | Человек работает с одним складом или одной организацией |
Значения можно задать прямо в профиле — тогда они одинаковы для всех групп с этим профилем. Удобнее другой вариант: указать в профиле, что вид доступа настраивается в группах доступа. Тогда профиль «Кладовщик» один, а групп доступа несколько:
- «Кладовщики — склад Основной» → разрешён склад «Основной»;
- «Кладовщики — склад Север» → разрешён склад «Север».
Новый склад — новая группа доступа, профиль трогать не нужно.
Партнёры и клиенты менеджеров
Чтобы менеджер видел только своих клиентов, клиентов раскладывают по группам доступа партнёров: «Розница», «Опт Москва», «Ключевые». В карточке партнёра указывают его группу доступа. В группе доступа менеджера разрешают нужные группы партнёров. Партнёр без группы доступа окажется в группе по умолчанию — проверьте, кому она открыта, иначе часть клиентов увидят все.
Ограничение на уровне записей: как включить и что учесть
Режим «Все запрещены, кроме склада Основной» начинает скрывать данные только после включения флажка «Ограничивать доступ на уровне записей» в НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав. Без флажка вкладка «Ограничения доступа» в профиле есть, но на списки документов и отчёты не влияет.
Что происходит после включения:
- Программа заполняет служебные данные для проверки доступа. В большой базе это фоновое задание идёт от нескольких минут до часов.
- Пока заполнение не завершилось, у пользователей с ограничениями списки могут быть пустыми или неполными.
- Каждый запрос к данным проверяется на доступ — списки и отчёты у таких пользователей открываются немного медленнее.
Включайте флажок вечером или в выходной, когда в базе нет активной работы: первичное заполнение нагружает сервер, а пользователи днём увидят пустые списки и решат, что пропали документы.
Ограничение по записям скрывает документ целиком. Если в группе доступа разрешён склад «Основной», то перемещение со «Основного» на «Север» может не открыться — в нём участвует склад, к которому доступа нет. Учитывайте это для сотрудников, которые оформляют перемещения.
После включения проверьте журнал регистрации: ошибки фонового задания обновления доступа видны там по событиям с ошибкой за время заполнения.
Запрет проведения и изменения документов
Тут три уровня, от грубого к точному.
1. Только чтение по разделу
В профиле оставьте роль «Чтение …» для нужного вида документов и снимите «Добавление и изменение …». Пользователь откроет документ, увидит проведённые суммы, но кнопки «Записать» и «Провести» будут недоступны.
2. Даты запрета изменения
Закрывает прошлые периоды от любых правок, в том числе от тех, у кого роль на изменение есть.
- В
НСИ и администрирование → Настройки пользователей и праввключите флажок «Даты запрета изменения». - Перейдите по ссылке настройки дат.
- Выберите способ указания: общая дата для всех или своя по разделам и организациям.
- Задайте дату для «Всех пользователей» и, при необходимости, отдельную — для конкретного человека или группы. Например, менеджерам — конец прошлого месяца, бухгалтеру — конец прошлого квартала.
Документ с датой раньше запрета откроется только на просмотр. Попытка записать его даст сообщение о запрете изменения данных.
Дату можно задавать не числом, а относительно: «конец прошлого месяца» или «конец прошлого квартала». Тогда её не нужно переставлять вручную каждый месяц.
3. Статусы и согласование
Для заказов клиентов в УТ 11 есть статусы и согласование. Если в настройках продаж включено согласование заказов, менеджер создаёт заказ, а перевести его в работу может только тот, у кого есть право согласования. Так ограничивают не сам документ, а следующий шаг процесса — например, отгрузку без одобрения руководителя.
Ограничение доступа к отчётам и печатным формам
Отчёты подчиняются тем же правам, что и данные. Пользователь без права на чтение документов продаж не построит отчёт по ним — или построит, но без недоступных записей, если включено ограничение по записям. Поэтому валовую прибыль по чужой организации менеджер с ограничением не увидит, даже открыв нужный отчёт.
Что можно сделать дополнительно:
- 📊 Скрыть отчёт из панели раздела. В панели отчётов есть режим настройки размещения: вариант отчёта можно убрать из раздела. Это скрывает ссылку, но не запрещает доступ — для запрета нужна роль.
- 💸 Закрыть себестоимость и прибыль. Отчёты о валовой прибыли и себестоимости зависят от ролей в профиле. Проверьте у менеджерского профиля, какие роли открывают эти данные, и снимите лишние на копии.
- 🖨 Запретить печать и выгрузку. Роль «Вывод на принтер, в файл, в буфер обмена» отключает разом и печать, и сохранение табличного документа в Excel, и копирование.
- ✏️ Запретить правку макетов. Изменять макеты печатных форм должен только тот, у кого есть соответствующая роль. Иначе один пользователь «подправит» счёт для всех.
Скрыть одну конкретную печатную форму у одного профиля, оставив остальные, штатными настройками нельзя. Это делается расширением конфигурации: в нём проверяют роль текущего пользователя и убирают команду печати. Задача для программиста, а не для администратора.
Проверка и аудит настроенных прав
Настроили профиль — проверьте под пользователем, а не на глаз.
Отчёт по правам
В карточке пользователя есть ссылка «Права доступа». Она открывает отчёт: какие группы доступа у человека, какие роли из них получены и какие значения разрешены. Если пользователь видит лишнее, почти всегда в отчёте найдётся вторая группа доступа, которая это лишнее разрешает.
Проверка под тестовым пользователем
- Создайте пользователя «Тест_Кладовщик» с паролем и включите ему вход в программу.
- Добавьте его в ту же группу доступа, что и реального сотрудника.
- Запустите второй сеанс 1С и войдите под тестовым пользователем.
- Пройдите по сценарию сотрудника: откройте списки, попробуйте создать, провести и распечатать документ, построить два-три отчёта.
Тестовый пользователь занимает лицензию, пока открыт его сеанс. Закройте сеанс после проверки, а самого пользователя оставьте без права входа: снимите флажок входа в программу в его карточке.
Аудит действий
Журнал регистрации показывает, кто и когда изменял данные. Его открывают в НСИ и администрирование → Обслуживание. Фильтруйте по пользователю и событию изменения данных — так видно, кто поменял документ или профиль группы доступа. Сами изменения групп доступа и профилей тоже фиксируются в журнале, поэтому раз в месяц полезно смотреть события по справочникам групп доступа и пользователей.
Журнал хранит историю только за период, который настроен в его параметрах. Если нужен аудит за год, проверьте, что журнал не обрезается раньше.