Розничная выручка в 1С:Управление торговлей 11: документ смены и аналитика

Отчет о розничных продажах в 1С:УТ 8.3 открывается в разделе Продажи → Розничные продажи → Отчеты о розничных продажах. При работе через РМК он создаётся сам при закрытии кассовой смены. Для автономной кассы его заполняют вручную или загружают данные из кассы, затем проводят.

Под этим названием в 1С скрываются две разные вещи. Первая — документ «Отчет о розничных продажах» (ОРП): он фиксирует выручку смены и списывает товар со склада магазина. Вторая — аналитические отчёты по розничной выручке, которые строятся по проведённым ОРП. Сначала разберём документ, затем аналитику.

Зачем нужен отчет о розничной продаже в 1С 8.3

Розничный покупатель в учёте не виден: никто не выписывает ему накладную. Поэтому выручку магазина или кассы отражают итогом за смену. Эту роль и играет ОРП.

Что делает проведённый документ:

• 📦 списывает проданные товары с розничного склада;
• 💰 отражает выручку наличными и оплату картами;
• 📊 даёт данные для отчётов по валовой прибыли, выручке и себестоимости;
• 🧾 закрывает смену в учёте, чтобы следующий день начинался с чистого листа.

Без проведённого ОРП остатки в магазине завышены, а выручка в управленческих отчётах занижена. Отсюда первая проверка при любых расхождениях: все ли смены закрыты и все ли отчёты проведены.

Подготовка: что настроить до первого отчета

Если в разделе Продажи нет группы «Розничные продажи», функциональность выключена. Включается она здесь: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи, флажок «Розничные продажи».

Дальше нужны три справочника.

1. Склад-магазин. В карточке склада укажите, что он используется для розничной торговли, и задайте вид розничной цены.
2. Касса ККМ. Это не фискальный аппарат, а учётное место кассы. В карточке выберите тип кассы, склад и организацию.
3. Вид цен для розницы. На него опирается заполнение цен в документе и в РМК.

Тип кассы определяет, как появится ОРП:

Если в одном магазине работают две организации (например, ИП и ООО), заведите для каждой свою кассу ККМ. ОРП привязан к одной кассе, а значит, к одной организации, и выручка не перемешается.

Как сформировать отчет о розничных продажах: пошагово

Вариант 1. Смена в РМК

1. Кассир в течение дня пробивает чеки в рабочем месте кассира.
2. В конце дня он выполняет закрытие смены . Программа снимает Z-отчёт на фискальном регистраторе.
3. 1С собирает чеки смены в один документ «Отчет о розничных продажах» и проводит его.
4. Откройте список Продажи → Розничные продажи → Отчеты о розничных продажах и убедитесь, что документ за эту дату есть и проведён (зелёная галочка в списке).

Не закрывайте смену «задним числом» из другой базы или вручную, пока РМК не завершил процедуру. Иначе часть чеков может остаться вне отчета.

Вариант 2. Ручной ввод по Z-отчёту

Подходит для автономной кассы.

1. Откройте список отчётов о розничных продажах и нажмите Создать.
2. В шапке выберите организацию, кассу ККМ и дату смены. Склад подставится из карточки кассы.
3. На вкладке с товарами добавьте строки: номенклатура, количество, цена. Сумма посчитается сама.
4. Если покупатели платили картой, заполните оплату платёжными картами: эквайринговый терминал и сумму.
5. Сверьте итог документа с суммой Z-отчёта. Наличная часть = итог минус оплата картами.
6. Нажмите Провести и закрыть.

Пример сверки. По Z-отчёту выручка 48 500 ₽, из них по картам 31 200 ₽. В ОРП итог товаров должен быть 48 500 ₽, оплата картой — 31 200 ₽, тогда наличными остаётся 17 300 ₽. Разница хоть в рубль — ищите пропущенную строку или неверную цену.

Вариант 3. Загрузка из ККМ Offline

1. Выгрузите на кассу товары и цены через обмен с подключённым оборудованием.
2. После смены загрузите данные продаж обратно в 1С.
3. Программа сформирует ОРП по загруженным чекам. Откройте его и проверьте итоги, как в варианте 2.

Какие отчёты по розничным продажам построить в 1С:УТ 8.3

Проведённые ОРП попадают в общую аналитику продаж. Отчёты собраны в Продажи → Отчеты по продажам.

