Справка 2-НДФЛ для сотрудника: как сформировать и распечатать в 1С

Сотрудник просит справку 2-НДФЛ для банка — и её нужно сформировать, проверить и распечатать за пару минут. В 1С:ЗУП 3.1 справка лежит в разделе Отчётность, справки, в 1С:Бухгалтерии 3.0 — в разделе Зарплата и кадры. Документ так и называется — «2-НДФЛ для сотрудников».

Сразу уточним по форме. Отдельный отчёт 2-НДФЛ в налоговую отменён: с отчётности за 2021 год эти данные входят в годовой расчёт 6-НДФЛ (Приложение № 1 «Справка о доходах и суммах налога физического лица»). А вот справка, которую вы выдаёте работнику на руки, осталась. Официально она называется «Справка о доходах и суммах налога физического лица», но в 1С и в обиходе за ней закрепилось привычное «2-НДФЛ». Выдать её вы обязаны по заявлению сотрудника — это прямо следует из п. 3 ст. 230 НК РФ.

Срок выдачи справки по заявлению работника — не позднее трёх рабочих дней. Сам процесс в 1С занимает пару минут: выбрать сотрудника и год, нажать Заполнить, проверить суммы и распечатать или сохранить в PDF. Сложность не в кнопках, а в том, чтобы цифры в справке совпали с реальным учётом НДФЛ, — на этом и сделаем акцент.

Где найти справку 2-НДФЛ и в какой конфигурации

Путь к справке зависит от конфигурации. В программах с полноценным расчётом зарплаты он стабилен от релиза к релизу:

В обеих программах откроется журнал с ранее созданными справками. Если его пусто или нужна новая — нажмите Создать.

Важный момент про выбор программы. Справка о доходах формируется там, где ведётся учёт НДФЛ по сотруднику. В 1С:ЗУП это основной сценарий. В 1С:Бухгалтерии справка доступна, если зарплата считается в ней же. А в конфигурациях без модуля зарплаты (1С:УТ 11, 1С:Розница) документа по НДФЛ нет — справку выдают из той базы, где начисляется зарплата .

Как заполнить справку: организация, сотрудник, период

Форма документа простая, но на трёх полях спотыкаются чаще всего.

1. Организация. Если в базе несколько юрлиц, выберите то, в котором числится сотрудник. Доходы считаются по выбранной организации, а не суммарно по базе.
2. Сотрудник. Выберите работника из справочника. По одному документу — одна справка на одного человека.
3. Налоговый период (год). Укажите год, за который нужна справка. По умолчанию подставляется текущий — за прошлый год год придётся сменить вручную.

После выбора полей нажмите Заполнить. Программа подтянет доходы, вычеты, исчисленный, удержанный и перечисленный налог по данным учёта за выбранный период.

Если сотрудник в течение года работал по нескольким ставкам или получал доходы, облагаемые по разным ставкам НДФЛ (например, 13 % и 15 % с суммы свыше порога), программа отразит их отдельными разделами внутри одной справки. Это нормально — так устроена форма.

Резидент или нерезидент — проверьте статус

Самая дорогая по последствиям ошибка в справке — неверный налоговый статус. От него зависит и ставка, и право на вычеты:

• 🟢 Резидент — доходы облагаются по основной ставке, положены стандартные вычеты на детей.
• 🔴 Нерезидент — большинство доходов по ставке 30 %, стандартные вычеты не применяются.

Статус хранится в карточке сотрудника в блоке данных по налогу на доходы. Если в середине года статус поменялся (например, иностранный работник стал резидентом), в учёте делается перерасчёт, и справка должна отразить итоговое значение. Перед печатью справки нерезидента всегда сверяйте ставку в печатной форме — 30 % вместо 13 % сразу бросается в глаза в сумме налога.

Ещё одно поле, которое часто оставляют пустым, — ИНН физлица. Для справки оно не всегда обязательно, но банки и госорганы нередко требуют заполненный ИНН. Внесите его в карточку заранее, чтобы не переделывать справку.

Предварительный просмотр и проверка данных

Перед печатью всегда открывайте печатную форму и смотрите цифры глазами. Кнопка печатной формы — Справка о доходах... (в некоторых релизах — 2-НДФЛ (с 2021 года)) в командной панели документа.

