Первый месяц в 1С:ЗУП 3.1: от пустой базы до расчётного листка

Начинать работу в 1С:ЗУП 3.1 нужно в строгом порядке: организация и учётная политика → настройки кадрового учёта и расчёта зарплаты → подразделения, должности, графики → остатки по сотрудникам на дату старта → кадровые документы → табель → первое начисление. Если поменять шаги местами, программа не упадёт, но первый же расчёт даст неверный НДФЛ, отпускные или взносы.

Есть два способа стартовать. Перенос из старой программы (ЗУП 2.5, Бухгалтерия, другая система) экономит дни ручного ввода, но переносит и старые ошибки. Ручной старт с чистой базы дольше, зато вы контролируете каждую цифру. Для компании до 30–50 человек ручной ввод часто проще; для сотен сотрудников без переноса не обойтись.

Подготовка к запуску: дата старта и исходные данные

Сначала решите, с какой даты база начинает вести учёт. От этого зависит объём остатков, которые придётся вводить.

💡 Самый спокойный вариант — стартовать с 1 января или с первого числа квартала. Тогда первая квартальная отчётность целиком строится в новой базе.

Перед запуском соберите в одну папку:

• 📄 реквизиты организации: ИНН, КПП, ОГРН, ОКТМО, регистрационный номер в СФР (бывший ФСС с 2023 года объединён с ПФР в Социальный фонд);
• 🏢 структуру подразделений и список должностей, штатное расписание, если оно ведётся;
• 👥 список сотрудников: ФИО, СНИЛС, ИНН, паспорт, дата приёма, оклад, график, вычеты по НДФЛ;
• 📊 начисления помесячно за последние два года — для отпускных и больничных;
• 💰 задолженность по зарплате на дату старта, остатки отпусков, действующие удержания (алименты, займы).

Делайте первые шаги в копии базы или сразу после выгрузки резервной копии. Ошибку в учётной политике после нескольких проведённых расчётов исправлять долго.

Шаг 1. Базовые настройки программы и учётной политики

Помощник начальной настройки

При первом входе в пустую базу ЗУП 3.1 сам предлагает помощник начальной настройки программы. Он по шагам спрашивает: одна или несколько организаций, ведётся ли штатное расписание, какие виды начислений нужны, есть ли сдельщина, премии, совместители. По ответам программа включает нужные флажки и создаёт начисления.

Если помощник закрыли, его можно запустить снова из раздела Настройка (в части релизов — Администрирование). Повторный запуск не удаляет введённые данные, а лишь дополняет настройки.

Организация и учётная политика

Реквизиты заполните в Настройка → Организации (при одной организации пункт называется Реквизиты организации). Затем в карточке организации откройте ссылку «Учётная политика и другие настройки» и проверьте:

1. Тариф страховых взносов — общий, МСП, IT и т. д. Ошибка здесь искажает взносы каждого месяца.
2. Данные о налоговой инспекции и ОКТМО — по ним группируется 6-НДФЛ.
3. Банк и способ выплаты зарплаты по умолчанию.
4. Признак применения районного коэффициента и северных надбавок, если они есть.

Кадровый учёт и расчёт зарплаты

Две ключевые формы:

• Настройка → Кадровый учёт — ведение штатного расписания, проверка кадровых документов на соответствие ему, история изменений штатки;
• Настройка → Расчёт зарплаты — какие виды расчётов используются: больничные, отпуска по уходу, сдельная оплата, удержания по исполнительным листам, учёт межрасчётных выплат.

Шаг 2. Справочники: подразделения, должности, графики, начисления

Подразделения и должности

Справочники Подразделения и Должности находятся в разделе Настройка. Подразделения создают иерархией: например, «Администрация» → «Бухгалтерия». В ЗУП подразделение влияет на отражение зарплаты в бухучёте, поэтому сразу укажите для него способ отражения, если затраты распределяются по счетам по-разному.

Если включено штатное расписание, должности и подразделения связываются через позиции штатки (Кадры → Штатное расписание). Позиция хранит оклад, надбавки, количество ставок и график. Позже при приёме вы выбираете позицию, и часть данных заполняется сама.

Графики работы и производственный календарь

График работы определяет норму времени и, значит, сумму оклада за месяц. Справочник лежит в Настройка → Графики работы сотрудников.

Минимальный набор для старта:

• 🕘 пятидневка по 40 часов — основной график;
• ⏳ неполная неделя или неполный день для совместителей (например, 20 часов);
• 🔄 сменный график, если есть цеха, склады, охрана — со своим циклом (2/2, сутки через трое).

Проверьте, что производственный календарь заполнен на текущий год. Без него пятидневный график не рассчитает нормы, а оклад за месяц с праздниками выйдет неверным.

Начисления и удержания

Список видов расчёта — в Настройка → Начисления и Настройка → Удержания. Помощник уже создал основные: оплату по окладу, отпуска, больничные. Добавьте свои — премии, доплаты, надбавки.

В карточке каждого начисления проверьте три вещи:

💡 Премию, которую забыли включить в средний заработок, программа молча не учтёт в отпускных. Ошибку обычно замечает сотрудник через несколько месяцев.

