Организация по умолчанию в ЗУП 3.1: карточка, учётная политика, подразделения и подстановка в документы

Основная организация в 1С ЗУП 3.1 — это та, которую программа сама подставляет в новые документы: приёмы, начисления, ведомости, отчёты. Задаётся она не в карточке организации, а в настройках конкретного пользователя: поле «Основная организация» в его основных значениях. Если организация в базе одна, настраивать ничего не нужно — ЗУП подставит её везде.

Частое заблуждение — считать «основной» ту организацию, что создана первой, или ту, что стоит в списке выше. Порядок в справочнике ни на что не влияет. У каждого пользователя своя организация по умолчанию: кадровик холдинга может видеть в документах ООО «Альфа», а расчётчик — ООО «Бета».

Чтобы подстановка работала без сюрпризов, сама организация тоже должна быть настроена полностью: реквизиты, учётная политика, ответственные лица, подразделения. Пустой КПП или забытая ставка на травматизм всплывут позже — в отчёте, который не пройдёт проверку.

1. Начальная настройка: с чего начать в новой базе

При первом запуске пустой базы ЗУП 3.1 предлагает помощник начальной настройки. Он задаёт короткую анкету и сам включает нужные функции: сколько организаций, есть ли обособленные подразделения, какие виды начислений используются, ведётся ли учёт больничных, отпусков, командировок.

Что спросит помощник и на что это влияет:

• 🏢 Организации — одна или несколько. От ответа зависит, появится ли поле «Организация» в формах и понадобится ли вообще понятие «основной».
• 👥 Кадровый учёт — полный или упрощённый, ведётся ли штатное расписание.
• 💰 Начисления — оклады, тарифные ставки, премии, доплаты. Помощник создаст виды расчёта под выбранные варианты.
• 🔄 Перенос данных — загрузка из ЗУП 2.5 или другой программы, если база не новая.

Если помощник закрыли или пропустили, ничего страшного. Те же флажки можно включить позже вручную в разделе Настройка (Кадровый учёт, Расчёт зарплаты) и в карточке организации. Помощник лишь экономит время на первом шаге.

2. Карточка организации: реквизиты, без которых не уйдёт отчётность

Список организаций открывается из раздела Настройка → Организации. Если организация в базе одна, команда может сразу открыть её карточку, минуя список.

Заполните вкладки по порядку.

Основные сведения

1. Сокращённое и полное наименование — как в ЕГРЮЛ. Полное попадает в печатные формы и отчёты.
2. ИНН, КПП, ОГРН — без пробелов. Программа проверяет контрольную сумму ИНН и подсветит ошибку.
3. Вид организации — юрлицо или ИП. Для ИП набор реквизитов другой: вместо КПП — данные физлица-предпринимателя.
4. Дата регистрации — влияет на проверки в отчётах.

Коды и регистрация

• 🧾 Налоговый орган — код инспекции, в которой стоит на учёте организация. Для подразделений с отдельным КПП заводятся свои регистрации (см. раздел 5).
• 🏛️ Социальный фонд — регистрационный номер страхователя. С 2023 года ПФР и ФСС объединены в СФР, поэтому в актуальных релизах один номер вместо двух.
• 📊 Коды статистики — ОКВЭД, ОКПО, ОКТМО, ОКОПФ, ОКФС. ОКТМО критичен: по нему распределяется НДФЛ в отчётах.

Адреса и контакты

Юридический и фактический адрес вводите через адресный классификатор , а не текстом вручную. Адрес «в свободной форме» отчёты в ФНС и СФР принимают плохо, а иногда не принимают вовсе.

3. Учётная политика: тарифы взносов и правила расчёта

Учётная политика организации в ЗУП хранится с историей изменений: каждая запись действует с определённой даты. Открывается она из карточки организации (ссылка «Учётная политика и другие настройки» или аналогичная команда в карточке).

Ключевые параметры:

Ставку взносов на травматизм обновляйте ежегодно: СФР присваивает её по итогам подтверждения основного вида деятельности. В ЗУП это новая запись с датой 1 января, а не правка старой.

Система налогообложения в ЗУП влияет мало: программа не ведёт бухучёт. Но признак применения УСН или МСП нужен для правильного тарифа взносов. Например, для субъекта МСП сумма до МРОТ облагается по основной ставке, сверх МРОТ — по пониженной. Это задаётся тарифом, а не галочкой «УСН».

4. Ответственные лица и подстановка организации по умолчанию

Это центральная часть темы: кто подписывает документы и какая организация подставляется пользователю.

