Справка о доходах сотрудника в ЗУП и Бухгалтерии: от проверки данных до выдачи и сдачи в ФНС

Справку 2-НДФЛ в 1С делают двумя путями, и выбор зависит от того, кому она нужна. Сотруднику (в банк, на новую работу, для вычета) формируют отдельный документ «Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников» в разделе Налоги и взносы в ЗУП 3.1 или Зарплата и кадры в Бухгалтерии 3.0. В налоговую отдельную 2-НДФЛ больше не сдают: с отчётности за 2021 год сведения о доходах уходят в ФНС как Приложение 1 к годовому расчёту 6-НДФЛ.

Сам документ заполняется кнопкой за пару секунд. Основное время уходит на другое: убедиться, что в базе правильно начислены доходы, применены вычеты и отражены удержания. Если учёт чистый, справка получится правильной с первого раза.

Подготовка базы перед формированием справки 2-НДФЛ

Справка — это выборка из регистров НДФЛ. Ошибка в начислениях или в карточке сотрудника переходит в справку один в один. Перед формированием пройдитесь по короткому списку.

Что проверить в карточке сотрудника:

• 👤 ФИО, дата рождения, ИНН — сверьте с паспортом. Ошибка в ИНН — частая причина отказа банка принять справку.
• 🪪 Документ, удостоверяющий личность: вид, серия, номер. Если паспорт меняли в течение года, в 1С должна быть история с датой замены.
• 🌍 Гражданство и статус налогового резидента. От статуса зависит ставка: 13–22% по прогрессивной шкале для резидентов или 30% для нерезидентов (с исключениями, например для работников по патенту).
• 👶 Заявления на стандартные вычеты: на детей, на себя. Проверьте даты начала и окончания.

Что проверить в расчётах:

1. Все начисления за нужный период проведены. Незакрытый месяц — справка покажет доход без последних выплат.
2. Ведомости на выплату проведены и отражают реальные даты. Дата фактической выплаты влияет на дату удержания налога.
3. Если сотрудник переходил между обособленными подразделениями, доходы делятся по разным ОКТМО/КПП. На каждое сочетание формируется своя справка.

Как создать 2-НДФЛ в 1С: пошагово для ЗУП и Бухгалтерии

Путь к журналу справок зависит от конфигурации. Порядок заполнения одинаковый.

В свежих релизах название пункта может звучать как «Справки о доходах сотрудникам». Если не нашли его сразу, откройте раздел целиком и посмотрите группу команд по НДФЛ.

Шаг 1. Создайте документ

Откройте журнал и нажмите Создать. Откроется форма справки.

Шаг 2. Заполните шапку

• Налоговый период — год, за который нужны данные. По умолчанию подставляется текущий, для справки за прошлый год его меняют вручную.
• Организация — юрлицо-налоговый агент. В базе с несколькими организациями ошибиться здесь легко.
• Сотрудник — выбирается из списка физлиц.
• ОКТМО/КПП — если у организации есть обособленные подразделения, укажите нужное.
• Дата документа — дата выдачи справки.

Шаг 3. Нажмите «Заполнить»

Программа соберёт данные из регистров: доходы по месяцам и кодам, вычеты, исчисленный, удержанный и перечисленный налог. Если доходы облагались по разным ставкам, программа сделает отдельные разделы — например, отдельно по 13% и по 15%, если доход превысил 2,4 млн ₽.

Шаг 4. Проверьте результат

Посмотрите на итоговые суммы в форме. Удержанный налог должен совпадать с исчисленным (расхождение — повод разбираться, см. ниже). Отдельно проверьте коды вычетов и их суммы.

Шаг 5. Запишите и распечатайте

Нажмите Записать, затем Печать. Справку подписывает руководитель или уполномоченное лицо. Печать ставится, если она есть у организации и предусмотрена её документами.

Проверка сумм и поиск ошибок в справке

Проверить справку можно на простом примере. Сотрудник с окладом 80 000 ₽ работал весь год, у него один ребёнок, вычет 1 400 ₽ в месяц.

В июне доход нарастающим итогом достигнет 480 000 ₽, и вычет прекращается. Если в справке вычет идёт все 12 месяцев — неправильно задан лимит или версия программы устарела.

Сверить справку с учётом удобно отчётом «Анализ НДФЛ по месяцам». Он показывает те же цифры, что и справка, но позволяет быстро найти месяц, где возникла разница.

Сдача сведений о доходах в ФНС через 6-НДФЛ

Ежегодную 2-НДФЛ в налоговую с 2021 года не подают. Сведения о доходах каждого сотрудника стали частью годового расчёта 6-НДФЛ — его Приложением 1 «Справка о доходах и суммах налога физического лица».