Шаг 3. Начальные остатки по сотрудникам

Это самый трудоёмкий этап. Делите его на три части: кадры, зарплата за прошлые периоды, остатки отпусков.

Кадровая расстановка на дату старта

Сначала заведите физических лиц и сотрудников (Кадры → Сотрудники). Для действующих работников не оформляйте «Приём на работу» задним числом — для них предназначен документ «Начальная штатная расстановка». В нём на дату старта указывают подразделение, должность, дату приёма, оклад, график и способ расчёта аванса.

Документ создаёт кадровую историю «с середины», и программа считает зарплату с нужного месяца, не требуя приказов прошлых лет.

Доходы, НДФЛ и взносы с начала года

Если учёт стартует не с 1 января, программе нужны данные с начала года:

1. Доходы по кодам НДФЛ и исчисленный, удержанный, перечисленный налог помесячно — для вычетов, прогрессивной шкалы и 6-НДФЛ.
2. База страховых взносов помесячно — чтобы корректно сработала единая предельная база.
3. Задолженность по зарплате на дату старта — чтобы первая ведомость выплатила остаток прошлого месяца.

Всё это вносится документом «Перенос данных» (при переносе из другой программы он формируется автоматически) или помощником начального ввода. Проверку сделайте сразу: сформируйте свод начислений за прошлые месяцы в новой базе и сравните со старой программой построчно.

Средний заработок и остатки отпусков

Для отпускных нужны выплаты за 12 месяцев, для больничных — за два календарных года. Вводите их отдельным документом для данных среднего заработка за прошлые периоды по каждому сотруднику, который может уйти в отпуск или на больничный в ближайшее время.

Остатки отпусков вносятся отдельным документом ввода остатков отпусков — найдите его в журнале кадровых документов по слову «остатки». Указывают количество неиспользованных дней на дату старта, разбивка по рабочим годам облегчает сверку.

Шаг 4. Кадровые события: приём, перевод, увольнение

После старта все изменения оформляются только документами. Основной журнал — Кадры → Приёмы, переводы, увольнения.

Несколько правил, которые избавят от пересчётов:

• 📅 Дата документа и дата события — разные поля. Ориентируйтесь на дату события: с неё меняется начисление.
• 👥 При одновременном приёме или индексации группы людей используйте списочные формы документов — одна форма на всех.
• ✍️ Документ, введённый после закрытия месяца, программа учтёт перерасчётом в следующем. Это нормально, не надо «отменять» прошлый расчёт.

Если включено штатное расписание с проверкой, приём на несуществующую позицию программа не проведёт. Сначала утвердите позицию, потом принимайте человека.

Шаг 5. Графики и табель учёта рабочего времени

В ЗУП 3.1 табель вести не обязательно. По умолчанию программа считает, что сотрудник отработал по своему графику, а отклонения берёт из документов: отпуск, больничный, командировка, прогул.

Документ «Табель» (Зарплата → Табели) нужен, когда:

• ⚙️ у вас сменный или суммированный учёт и фактические часы отличаются от графика;
• 🌙 есть ночные, сверхурочные, работа в праздники;
• 🏭 действует почасовая оплата и нужно точно знать отработанные часы.

Для разовых отклонений есть отдельные документы — например, «Работа сверхурочно» или «Работа в выходные и праздничные дни». Ими удобнее фиксировать одно событие, чем заполнять табель на весь отдел.

Шаг 6. Первое начисление зарплаты и проверка результата

Порядок месяца

1. При выплате аванса — документ «Начисление за первую половину месяца» (если аванс считается по факту) или сразу ведомость на аванс фиксированной суммой либо процентом.
2. В конце месяца — Зарплата → Начисления зарплаты и взносов, кнопка «Заполнить». Документ считает начисления, НДФЛ и взносы.
3. Выплата — ведомость в банк, на карты или в кассу из раздела Выплаты.
4. Отражение в бухучёте — документ отражения зарплаты, если бухгалтерия ведётся в отдельной базе с синхронизацией.

Как проверить первый расчёт

Не закрывайте месяц, пока не сверили цифры. Минимальная проверка:

• 🧾 Расчётный листок по 3–5 сотрудникам разного типа: полный месяц, принятый в середине месяца, отпускник, совместитель.
• 🧮 Ручной пересчёт оклада. Оклад 60 000 ₽, в месяце 22 рабочих дня, отработано 11 → 60 000 / 22 × 11 = 30 000 ₽. Если в листке другая сумма — проверяйте график и производственный календарь.
• 💸 НДФЛ. При доходе 30 000 ₽ и стандартном вычете на одного ребёнка 1 400 ₽ налог составит (30 000 − 1 400) × 13% = 3 718 ₽.
• 🏦 Взносы — сопоставьте сумму в документе начисления с тарифом из учётной политики.

Если вы стартуете не с января, сравните доходы и НДФЛ с начала года в своде по сотрудникам со старой программой. Расхождение на этом этапе почти всегда значит ошибку в остатках, а не в расчёте.

Если цифры не сходятся

Частые вопросы о старте в ЗУП