Ответственные лица организации

Руководитель, главный бухгалтер, кассир и кадровик заводятся с датой начала полномочий. В карточке организации есть раздел для ответственных лиц: выбираете роль, сотрудника и должность. Эти данные уходят в печатные формы приказов, расчётных листков, справок и в подписи отчётов.

Если руководитель сменился, не перезаписывайте старую строку. Добавьте новую с датой вступления в должность. Тогда приказы за прошлый период распечатаются с прежней подписью, а новые — с новой.

Основная организация пользователя

В многофирменной базе каждому пользователю указывают организацию для подстановки:

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи.
2. Откройте карточку нужного пользователя.
3. Перейдите к его основным значениям для подстановки в документы — команда находится в командной панели карточки, название в разных релизах немного отличается.
4. В поле «Основная организация» выберите организацию из списка.
5. Запишите и закройте. Пользователю достаточно открыть новый документ — перезапуск не требуется.

Пользователь может поменять это значение и сам, через свои персональные настройки, если у него есть на это права.

Пример. В базе три фирмы: ООО «Альфа», ООО «Бета» и ИП Сидоров. Кадровик ведёт только «Альфу» — ей ставим основной «Альфу». Расчётчик считает зарплату всем трём — ему основной ставим ту, где больше всего сотрудников, а остальные он выбирает вручную. Так ручной выбор нужен в меньшинстве документов, а не в каждом.

В списках документов (кадровые приказы, начисления, ведомости) есть отбор по организации. Его значение запоминается отдельно от основной организации: отбор влияет только на то, что видно в списке, а не на то, что подставится в новый документ.

Как работает подстановка

Последняя строка — частая причина вопроса «почему подставилась не та». Копия документа берёт организацию из оригинала, настройка пользователя тут не участвует.

5. Обособленные подразделения: на балансе и с отдельным КПП

В ЗУП 3.1 обособленные подразделения бывают двух видов, и заводятся они по-разному.

Подразделение без выделенного баланса

Это филиал или отдел в другом городе, который стоит на учёте в своей инспекции и платит НДФЛ по своему ОКТМО и КПП.

1. В карточке организации откройте список подразделений.
2. Создайте подразделение и установите признак обособленного.
3. Укажите для него регистрацию в налоговом органе: код ИФНС, КПП, ОКТМО.
4. Сотрудников принимайте именно в это подразделение — тогда НДФЛ распределится в отчётах по его кодам.

Подразделение с выделенным балансом

Если филиал сам начисляет зарплату и сдаёт РСВ (у него есть отдельный счёт и он ведёт расчёты с работниками), его заводят отдельной организацией в справочнике. В её карточке указывают признак обособленного подразделения и выбирают головную организацию.

Что это даёт:

• 📋 у филиала своя учётная политика и свои ответственные лица;
• 🧾 отчёты формируются по нему отдельно или сводно с головной — в зависимости от настроек отчёта;
• 👤 пользователю филиала основной можно сделать именно эту «организацию», а не головную.

6. Проверка настроек: как убедиться, что всё работает

После настройки проверьте результат на практике, а не только глазами в карточке.

1. Создайте новый документ — например, «Приём на работу». В поле «Организация» должна стоять основная организация пользователя.
2. Распечатайте форму приказа. Проверьте ФИО руководителя, наименование и реквизиты в шапке.
3. Сформируйте расчётный листок за тестовый месяц. Видно, правильно ли считаются взносы по тарифу учётной политики.
4. Откройте регламентированный отчёт (6-НДФЛ или РСВ) и заполните его. Если чего-то не хватает в реквизитах — программа покажет ошибку проверки с указанием поля.
5. Войдите под другим пользователем и проверьте его основную организацию. Удобнее всего — тестовым пользователем с теми же правами.

7. Частые ошибки при настройке организации в ЗУП

• ❌ Правка карточки вместо новой записи. Смена руководителя, тарифа или инспекции — это новая строка с датой. Перезапись ломает историю и печатные формы прошлых периодов.
• ❌ Одна основная на всех. Администратор задаёт основную организацию только себе, а пользователи потом вручную меняют поле в каждом документе.
• ❌ Филиал на балансе как подразделение. Когда филиал сам сдаёт РСВ, его нужно заводить отдельной организацией с головной, иначе отчёты не разделить.
• ❌ Старая ставка на травматизм. Новый год начинается, а ставка осталась прошлогодней — взносы считаются неверно с января.
• ❌ Адрес текстом. Адрес, введённый без классификатора, даёт ошибки при проверке отчётов.

8. Частые вопросы