Как заплатить подрядчику до сдачи работ и не сломать НДФЛ и взносы в ЗУП 3.1

Аванс по договору ГПХ в 1С ЗУП 8.3 платят через этап договора: в документе «Договор (работы, услуги)» оплату разбивают на части, на первую часть оформляют акт, и программа сама исчисляет НДФЛ и включает сумму в ведомость. Если деньги нужны подрядчику раньше, чем он что-то сдал, остаётся заём с последующим зачётом. Налог с аванса по ГПХ удерживают в день выплаты, взносы начисляют только по акту.

Типичная ситуация: дизайнер берёт заказ на 50 000 ₽ на два месяца и просит 15 000 ₽ сразу. Директор согласен, а бухгалтер открывает ЗУП и не находит кнопки «аванс подрядчику». Оформить её можно двумя законными способами, и от выбора зависит, совпадут ли потом 6-НДФЛ и расчёт по взносам.

Подготовка договора ГПХ в ЗУП 8.3 к авансу

Сначала проверьте, что учёт договоров подряда включён. Откройте Настройка → Расчет зарплаты и найдите флажок про договоры гражданско-правового характера. Без него список договоров и связанные документы скрыты.

Затем заведите подрядчика и сам договор:

1. Создайте физлицо и карточку сотрудника для подрядчика (в ЗУП исполнитель по ГПХ тоже живёт в справочнике «Сотрудники», но без приёма на работу).
2. Откройте список договоров ГПХ в разделе Кадры и создайте документ «Договор (работы, услуги)».
3. Укажите срок действия, сумму и вид дохода по НДФЛ — для работ и услуг это код 2010.
4. Выберите порядок оплаты. Для аванса нужен вариант оплаты частями с подписанием актов, а не единовременная оплата по окончании срока.
5. Проверьте, облагается ли договор взносами на травматизм. Это зависит только от текста договора: если такой обязанности в нём нет, флажок не ставьте.

Что важно согласовать с подрядчиком ещё на бумаге:

• 📝 размер аванса — суммой или процентом;
• 📅 этап, который этот аванс закрывает (например, «эскизы и концепция»);
• 🧾 что будет, если работу не сдадут — возврат или зачёт;
• 💳 реквизиты карты или счёта, куда платить.

Гражданский кодекс прямо допускает оплату по этапам и авансы, если это предусмотрено договором. Без такого пункта в договоре аванс выглядит как беспричинная выдача денег.

Пример формулировки, которая хорошо ложится на этапы в ЗУП:

4.1. Вознаграждение составляет 50 000 рублей, в том числе НДФЛ.
4.2. Оплата производится в два этапа:
     этап 1 — разработка концепции, 15 000 рублей, срок сдачи — 10 дней с даты договора;
     этап 2 — финальные макеты, 35 000 рублей, срок сдачи — по окончании договора.
4.3. Оплата каждого этапа — в течение 3 рабочих дней после подписания акта.
4.4. Заказчик удерживает НДФЛ из каждой выплаты как налоговый агент.

Обратите внимание на слова «в том числе НДФЛ». Если их нет, подрядчик вправе считать, что 50 000 ₽ — сумма на руки. Тогда в ЗУП придётся вводить вознаграждение с учётом налога, а это уже 57 471 ₽ и другие взносы. Спор о том, кто платит налог, лучше закрыть до подписания.

Способ 1. Аванс по договору ГПХ как оплата первого этапа

Это основной и самый спокойный путь для ЗУП. Программа не умеет хранить «висящую» предоплату без начисления, зато отлично считает оплату по частям.

Как оформить

1. В договоре разбейте работу на этапы. Первый этап по сумме равен авансу: в нашем примере 15 000 ₽ из 50 000 ₽.
2. Когда подрядчик сдал первый этап, создайте акт приемки выполненных работ по этому договору. Найти его проще всего из самого договора или через список актов в разделе Зарплата.
3. В акте укажите сумму 15 000 ₽ и дату подписания. Дата акта — дата начисления дохода и дата, с которой начисляются взносы.
4. Проведите акт. Программа исчислит НДФЛ и страховые взносы.
5. Выплатите сумму ведомостью (подробнее — в разделе про выплату).

Что получится в цифрах

Акт должен отражать реально сданную часть работ. Подписывать «акт на аванс» до того, как что-то сделано, нельзя: при проверке это фиктивный документ.

Когда способ не подходит

Если подрядчику нужны деньги в первый день — на материалы, на дорогу, — а сдавать ещё нечего, этап не поможет. Тогда используют способ 2.

Способ 2. Аванс как заём с зачётом при окончательной оплате

Схема такая: в день старта организация выдаёт подрядчику беспроцентный заём на сумму аванса. После сдачи работ стороны подписывают соглашение о зачёте: долг по займу гасится частью вознаграждения.