Как это выглядит в 1С:

1. Откройте Отчёты → Регламентированные отчёты в Бухгалтерии или Отчетность, справки → 1С-Отчетность в ЗУП.
2. Создайте 6-НДФЛ за год (период «январь — декабрь»).
3. Нажмите Заполнить. Справки по всем, кто получал доход, попадут в Приложение 1 автоматически.
4. Запустите встроенную проверку отчёта и проверку контрольных соотношений.
5. Отправьте через 1С-Отчётность или выгрузите файл для другой системы сдачи отчётности.

Сроки: годовой 6-НДФЛ вместе со справками сдают не позднее 25 февраля следующего года. Если 25 февраля выходной, срок переносится на ближайший рабочий день.

Если после сдачи нашли ошибку в справке сотрудника, подают корректирующий 6-НДФЛ с исправленным Приложением 1 только по этому человеку — пересдавать весь расчёт по всем работникам не нужно. В 1С для этого создают новый 6-НДФЛ за год с номером корректировки и оставляют в приложении только нужные справки.

Справка для уволенного, совместителя и других нестандартных случаев

Уволенный сотрудник. Справку о доходах выдают при увольнении — она нужна на новом месте для вычетов. Формируют её так же, как обычную: период — текущий год, данные по день увольнения. Если сотрудник просит справку через несколько лет после ухода, база должна содержать данные за тот год. При переходе на новую базу без переноса истории это становится проблемой — старую базу лучше сохранить.

Внутренний совместитель. Доходы по основному месту и по совместительству относятся к одному физлицу и одной организации. Программа объединит их в одной справке.

Внешний совместитель. Для организации это отдельный сотрудник со своим доходом. Справка содержит только то, что начислили в этой организации.

Несколько организаций в одной базе. Каждая организация — отдельный налоговый агент. Справку делают по каждой отдельно, даже если человек работал во всех.

Сотрудник с доходом выше 2,4 млн ₽. Программа сама разобьёт доход на разделы по ставкам 13% и 15%, а при больших суммах — 18%, 20% и 22%. Каждой ставке соответствует свой раздел справки. Ручной правки здесь не требуется, но проверьте, что учтены доходы с начала года, в том числе бонусы.

Нерезидент. Ставка 30% (кроме специальных случаев: работники по патенту, высококвалифицированные специалисты и некоторые другие). Если в течение года статус менялся, налог пересчитывают, и это видно в справке.

Неудержанный налог. Если с дохода не удалось удержать НДФЛ — например, подарок дороже 4 000 ₽ без денежных выплат, — налоговый агент до 25 февраля сообщает об этом в ФНС и самому физлицу. В 1С сообщение формируется отдельно от обычной справки, в том же разделе по НДФЛ.

Как ускорить формирование справок 2-НДФЛ

Когда справки просят часто, ручное создание каждого документа отнимает время. Вот что помогает.

• 📋 Справки из годового 6-НДФЛ. Приложение 1 годового расчёта можно распечатать по каждому сотруднику. Если справку просят за прошлый год, а расчёт уже сдан, это быстрый вариант.
• 🌐 Сервис самообслуживания. В ЗУП подключается «1С:Кабинет сотрудника ». Работник сам заказывает справку о доходах через браузер или телефон, бухгалтер получает заявку и формирует документ без звонков и записок.
• 🧾 Личный кабинет налогоплательщика. После приёма годового 6-НДФЛ сотрудник получает справку на сайте ФНС с электронной подписью налогового органа. Банки чаще всего её принимают.
• 🔁 Копирование документа. Если сотрудник просит обновлённую справку через месяц, скопируйте старую, поменяйте дату и нажмите Заполнить заново.

Типичные промахи, после которых справку переделывают

Шаги заполнения простые, а ошибки появляются из-за учёта. Вот ситуации, которые повторяются у бухгалтеров чаще всего.

• ❌ Справку сделали до закрытия месяца. Сотрудник увольняется 15-го, а окончательный расчёт провели 16-го. Справка, выданная 15-го, не показывает компенсацию за отпуск и последнюю зарплату.
• ❌ Не тот налоговый период. В январе бухгалтер готовит справку «за год» и забывает переключить период на прошлый. В итоге справка пустая или только с январскими начислениями.
• ❌ Декабрьская зарплата, выплаченная в январе. Доход относится к декабрю, а налог считается удержанным в январе. В справке за год это выглядит нормально, но в 6-НДФЛ — разные периоды. Не пытайтесь «выровнять» это вручную.
• ❌ Удалённые или распроведённые ведомости. Кто-то распровёл старую ведомость для исправлений и не провёл обратно. Удержанный налог в справке сразу уменьшается.
• ❌ Подпись не того лица. Справку подписывает руководитель или человек с доверенностью. Подпись бухгалтера без полномочий банк может не принять.

Частые вопросы по справке 2-НДФЛ в 1С