Для розницы полезны три отчёта:

• 📈 «Выручка и себестоимость продаж» — сколько продали, по какой себестоимости, какая наценка. Основной отчёт для розницы.
• 💹 «Валовая прибыль предприятия» — прибыль по номенклатуре, складам, менеджерам и периодам.
• 📦 «Ведомость по товарам на складах» (раздел Склад и доставка) — сколько товара ушло из магазина за период. Полезен для сверки с ОРП.

Чтобы в отчёте осталась только розница, поставьте отбор по складу-магазину. Если магазинов несколько — отбор «В списке» и перечень складов. Так оптовые отгрузки со склада не смешаются с кассовой выручкой.

Отборы, группировки и детализация отчета

Сформировать отчёт просто: откройте его, задайте период и нажмите Сформировать. Вся работа — в настройках.

Период и отборы

1. Задайте период в шапке отчёта: день, месяц или произвольные даты.
2. Нажмите Настройки. Откроется окно с отборами и полями.
3. На вкладке отборов добавьте нужные условия: склад, номенклатуру, вид номенклатуры, организацию.
4. Нажмите Закрыть и сформировать.

Группировки

В окне настроек переключитесь на расширенный вид. Там появляется структура отчёта: группировки строк и колонок.

Рабочие схемы для розницы:

Детализация

Двойной клик по ячейке с суммой открывает расшифровку: из каких документов собрана цифра. Так вы дойдёте до конкретного ОРП и увидите, за какую смену прошла продажа.

Настроенный вариант сохраните: Ещё → Сохранить вариант отчета. Дайте понятное имя, например «Розница по магазинам». В следующий раз он откроется с теми же отборами.

Выгрузка в Excel и работа с данными

Готовый отчёт сохраняется в файл без дополнительных обработок.

1. Сформируйте отчёт с нужными отборами.
2. Откройте главное меню (значок с тремя полосками в заголовке окна) и выберите Файл → Сохранить как.
3. В поле типа файла выберите лист Excel (.xlsx).
4. Укажите папку и имя файла, нажмите Сохранить.

Что учесть при работе в Excel:

• 🔢 Числа выгружаются как числа, формулы считают корректно.
• 🧱 Многоуровневые группировки превращаются в строки с отступами. Для сводной таблицы удобнее отчёт с одной плоской группировкой без промежуточных итогов.
• 📅 Для анализа по дням выгружайте отчёт с группировкой «Период (день)» — в Excel из него легко построить график .

Сравнение периодов и динамика выручки

Самый быстрый способ сравнить периоды — вывести период в колонки.

1. В расширенных настройках добавьте в колонки группировку «Период» с периодичностью «Месяц».
2. В строки поставьте склад или номенклатуру.
3. Задайте период отчёта сразу за несколько месяцев, например с января по июнь.

Получится таблица: магазины по строкам, месяцы по колонкам. Рост и падение видно сразу.

Для сравнения «год к году» сформируйте отчёт за тот же месяц прошлого года и за текущий, выгрузите оба в Excel и сведите в одну таблицу. Пример: в мае прошлого года магазин дал 1 240 000 ₽, в этом — 1 395 000 ₽. Прирост 155 000 ₽, или 12,5%.

Средний чек и число покупок

Выручка сама по себе не говорит, почему она изменилась. Разложите её на два множителя: число чеков и средний чек. Число чеков за смену видно в Z-отчёте и в списке чеков ККМ за эту смену.

Пример. В апреле магазин сделал 3 100 чеков на 1 302 000 ₽, средний чек — 420 ₽. В мае — 2 900 чеков на 1 334 000 ₽, средний чек — 460 ₽. Выручка выросла на 32 000 ₽, хотя покупателей стало на 200 меньше. Рост дал средний чек, а не поток.

Такой разбор подсказывает, куда смотреть дальше. Падает число чеков — дело в трафике, графике работы или наличии ходовых товаров. Падает средний чек — в ассортименте, ценах или скидках.

Что смотреть в динамике:

• 📉 падение выручки в одном магазине при росте в остальных — повод проверить, все ли смены этого магазина закрыты;
• 🛒 рост выручки при падающей наценке — признак скидок или устаревших розничных цен;
• 📆 провалы в отдельные дни — часто это смена, по которой ОРП не проведён.

Почему отчет о розничных продажах не сходится или не проводится

Чтобы такие расхождения не накапливались, заведите правило: каждое утро администратор открывает список ОРП за вчера и проверяет, что по каждой кассе есть проведённый документ. Это пять минут, а сверка за месяц потом не превращается в раскопки.

Частые вопросы про ОРП и розничную аналитику