Порядок действий

1. Подпишите с подрядчиком договор займа. В нём срок возврата не раньше планового окончания работ и условие о зачёте.
2. Выдайте деньги. Учёт займа обычно ведут в бухгалтерской программе, а не в ЗУП: проводка Дт 58.03 Кт 51 (заём выдан на счёт или карту).
3. В ЗУП в этот момент ничего не начисляется: заём — не доход, НДФЛ и взносов нет.
4. После сдачи работ оформите в ЗУП акт на полную сумму договора. Программа начислит вознаграждение, НДФЛ и взносы.
5. Подпишите соглашение о зачёте. Сумму займа отразите в бухгалтерской программе зачётом: Дт 76 Кт 58.03 (счёт расчётов с подрядчиком — по вашей учётной политике).
6. Выплатите остаток вознаграждения за минусом зачтённого займа и НДФЛ со всей суммы.

Сравнение способов

НДФЛ и взносы с аванса по договору ГПХ

Главное правило: у налога и взносов разные даты.

НДФЛ — на дату выплаты

По доходам за работы и услуги дата получения дохода — день выплаты денег (статья 223 НК РФ). Поэтому с аванса, выплаченного как оплата этапа, НДФЛ удерживают в тот же день, а не в конце договора.

Перечисление идёт в составе единого налогового платежа:

• 📆 налог, удержанный с 1-го по 22-е число, — не позднее 28-го числа того же месяца;
• 📆 удержанный с 23-го числа до конца месяца — не позднее 5-го числа следующего месяца;
• 📨 уведомление об исчисленных суммах подают до 25-го числа.

Если срок выпадает на выходной, он переносится на ближайший рабочий день. В 6-НДФЛ аванс попадает в период выплаты.

Взносы — по акту

Для страховых взносов дата выплаты — день начисления вознаграждения (статья 424 НК РФ). Начисление по ГПХ возникает при приёмке работ, то есть по акту. Сама предоплата до акта взносами не облагается.

Что входит в базу:

• ✅ вознаграждение по договору на работы и услуги — единый тариф (с 2023 года взносы платят в СФР через ФНС, бывшие ФСС и ПФР объединены);
• ✅ взносы на травматизм — только если это условие записано в договоре;
• ❌ заём, выданный подрядчику, — не выплата за работу, в базу не входит.

Если подрядчик — самозанятый или ИП

Тогда договор вообще не ведут в ЗУП как ГПХ с физлицом. Самозанятый платит налог сам и выдаёт чек, ИП работает по своему режиму. Аванс таким исполнителям оформляют в бухгалтерской программе как обычную предоплату поставщику, без НДФЛ и взносов.

Как выплатить аванс по ГПХ в ЗУП и проверить отчёты

Выплату по проведённому акту делают той же ведомостью, что и зарплату.

1. Выберите ведомость по способу выплаты: в банк, на счета, через кассу или раздатчику.
2. В поле, что выплачивать, оставьте зарплату за месяц. Подрядчики с проведёнными актами попадают в ведомость при заполнении наравне с сотрудниками.
3. Нажмите «Заполнить» и проверьте строку подрядчика: сумма к выплате и НДФЛ к перечислению.
4. Проведите ведомость. Датой выплаты для НДФЛ станет её дата, поэтому ставьте реальный день перечисления денег.

Где сверить результат

• 📊 расчётный листок подрядчика — начислено, удержано, выплачено, долг на конец месяца;
• 📊 регистр налогового учёта по НДФЛ — сумма дохода и налога на дату выплаты;
• 📊 персонифицированные сведения и расчёт по взносам — вознаграждение по акту в месяце его подписания.

Сведения о начале и окончании договора ГПХ в СФР по форме ЕФС-1 формируются в ЗУП от документа договора. Их подают не позднее следующего рабочего дня после заключения и после окончания договора. Аванс на эти сведения не влияет.

Окончательный расчёт и зачёт аванса

При сдаче всей работы важно, чтобы подрядчик не получил деньги дважды.

Если аванс был оплатой этапа (способ 1)

Второй акт оформляют на остаток — 35 000 ₽, а не на всю сумму договора. Тогда пересчитывать ничего не нужно:

Проверка: 50 000 − 6 500 = 43 500 ₽. Сходится.

Если аванс был займом (способ 2)

Здесь акт один, на 50 000 ₽. НДФЛ — 6 500 ₽ со всей суммы. Из 43 500 ₽ к выплате 15 000 ₽ гасят зачётом займа. На руки подрядчик получает 28 500 ₽.

В ЗУП ведомость при этом заполнится на полные 43 500 ₽. Сумму к выплате для подрядчика нужно исправить вручную на 28 500 ₽, а зачёт отразить в бухгалтерии. Остаток 15 000 ₽ будет висеть в ЗУП как невыплаченная сумма — его закрывают отдельно, по согласованию с тем, кто ведёт учёт займа.

На дату зачёта у подрядчика тоже возникает доход — гашение долга вознаграждением. Поэтому НДФЛ с суммы зачёта удерживают из денежной части выплаты, а не «потом».

Если работу не сдали

• По способу 1 оплачен только принятый этап — возвращать нечего.
• По способу 2 подрядчик возвращает заём по договору займа. Начислений в ЗУП нет.

Ошибки при выплате аванса по ГПХ в ЗУП

Частые вопросы