На что смотреть в первую очередь:

• 👤 ФИО и ИНН сотрудника — совпадают ли с паспортом и свидетельством. Ошибка в ИНН — частая причина отказа банка принять справку.
• 📅 Период — тот ли год в шапке.
• 💰 Общая сумма дохода — сверяется с расчётными листками за год.
• 📉 Сумма вычетов — стандартные на детей, имущественные, если заявлялись.
• 🧾 Исчисленный, удержанный и перечисленный налог — в норме три суммы совпадают. Расхождение — сигнал, что по сотруднику есть неудержанный или излишне удержанный НДФЛ.

Если видите, что доход занижен или не хватает месяца, не правьте цифры в печатной форме — она не редактируется и при повторном заполнении всё вернётся. Исправляйте источник: допроведите начисления, проверьте документ Начисление зарплаты и ведомости, затем нажмите Заполнить в справке повторно.

Удобный способ разобраться в расхождении — сопоставить справку с данными учёта НДФЛ. В 1С:ЗУП для этого есть анализ НДФЛ и своды начислений, в 1С:Бухгалтерии — отчёты по зарплате и НДФЛ в том же разделе Зарплата и кадры. Если в своде доход за год один, а в справке другой, значит часть начислений относится к другому периоду получения дохода или не проведена. Справка показывает ровно то, что зафиксировано в регистрах, — поэтому искать причину нужно в документах-основаниях, а не в самой справке.

Основные реквизиты для сверки

Настройка печати: масштаб, поля и шрифты

Печатная форма справки — это табличный документ 1С. Печать и все настройки — через стандартный механизм платформы, отдельной «кнопки шрифтов» в форме справки нет.

Чтобы вывести справку на принтер:

1. Откройте печатную форму (Справка о доходах...).
2. Нажмите Печать на панели или сочетание Ctrl+P.
3. В окне печати выберите принтер и число копий.

Если справка не помещается на лист или часть текста обрезается, настройте параметры страницы: меню Главное меню (значок в левом верхнем углу) → Файл → Параметры страницы. Здесь задаются поля, ориентация и масштаб.

• Если форма «уезжает» за край — уменьшите масштаб или поставьте По ширине страницы.
• Если строки налезают друг на друга при экспорте — проверьте ориентацию (справка печатается книжной).

Заверяется справка подписью руководителя (или уполномоченного лица) и, если организация использует печать, оттиском. Подпись и должность подписанта подтягиваются из настроек организации — если в справке пусто в поле подписанта, проверьте реквизиты ответственных лиц в карточке организации.

Сохранение в файл и отправка сотруднику

Справку можно не печатать на бумаге, а отдать работнику файлом. Из открытой печатной формы:

• Главное меню → Файл → Сохранить как — и выберите формат. Для отправки сотруднику удобнее всего PDF-документ (.pdf): он открывается на любом устройстве и не «съезжает».
• Формат Лист Excel (.xlsx) или Табличный документ (.mxl) подойдёт, если справку нужно дорабатывать, но для банка и госорганов PDF предпочтительнее.

Готовый PDF отправляйте сотруднику по электронной почте или в мессенджере — это законная форма выдачи, если работник не настаивает на бумажном оригинале с «живой» подписью.

Сам документ справки остаётся в журнале «2-НДФЛ для сотрудников». Его не нужно каждый раз создавать заново: если работник придёт за той же справкой повторно, откройте сохранённый документ, при необходимости переформируйте по актуальным данным и распечатайте снова. Это удобно, когда справки за один и тот же год просят в разные инстанции.

Отдельно про отправку в налоговую. Справку о доходах работника в ИФНС отдельно не сдают. Сведения о доходах всех физлиц инспекция получает один раз в год в составе расчёта 6-НДФЛ (то самое Приложение № 1). Поэтому в документе «2-НДФЛ для сотрудников» никакой кнопки отправки в налоговую нет и быть не должно — он только для выдачи работнику на руки.

Частые проблемы при формировании и печати

Разберём ситуации, когда справка заполняется не так, как ждёшь.

Если после всех проверок суммы в справке по-прежнему расходятся с расчётными листками, причина чаще всего не в самой справке, а в учёте НДФЛ: перепроверьте даты получения дохода и удержания налога в ведомостях. Справка лишь показывает то, что уже зафиксировано в регистрах.

Частые вопросы