Новый сотрудник в Управлении торговлей 11: учётная запись, профиль и права
Содержание
Пользователя в 1С УТ 11 создают в режиме «Предприятие», а не в Конфигураторе: НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи → Создать. В карточке задают имя для входа и пароль, затем по кнопке «Права доступа
» включают человека в нужные группы доступа. Без группы доступа сотрудник войдёт в программу, но почти ничего не увидит.
Новый менеджер вышел на работу, а 1С показывает ему пустой рабочий стол или пишет Нарушение прав доступа!. Обычно причина одна: учётную запись создали, а права не выдали или выдали не те. Ниже разобран весь путь: от подготовки до проверки, что сотрудник видит нужные склады и только свою организацию.
Что подготовить до создания учётной записи
Создавать пользователей может только тот, у кого есть права администратора. В типовой УТ 11 это участник группы доступа с профилем «Администратор». Если вы зашли под обычным менеджером, раздела Настройки пользователей и прав в меню не будет.
Перед тем как открыть карточку, соберите данные:
- 👤 ФИО сотрудника — пойдёт в поле «Полное имя» и в печатные формы документов, где он указан ответственным;
- 🔑 Имя для входа — короткое и латиницей или кириллицей без пробелов, например
ivanovaилиИвановаА; - 🖥️ Способ входа — по паролю 1С или через учётную запись Windows (домен);
- 🧩 Должность и задачи — от них зависит, какой профиль доступа назначить: продажи, закупки, склад, касса;
- 🏢 Ограничения — с какими организациями, складами и партнёрами человеку можно работать.
Сначала проверьте, нет ли уже готовой группы доступа под эту должность. Если в базе есть «Менеджеры по продажам — Москва», новичка достаточно добавить туда, а не настраивать права с нуля.
Отдельно подумайте о лицензиях. Платформа 1С считает не учётные записи, а одновременные сеансы. Создать можно хоть сто пользователей, но работать одновременно смогут столько, сколько клиентских лицензий куплено. Если лицензий не хватает, новый сотрудник просто не войдёт, пока кто-то не закроет программу.
Как создать пользователя в 1С УТ 11 по шагам
Шаг 1. Открыть список пользователей
Перейдите в НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав. Откройте ссылку «Пользователи». Появится справочник всех учётных записей базы. Нажмите «Создать».
Шаг 2. Заполнить карточку
В карточке нового пользователя заполните:
- Полное имя — Иванова Анна Сергеевна.
- Флажок «Вход в программу разрешён» — включите. Без него запись будет только элементом справочника, войти под ней нельзя.
- Имя для входа — программа предложит вариант по фамилии, при желании исправьте.
- Пароль и подтверждение — если выбран вход по паролю 1С.
- Флажок «Требовать смену пароля при входе» — удобно, если пароль задаёте вы, а сотрудник должен придумать свой.
- Флажок «Показывать в списке выбора» — по желанию. Если он снят, при запуске имя придётся вводить вручную. В больших базах так безопаснее: посторонний не увидит список логинов.
Если в карточке есть поле физического лица или подразделения — заполните их. Это пригодится в отчётах и при подстановке ответственного в документы.
Шаг 3. Записать и выдать права
Нажмите «Записать». Теперь откройте «Права доступа» в карточке. В открывшейся форме отметьте флажками группы доступа, в которые нужно включить пользователя. Нажмите «Записать и закрыть».
Шаг 4. Передать доступ
Сообщите сотруднику имя для входа и временный пароль. Передавайте их разными каналами или лично, не одним письмом вместе с адресом базы.
Не создавайте пользователей через Администрирование → Пользователи в Конфигураторе. Такая запись не попадает в справочник «Пользователи» как полноценная учётная запись, у неё нет групп доступа, и типовая подсистема прав её не обслуживает. Если такая запись уже есть, откройте в справочнике список пользователей информационной базы (команда в меню «Ещё» списка) и сопоставьте её с элементом справочника.
Профили и группы доступа: как назначить права
В УТ 11 права не раздают по одной роли. Работает схема из трёх уровней:
| Уровень | Что это | Пример |
|---|---|---|
| Роль | Атомарное право на объект: читать, создавать, проводить | Добавление и изменение заказов клиентов |
| Профиль группы доступа | Набор ролей под должность | «Менеджер по продажам» |
| Группа доступа | Профиль + список пользователей + ограничения | «Продажи — склад Москва» |
Пользователь получает сумму прав всех групп, в которые входит. Права складываются, а не вычитаются. Если человек состоит в группе с полными правами и в группе с урезанными, действовать будут полные.
Где взять профиль
Откройте НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа. В типовой УТ уже есть поставляемые профили под основные участки: продажи, закупки, склад, финансы, администрирование. Их состав зависит от релиза, поэтому посмотрите список в своей базе.
Поставляемые профили менять нельзя: они обновляются вместе с конфигурацией. Если нужен свой набор ролей:
- Выделите близкий поставляемый профиль.
- Скопируйте его командой копирования (клавиша
F9). - В копии на вкладке ролей снимите или добавьте флажки.
- Дайте профилю понятное имя, например «Менеджер по продажам без цен закупки».
Как создать группу доступа
Откройте Настройки пользователей и прав → Группы доступа → Создать:
- Укажите наименование — так, чтобы через год было понятно, кому она нужна.
- Выберите профиль.
- На вкладке участников добавьте пользователей.
- Если включено ограничение на уровне записей — заполните вкладку ограничений (о ней ниже).
- Запишите группу.
Делайте группы под должность, а не под конкретного человека. Пять групп «Продажи», «Склад», «Касса», «Закупки», «Руководство» обслуживать легче, чем сорок персональных. Новичка тогда достаточно добавить в одну-две группы.
Скопировать права с коллеги
Если новый сотрудник должен работать так же, как уже работающий, удобнее скопировать. В Настройках пользователей и прав есть команда «Копирование настроек»: она переносит внешний вид, настройки отчётов и форм с одного пользователя на другого. Группы доступа так не копируются — их проще посмотреть у коллеги в «Правах доступа» и отметить те же у новичка.
Ограничения на уровне записей: только свои склады и организации
Профиль отвечает на вопрос «что можно делать». Ограничение на уровне записей (RLS) отвечает на вопрос «с какими данными». Например, кладовщик видит документы только своего склада, а менеджер филиала — только свою организацию.
Как включить
- Откройте
НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав. - Установите флажок «Ограничивать доступ на уровне записей».
- Программа предупредит, что включение займёт время и замедлит работу. Подтвердите.
Включайте ограничение на уровне записей вне рабочего времени и после резервной копии. На большой базе первичное заполнение данных доступа может идти долго, а пользователи в это время заметят торможение.
Как настроить в группе доступа
После включения в профилях и группах появляются виды доступа: организации, склады, партнёры, группы пользователей и другие (список зависит от релиза). Для каждого вида задают режим:
- ✅ Все разрешены — плюс список исключений, которые запрещены;
- 🚫 Все запрещены — плюс список разрешённых значений.
Пример. Группа «Склад Казань»: профиль кладовщика, вид доступа «Склады» — «Все запрещены», в разрешённых один склад «Казань, основной». Участник группы увидит только документы этого склада.
| Задача | Вид доступа | Режим |
|---|---|---|
| Менеджер работает только с одной организацией | Организации | Все запрещены, разрешена одна |
| Кладовщик видит только свой склад | Склады | Все запрещены, разрешён его склад |
| Скрыть от продавцов ключевых клиентов | Партнёры (группы партнёров) | Все разрешены, кроме группы VIP |
Чем больше видов доступа и значений, тем медленнее открываются списки и отчёты. Ограничивайте то, что действительно надо скрыть, а не всё подряд.
Ещё одна тонкость: если пользователь состоит в двух группах с разными ограничениями, он увидит объединение разрешённого. Группа «Склад Казань» и группа «Склад Москва» дадут доступ к обоим складам.
Вход по паролю или через Windows: настройка аутентификации
В карточке пользователя можно включить один или несколько способов входа.
| Способ | Когда подходит | На что обратить внимание |
|---|---|---|
| Аутентификация 1С:Предприятия | Небольшой офис, облако, вход из дома | Нужен надёжный пароль и правила его смены |
| Аутентификация операционной системы | Компьютеры в домене Windows | Пароль 1С не нужен, вход идёт по учётке Windows |
| Оба способа сразу | Человек работает и в офисе, и удалённо | Пароль 1С всё равно должен быть сложным |
Для входа через Windows включите в карточке флажок аутентификации операционной системы и укажите пользователя в формате \\ДОМЕН\ivanova. Кнопка выбора рядом с полем откроет список пользователей домена, если компьютер в домене.
Требования к паролям
В Настройках пользователей и прав есть ссылка «Настройки входа». В ней задают:
- 🔢 минимальную длину пароля;
- 🔣 требование сложности (буквы, цифры, спецсимволы);
- 📅 срок действия пароля и запрет повторять старые;
- ⏳ запрет входа, если пользователь долго не заходил в программу.
Поставьте отдельный, более жёсткий срок действия пароля для администраторов. Утечка их пароля опаснее, чем пароля менеджера.
Когда сотрудник увольняется, учётную запись не удаляйте: на неё ссылаются документы, где он указан автором или ответственным. Снимите флажок «Вход в программу разрешён» и, при желании, исключите его из всех групп доступа. Запись станет недействующей, а история останется.
Проверка прав нового пользователя и частые ошибки входа
Лучший тест — зайти под новым пользователем самому. Запустите вторую копию программы, выберите учётную запись, введите временный пароль. Откройте документы, с которыми человек будет работать, и попробуйте создать и провести один из них. Затем удалите тестовый документ или пометьте его на удаление.
Если войти под сотрудником нельзя, откройте отчёт по правам: в карточке пользователя или в разделе настроек прав есть отчёт «Права доступа». Он показывает, через какие группы и профили человек получил каждое право.
Чтобы вошли сразу и права применились, после изменения групп попросите пользователя полностью закрыть 1С и открыть снова. Активный сеанс новые роли не подхватывает.